Los eventos gubernamentales son una especialización en sí misma. Desde el punto de vista que lo quieras ver:
Todo es diferente a como se maneja en los eventos corporativos y sociales. El protocolo que se maneja es más estricto y estructurado. El código de vestimenta es más rígido. Las decisiones que se toman afectan a más personas. Quien se dedica a organizar eventos gubernamentales tiene un carácter fuerte y decisivo. Estas características no son exclusivas de México. El mundo entero tiene reglas y normas de protocolo, que se parecen, porque es más fácil que innovar y crear reglas; además de que las reglas y normas de protocolo no son caprichos, sino que obedecen al ánimo de no ofender a los demás, se fundamenta en el respeto y en el sentido común.
Los eventos gubernamentales, además de seguir reglas protocolarias propias de su género, siguen reglas de presupuesto muy particulares. En México, el presupuesto de cada dependencia y cada entidad se prepara anualmente. En diciembre, los diputados se reúnen por semanas preparando el presupuesto para el siguiente año (por ejemplo, la preparación del presupuesto de egresos de la federación es un evento en sí mismo que requiere planeación logística y tiene su propio protocolo). Ese presupuesto contiene todo en lo que se gastará el dinero, y está a cargo de la Secretaría de Hacienda. Ese presupuesto pasa por distintas fases de revisión y, por lo general, se libera en mayo.
¿Qué pasa de enero a mayo? ¿Qué acaso no hay eventos gubernamentales en esos meses? Los hay con un documento firmado donde se pagarán todos los compromisos adquiridos relativos a los eventos. Las personas y empresas que se dedican a organizar eventos gubernamentales deben tener una sólida planeación financiera para hacer frente a estos eventos.
¿Quién organiza estos eventos? Las entidades determinan quién organizará estos eventos basados en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Esta ley determina que se debe realizar una licitación para adquirir un producto o servicio (en este caso un evento). Sin embargo, no sólo se debe decidir un evento por precio, sino también por expertise de quien proveerá el servicio, es decir, para eventos gubernamentales, quien los organice debe contar con amplia experiencia en logística y protocolo para poder cumplir con semejantes responsabilidades.
¿Qué pasa dentro de cada dependencia? Crear un evento no se trata únicamente de que el jefe un departamento necesite un evento y lance una convocatoria. Como lo aprendiste, cada evento tiene que estar regido por un objetivo. Supón que el objetivo ya ha sido determinado y el evento es viable, ya existe un presupuesto asignado para esta actividad y se han establecido las métricas para revisar si los resultados son los esperados.
Después de todo ese análisis, ¿quién ejecuta?, empezando por la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE), existe una dirección de protocolo dentro de la dependencia. De la dirección de protocolo depende la jefatura de organización de eventos. Es tal la importancia del protocolo, que se tiene un área específica para dichas actividades. No todas las dependencias tienen una dirección de protocolo ni una jefatura de organización de eventos, pero cuando no la hay, quien se encarga es el área de comunicación social (que es como un equivalente entre mercadotecnia y comunicación en una organización corporativa). En últimos casos, cada área organiza sus propios eventos.
La SRE tiene su dirección de protocolo por la naturaleza de sus actividades. Esta dependencia es la cara de México con el mundo, con todos los visitantes y comunidad internacional. Es importantísimo que determine tiempo y recursos al ejercicio del protocolo. Imagina que no tuviera esta dirección, y que cada uno organizara sus propios eventos, no habría una uniformidad en el protocolo ni en las normas y todo saldría diferente cada vez. Probablemente no haya problema de protocolo cuando una dependencia quiere dar a conocer los resultados de una encuesta nacional que haya realizado (aunque sí hay un protocolo de comunicación, publicaciones, manejo de imagen y trato con medios), sin embargo no es tan estricto como cuando se recibe a algún embajador o mandatario.
