Contexto
Para seleccionar la práctica empresarial para implementar en una empresa habrá que investigar, analizar, y comprender la metodología para llevar a la realidad en una empresa, la cual es sugerida y desarrollada por expertos en artículos o libros.
¿Cómo podrías vender a la dirección de una empresa que implemente una práctica empresarial de Administración por Calidad?
¿Cómo nos ayuda la gestión de proyectos para la implementación de una herramienta de Administración por Calidad?
Explicación
Para poder realizar un proyecto que ya se tiene definido y seleccionado dentro de una empresa se recomienda llevar a cabo 4 etapas:
En este momento no puedes iniciar con estas etapas debido a que no has empezado la negociación con la empresa sobre la metodología de calidad a implementar, por lo cual esta fase se concentrará en diseñar los elementos necesarios que cada una de las etapas de implementación necesita para que disminuya el tiempo de ejecución y maximicen los resultados. Para desarrollar esta siguiente fase (diseño del proyecto) se requiere una idea del proyecto a elegir.
Ahora vamos a analizar cómo vamos a realizar la segunda fase del proyecto a través de la fase diseño del proyecto de implementación práctica de una herramienta de administración por calidad.
Para establecer el diseño de implementación de una metodología de calidad seleccionada, su primer paso es definir la metodología de implementación que garantice las mayores probabilidades de éxito.
Este paso se inicia con un investigación sobre el tema escrito por distintos autores en busca del método de implementación, lo primero que se encontrará es que la mayoría de los autores hablan de los temas de calidad describiendo muy bien qué es cada herramienta de la calidad, su filosofía, sus beneficios y logros de éxito en las empresas que iniciaron su implementación, etc.
Pocos autores se encontrarán que sugieren un paso a paso de una metodología de implementación práctica, por lo que habrá que estar concentrado en buscar este elemento más que tener muchos libros describiendo sólo la filosofía y no sugerir un paso a paso detallado de ¿cómo llevarlo a una implementación?
Si te decidieras a implementar el aseguramiento de la calidad a través de la administración de la rutina diaria de trabajo con el control estadístico de procesos, encontrarás muchísimos libros escritos de las 7 herramientas básicas de la calidad, describiendo detalladamente su uso, la historia de Deming y Japón, y hasta una profunda explicación de cómo se utiliza; sin embargo, son pocas y difíciles de encontrar las fuentes que propongan un método de implementación práctica probado con éxito de la metodología. Esto lo dejan a la libertad del lector y a su creatividad para llevarlo a cabo, pero la mayoría de esas personas no tienen experiencia en la implementación de estas metodologías, su probabilidad de fracaso es muy alta.
Como se vio en el tema gestión de proyectos, tenemos los elementos adecuados para diseñar y preparar el proyecto para una empresa en particular.
Diseño de la etapa inicio:
Lo primero de esta etapa es vender el proyecto a la dirección de la empresa, quienes son las personas que deciden que esfuerzos realizar al interior de la organización, que los haga ser más competitivos y hacer que se dediquen esfuerzos del personal a llevarlo a cabo.
Para ello debemos diseñar los elementos o materiales necesarios que hagan que nuestra presentación de venta del proyecto sea un éxito, estableciendo qué se debe lograr, la decisión de llevar a cabo el proyecto en base a determinar una necesidad a ser solucionada y lograr el consenso directivo necesario para el éxito de todo proyecto, por lo que se sugieren las siguientes acciones cuyo objetivo es la venta del proyecto:
El diseño del plan es el elemento más importante en esta etapa, hay que recordar que si las personas que van a estar involucradas en la ejecución del proyecto participan en el diseño de la planeación, mayor será su compromiso de ejecutarlo y tener éxito.
Lo primero que se deberá hacer con el líder y las personas indicadas para la ejecución del proyecto es capacitarlas sobre lo que es la herramienta y la metodología de implementación, para que con esta información todos juntos puedan elaborar un plan de implementación, previamente se deberá realizar lo siguiente:
La clave para el éxito del proyecto está en la planificación. Creación de un plan de proyecto es el primero que debe hacer al llevar a cabo cualquier tipo de proyecto. La planificación del proyecto debe tener en cuenta que las personas involucradas y las actividades de la empresa deben seguir operando con su trabajo. El valor de un plan de proyecto bien definido ofrece un ahorro de tiempo, dinero y evita muchos problemas, y se recomienda seguir estos pasos:
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Un proyecto es un éxito cuando se han satisfecho las necesidades de los grupos de interés. El grupo de interés son las personas dentro de la empresa directa o indirectamente afectados por el proyecto.
Como primer paso es importante identificar las partes interesadas en el proyecto. No siempre es fácil identificar a los grupos de interés de un proyecto, en particular los afectados indirectamente. Ejemplos de grupos de interés según (Lock, 2014):
Una vez que se entienda quiénes son los interesados, el siguiente paso es averiguar sus necesidades. La mejor manera de hacerlo es mediante la realización de entrevistas con los interesados, el diseño previo de las entrevistas está relacionado con el proyecto, sobre lo que soluciona y sus entregables. Toma el tiempo durante las entrevistas para sacar las verdaderas necesidades que crean beneficios reales sobre la implementación del proyecto. A menudo los interesados podrán hablar acerca de las necesidades que no son relevantes y no ofrecen beneficios. Estos pueden ser registrados y establecerse como una prioridad baja.
El siguiente paso, una vez que hayas realizado todas las entrevistas y tienes una lista completa de las necesidades es dar prioridad a ellos. A partir de la lista de prioridades crea un conjunto de metas que se pueden medir fácilmente. Una técnica para hacer que los objetivos estén bien definidos es revisarlos con los principios SMART. De esta manera será fácil saber cuándo un objetivo se ha logrado.
