Descripción:

En esta actividad identificarás las acciones que más te ayudan a la construcción de una agenda efectiva a partir de un comportamiento proactivo y orientado a resultados.

Objetivo:

Construir tu agenda de trabajo a partir del autoanálisis de comportamientos para adoptar los cambios necesarios que lleven a una actitud Proactiva y con enfoque en resultados a través de la correcta organización de actividades y prioridades.

Identificar la guía de acción para la construcción de una agenda efectiva acorde a sus necesidades y situación real, aplicando lo revisado en el curso.

Requerimientos:

  • Revisar todos los temas que pertenecen al módulo de administración del tiempo.
  • Participar en los quizzes.
  • Realizar las actividades y reflexiones durante la sesión sincrónica.

Desarrollo de la actividad:

A continuación, lee lo siguiente y contesta las preguntas.

Es hora de integrar lo aprendido en este curso. Para ello, trabajarás paso a paso integrando los conceptos incluidos en los diferentes temas. Al final, contarás con una guía que te llevará a tu nueva agenda.

1. Preparación previa: Cambio de hábitos

Revisamos que, de acuerdo con Dierdorff (2020), necesitamos contar con las competencias de Consciencia, Alineación o Arreglo y Adaptación. Por ello nos referiremos al ejercicio realizado en tu actividad 3, parte 3. Si crees que hay algún otro que no consideraste en su momento, agrégalo**. **Nota: puedes ver una lista de posibles ladrones en el Anexo 1

No. Ladrón de tiempo Propósito Evidencia Beneficio
Ej. Whatsapp Revisarlo a las 10, comida y 5 Dejarlo en vibrador en la bandeja de la entrada Más concentración
1        
2        
3        
4        
5        
6        
7        
8        
9        
10        


Preguntas de introspección:

  1. ¿Para qué permito los ladrones del tiempo?
  2. ¿Qué beneficio estoy obteniendo? (Si no hubiera uno, no los permitiría)
  3. Piensa… ¿Qué tratas de proteger?

2. Convierte la lista anterior a comportamientos deseados

** en 10 objetivos SMART a lograr en 6 meses. Especifica el orden en los que los quieres lograr.
**Nota: puedes ver una lista de ejemplos de conductas en el Anexo 2

Prioridad

Comportamiento deseado

Prioridad

Comportamiento deseado

2

Ej. Respeto el tiempo asignado para actividades no importantes pero necesarias (consulta de mensajes por Whatssapp, correo…)

1

Ej. Me concentro en una sola cosa a la vez

#203a8e

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


3. Genera una nueva lista y ordena por prioridad
. Identifica cada comportamiento con una palabra clave para ti o un dibujo. Imprime el listado y ponlo a la vista, te ayudará a recordar (te orientará como una brújula) cada día. (Ver ejemplo sugerido en anexo 3)

4. Del listado anterior, elige 5 objetivos. Para cada objetivo, desarrolla el plan de acción (utiliza la información generada en la Actividad 3, parte 2).

Ej.

Área de mejora

Acciones

Fechas

¿Con quién?

¿Cómo?

Medición de objetivos

 

 

 

OBJETIVO 1

Hacer listado de las tareas a realizar

Inicio: Cada final del día.

Individual

Crear documento donde se apunte en primer lugar las ideas desordenadas y posteriormente clasificadas y ordenadas.

Mayor eficacia y productividad en tareas clave
(indicador)

Programar y agendar las tareas por orden de prioridad

Inicio: mañana y cada final del día

Con mi equipo

Reuniones cada lunes (30 mins) para planear semana y diaria (15 mins) para reajustar

Tendré tiempo para planear
A nivel equipo podremos realizar …


5. Anota en la siguiente tabla las acciones que se derivaron de los 5 objetivos seleccionados y priorízalos
usando cualquier técnica de priorización (ABC, Pareto).

Objetivo

Acciones

Prioridad

Objetivo 1 1
2
3
4

 

Objetivo 2 1
2
3
4

 

Objetivo 3 1
2
3
4

 

Objetivo 4 1
2
3
4

 

Objetivo 5 1
2
3
4

 


Dependiendo del método utilizado, las acciones tendrán un tratamiento definido: (Hacer, Planear, Delegar, Eliminar)

6. Ubícalos en la Matriz de Covey, según se hayan priorizado

 

Urgente

No urgente

Importante

Cuadrante I                        

Tareas:

 

ACCIÓN INMEDIATA
Se trabaja en:
Acciones para realizar en el momento para evitar consecuencias negativas

Cuadrante II                          

Tareas:
 

PLANIFICAR
Se trabaja en:
Actividades que implican el cumplimiento de los objetivos que deben planearse para cumplir en su momento.

No importante

Cuadrante III                   

Tareas:

DELEGAR
Se trabaja en:
Acciones relacionadas con intereses ajenos y que no aportan al cumplimiento de objetivos propios.

Cuadrante IV                     

Tareas:

ELIMINAR O POSTERGAR
Se trabaja en:
Actividades vanas o sin sentido.


