Hasta ahora has aprendido de los diferentes tipos de eventos según la naturaleza de quien los organiza: gubernamentales, corporativos y sociales. Cada uno tiene sus propias reglas inherentes a su naturaleza, su propia logística y protocolo. ¿Te imaginas tratando a un evento social con el rigor del protocolo de un evento oficial? Es posible, sin embargo no es adecuado ni práctico hacerlo. Cada evento tiene sus reglas y es más fácil seguirlas y hacer lo que sea más fácil y con más sentido común.
Los eventos también se clasifican por su tamaño. Como organizador de eventos, seguramente has asistido a más de un evento. Recuerda al último al que fuiste. ¿Fue acaso a una boda? ¿A un congreso de tu carrera? ¿A un funeral? ¿Ha habido elecciones en tu comunidad últimamente? Como organizador (si eres como la mayoría de los organizadores) te fijas en todos los detalles, incluso cuando vas de invitado en lugar de meeting planner. Te fijas por dónde entra la gente, cómo es el servicio de alimentos, qué tan alta está la música, o si la hay. Identificas al invitado de honor, te das cuenta de los accesos, de la recepción de los invitados al inicio. Es casi imposible no notarlo, es casi inconsciente. ¿De qué te das cuenta cuando asistes a un evento grande, en comparación con uno mediano o pequeño? Sabes que controlar a tanta gente no es fácil ni se puede improvisar. Pero también sabes que el tipo de público que asiste a un evento VIP tampoco hace que las cosas se pongan fáciles. ¿Qué te espera, entonces? ¿Sólo dificultades? Por supuesto que no, para eso se prepara un meeting planner, para anticiparse a las dificultades.
En este tema aprenderás los protocolos de los eventos por su clasificación en cuanto a tamaño. Cada evento es diferente y tiene sus particularidades, que con la práctica llegarás a dominar.
14.1 Eventos masivos
¿Qué es un evento masivo? ¿Por qué se dice que son adictivos? Si alguna vez llegas a platicar con algún productor de eventos masivos, te dirá que es “una droga”, que es casi imposible salirse del medio. Esto no es necesariamente malo o bueno. La organización de eventos, desde mi punto de vista crea esa “adicción” porque ves un proyecto terminado, de principio a fin. Es desmotivante realizar sólo una parte de la línea de producción, y muchas veces en otro tipo de trabajos, es lo que se hace, sólo una parte. Al organizar un evento, sobre todo si eres el dueño o el líder del proyecto, lo concibes, lo ves crecer y después ves el fruto de tu esfuerzo terminado. Esto crea mucha satisfacción si se hace bien, si se planea bien de manera que el evento llegue bien a término. Es un arma de dos filos, pues puede crear mucha frustración si las cosas no salen como se planearon.
Los eventos masivos son uno de esos proyectos en donde te sientes feliz cuando lo ves hecho. Son tan grandes, y tantas cosas pasan a la vez, que es imposible realizarlos solo. Se requiere de un gran equipo, un staff bien coordinado para que las cosas salgan bien. De nuevo, ¿qué es un evento masivo? Es aquel donde asiste un gran número de personas, por lo general por voluntad propia, por un interés común. Estos eventos pueden ser desde un juego de fútbol (o cualquier deporte) en el estadio, un mitin político, una manifestación, un concierto, un acto religioso o cualquier otro evento donde se reúna una gran cantidad de personas con un fin común.
Los mensajes que se transmiten en los eventos masivos suelen tener mucho impacto en los asistentes, pues se despliegan de una manera muy creativa, y por lo general, la comunicación es integral, es decir, por todas partes ves los mismos mensajes traducidos de diferente manera. Pueden ser visuales, auditivos o incluso no verbales, pero la idea es que tengan impacto en los asistentes.
