Descripción:
En esta actividad identificarás las acciones que más te ayudan a la construcción de una agenda efectiva a partir de un comportamiento proactivo y orientado a resultados.
Objetivo:
Construir tu agenda de trabajo a partir del autoanálisis de comportamientos para adoptar los cambios necesarios que lleven a una actitud Proactiva y con enfoque en resultados a través de la correcta organización de actividades y prioridades.
Identificar la guía de acción para la construcción de una agenda efectiva acorde a sus necesidades y situación real, aplicando lo revisado en el curso.
Requerimientos:
- Revisar todos los temas que pertenecen al módulo de administración del tiempo.
- Participar en los quizzes.
- Realizar las actividades y reflexiones durante la sesión sincrónica.
Desarrollo de la actividad:
A continuación, lee lo siguiente y contesta las preguntas.
Es hora de integrar lo aprendido en este curso. Para ello, trabajarás paso a paso integrando los conceptos incluidos en los diferentes temas. Al final, contarás con una guía que te llevará a tu nueva agenda.
1. Preparación previa: Cambio de hábitos
Revisamos que, de acuerdo con Dierdorff (2020), necesitamos contar con las competencias de Consciencia, Alineación o Arreglo y Adaptación. Por ello nos referiremos al ejercicio realizado en tu actividad 3, parte 3. Si crees que hay algún otro que no consideraste en su momento, agrégalo**. **Nota: puedes ver una lista de posibles ladrones en el Anexo 1
| No. | Ladrón de tiempo | Propósito | Evidencia | Beneficio |
| Ej. | Revisarlo a las 10, comida y 5 | Dejarlo en vibrador en la bandeja de la entrada | Más concentración | |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 | ||||
| 9 | ||||
| 10 |
Preguntas de introspección:
- ¿Para qué permito los ladrones del tiempo?
- ¿Qué beneficio estoy obteniendo? (Si no hubiera uno, no los permitiría)
- Piensa… ¿Qué tratas de proteger?
2. Convierte la lista anterior a comportamientos deseados
** en 10 objetivos SMART a lograr en 6 meses. Especifica el orden en los que los quieres lograr.
**Nota: puedes ver una lista de ejemplos de conductas en el Anexo 2
| Prioridad | Comportamiento deseado |
Prioridad |
Comportamiento deseado |
2 |
Ej. Respeto el tiempo asignado para actividades no importantes pero necesarias (consulta de mensajes por Whatssapp, correo…) |
1 |
Ej. Me concentro en una sola cosa a la vez |
#203a8e |
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3. Genera una nueva lista y ordena por prioridad. Identifica cada comportamiento con una palabra clave para ti o un dibujo. Imprime el listado y ponlo a la vista, te ayudará a recordar (te orientará como una brújula) cada día. (Ver ejemplo sugerido en anexo 3)
4. Del listado anterior, elige 5 objetivos. Para cada objetivo, desarrolla el plan de acción (utiliza la información generada en la Actividad 3, parte 2).
Ej.
| Área de mejora | Acciones |
Fechas |
¿Con quién? |
¿Cómo? |
Medición de objetivos |
OBJETIVO 1 |
Hacer listado de las tareas a realizar |
Inicio: Cada final del día. |
Individual |
Crear documento donde se apunte en primer lugar las ideas desordenadas y posteriormente clasificadas y ordenadas. |
Mayor eficacia y productividad en tareas clave |
Programar y agendar las tareas por orden de prioridad |
Inicio: mañana y cada final del día |
Con mi equipo |
Reuniones cada lunes (30 mins) para planear semana y diaria (15 mins) para reajustar |
Tendré tiempo para planear |
5. Anota en la siguiente tabla las acciones que se derivaron de los 5 objetivos seleccionados y priorízalos usando cualquier técnica de priorización (ABC, Pareto).
| Objetivo | Acciones |
Prioridad |
| Objetivo 1 | 1 2 3 4 |
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| Objetivo 2 | 1 2 3 4 |
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| Objetivo 3 | 1 2 3 4 |
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| Objetivo 4 | 1 2 3 4 |
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| Objetivo 5 | 1 2 3 4 |
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Dependiendo del método utilizado, las acciones tendrán un tratamiento definido: (Hacer, Planear, Delegar, Eliminar)
6. Ubícalos en la Matriz de Covey, según se hayan priorizado
|
Urgente |
No urgente |
Importante |
Cuadrante I Tareas:
ACCIÓN INMEDIATA |
Cuadrante II Tareas: PLANIFICAR |
No importante |
Cuadrante III Tareas: DELEGAR |
Cuadrante IV Tareas: ELIMINAR O POSTERGAR |
Con esto, sabrás qué tratamiento dar a cada acción (Hacer, Planear, Delegar, Eliminar)
7. Programación de actividades (toma en cuenta lo practicado en la Actividad 1, parte 2). Trabaja con la Matriz de administración del tiempo del listado de las actividades de la próxima semana y la de los objetivos de los comportamientos deseados que acabas de realizar. Con ambas matrices, realiza la programación de la próxima semana. Utiliza en siguiente formato.
| Priorización | Acción o tarea |
Fecha de inicio |
Fecha fin |
Responsable |
Franja del día** |
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**para indicar la franja del día (mañana/media mañana/tarde), trabaja con la gráfica del estado de Flow, ubica para cada acción el nivel de desafío que implica vs las capacidades requeridas. Ubica cada actividad, de acuerdo con tu nivel de energía (identifica el horario donde rindes más y ubica ahí las tareas que requieren concentración).
