Codificación significa la asignación de un código, generalmente numérico, a cada respuesta posible de cada pregunta. El código incluye una indicación sobre la posición en la columna (campo) y el registro que ocupa el dato. Un ejemplo típico es la codificación del sexo de los encuestados, en el que se indica 1 para mujeres y 2 para hombres. El campo es representado por un solo dato, como el sexo de los entrevistados. El registro, en cambio, consta de campos relacionados, como sexo, estado civil, edad, ocupación, colonia, etc.
Generalmente, un registro contiene todos los datos de un encuestado. Sin embargo, en ocasiones es necesario tener varios registros para un solo encuestado.
Excel permite ingresar fácilmente datos en una hoja de cálculo, asignando fácilmente columnas específicas para preguntas y respuestas concretas. En ese caso, cada fila representa el registro de un encuestado. Una vez finalizada la captura en Excel es sencillo importar o copiar y pegar la base de datos en PSPP o cualquier otro programa de análisis.
De hecho, cuando los cuestionarios contienen en su mayoría preguntas estructuradas, se puede realizar una codificación previa. De esta manera, los códigos se asignan antes de realizar el trabajo de campo. Cuando los cuestionarios tienen preguntas no estructuradas, la codificación se realiza de manera posterior al trabajo de campo.
Cada registro de datos debe contener el código del encuestado y el número de registro. Cada encuestado adicionalmente debe incluir código de proyecto, código del entrevistador, código de fecha y hora, código de validación.
Comúnmente, se emplean códigos de campo fijo,en los que el número de registros para cada encuestado es el mismo y para todos los encuestados aparecen los mismos datos en la misma columna, son sumamente deseables. De ser posible deben usarse códigos estándar para los datos faltantes. La codificación de las preguntas estructuradas es relativamente sencilla porque las opciones de respuestas se determinan con anticipación. En las preguntas debe asignarse una columna separada por cada opción de respuesta posible.
Codificar preguntas abiertas o no estructuradas es un tanto más complejo. En el cuestionario se registran las respuestas literales, tal y como las dijo el entrevistado. Luego se desarrollan y asignan los códigos para estas respuestas.
En muchas ocasiones, el investigador se basa en proyectos anteriores o consideraciones teóricas, para establecer códigos antes de iniciar el trabajo de campo. No obstante, generalmente esto espera hasta que se reciben los cuestionarios respondidos provenientes del trabajo de campo. Posteriormente, el investigador hace una lista que puede contener hasta 50 o 100 respuestas para una pregunta no estructurada, con la intención de identificar las categorías adecuadas para la codificación. Una vez desarrollados los códigos, se capacita a los codificadores para que puedan asignar los códigos adecuados a las respuestas literales de los entrevistados.
Algunos lineamientos para codificar preguntas no estructuradas y cuestionarios en general son los siguientes:
- Los códigos de las categorías deben ser mutuamente excluyentes y colectivamente exhaustivos.
- Las categorías son mutuamente excluyentes si a cada respuesta corresponde un único código de categoría.
- Las categorías no deben traslaparse.
- Las categorías son colectivamente exhaustivas, si cada respuesta corresponde a uno de los códigos de categoría asignados. Esto puede lograrse agregando un código de categoría para otro o ninguno de los anteriores. Sin embargo, en esta categoría deben caer muy pocas respuestas (10 por ciento o menos). La gran mayoría de las respuestas deben clasificarse en categorías relevantes.
Algunos investigadores realizan el llamado libro de códigosque contiene instrucciones para codificar una encuesta e información sobre las variables en el conjunto de datos. Por lo general presenta la siguiente información:
- Número de columna
- Número de registro
- Número de variable
- Nombre de la variable
- Número de la pregunta
- Instrucciones para la codificación
