En capítulos anteriores aprendiste los dos grandes tipos de presidencias que existen cuando se sitúa a los asistentes de una reunión a la mesa. También aprendiste quién tiene la precedencia en los eventos oficiales y en los eventos corporativos, tanto en los vehículos como caminando o en la mesa.
El reto es que no se puede dejar asientos vacíos o mover a la gente de lugar una vez que se han sentado. La recomendación es que se tenga un coctel previo a la cena para poder registrar a los asistentes, o de inicio se cuente con una mesa de registro para llevar un control de quién asiste. La persona encargada de la asignación de asientos no descansa hasta que todos se hayan sentado, y la llegada y el registro de los participantes es uno de los momentos cruciales de su desempeño, pues de eso depende el éxito de la asignación: de la planeación previa y de la pericia con la que pueda manejar los cambios de último minuto.
En algunos eventos, como en la ceremonia de los premios de la academia (Óscar), incluso se contratan personas que trabajan para llenar los asientos vacíos si algún invitado sube a presentar, o va al baño. Es la planeación en su máxima expresión.
En eventos oficiales, donde los asistentes son presidentes o primeros ministros de países, se trabaja con su departamento de protocolo o secretario particular para hacer los arreglos de asientos.
La Secretaría de Relaciones Exteriores es el organismo por excelencia que determina el protocolo, tanto como si México es anfitrión como si es visitante.
7.1 Precedencias en actos oficiales
Hay distintos tipos de eventos oficiales, los que son locales o nacionales, y en cada uno se tiene distintas precedencias y acomodo de lugares. A pesar de que la mayoría de las reglas de protocolo tienen una base común (de otra forma sería mucho desorden ponerse de acuerdo), las reglas cambian un poco cuando se es anfitrión, cuando se es visitante, o cuando se asiste a alguna cumbre mundial en la que todos los países tienen igualdad, por ejemplo, reuniones de la ONU (Organización de las Naciones Unidas), de la cumbre del G20, el Foro Económico Mundial en Davos, Suiza, o cumbres regionales como APEC (Asia – Pacific Economic Cooperation) o ABAC (Apec Business Advisory Council) de la que México es miembro y fue anfitrión en 2014 en Punta Mita, Nayarit.
En el ámbito oficial, existen las reuniones bilaterales y las multilaterales. En las reuniones bilaterales se reúnen dos países, o dos dependencias (si el tema es nacional) para discutir algún asunto. En las reuniones multilaterales se reúnen tres o más países o dependencias (en caso de ser nacional).
Cuando son reuniones bilaterales – o incluso multilaterales en las cuales haya un invitado de honor y no sean todos iguales – “el lugar de honor o preferente se ubica siempre a la diestra del lugar del anfitrión. El lugar de honor debe ser ocupado por la persona más importante o de más alto rango de la Delegación Visitante” (Suprema Corte de Justicia de la Nación, 2014).
Este acomodo aplica para fotografías oficiales, o apariciones en público, comidas, presídium, paneles, o incluso las reuniones. Cuando ves fotos de dos mandatarios teniendo una reunión, el invitado se sienta a la derecha del anfitrión (Visita del Secretario de Estado John Kerry – Mayo, 2014).
Cuando son reuniones multilaterales (ya sea internacionales o nacionales), donde es necesario acomodar a los invitados en orden de precedencia, se utilizan dos estilos: alternado y alfabético.
El acomodo alternado se utiliza cuando existen invitados de honor y el resto de los invitados. Esto sucede generalmente cuando se trata de una reunión del presidente con varias dependencias, o de una reunión interna de una dependencia cuando asiste el secretario.
En este caso, quien tiene la precedencia (el presidente siempre lleva la precedencia, si el presidente no está, la lleva el secretario) se sitúa al centro y el invitado de honor a la derecha. Subsecuentemente, el invitado número 3 en el orden de precedencia se sitúa a la izquierda de quien lleve la precedencia y así sucesivamente en zigzag.
Es preferible que haya un número impar de invitados para que el presidente quede situado al centro del presidium. El presidium se utiliza cuando existe alguna inauguración o evento donde se presenten políticas, iniciativas o similar, por ejemplo, la presentación del Plan Nacional de Desarrollo, documento que rige los objetivos del país y se realiza al principio de cada sexenio para determinar el rumbo de las acciones y el presupuesto durante el mismo. Una vez que está listo, el gobierno realiza una gira para dar a conocer los ejes rectores del Plan. En algunos eventos de esta gira acude el presidente, sin embargo, cada dependencia realiza su gira con los objetivos de cada una adaptados a los ejes rectores. En estos eventos se coloca un presídium y diversas personalidades hacen la presentación. El presidente se coloca al centro y, por lo general, los secretarios invitados se colocan alternadamente a sus costados.
La Secretaría de Relaciones Exteriores establece la precedencia de cada secretaría del gabinete mexicano en el siguiente orden: (SRE, 2012)
- Secretaría de Gobernación
- Secretaría de Relaciones Exteriores (En el exterior, tiene precedencia sobre la Secretaría de Gobernación)
- Secretaría de la Defensa Nacional
- Secretaría de Marina
- Secretaría de Seguridad Pública
- Secretaría de Hacienda y Crédito Público
- Secretaría de Desarrollo Social
- Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales
- Secretaría de Energía
- Secretaría de Economía
- Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación
- Secretaría de Comunicaciones y Transportes
- Secretaría de la Función Pública
- Secretaría de Educación Pública
- Secretaría de Salud
- Secretaría del Trabajo y Previsión Social
- Secretaría de la Reforma Agraria
- Secretaría de Turismo
- Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal
Cuando son individuos, aplican ciertas normas de precedencia: quien tenga mayor jerarquía, tendrá mayor precedencia, sin embargo, si la jerarquía es la misma, quien tenga mayor antigüedad en el cargo tendrá mayor precedencia.