Con esto, sabrás qué tratamiento dar a cada acción (Hacer, Planear, Delegar, Eliminar)

7. Programación de actividades (toma en cuenta lo practicado en la Actividad 1, parte 2). Trabaja con la Matriz de administración del tiempo del listado de las actividades de la próxima semana y la de los objetivos de los comportamientos deseados que acabas de realizar. Con ambas matrices, realiza la programación de la próxima semana. Utiliza en siguiente formato.

Priorización

Acción o tarea

Fecha de inicio

Fecha fin

Responsable

Franja del día**

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


**para indicar la franja del día (mañana/media mañana/tarde), trabaja con la gráfica del estado de Flow, ubica para cada acción el nivel de desafío que implica vs las capacidades requeridas. Ubica cada actividad, de acuerdo con tu nivel de energía (identifica el horario donde rindes más y ubica ahí las tareas que requieren concentración).

8. Descárgalo en tu agenda. Ponlo a nivel de detalle. Se recomienda que paralelo a la jornada programada, se incluya una jornada ideal con la finalidad de identificar ladrones de tiempo u otros que te permitan ir perfeccionando la programación:

Semana del x al x de julio de 20XX

Día 1

Jornada ideal
Horario de trabajo

Actividades

Jornada real
Horario de trabajo

Actividades

07:00 a 07:05 Abrir la farmacia (quitar alarmas) 07:00 a 07:10 Abrir la farmacia (quitar alarmas)
7:05 a 7:15 Contestar correos importantes    
7:15 a 7:45 Reunión con el equipo    
  Objetivo 1    
     
13:30 a 15:00 Comida    
       
  Visita sucursal X    


Día 2

Jornada ideal
Horario de trabajo

Actividades

Jornada real
Horario de trabajo

Actividades

07:00 a 07:05 Abrir la farmacia (quitar alarmas) 07:00 a 07:10 Abrir la farmacia (quitar alarmas)
7:05 a 7:15 Contestar correos importantes    
7:15 a 7:45 Reunión con el equipo    
     
13:30 a 15:00 Comida    
       
  Visita sucursal X    
       
       


Compara al final de cada día la Jornada ideal vs real para ver dónde se te va el tiempo.

El análisis diario, permitirá ir identificando “desvíos” para tomar conciencia y actuar para corregir de inmediato.

Recuerda que, aunque te parezca tedioso, las pequeñas acciones que vayas incorporando de tus hábitos, mejorando en tus técnicas de establecimiento de objetivos y priorización y del tratamiento que les des a las actividades (eliminar, actuar, delegar), verás más desahogo en la agenda que se reflejará en tu bienestar y equilibrio emocional.

La práctica y tu compromiso, te ayudará a ir puliendo y a mejorar.

Criterios:

  • Contestar los puntos correspondientes solicitados en la descripción de las X partes de la actividad.
  • Contestar las preguntas de reflexión.
  • Lista ordenada por prioridad de cada comportamiento deseado con una palabra clave para ti o un dibujo.
  • Realizar la agenda conforme a lo solicitado.

Entregables:

Agenda programada lista para su uso.

ANEXO 1
Ladrones de tiempo clasificados en Internos y Externos

Ladrones Externos

SÍ/NO

Ladrones Internos

SÍ/NO

Cambio continuo de prioridades   Postergar frecuentemente las tareas  
Procesos burocráticos   Fatiga  
Reuniones innecesarias   Excesiva socialización en el trabajo  
Baja moral en la empresa   Actitud negativa hacia el trabajo  
Fallas frecuentes en los equipos   Deshacerse rápidamente de los documentos que llegan  
Jefe desorganizado   Demasiado perfeccionista  
Prioridades en conflicto   Incapacidad para delegar  
Interrupciones   Entorno desorganizado  
Esperar por respuesta   Falta de concentración  
Indefinición del trabajo a realizar   No saber escuchar  
Trabajo excesivo   Falta de autodisciplina  
Comunicaciones deficientes   No tomar decisiones  
Llamadas   No completar las tareas ya iniciadas  
Visitas inesperadas   Impuntualidad  
    Horarios irreales  
    Desconcentración  
    No saber decir no  
    Ser multitask  

Nota: Representa una lista abierta (puede que identifiques otros, agrégalos)

ANEXO 2
Comportamientos deseados

Comportamientos deseados

#

Comportamientos deseados

#

Conozco a mis objetivos   Respeto el tiempo de los demás y ellos respetan en mío

 

Hago una dieta equilibrada   No me desplazo sin motivo uso otros canales

 

Invierto tiempo a pensar sin sentirme culpable   Me niego a hacer cosas que interfieren en mis objetivos

 

Aplico la ley de Pareto   Acepto las imperfecciones

 

Me concentro en una actividad a la vez   Cada día avance en la consecución de mi objetivo

 

Persevero en las cosas   Organizó las tareas en función de mi objetivo

 

Me desprendo de aquello que se puede prescindir   A veces programo tiempo para no hacer nada

 

Descanso lo suficiente   En las reuniones el orden del día es limitado y se cumple

 

Tengo confianza en mí mismo    

 

     

 

     

 


Nota: Representa una lista abierta (puede que identifiques otros, agrégalos)

ANEXO 3
Comportamientos deseados seleccionados priorizados

  ¿Para qué?

 1
Una cosa a la vez

 

2
Respeto el tiempo asignado para actividades no importantes pero necesaria

     

Incluir los diez comportamientos deseados y su imagen