Actividad 1

Evaluación rápida de la matriz de la administración del tiempo: ¿En dónde invierto mi energía?

Parte 1.

Matriz de la administración del tiempo

 

Urgente

No urgente

Importante

Cuadrante I                        NECESARIO
Se trabaja en:
-Crisis
-Juntas de emergencia
-Fechas límite de último minuto
-Presiones por problemas
-Eventos de imprevistos

 

 

Resultados
-Estrés
-Agotamiento
-Administración de crisis
-Rol bombero: siempre apagando incendios

Cuadrante II                           EFECTIVIDAD
Se trabaja en:
-Trabajo productivo                    
-Metas importantes
-Pensamiento creativo
-Planeación y actividades preventivas
-Construcción de relaciones
-Aprendizaje y crecimiento personal
-Ocio, actividades recreativas
-Afilar la sierra
-Construcción de la misión
Resultados
-Visión, perspectiva
-Equilibrio
-Disciplina
-Control
-Pocas crisis

No importante

Cuadrante III                   DISTRACCIÓN
Se trabaja en:
-Interrupciones innecesarias
-Reportes innecesarios
-Juntas irrelevantes
-Asuntos menores de otras personas
-Correo no importante, tareas, llamadas, etc.
Resultados
- Concentración en el corto plazo
-Administración de crisis
-Carácter de camaleón, atento a la reputación
- Considera que los planes y metas no valen la pena
-Se siente impotente, excluid

Cuadrante IV                     DESPERDICIO
Se trabaja en:
-Trabajo trivial
-Actividades por evitar
-Relajación excesiva, televisión, gaming, Internet
-Ladrones del tiempo
-Chismes
Resultados
-Irresponsabilidad total
-Despido de empleos
-Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos

Matriz de administración del tiempo.Traducida de: FranklinCovey. (s/f). Habit 3: Put first things first ®. Recuperado el 1 de julio, 2021, de https://www.franklincovey.com/habit-3/  y complementada con literatura de Covey, S. (2020). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva: la revolución ética en la vida cotidiana y en la empresa. Paidós (Original publicado en 1997)

En este ejercicio se evaluará de manera fácil y rápida la cantidad de tiempo y energía dedicadas a los cuadrantes de la matriz de administración del tiempo. Para cada una de las 8 preguntas, marca la opción que mejor se acerque a tu situación:

PREGUNTAS

Muy en desacuerdo

En desacuerdo

En ligero desacuerdo

En ligero acuerdo

De acuerdo

Muy de acuerdo

1. Dedico mucho tiempo a actividades importantes que exigen mi atención inmediata, como crisis, problemas apremiantes y proyectos cuyas fechas vencen.

1

2

3

4

5

6

2. Siento que siempre estoy apagando fuegos y en modo de crisis

1

2

3

4

5

6

3. No me parece que pierdo mucho el tiempo

1

2

3

4

5

6

4. Dedico mucho tiempo a actividades de escasa relevancia para mis prioridades principales, pero que exigen mi atención inmediata, como interrupciones innecesarias, reuniones irrelevantes, llamadas telefónicas y correos electrónicos sin importancia etcétera.

1

2

3

4

5

6

5. Dedico mucho tiempo a actividades importantes, pero no urgentes como planificación, preparación, prevención, construcción de relaciones y renovación personal.

1

2

3

4

5

6

6. Dedico mucho tiempo al trabajo improductivo, hábitos compulsivos, al correo basura, a ver televisión, navegar por internet, juegos, etcétera.

1

2

3

4

5

6

7. Siento que controlo la situación, gracias a una cuidadosa preparación, planificación y prevención.

1

2

3

4

5

6

8. siento que gestionó continuamente asuntos importantes para los demás, pero no para mí

1

2

3

4

5

6

Ejercicio tomado de: Covey, S. (2020) Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Cuaderno de trabajo. Paidós.pp.84, para fines educativos.

Resultados:

  1. Suma las puntuaciones de las respuestas a las preguntas indicadas.
  2. Coloca en cada cuadrante de la zona hasta el número que corresponde al total como se indica en el ejemplo.

Ejemplo: Pregunta 1=2
Pregunta 2=4
Total= 6


La Matriz de administración del tiempo hace una clasificación por niveles de prioridad en:

  • Urgente–Importante
  • Urgente–No importante
  • No urgente–Importante
  • No urgente–No importante

Preguntas de reflexión:

  • ¿Dónde se concentra tu energía?
  • ¿Estabas consciente de que trabajabas en cuadrantes de esta manera?
  • ¿Cuál es tu compromiso para mejorar la distribución de energía en los cuadrantes?

Recuerda:

  • Quienes se encuentran en el primer cuadrante, reacciona ante cuestiones urgentes, enfrentándose a crisis tras crisis
  • Quienes pasa mayormente su tiempo en el segundo cuadrante viven más equilibrados serenos y ordenados. planifican y ejecutan su vida de acuerdo con prioridades importantes

Parte 2.

