Priorización con Matriz de Covey, A, B, C y Pareto

Indicaciones

Define los siguientes objetivos como objetivos SMART para tu situación en particular. Define los valores que hacen falta para que cumplan con la definición SMART. Incluye 3 objetivos laborales actuales** con los que quieras trabajar:

**Para definir los objetivos laborales actuales, piensa en los planes estratégicos de Farmacias del Ahorro y cómo vas a contribuir a lograrlos junto con tu equipo. Ej. Suponer que un objetivo establecido es Posicionarse en 2 años como la cadena de farmacias especialista en ….

Posibles objetivos derivados (por completar):

• Capacitación del personal en la especialización de los productos …
  
• Adecuación en las tiendas de la línea de los productos…
  
• Establecer negociaciones con los diferentes proveedores para obtener mejores precios…

Parte 2.

Indicaciones:

1. Elige uno de los objetivos laborales del ejercicio anterior.
2. Desarrolla la lista de actividades que se derivan de dicho objetivo.

3. Prioriza usando la Matriz de gestión de tiempo de Covey
4. Prioriza las actividades usando A, B, C
5. Usa Pareto para identificar el 20 % que te permitirá conseguir el 80% de tus resultados.

Priorizar con Matriz de gestión de tiempo Covey

1. Categorizar las actividades que se derivaron del objetivo en la matriz de acuerdo con su urgencia e importancia:

Priorizar con A, B, C

1. Ordenamos las tareas generadas del objetivo (paso 2 de las indicaciones) en grupos de prioridades:
   • “A”: más importantes, deben atenderse de inmediato, el no hacerlo conlleva consecuencias            
     graves.
     
   • “B”: menos importantes, deberían atenderse, aunque no sean tan urgentes como las “A”, pero pueden llegar a serlo si se les ignora.
     
   • “C”: menos importantes aún, si no se atienden, no producen consecuencias.
     
   • “D”: son las que no necesitan ser atendidas.

2. Aplicar el principio de Pareto
   1. Indagar y analizar cuál es el 20 por ciento de las tareas y actividades que conducen al 80 por ciento de los resultados que se deseen obtener.
   2. Una vez identificadas las tareas clave, de manera automática visualizaremos una lista de las tareas secundarias que corresponden a las tareas descartadas como claves.
   3. Realizar una priorización más específica de las actividades con la información obtenida, asignando más recursos y tiempo a las actividades clave.

• Este ejercicio se puede llevar a un programa de gestión de proyectos o un Gantt en Excel.
• Ten definidas las tareas o situaciones que son importantes y que no deberían aplazarse.
• Ten muy claros los roles de cada uno de los integrantes. De este modo, las tareas que van surgiendo estarán bien distribuidas dentro del equipo y se puede establecer cuáles son las más importantes para un actor que para otro.
• Planificar en tu agenda considerando que las emergencias existen, reservando un espacio adecuado para que las tareas y situaciones importantes se realicen efectivamente.

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Autocontrol y gestión del tiempo

Parte 1

(Nota: si te es posible valida con un compañero o jefe los tiempos)

1. Tareas reales (TR): Lo que haces en tu jornada de trabajo. Listar las tareas sin detalle
2. Tareas ideales (TI): Lo que crees que deberías hacer en tu jornada de trabajo.
3. Porcentaje de tiempo dedicado a cada una de las tareas escritas en las columnas TR y TI

Reflexiona:

1. ¿Existen diferencias entre lo que haces y deberías hacer? ¿Por qué lo crees?
   ___________________________________________________________
   
   
2. ¿Hay sorpresas en el tiempo dedicado a ciertas actividades? ¿Por qué?
   ___________________________________________________________
   
   
3. ¿Excede tu jornada real de la ideal? ¿A qué crees que se deba?
   ___________________________________________________________
   
   
4. ¿Qué actividades o malos hábitos son los que crees que interfieren con el cumplimiento de la lista?

   1. ___________________________________________________________
   2. ___________________________________________________________
   3. ___________________________________________________________

Parte 2.

Elige un hábito identificado del ejercicio anterior, realiza un plan de acción para modificarlo hasta llegar a un nuevo hábito que te permita llegar al cumplimiento del objetivo, de acuerdo con los pasos sugeridos por Duihgg, autor del “Poder de los hábitos”, citado en Jacobis (2017).

Pasos para instalar nuevos hábitos de acuerdo con Duihgg, citado en Jacobis (2017):

1. Identificar el hábito y cuál es el origen y detonante del deseo de dicho hábito.
2. Analizar los elementos restantes (acciones habituales y recompensa)
3. Si identificamos exactamente la composición del hábito a modificar, ya que un hábito no se puede eliminar porque es parte de nuestro cerebro, sino que se modifica elemento por elemento hasta convertirse en otro completamente diferente.
4. Para transformarlo se requiere atacar a los componentes, por ejemplo, removemos o el deseo o la recompensa, la detonante, etc. y lo sustituimos por lo que queremos lograr.
5. Incluye el nombre de con quién compartirás sobre tu nuevo hábito, esto te obligará a incrementar tu disciplina y tu determinación.
6. Visualiza. Hacerlo a diario y hacerlo como si ya se hubiera logrado la meta. Establece un horario en que lo llevarás a cabo.
7. Perseverar. Llevarla a cabo hasta sentirse incómodo por no hacerla. Regularmente se instala en 21 días. Programa 21 días para llevarlo a cabo
8. Reconocimiento. Reconocer y premiar el nuevo hábito para que el inconsciente asocie el premio con el nuevo comportamiento. Establece el premio que te darás al cumplirlo.

PLAN DE ACCIÓN PARA INSTALAR HÁBITOS

Parte 3.

Indicaciones

De la pregunta de reflexión de la “Parte 1: ¿Qué actividades o malos hábitos son los que crees que interfieren con el cumplimiento de la lista?”

Revisa con mayor profundidad el impacto de los ladrones del tiempo en tus actividades diarias. ¿cuáles se presentan con mayor frecuencia? ¿cuántos son de factores internos y cuáles externos?

Llena la siguiente tabla con tu reflexión, anotando los ladrones de tiempo que quieres eliminar. Si no está en la lista, puedes agregarlo, lo importante es que si has identificado que es recurrente e interfiere en tus resultados, hay que tomar acción para eliminarlo:

**Lista de ladrones del tiempo

• Acaparar el control total.
• Ser multitask.
• Falta de prioridades.
• No saber decir “no”.
• Ser perfeccionista.
• La desconcentración.
• Impuntualidad.
• Visitas no programadas.
• No tomar decisiones.
• Reuniones.
• Correo electrónico y llamadas.
• Horarios irreales.
• Entorno desorganizado.

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