Toma por ejemplo, el grito de independencia de México. Mucha gente se reúne en la plaza principal de una localidad para escuchar al líder de la comunidad (puede ser el presidente, gobernador o alcalde) haciendo referencia al grito de independencia que se hizo muchos años atrás para llamar a la guerra de independencia contra los españoles. ¿Cómo es el protocolo? ¿Quién organiza? ¿Quién controla a los asistentes? Usualmente, en los eventos masivos se hace una convocatoria masiva. No existen invitaciones personalizadas o corporativas como en otro tipo de eventos, ni existen confirmaciones de los asistentes. Va quien quiere ir. En eventos más organizados, por ejemplo, un concierto, un partido deportivo o una feria, se venden boletos, y de esa manera se controla el acceso y se calcula el número de asistentes, pero en otros eventos, como mítines políticos o por ejemplo, el grito de independencia, no existe una manera de prever cuánta gente irá.
Otro tema son los accesos. Depende del tipo de evento, puede haber accesos regulares o VIP. Esto se ve mucho en los conciertos o en los estadios; por ejemplo, si el participante ha comprado un boleto de mejor categoría, y por ende, más caro, tendrá un acceso preferencial y una visibilidad mejor del espectáculo. Se deben cuidar muy bien los accesos para evitar “cuellos de botella” o aglomeraciones innecesarias. El acceso es libre en eventos donde no se venden boletos y debe ser libre también de obstrucciones o de espacios cerrados donde puedan existir accidentes.
Otro aspecto del protocolo son los públicos involucrados; están los asistentes, pero también está el centro de atención que es por lo general el objetivo del evento. Puede ser el equipo deportivo que juega, el artista al que se va a ver, el presidente o el líder político o religioso que hace su aparición. También están las autoridades invitadas (no necesariamente políticas, puede ser la FIFA si se trata de un juego de futbol, o personal del gobierno cuando se trata de un acto masivo gubernamental), y el cuerpo de seguridad.
También es importante considerar el personal de mantenimiento y concientizar a los asistentes del impacto ambiental que se provoca. No quiere decir que se dejen de organizar eventos por su impacto ambiental, sin embargo es importante concientizar a esa gran masa de personas de que es posible dejar el recinto en mejores condiciones en las que lo encontraron, recoger su basura, reciclar botellas de agua, no destruir, etc. Ese es todo un tema aparte, pero se puede incluir en cada evento que se organice.
El protocolo en eventos masivos tiene mucho que ver con la seguridad. No sólo de los líderes y organizadores del evento, aunque se han dado casos de atentados, como John F. Kennedy, o el Papa Juan Pablo II. Se trata de la seguridad de todos los asistentes. Revisa las noticias cualquier día y observa que puede haber accidentes en casi cualquier evento masivo que se realice. La seguridad en todo evento, pero sobre todo en los eventos masivos es crucial para el éxito del mismo. Tuviste un tema sobre seguridad, pero ten en cuenta que la seguridad debe ser integral para todos los participantes, tanto para los VIP como para los asistentes normales, como para los organizadores y el staff. Recuerda que debe haber atención medica en sitio, como ambulancias y paramédicos y debes tener a la mano un listado de hospitales cercanos donde tus asistentes puedan recibir atención inmediata.
Es posible que un evento masivo se salga de control más rápido que un evento corporativo, oficial o social, y es por eso que hay leyes para el control de los mismos. Protección civil es muy estricta respecto a la organización de los eventos y es necesario acatar todas las normas. También es conveniente educar a tu público o al menos publicar instrucciones de evacuación en caso de ser necesario y entrenar a tu staff para que puedan hacer frente a alguna contingencia.
14.2 Eventos medianos controlados
No te asustes. No todo es estrés y no siempre las cosas se salen de control. Por lo general, el organizador del evento tiene el control de todo lo que está pasando. Obviamente es mucho más fácil cuando es un número determinado de asistentes, planeado con anticipación y mejor aún, cuando el organizador conoce a los asistentes. Los eventos oficiales, los eventos corporativos e incluso los eventos sociales caen en la categoría de eventos medianos controlados. En estos eventos, la seguridad siegue siendo un tema de suma importancia, sin embargo es menos probable que haya algún atentado o asfixiado por la cantidad de gente. Debes seguir teniendo a la mano el listado de hospitales y un botiquín de primeros auxilios, y tu personal debe de estar entrenado igual para hacer frente a contingencias, sin embargo por la cantidad de gente, es más fácil retomar el control si algo se sale del camino.