Una vez que haya establecido un conjunto claro de objetivos, que deben registrarse en el plan del proyecto. Puede ser útil incluir las necesidades y expectativas de sus grupos de interés. Ésta es la parte más difícil del proceso de planificación.
Con el uso de los objetivos que se han definido en el paso uno crea una lista de cosas que el proyecto necesita ofrecer para cumplir con esos objetivos. Especifica cuándo y cómo cada elemento debe ser entregado, por ejemplo, si se establece una forma de dividir el proyecto en 4 etapas de la implementación de Hoshin Kanri, los entregables de las dos primeras etapas validados positivamente con las entrevistas serían los siguientes:
A estos resultados concretos se les añade una fecha de entrega estimada. Las fechas de entrega exactas se establecerán durante la fase planificación detallada del proyecto, que es el siguiente paso.
Utilizando el diagrama de Gantt y la técnica de estructura del desglose del trabajo (work breakdown structure), crea una lista de tareas que deben llevarse a cabo para cada entregable identificado en el paso 2, para cada tarea identificar lo siguiente:
Una vez que hayas establecido la cantidad de esfuerzo para cada tarea, se puede estimar el esfuerzo necesario para cada entrega, y una fecha de entrega precisa, en este momento se está en posición de modificar la fecha de entregables establecida anteriormente con fechas de entrega más precisas (si es necesario, incluir en el material de capacitación cómo se utiliza la herramienta work breakdown structure).
En este punto de la planificación se puede optar por utilizar un paquete de software como Microsoft Project para crear la programación del proyecto. También puede utilizar una de las muchas plantillas gratuitas disponibles en internet. Introducir todos los entregables, tareas, duraciones y los recursos que va a completar para cada tarea.
Un problema común que puede encontrarse en este punto es cuando un proyecto tiene un plazo de entrega impuesta, desde el patrocinador que no es realista en función de sus estimaciones. Si se percata que este es el caso, debe comunicarse con el patrocinador de inmediato y las opciones que tiene en esta situación son las siguientes:
Esta sección se ocupa de los planes que se deben crear como parte del proceso de planificación. Estos pueden ser incluidos directamente en el plan.
Plan de Recursos Humanos
Identificar por su nombre a los individuos y organizaciones con un papel de liderazgo en el proyecto. Para cada uno describir sus funciones y responsabilidades en el proyecto.
A continuación describir el número y tipo de personas necesarias para llevar a cabo el proyecto. Para cada detalle de recursos, fechas de inicio, duración estimada y el método que utilizará para su obtención.
Plan de Gestión de Riesgos
La gestión de riesgos es una parte importante de la gestión de proyectos. Aunque a menudo se pasa por alto es importante identificar la mayor cantidad de riesgos a su proyecto como sea posible, y estar preparado si sucede algo malo.
Estos son algunos ejemplos de los riesgos comunes del proyecto:
Los riesgos pueden ser identificados utilizando un simple registro de riesgos. En este registro de riesgos añadir una descripción de acciones a cada riesgo que haya identificado sobre lo que se va a hacer en caso de que ocurra, y qué se va a hacer para evitar que se produzcan. Revise su registro de riesgos sobre una base regular, agregando nuevos riesgos que se producen durante la vida del proyecto. Recuerde que los riesgos que simplemente son ignorados no significa que desaparecen.
Plan de evaluación y control
Esto es crear un documento mostrando quiénes necesitan que se les mantenga informados sobre el proyecto y cómo van a recibir la información. El mecanismo más común es un informe semanal, quincenal o en su caso mensual para proyectos de largo plazo.
Las listas de actividades a ejecutar son la base; su cronograma y la información de costos ejecutados de lo presupuestado es lo que se llaman medidas de rendimiento, el rendimiento de todo el proyecto se mide contra ellos, por lo que son cuatro los puntos de partida aprobados al inicio del proyecto que incluyen:
El alcance es un elemento que debe quedar muy claro desde el principio y cualquier modificación puede cambiar el tiempo de ejecución, el presupuesto, los grupos de interés, etc.
El sistema de recolección de datos debe definir en qué periodicidad debe realizarse, quién lo realizará y cómo lo reportará.
Con la información anterior se debe establecer quién y cuándo se realiza un análisis del plan original comprado con lo ejecutado y a quién y cuándo se presentarán los resultados; esta parte de la planificación del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto, debido a que se utiliza para comprobar la evaluación del proyecto real con la evolución que se esperaba del plan original. Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan, más próximo a la realidad del proyecto.
Determinación de la información a recoger para cada actividad. La más habitual es lo siguiente:
Plan de comunicación
El plan de comunicación tiene como objetivo mantener informados a todos los participantes de la evolución del proyecto, además de poder intercambiar información y opiniones sobre su ejecución. La comunicación se realiza mediante informes, cuyo contenido dependerá de a quién van dirigidos:
Cierre
El siguiente paso será el desarrollo del material de presentación del proyecto, los formatos de la planeación del proyecto, tener definida la metodología de la herramienta a implementar y material de capacitación para el equipo de trabajo sobre la metodología y sobre la gestión del proyecto.
¿Cómo te ayudará, para éxito del proyecto, haber analizado la metodología de implementación de la práctica de calidad que desea llevar una empresa?
Checkpoint
Asegúrate de poder:
Referencias
Lock, D. (2014). The Essentials of Project Management. UK: Grower Publishing Limited.