En este tema se clasificarán los eventos en nacionales e internacionales. Los eventos nacionales tienen reglas distintas de protocolo que los internacionales (ni más ni menos importantes, sólo distintas) y se deben cumplir hasta donde sea posible. Entenderás por qué es necesario el protocolo en los distintos eventos y descubrirás preguntas y respuestas interesantes de por qué las cosas se hacen como se hacen.
11.1 Eventos nacionales
Los eventos nacionales, por lo general son cíclicos, es decir, se repiten cada año o cada sexenio. Estos eventos pueden ser de muy diversas naturalezas. Cada dependencia tiene sus objetivos y su presupuesto para eventos, y como lo aprendiste en clases anteriores, los eventos no son un objetivo en sí mismos, sino que son una herramienta de comunicación, de marketing o de venta. En el caso de gobierno, los eventos en su mayoría son herramientas de comunicación, de dialogo o de acercamiento con el pueblo.
Hay eventos como los de la presidencia, que son a puerta cerrada (algunos), o son muy pequeños, por el tipo de asistentes. El presidente puede reunirse con su gabinete para discutir el rumbo del país en una reunión extraordinaria y se considera como un evento. Como lo aprendiste en temas anteriores, el presidente siempre tiene precedencia en cuanto a asignación de asientos, toma de la palabra, servicio de alimentos y todo acto en el que haya un diferenciador. Por ejemplo, la toma de protesta, que es de los primeros actos oficiales que realiza una persona que se convierte en presidente de la república. La toma de protesta tiene un protocolo especial, se realiza en la Cámara de Diputados y es liderada por el presidente de la misma cámara. En esos momentos, no se requiere una “precedencia” sino que el protocolo está perfectamente definido: se le toma la protesta al nuevo presidente, y el presidente saliente entrega la banda presidencial. Existen varios aspectos de protocolo sobre la posición que toman el presidente saliente y el entrante, el recorrido que realizan y en ese momento, todos los diputados y actores políticos que han sido invitados quieren estrechar la mano de uno o de otro. Este evento se realiza a puerta cerrada, sin embargo los medios de comunicación están invitados a cubrir el evento, el cual se transmite al público en general.
Otro evento muy particular es la entrega del informe de gobierno. Este acto es cuando el presidente entrega el informe de su trabajo en el año a la Cámara de Diputados. Se podría decir que la Cámara es quien revisa el trabajo del presidente en esos momentos. En ocasiones muy particulares el presidente no dirige un mensaje a la nación y solamente entrega su informe por escrito.
Como ya lo sabes en todos los eventos en los que el presidente tiene alguna participación, se requiere la presencia y la protección del EMP (Estado Mayor Presidencial). La seguridad es un aspecto básico del protocolo, y sobre todo en eventos gubernamentales es tomada muy en cuenta. El EMP realiza acciones preventivas, como visitas de inspección y reconocimiento del terreno, y durante el evento, crea una “cápsula” de seguridad alrededor del presidente para su protección. Lo mismo sucede cuando se reciben visitas oficiales de mandatarios o embajadores en el país. El EMP se encarga de su protección y seguridad.
Las recepciones oficiales obedecen un protocolo definido y específico. Según el manual de organización de la SRE, un elemento de dicha secretaría debe recibir al mandatario en el aeropuerto, y el equipo de la SRE debe encargarse de sus trámites de migración y aduana. En general, la Dirección General de Protocolo tiene como objetivos principales vigilar y aplicar las disposiciones relativas a las inmunidades y privilegios de las Misiones Diplomáticas, Consulares y Organismos Internacionales con sede o representación en México, y hacer valer, en su caso, las reciprocidades que procedan. Coordinar los preparativos y los viajes al exterior del Titular del Ejecutivo Federal, así como aquellos eventos internacionales que se realicen en México y donde también participe.
Es importante señalar el principio de reciprocidad, pues muchas veces no se tienen reglas o normas escritas ni el respeto. La buena educación y la reciprocidad son lo que determina el protocolo del evento.
