Después de varias entrevistas con la señora Sra. Pérez para recopilar información para los XV años de su hija, llegaron al acuerdo de que el evento a realizar sería temático, basándose en la historia de una película bastante popular y con la probable ambientación musical de una banda musical que tocaba versiones cover del grupo favorito de la festejada. Sin embargo, aún falta por determinar el menú de la cena que será servida esa noche. Lo único que ha solicitado la Sra. Pérez es que sea una cena de cinco tiempos para 300 personas. ¿Cuáles pasos son los que debe realizar para establecer un presupuesto para la cena?

El término cotización proviene del latín y el francés. Parte del concepto es del latín quotus que significa cuánto, y de ahí mismo surgió la palabra francesa quote. Ésta se utilizaba para referirse a la cantidad de dinero que se le asignaba a cada contribuyente, y de ella emanó el verbo cotiser. Por lo tanto, cotización es la acción y las consecuencias de cotizar. Es decir, establecer un precio, realizar una estimación de algo o abonar una cuota.

Esta palabra, en la actualidad, es usada para referirse al documento que indica el valor real de un bien o de un servicio que asigna el que lo produce o vende con relación a un mercado. Una petición que podrías escuchar comúnmente en una agencia de organización de eventos sería: “Te pido que, me envíes la cotización de un pastel de chocolate de veinte kilos y cuatro kilos de café colombiano en grano, también cotiza cuarenta arreglos florales para los centros de las mesas del evento”.

Justamente ésta es la acepción del término que utilizaremos. Para nosotros significará el documento que se extiende por parte de un proveedor para indicar el precio de un producto o servicio, con una fecha que indica su periodo de validez y los términos o condiciones que implica. A continuación se anexa un ejemplo de cotización para un evento:

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que se quiere o se necesita hacer en el futuro para llevar a cabo un evento, se formula en dinero y se estipula una fecha para su validez. Por ejemplo, cuando planeas tus vacaciones se piensa, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas, hospedaje, tours de recorridos por la ciudad que se visita, museos, salidas nocturnas, suvenires, entre otras actividades. Una vez que se ha visto todo eso a través de las cotizaciones de cada uno de esos servicios y productos, entonces se conocerá cuántos meses se necesitará ahorrar y hasta que fecha se podrá realizar el viaje para verificar que los costos que consideremos al momento de hacer el presupuesto continuarán vigentes.

De igual forma, cuando se hace el presupuesto para un evento, en realidad lo que se está haciendo es planear el futuro. Es entonces que surgen ciertas preguntas: ¿cuánto se quiere vender?, ¿será temático?, ¿qué se necesita hacer para lograrlo?, ¿cuánto se tiene que invertir? y, lo mejor de todo, ¿se podrá calcular cuánto se va a ganar por la realización del evento? Obviamente, esto es una estimación que se puede hacer de acuerdo a la experiencia que se tenga en el ramo y a la información que se obtiene o conoce.

A continuación se muestran los elementos necesarios para la formulación del presupuesto:

Otra consideración importante es que se podrá comparar el presupuesto, que solamente es un plan, contra la realidad y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas en la organización del evento. Las cuales pueden requerir ajustes para aumentar su efectividad, redundando en mayores ganancias y menos pérdidas.

Por otra parte, una cotización es un documento que nos permite saber los valores de los productos en diversos establecimientos comerciales, de manera que la suma de ellos o de algunos de ellos nos posibilitará estructurar el presupuesto más conveniente. Es muy recomendable disponer de varias cotizaciones sobre un mismo producto o servicio para comparar, ya sea costo o calidad, y elegir a los proveedores que más nos convengan o que nos permitan tomar la mejor decisión para estructurar el presupuesto más acertado. Recuerda que no siempre lo más barato es lo mejor. También piensa en la calidad y sobre todo en la reputación que se desea crear como organizador de eventos.

En ocasiones los presupuestos se suelen relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que realizará el organizador, sin embargo, esta herramienta proporciona el poder para cuantificar pronósticos o previsiones de cualquiera de los elementos de un negocio. Por ejemplo, podemos presupuestar los cobros que realizaremos por un evento, los pagos de nuestras de deudas, los productos que fabricaremos, los materiales que requeriremos para producir dichos productos, etcétera.

Por consiguiente, es muy recomendable que, para poder realizar un presupuesto acertado y minimizar pérdidas, se tomen en cuenta los siguientes conceptos que casi forzosamente tendrá el organizador:

Cabe señalar que los costos en general representan la cantidad de dinero que has invertido para producir los alimentos y bebidas de un banquete o del evento en cuestión, y del valor de las mercancías utilizadas para su realización. Es conveniente llevar un registro detallado y meticuloso de las materias requeridas para el evento, materiales, bebidas y alimentos, de esta forma evitaremos mermar nuestra ganancia por no tomar en consideración algún gasto.

Como comentario relacionado y por consideraciones generales derivadas de la experiencia y los sondeos, se ha observado que en el presente los precios del cubierto en los salones para 200 a 500 personas, promedian entre 200 y 450 pesos por persona. También, se pueden encontrar otros más caros que van de 600 y 800 pesos por persona o de más de 1800 pesos en eventos muy especiales con algún artista de mediano renombre o alguien que fue muy famoso años atrás y ya no está en su mejor época. Sin olvidar que también existen eventos privados muy caros, cotizados en dólares, con artistas mundiales, exclusivos o muy famosos.

Otros detalles que no es conveniente dejar de lado y que habrá que cotizar al momento de preparar un evento o un banquete, son que el licor, la decoración y el pastel son gastos adicionales. El pastel debe apartarse por lo menos con dos o tres semanas de anticipación. Sólo como referencia tentativa, las pastelerías cobran entre $1500 y $2500 por un pastel para 250 personas. Aunque también hay postres que cuestan en promedio veinte pesos por persona. Recuerda siempre cotizar con varios proveedores para encontrar la mejor opción, tus ganancias y tus clientes te lo agradecerán.