En estos eventos, dependiendo de su naturaleza, se sigue el protocolo como ya lo sabes: con las precedencias adecuadas, con las invitaciones y sus RSVP, con las acreditaciones y registro mucho más controlados, porque los asistentes se conocen con anticipación, o si no se conocen, se deben registrar (como es el caso de eventos con medios de comunicación), y con un programa un poco más elaborado (en los eventos masivos, cuando muchas cosas suceden a la vez, por lo general el participante “hace su ruta”, como es el caso de los congresos médicos mundiales). En cambio en los eventos medianos un poco más controlados, el participante va con una agenda predeterminada. El organizador no da muchas opciones a cada quien de hacer su ruta, puesto que todo está planeado desde antes, con el número de participantes y los objetivos de cada actividad.
Esta práctica tiene mucha relación con la comunicación de los mensajes clave. En estos eventos, aunque se pretenda realizar una comunicación integral, es más efectivo realizar una comunicación directa de los mensajes. No hay mucho campo para desplegar grandes comunicaciones visuales como espectaculares o banners, o una gran producción (a menos de que se trate de algún magno evento, como sesiones plenarias o consejos de accionistas), sin embargo la comunicación es más directa y se puede echar mano de la comunicación no verbal y sutil para complementar los mensajes .
Aunque se piense que los eventos medianos con públicos y mensajes controlados son los más fáciles de organizar, no hay eventos fáciles. Todo se basa en la planeación, en el conocimiento y en la disciplina.
14.3 Eventos VIP
Por último, pero no menos importante, están los eventos VIP. Tampoco son los más fáciles de organizar. En estos eventos, además del protocolo anteriormente mencionado, es necesario empatar agendas, lidiar con grandes egos (en algunos casos) y tener mucha atención al detalle. Los asistentes o secretarios ejecutivas o particulares son tus mejores aliados para el éxito de este evento. De hecho, en algunas ocasiones se encarga a alguno de estos secretarios particulares la organización del evento. Ellos pueden ser de gran ayuda al momento de empatar las agendas o de conocer los detalles sobre los gustos o preferencias de los VIP.
¿Cuándo se realiza un evento VIP? Normalmente, la junta directiva se reúne para el establecimiento de objetivos de una organización o el gabinete de gobierno se reúne para tomar decisiones importantes para el rumbo de un país. En algunas ocasiones, estas reuniones deben ser confidenciales o se requiere de una gran concentración para que los asistentes estén enfocados en el presente y se eliminen distracciones externas. Es muy común en esos casos, reunir al equipo y llevarlos a algún lugar alejado de las oficinas o incluso de la ciudad, para dos cosas: fomentar el trabajo en equipo y eliminar las distracciones.
Quien organice este tipo de eventos debe tener en cuenta que si bien hay un líder, generalmente el CEO o el presidente, los demás asistentes tienen el mismo nivel de importancia entre sí. El acomodo de lugares debe ser equitativo (al ser pocas personas se recomiendan mesas cuadradas o redondas, para que todos tengan igualdad), y el trato debe ser igual para todos. Es decir, si a uno se le permite algo, a todos se les debe permitir. Si a alguien se le da trato especial, todos deben recibir trato especial.
La seguridad también juega un papel muy importante en este tipo de eventos, puesto que son los líderes de la organización quienes están en juego. En algunas organizaciones, ni siquiera se les permite viajar a más de dos en el mismo vuelo, por si llegase a haber algún accidente. Respecto a la seguridad (y también para apoyo logístico) se recomienda, o en algunos casos es mandatorio, realizar un viaje de reconocimiento, sobre todo si se lleva al grupo a un lugar off site, es decir, fuera de las oficinas y sobre todo si se les lleva algún lugar exótico. Aunque las reuniones sean confidenciales, se recomienda tener elementos de seguridad de la empresa (se tienen normalmente al servicio de los VIP) que acompañen a los participantes al evento.
Recuerda, no necesariamente los eventos pequeños son los que menos atención requieren. Muchas veces, los eventos pequeños consumen más energía y tiempo que los masivos, justamente por el nivel de detalle que conllevan. Debes estar muy al pendiente de todos los aspectos de protocolo y seguridad para que independientemente de que tu evento tenga 10 o 10 mil asistentes, sea un éxito y tus emociones sean positivas por haber cumplido tu objetivo.