También es importante que además de prestar atención al protocolo de las personas y actos oficiales, se preste atención al acomodo de las banderas de los países involucrados. La colocación de las banderas es muy similar a la asignación de asientos y precedencias: se coloca en el centro a la bandera que tiene precedencia y se van colocando a la derecha y a la izquierda, en zigzag conforme al orden de importancia. Todas las banderas deben ser del mismo tamaño e ir colocadas a una misma altura.
Estos eventos tienen un protocolo estricto y definido que no está sujeto a interpretaciones o cambios, salvo cuando el mismo presidente o la situación actual del país así lo determinen. Otro tipo de eventos, por ejemplo, la presentación del plan nacional de desarrollo, que si bien es nacional y es casi mandatorio que se realice, está sujeta a los lineamientos y objetivos de cada dependencia. Por ejemplo, en materia de turismo, la secretaría correspondiente podría elegir presentar el plan en una sola sede, la más representativa o afectada, con la presencia del secretario o secretaria, y otra dependencia, como la secretaría de desarrollo territorial (antes reforma agraria) podría elegir realizar una gira por varios estados, con o sin la presencia del secretario.
En la mayoría de los eventos gubernamentales se realiza una relatoría o estenografía, que es una transcripción de lo que se habla a papel. Esto se realiza con la finalidad de que todos los acuerdos queden por escrito para futuras referencias.
Como ves, hay mucha variedad en eventos nacionales, y el protocolo, aunque similar, tiene sus particularidades dependiendo del evento. Debes poner especial atención y diferenciar unos de otros.
11.2 Eventos internacionales y diplomáticos
El gobierno tiene bajo su responsabilidad la ejecución y logística de los eventos internacionales en los que México participa. Los eventos internacionales pueden ser cíclicos también, por ejemplo las cumbres de la ONU u organismos internacionales. Dichos eventos pueden ser de carácter económico, como, la Cumbre del G20, pero también pueden tratar otros temas como el cambio climático, migración o tráfico de armas y drogas.
Quien es responsable de las giras, agenda y participación en actos públicos y oficiales del presidente es su secretario particular. Él está en constante comunicación con las demás dependencias y entidades para coordinar las actividades. El presidente también cuenta con apoyo por parte de la Oficina de Presidencia, la cual se encarga de los eventos y actos públicos, la comunicación con medios, la coordinación de asesores del presidente, la creación de contenidos a través de la crónica del presidente, entre otras actividades.
La presidencia se apoya también de la SRE para la realización de visitas y recepciones oficiales. Cuando el presidente y su esposa viajan en visitas de Estado, es responsabilidad compartida entre la Oficina de Presidencia y la SRE. Normalmente, en una visita de Estado se realizan las siguientes actividades: recepción en aeropuerto, recepción oficial en la residencia oficial del mandatario (o donde se determine, en México es en Palacio Nacional y no en Los Pinos; sin embargo en Estados Unidos, es en la Casa Blanca). Posterior a la recepción oficial, se tienen las conversaciones, la cena de Estado y algún simbolismo como ofrendas florales y la interpretación de los himnos nacionales de ambos países. Recuerda que a falta de normas universales, el protocolo se basa en la reciprocidad. La mayoría de los acuerdos a los que se llega en las visitas de Estado son acuerdos de cooperación bilateral que beneficien a ambos países.
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El año dual que vivieron México y Reino Unido en 2015, o el que se celebra este año con Alemania. El objetivo de estos eventos internacionales es fortalecer la cooperación tanto económica como cultural o en materia de turismo, ciencia y tecnología. Este tipo de celebraciones tienen la participación del presidente, la SRE y demás dependencias involucradas en los objetivos. Es importante que se realicen estos eventos y se cumpla el protocolo, pues la cooperación internacional trae beneficios a ambos países; enriquece y fortalece el crecimiento de sus economías.
Los eventos gubernamentales son de todo tipo. Es necesario que tú como organizador de eventos conozcas el protocolo (al menos el básico) de estos eventos, para que puedas organizar eventos exitosos y de calidad, que cumplan los objetivos esperados.
