Contexto


Para seleccionar la práctica empresarial para implementar en una empresa habrá que investigar, analizar, y comprender la metodología para llevar a la realidad en una empresa, la cual es sugerida y desarrollada por expertos en artículos o libros.

¿Cómo podrías vender a la dirección de una empresa que implemente una práctica empresarial de Administración por Calidad?

¿Cómo nos ayuda la gestión de proyectos para la implementación de una herramienta de Administración por Calidad?

Explicación


15.1 Diseño del proyecto

Para poder realizar un proyecto que ya se tiene definido y seleccionado dentro de una empresa se recomienda llevar a cabo 4 etapas:

En este momento no puedes iniciar con estas etapas debido a que no has empezado la negociación con la empresa sobre la metodología de calidad a implementar, por lo cual esta fase se concentrará en diseñar los elementos necesarios que cada una de las etapas de implementación necesita para que disminuya el tiempo de ejecución y maximicen los resultados. Para desarrollar esta siguiente fase (diseño del proyecto) se requiere una idea del proyecto a elegir.

Ahora vamos a analizar cómo vamos a realizar la segunda fase del proyecto a través de la fase diseño del proyecto de implementación práctica de una herramienta de administración por calidad.

Para establecer el diseño de implementación de una metodología de calidad seleccionada, su primer paso es definir la metodología de implementación que garantice las mayores probabilidades de éxito.

Este paso se inicia con un investigación sobre el tema escrito por distintos autores en busca del método de implementación, lo primero que se encontrará es que la mayoría de los autores hablan de los temas de calidad describiendo muy bien qué es cada herramienta de la calidad, su filosofía, sus beneficios y logros de éxito en las empresas que iniciaron su implementación, etc.

Pocos autores se encontrarán que sugieren un paso a paso de una metodología de implementación práctica, por lo que habrá que estar concentrado en buscar este elemento más que tener muchos libros describiendo sólo la filosofía y no sugerir un paso a paso detallado de ¿cómo llevarlo a una implementación?

Si te decidieras a implementar el aseguramiento de la calidad a través de la administración de la rutina diaria de trabajo con el control estadístico de procesos, encontrarás muchísimos libros escritos de las 7 herramientas básicas de la calidad, describiendo detalladamente su uso, la historia de Deming y Japón, y hasta una profunda explicación de cómo se utiliza; sin embargo, son pocas y difíciles de encontrar las fuentes que propongan un método de implementación práctica probado con éxito de la metodología. Esto lo dejan a la libertad del lector y a su creatividad para llevarlo a cabo, pero la mayoría de esas personas no tienen experiencia en la implementación de estas metodologías, su probabilidad de fracaso es muy alta.

Como se vio en el tema gestión de proyectos, tenemos los elementos adecuados para diseñar y preparar el proyecto para una empresa en particular.

Diseño de la etapa inicio:

Lo primero de esta etapa es vender el proyecto a la dirección de la empresa, quienes son las personas que deciden que esfuerzos realizar al interior de la organización, que los haga ser más competitivos y hacer que se dediquen esfuerzos del personal a llevarlo a cabo.

Para ello debemos diseñar los elementos o materiales necesarios que hagan que nuestra presentación de venta del proyecto sea un éxito, estableciendo qué se debe lograr, la decisión de llevar a cabo el proyecto en base a determinar una necesidad a ser solucionada y lograr el consenso directivo necesario para el éxito de todo proyecto, por lo que se sugieren las siguientes acciones cuyo objetivo es la venta del proyecto:

  1. Elaborar una presentación para la empresa de la metodología a implementar estableciendo:
    • El contexto: quién eres, de dónde nace la necesidad de hacer un proyecto empresarial de administración por calidad, por qué debe ser en una empresa existente y qué beneficios logrará una empresa llevando a cabo este proyecto en forma general.
    • La definición de la metodología.
    • La necesidad que soluciona (enfatizar en ejemplos prácticos a la hora de exponer).
    • Los beneficios que obtiene una empresa (mucho énfasis en este punto).
    • Diagrama de Gantt del plan del proyecto general, indicando las actividades y el tiempo que llevaría realizarlo, así como los requerimientos generales de recursos necesarios.
  2. Elaborar slides adicionales dentro de la presentación de “los siguientes pasos” si la respuesta es afirmativa para realizar el proyecto:
    • Definir quién, dentro de la empresa, se asignará como responsable del proyecto para la coordinación y líder.
    • Cuándo se reunirán para el diseño de la planeación del proyecto acorde a los requerimientos de la empresa.
    • Fecha de presentación a la dirección del plan del proyecto y la necesidad de recursos.

15.2 Planeación del proyecto, responsabilidades, requerimientos

El diseño del plan es el elemento más importante en esta etapa, hay que recordar que si las personas que van a estar involucradas en la ejecución del proyecto participan en el diseño de la planeación, mayor será su compromiso de ejecutarlo y tener éxito.

Lo primero que se deberá hacer con el líder y las personas indicadas para la ejecución del proyecto es capacitarlas sobre lo que es la herramienta y la metodología de implementación, para que con esta información todos juntos puedan elaborar un plan de implementación, previamente se deberá realizar lo siguiente:

  1. Elaborar material de capacitación de lo que es la herramienta de administración por calidad para capacitar al líder y colaboradores (ésta se obtiene de la literatura sobre el tema).
  2. Elaborar material de capacitación sobre la metodología de implementación para capacitar al líder y colaboradores (ésta se obtiene de la literatura sobre el tema).
  3. Elaborar material para capacitar sobre la guía de la elaboración de la planeación del proyecto que es el primer paso de para presentar a la dirección y aprobar el proyecto y obtener los recursos y su organización.
  4. Establecer los pasos para realizar la planeación del proyecto juntos.

La clave para el éxito del proyecto está en la planificación. Creación de un plan de proyecto es el primero que debe hacer al llevar a cabo cualquier tipo de proyecto. La planificación del proyecto debe tener en cuenta que las personas involucradas y las actividades de la empresa deben seguir operando con su trabajo. El valor de un plan de proyecto bien definido ofrece un ahorro de tiempo, dinero y evita muchos problemas, y se recomienda seguir estos pasos:

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Cierre


El siguiente paso será el desarrollo del material de presentación del proyecto, los formatos de la planeación del proyecto, tener definida la metodología de la herramienta a implementar y material de capacitación para el equipo de trabajo sobre la metodología y sobre la gestión del proyecto.

¿Cómo te ayudará, para éxito del proyecto, haber analizado la metodología de implementación de la práctica de calidad que desea llevar una empresa?

Checkpoint


Asegúrate de poder:

  • Identificar las partes interesadas en el proyecto.
  • Conocer los pasos para una buena planeación de proyecto.
  • Comprender la utilidad de los planes de apoyo que adicionalmente se deben incluir en el plan de proyecto.

Referencias


Lock, D. (2014). The Essentials of Project Management. UK: Grower Publishing Limited.