8. Descárgalo en tu agenda. Ponlo a nivel de detalle. Se recomienda que paralelo a la jornada programada, se incluya una jornada ideal con la finalidad de identificar ladrones de tiempo u otros que te permitan ir perfeccionando la programación:
Semana del x al x de julio de 20XX
Día 1
| Jornada ideal Horario de trabajo |
Actividades |
Jornada real |
Actividades |
| 07:00 a 07:05 | Abrir la farmacia (quitar alarmas) | 07:00 a 07:10 | Abrir la farmacia (quitar alarmas) |
| 7:05 a 7:15 | Contestar correos importantes | ||
| 7:15 a 7:45 | Reunión con el equipo | ||
| Objetivo 1 | |||
| … | |||
| 13:30 a 15:00 | Comida | ||
| Visita sucursal X |
Día 2
| Jornada ideal Horario de trabajo |
Actividades |
Jornada real |
Actividades |
| 07:00 a 07:05 | Abrir la farmacia (quitar alarmas) | 07:00 a 07:10 | Abrir la farmacia (quitar alarmas) |
| 7:05 a 7:15 | Contestar correos importantes | ||
| 7:15 a 7:45 | Reunión con el equipo | ||
| … | |||
| 13:30 a 15:00 | Comida | ||
| Visita sucursal X | |||
Compara al final de cada día la Jornada ideal vs real para ver dónde se te va el tiempo.
El análisis diario, permitirá ir identificando “desvíos” para tomar conciencia y actuar para corregir de inmediato.
Recuerda que, aunque te parezca tedioso, las pequeñas acciones que vayas incorporando de tus hábitos, mejorando en tus técnicas de establecimiento de objetivos y priorización y del tratamiento que les des a las actividades (eliminar, actuar, delegar), verás más desahogo en la agenda que se reflejará en tu bienestar y equilibrio emocional.
La práctica y tu compromiso, te ayudará a ir puliendo y a mejorar.
Criterios:
- Contestar los puntos correspondientes solicitados en la descripción de las X partes de la actividad.
- Contestar las preguntas de reflexión.
- Lista ordenada por prioridad de cada comportamiento deseado con una palabra clave para ti o un dibujo.
- Realizar la agenda conforme a lo solicitado.
Entregables:
Agenda programada lista para su uso.
ANEXO 1
Ladrones de tiempo clasificados en Internos y Externos
| Ladrones Externos | SÍ/NO |
Ladrones Internos |
SÍ/NO |
| Cambio continuo de prioridades | Postergar frecuentemente las tareas | ||
| Procesos burocráticos | Fatiga | ||
| Reuniones innecesarias | Excesiva socialización en el trabajo | ||
| Baja moral en la empresa | Actitud negativa hacia el trabajo | ||
| Fallas frecuentes en los equipos | Deshacerse rápidamente de los documentos que llegan | ||
| Jefe desorganizado | Demasiado perfeccionista | ||
| Prioridades en conflicto | Incapacidad para delegar | ||
| Interrupciones | Entorno desorganizado | ||
| Esperar por respuesta | Falta de concentración | ||
| Indefinición del trabajo a realizar | No saber escuchar | ||
| Trabajo excesivo | Falta de autodisciplina | ||
| Comunicaciones deficientes | No tomar decisiones | ||
| Llamadas | No completar las tareas ya iniciadas | ||
| Visitas inesperadas | Impuntualidad | ||
| Horarios irreales | |||
| Desconcentración | |||
| No saber decir no | |||
| Ser multitask |
Nota: Representa una lista abierta (puede que identifiques otros, agrégalos)
ANEXO 2
Comportamientos deseados
| Comportamientos deseados | # |
Comportamientos deseados |
# |
| Conozco a mis objetivos | Respeto el tiempo de los demás y ellos respetan en mío |
|
|
| Hago una dieta equilibrada | No me desplazo sin motivo uso otros canales |
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|
| Invierto tiempo a pensar sin sentirme culpable | Me niego a hacer cosas que interfieren en mis objetivos |
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|
| Aplico la ley de Pareto | Acepto las imperfecciones |
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|
| Me concentro en una actividad a la vez | Cada día avance en la consecución de mi objetivo |
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|
| Persevero en las cosas | Organizó las tareas en función de mi objetivo |
|
|
| Me desprendo de aquello que se puede prescindir | A veces programo tiempo para no hacer nada |
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|
| Descanso lo suficiente | En las reuniones el orden del día es limitado y se cumple |
|
|
| Tengo confianza en mí mismo |
|
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|||
|
Nota: Representa una lista abierta (puede que identifiques otros, agrégalos)
ANEXO 3
Comportamientos deseados seleccionados priorizados
 ¿Para qué? |
|
1 |
 |
2 |
|
| … | |
Incluir los diez comportamientos deseados y su imagen