Evaluación rápida de la matriz de la administración del tiempo: ¿En dónde invierto mi energía?
Parte 1.
Matriz de la administración del tiempo
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Urgente |
No urgente |
Importante |
Cuadrante I NECESARIO
Resultados |
Cuadrante II EFECTIVIDAD |
No importante |
Cuadrante III DISTRACCIÓN |
Cuadrante IV DESPERDICIO |
Matriz de administración del tiempo.Traducida de: FranklinCovey. (s/f). Habit 3: Put first things first ®. Recuperado el 1 de julio, 2021, de https://www.franklincovey.com/habit-3/ y complementada con literatura de Covey, S. (2020). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva: la revolución ética en la vida cotidiana y en la empresa. Paidós (Original publicado en 1997)
En este ejercicio se evaluará de manera fácil y rápida la cantidad de tiempo y energía dedicadas a los cuadrantes de la matriz de administración del tiempo. Para cada una de las 8 preguntas, marca la opción que mejor se acerque a tu situación:
PREGUNTAS | Muy en desacuerdo |
En desacuerdo |
En ligero desacuerdo |
En ligero acuerdo |
De acuerdo |
Muy de acuerdo |
1. Dedico mucho tiempo a actividades importantes que exigen mi atención inmediata, como crisis, problemas apremiantes y proyectos cuyas fechas vencen. |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
2. Siento que siempre estoy apagando fuegos y en modo de crisis |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
3. No me parece que pierdo mucho el tiempo |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
4. Dedico mucho tiempo a actividades de escasa relevancia para mis prioridades principales, pero que exigen mi atención inmediata, como interrupciones innecesarias, reuniones irrelevantes, llamadas telefónicas y correos electrónicos sin importancia etcétera. |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
5. Dedico mucho tiempo a actividades importantes, pero no urgentes como planificación, preparación, prevención, construcción de relaciones y renovación personal. |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
6. Dedico mucho tiempo al trabajo improductivo, hábitos compulsivos, al correo basura, a ver televisión, navegar por internet, juegos, etcétera. |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7. Siento que controlo la situación, gracias a una cuidadosa preparación, planificación y prevención. |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
8. siento que gestionó continuamente asuntos importantes para los demás, pero no para mí |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Ejercicio tomado de: Covey, S. (2020) Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Cuaderno de trabajo. Paidós.pp.84, para fines educativos.
Resultados:
Ejemplo: Pregunta 1=2
Pregunta 2=4
Total= 6
La Matriz de administración del tiempo hace una clasificación por niveles de prioridad en:
Preguntas de reflexión:
Recuerda:
Parte 2.
Crea una lista de tareas por hacer para la próxima semana.
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Urgente |
No urgente |
Importante |
Cuadrante I NECESARIO
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Cuadrante II EFECTIVIDAD
|
No importante |
Cuadrante III DISTRACCIÓN
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Cuadrante IV DESPERDICIO
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Priorización con Matriz de Covey, A, B, C y Pareto
Indicaciones
Define los siguientes objetivos como objetivos SMART para tu situación en particular. Define los valores que hacen falta para que cumplan con la definición SMART. Incluye 3 objetivos laborales actuales** con los que quieras trabajar:
SMART | Definición |
Preguntas clave |
Specific |
Describir concretamente lo que se quiere lograr. |
¿Qué quién? |
Measurable |
Incluir un indicador (KPI) para poder medir. |
¿Cuánto? |
Attainable |
Ajustado a la realidad de la farmacia. |
Describe un resultado. |
Realistic |
Ser útil a la farmacia |
¿Para qué? |
Time Bound |
Fecha límite para lograrlo |
¿Cuándo tengo que cumplirlo? |
Objetivo |
Objetivo SMART |
▪ Mejorar el ambiente de trabajo. |
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▪ Promover una actitud optimista entre tu equipo y tu clientela. |
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▪ Promover el bienestar y la prevención de la salud. |
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▪ Elaborar campañas colaborativas con negocios del entorno. |
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▪ Optimizar los recursos de tu farmacia. |
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▪ Mejorar el margen medio de beneficio. |
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▪ Aumentar la rotación de los productos paralizados |
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▪ Especializar tu farmacia en algún sector. |
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▪ Mejorar tu presencia online. |
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▪ Introducir nuevas marcas. |
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▪ Mejorar la organización y la planificación. |
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Objetivo laboral 1
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Objetivo laboral 2
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Objetivo laboral 3
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**Para definir los objetivos laborales actuales, piensa en los planes estratégicos de Farmacias del Ahorro y cómo vas a contribuir a lograrlos junto con tu equipo. Ej. Suponer que un objetivo establecido es Posicionarse en 2 años como la cadena de farmacias especialista en ….
