6.1 Análisis de espacios y cotizaciones
El espacio para un evento es uno de los factores principales al momento de planear una celebración, por lo que es necesario tomarse el tiempo adecuado para elegir correctamente. Todas las reuniones necesitan un espacio para llevarse a cabo, pero decidir sobre un salón u otro dependerá de la organización y sobre todo de la experiencia que se tenga en la interpretación de los gustos del cliente.
¿Cómo elijo el lugar adecuado?
Cuando se busca el espacio apropiado para un evento, se puede encontrar una variedad de tamaños y tipos de salones muy diversos con costos muy variados, por ejemplo, el salón tradicional, con jardín, con cocina y baños, con palapa, alberca, con juegos, tipo auditorio, tipo estadio, museos, claustros, entre otros. Con toda seguridad se tendrá que visitar más de tres lugares con semanas o meses de anticipación para estar convencido de que se encontró la mejor opción, pues no sólo se trata de que sea estético, hay que tomar en cuenta otros factores importantes que muchas veces se dan por sentado.
Los factores que más influyen en la elección de un sitio para llevar a cabo un evento, son los que se presentan enseguida.
Ubicación y seguridad
El organizador de eventos debe hacerle ver al cliente que hay que tomar en cuenta no sólo la apariencia del salón, sino el sitio de ubicación, la seguridad de la zona y de la infraestructura. Siempre será mucho mejor entre más amplios sean los baños, cocina, pista de baile, espacio para acomodar las bebidas, el estacionamiento o el valet parking.
Los permisos
La persona encargada o dueño del lugar puede decir si el espacio cuenta con los requisitos legales para funcionar como lugar para eventos, en especial si habrá manejo de bebidas alcohólicas.
Por otro lado, es importante considerar la capacidad del recinto; con base en la lista de invitados o el estimado de la gente que se espera, se debe analizar si el lugar es adecuado para llevar a cabo el evento. Es posible que un lugar reducido para mucha gente cause efectos negativos o viceversa, rentar un lugar demasiado grande y caro para un grupo mínimo de personas puede resultar desalentador. Conocer cuántas personas asistirán a la reunión facilitará la elección del lugar. La capacidad del espacio ideal debe ser un poco más grande que el número de invitados, pues también debe considerar el espacio para que transiten los empleados del catering, ubicar los alimentos, bebidas, músicos y demás actividades que se tengan planeadas para el evento.
De igual manera, es importante tener en cuenta el horario y el tiempo de renta. Es probable que se pueda llegar a un acuerdo para conciliar las necesidades del cliente y las del dueño del lugar.
Otro factor es el de la decoración. Algunos salones de fiestas pueden estar llenos de elementos decorativos. Piensa bien en el concepto del evento para saber si esto en lugar de apoyar va a perjudicar; considera que un salón austero es como un lienzo en blanco, ya que se tiene la posibilidad de añadir su toque propio. Así que no te dejes llevar por las apariencias. Quizá requieras consultar al cliente para que le ayude a visualizar y esclarecer la adaptabilidad y el potencial que tiene el lugar para el evento.
Muchas veces el salón cuenta con su propio mobiliario y ofrecen paquetes de acuerdo a lo que requiere un cliente, esto tal vez resulte más práctico porque ahorra el tiempo
dedicado a buscar lugares de alquiler de mobiliario. La desventaja es que puede limitar sus posibilidades o no adaptarse a los gustos del cliente o tema. Sin embargo, no hay nada mejor que contar con el apoyo de una empresa de servicio de catering, que proporcione varias ideas o diseños de sillas, mesas, tarimas, carpas o cualquier otro elemento que se pueda requerir.
Asimismo, la época o estación del año en que se realice el evento influirá en el tiempo de tomar la decisión para elegir y reservar. Recuerda que si es temporada de vacaciones, fin de año o en verano, los lugares serán mucho más solicitados y es mejor que se reserve con suficiente anticipación.
Finalmente, si encuentras el salón o espacio ideal, debe estar satisfecho, porque has conseguido una de las cosas más esenciales en cuanto a la organización de un evento. Entonces llegó el momento de cotizar e incluso apartar algunas fechas, porque si el lugar es tan perfecto su agenda con toda seguridad estará muy cargada.
6.2 Selección del espacio
La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la dimensión se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición o complementación del evento y del personal empleado que intervendrá (Yarto, 2007). La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes.
Se recomienda en todo momento considerar la posibilidad de cotizar en varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios. Antes de tomar una decisión hay que preguntar sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el representante de ventas del espacio a contratar, es importante asegurarse de que dicho espacio le permite incorporar promoción en sitio, de su evento, si es necesaria.
De igual forma, el área de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las opciones que se muestran a continuación.
- Capacidad de mostrar carteles, señalización, señales de dirección.
- Reglamentos claros de restricción para mostrar información sobre el evento.
- Disponibilidad de conserjes y puntos de información.
Al visitar las instalaciones, el dueño o representante del espacio en cuestión debe estar al tanto de todas las actividades que se desarrollarán durante el evento para anticiparse a posibles problemas o esté en posibilidad de hacer recomendaciones certeras. Por lo que hay que, tener en cuenta los siguientes aspectos:
Capacidad y tamaños adecuados del salón donde se celebrará el evento. |
Flexibilidad para modificar la distribución de mesas, sillas o mobiliario de la sala.
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Que no existan obstrucciones visuales en la sala. Cuidar la iluminación interior y que tenga la flexibilidad para ajustar la iluminación de secciones o de áreas completas. |
Posibilidad de controlar o limitar la sonoridad en vestíbulos, detrás de las paredes, o salones contiguos. |
Contar con acceso cercano y capacidad suficiente en los baños o aseos. |
Además, es importante la disponibilidad de equipos audiovisuales, pantallas, cañones, equipos de sonido, cableado y micrófonos, pues casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Esto puede recaer en las manos de un proveedor, en ti o en el dominio del mismo recinto, debes tenerlo en cuenta al momento de planear.
Por último, es muy conveniente estar en posibilidad de justificar el presupuesto estimado, por lo que es necesario que recopiles detalladamente todos los gastos (Craviotto, 2002), incluidos los que se indican a continuación:
- Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento
- Gastos de los servicios de restauración
- Gastos de alquiler de equipos audiovisuales
- Gastos de servicios de oficina
- Póliza de garantía y seguros
- Servicios gratuitos que se incluyen
- Opciones de pago
Recuerda que los eventos que incluyen alimentos, hacen que los gastos aumenten considerablemente y que se maneje mucho personal. También piensa que la comida atrae más gente a los eventos por lo que sería conveniente encontrar el lugar adecuado, sin omitir la posibilidad de cantidades extras o suplementarias.