En cambio, cuando se trata de reuniones multilaterales, todos los líderes que acuden son igualmente importantes, así sea el presidente de Estados Unidos o el de Haití. No importa la economía o política de un país, los presidentes de todos los países son de igual importancia a la hora del acomodo y el protocolo.
Existen diferentes escenarios donde se requiere el acomodo. La precedencia por lo general la tiene el anfitrión y el invitado de honor se sienta a su derecha, como cuando se trata de reuniones bilaterales, sin embargo, en reuniones multilaterales las reglas del juego son un poco más complejas.
Cuando algún país tiene reuniones multilaterales con otros países, se debe tener mucho cuidado en el acomodo. Es aquí donde se utiliza el acomodo alfabético. El orden de los países es alfabético de acuerdo al nombre oficial de cada país en el idioma del país anfitrión (muchas veces se realiza en el idioma inglés, y las dos formas son aceptadas).
La Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC 2014) señala en su manual para anfitriones diversas formas de acomodo. Las aceptadas son en círculo, oval, rectangular o cuadrada (dependiendo también del recinto y la distribución del espacio). Se deben asignar dos asientos por delegación, y suficiente espacio y sillas para las sombras. Las sombras son miembros de la delegación que no participan en las discusiones activamente, pero que toman notas o asesoran a quien esté al frente.
La imagen es un ejemplo de cómo sería el acomodo en una reunión de APEC, sin embargo, existen diversas variaciones dependiendo del tema que se toque. En su documento, APEC ilustra muy detalladamente como se deben sentar:
Imagen obtenida de http://mddb.apec.org/Documents/2014/SOM/SOM1/14_som1_008.pdf
Para fines educativos
(APEC, 2014)
Muchas veces, los participantes ya saben dónde van acomodados y cómo son los lineamientos, pues son profesionales de carrera que llevan años asistiendo a las mismas cumbres y eventos, sin embargo, tú como organizador profesional de eventos no debes confiarte y de-bes estudiar los lineamientos de cada evento y prever el mínimo detalle.
El mismo acomodo aplica para las banderas, se colocan en orden alfabético y deben ser to-das del mismo tamaño, a la misma altura y con el mismo espacio entre ellas.
7.2 Asignación de asientos y acomodo en la mesa]
Así como existen lineamientos para el acomodo en reuniones de trabajo, y se da de acuerdo a la precedencia de cada participante, existen también lineamientos en el acomodo de las mesas cuando hay observadores o cuando se trata de comidas o cocteles oficiales. En los eventos sociales y corporativos también hay ciertos lineamientos, sin embargo, no son tan estrictos como en los oficiales.
Dependiendo de cuál sea el motivo de la reunión, el acomodo de las mesas o layout es diferente. Cuando se trata de alguna conferencia, donde los asistentes deban o puedan tomar nota, se recomienda el montaje estilo escuela. Normalmente, el orador se coloca al frente y los asientos de la primera fila están reservados para los asistentes que tengan precedencia.
Cuando se presenta, por citar el ejemplo anterior, el Plan Nacional de Desarrollo, en lugar de sólo un orador se coloca un presídium al frente y el acomodo se realiza de acuerdo a la precedencia de los invitados que asistan. Si alguien diferente a quien preside se levanta a hablar, quien está a su lado se recorre, para no dejar un espacio vacío, sin embargo, si quien preside se levanta, nadie se recorre y el lugar principal se deja vacío. Es necesario evitar errores en este sentido.
Cuando se realizan paneles de expertos, se coloca el moderador en una esquina, y a su derecha se colocan los expertos invitados, en orden de precedencia, y si es la misma, entonces en orden alfabético.
Cuando se realizan comidas o cenas, dependiendo del número de invitados, se puede colocar una mesa imperial para todos los asistentes. Generalmente la mesa de honor o la que está reservada es la del centro al frente (en situaciones sociales, por ejemplo en bodas, las mejores mesas son las más cercanas a la pista y la mesa de los novios se sitúa aparte).
El anfitrión siempre debe dar la espalda a la pared, nunca a la entrada. De preferencia, el anfitrión debe tener una vista clara de la entrada (o salida) del servicio en los eventos en los que se sirven alimentos. En ocasiones de comidas o cenas, se alternan hombres y mujeres en la mesa, y es de mala educación conversar sólo con el de un lado. Es necesario alternar la conversación con las personas que tienes a ambos lados, e incluir a todos los presentes. En algunas ocasiones, en eventos oficiales o de negocios, se utiliza la norma de dejar descansar a la pareja lo cual quiere decir que las parejas no se sientan juntas. En México, y sobre todo en los eventos sociales, las parejas se deben sentar juntas.
En la actualidad, incluso en cumbres mundiales, se prefiere un poco la intimidad y la informalidad (si es que alguna es posible entre tanto protocolo y seguridad) que ofrecen los cocteles. Generalmente se dan a la bienvenida para poder aligerar un poco la tensión. Las cenas de clausura siguen siendo muy socorridas.
En general, para el éxito de una asignación de lugares se requiere mucha planeación y agilidad mental para responder a los cambios en sitio. Una buena comunicación con los miembros del equipo y con los departamentos de protocolo de las delegaciones invitadas hará que las cosas fluyan mejor y que si se tienen cambios de último minuto sea más fácil hacerles frente.
El organizador profesional de eventos nunca deja de aprender y nunca puede bajar la guardia.