Posibles objetivos derivados (por completar):
Parte 2.
Indicaciones:
Objetivo: |
Actividades (lista las actividades en los renglones siguientes) |
1. |
2. |
3. |
4. |
5. |
6. |
7. |
8 |
9. |
10 |
11 |
12. |
13. |
14. |
15. |
Priorizar con Matriz de gestión de tiempo Covey
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Urgente |
No urgente |
Importante |
Cuadrante I
¡Hazlo ya! |
Cuadrante II
Planifícalo |
No importante |
Cuadrante III
Comparte la responsabilidad con otros, si puedes |
Cuadrante IV
No es relevante, no lo hagas o posponlo |
Priorizar con A, B, C
Prioridad (A,B,C,D) |
Actividad |
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Actividad |
Responsable |
Fecha inicio |
Fecha fin |
Material requerido |
Presupuesto |
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Autocontrol y gestión del tiempo
Parte 1
(Nota: si te es posible valida con un compañero o jefe los tiempos)
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TAREAS REALES |
TIEMPO INVERTIDO |
TAREAS IDEALES |
TIEMPO REQUERIDO |
1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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13 |
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14 |
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15 |
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Reflexiona:
1. ___________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
3.
___________________________________________________________
Parte 2.
Elige un hábito identificado del ejercicio anterior, realiza un plan de acción para modificarlo hasta llegar a un nuevo hábito que te permita llegar al cumplimiento del objetivo, de acuerdo con los pasos sugeridos por Duihgg, autor del “Poder de los hábitos”, citado en Jacobis (2017).
Pasos para instalar nuevos hábitos de acuerdo con Duihgg, citado en Jacobis (2017):
PLAN DE ACCIÓN PARA INSTALAR HÁBITOS
Identifica el hábito modificar (hábito que está impidiendo u obstaculizando el logro de los objetivos)
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Identifica el hábito a instalar
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Hábito: |
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Componentes |
Deseo |
Detonante |
Secuencia de acciones |
Recompensa |
Describe |
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Selecciona en el cuadro correspondiente el componente a modificar |
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Describe nueva secuencia de acciones |
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Fecha para iniciar: |
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Fecha diaria de ejercicio visualización del nuevo hábito |
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Se comunicará del nuevo hábito a: |
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Describe la recompensa que te darás al cumplir así como la fecha en que se planea cumplir. |
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Nombre y Firma de compromiso |
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Firma y fecha de cumplimiento |
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Parte 3.
Indicaciones
De la pregunta de reflexión de la “Parte 1: ¿Qué actividades o malos hábitos son los que crees que interfieren con el cumplimiento de la lista?”
Revisa con mayor profundidad el impacto de los ladrones del tiempo en tus actividades diarias. ¿cuáles se presentan con mayor frecuencia? ¿cuántos son de factores internos y cuáles externos?
Llena la siguiente tabla con tu reflexión, anotando los ladrones de tiempo que quieres eliminar. Si no está en la lista, puedes agregarlo, lo importante es que si has identificado que es recurrente e interfiere en tus resultados, hay que tomar acción para eliminarlo:
No. | Ladrón de tiempo |
Propósito |
Evidencia |
Beneficio |
Ej. |
Revisarlo a las 10, comida y 5 |
Dejarlo en vibrador en la bandeja de la entrada |
Más concentración |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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**Lista de ladrones del tiempo