Crea una lista de tareas por hacer para la próxima semana.

  1. Prioriza. Lo urgente prevalece sobre lo importante. Puedes usar Pareto o A, B, C
    • Aplica la regla 80/20 para determinar cuál es el 20% que te hará más productivo. Puedes considerar:
    • Alto rendimiento: ¿Qué tareas producirán la mayor rentabilidad de mi
    • inversión de tiempo y energía?
    • Objetivos personales: ¿Qué tareas son críticas para mis objetivos personales?
    • Objetivos profesionales: ¿Qué tareas beneficiarían más a mis objetivos profesionales y a la organización?
    • Delegación: ¿Qué tareas puedo delegar?
    • ABC. Trata de asignar a cada tarea un valor: A, B o C.
      • Tareas “A” deben ser atendidas inmediatamente. No realizarlas puede tener consecuencias graves.
      • Las tareas “B” deberían ser atendidas y aunque no sean tan urgentes como las tareas “A”. Al poco tiempo pueden convertirse en tareas A.
      • Las tareas “C” son las que se pueden no atender sin que se produzcan consecuencias.
      • Las tareas ”D” son las que no necesitan ser realizadas
  2. Utiliza la matriz de administración del tiempo para ubicar cada tarea de la lista.

 

Urgente

No urgente

Importante

Cuadrante I                        NECESARIO
Tareas

 

 

Cuadrante II                           EFECTIVIDAD
Tareas

 

No importante

Cuadrante III                   DISTRACCIÓN
Tareas:

 

 

Cuadrante IV                     DESPERDICIO
Tareas:

 


  1. Programa tiempos realistas

    Puedes subdividir tareas para evitar frustraciones por ser muy optimista en el tiempo de terminación de la tarea.
    Al programar el tiempo hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
    • Tiempo disponible que tenemos para realizar el trabajo.
    • Tiempo que necesitaremos para realizar cada una de las actividades.
    • Escribir la fecha y hora en la que vamos a realizar cada tarea.
    • Dejar un tiempo libre extra para atender problemas importantes y urgentes que puedan surgir.
    • Revisar de forma periódica la agenda.

  2. Control. Adicionalmente toma nota de los tiempos reales para que cada vez programes más certeramente, así mismo de las distracciones que son recurrentes para tomar acción sobre estas y ser más productivo.

 

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Actividad 2

Priorización con Matriz de Covey, A, B, C y Pareto

Indicaciones

Define los siguientes objetivos como objetivos SMART para tu situación en particular. Define los valores que hacen falta para que cumplan con la definición SMART. Incluye 3 objetivos laborales actuales** con los que quieras trabajar:

SMART

Definición

Preguntas clave

Specific
Específico

Describir concretamente lo que se quiere lograr.

¿Qué quién?
¿El objetivo está claro? ¿Es preciso?
¿Cualquier persona lo entiende?

Measurable
Medible

Incluir un indicador (KPI) para poder medir.

¿Cuánto?
¿Cómo voy a saber que lo terminé?
¿Qué evidencia se necesita para comprobarlo?

Attainable
Alcanzable

Ajustado a la realidad de la farmacia.

Describe un resultado.
¿Se cuentan con los recursos para cumplirlo?

Realistic
Realista

Ser útil a la farmacia

¿Para qué?
¿Está alineado a las metas de la empresa?

Time Bound
Acotado en el tiempo

Fecha límite para lograrlo

¿Cuándo tengo que cumplirlo?
¿Existe una fecha límite para cumplirlo?
¿Es posible cumplirlo para esa fecha?


Objetivo

Objetivo SMART

▪ Mejorar el ambiente de trabajo.

 

▪ Promover una actitud optimista entre tu equipo y tu clientela.

 

▪ Promover el bienestar y la prevención de la salud.

 

▪ Elaborar campañas colaborativas con negocios del entorno.

 

▪ Optimizar los recursos de tu farmacia.

 

▪ Mejorar el margen medio de beneficio.

 

▪ Aumentar la rotación de los productos paralizados

 

▪ Especializar tu farmacia en algún sector.

 

▪ Mejorar tu presencia online.

 

▪ Introducir nuevas marcas.

 

▪ Mejorar la organización y la planificación.

 

Objetivo laboral 1

 

 

Objetivo laboral 2

 

 

Objetivo laboral 3

 

 

**Para definir los objetivos laborales actuales, piensa en los planes estratégicos de Farmacias del Ahorro y cómo vas a contribuir a lograrlos junto con tu equipo. Ej. Suponer que un objetivo establecido es Posicionarse en 2 años como la cadena de farmacias especialista en ….

Posibles objetivos derivados (por completar):

  • Capacitación del personal en la especialización de los productos …
  • Adecuación en las tiendas de la línea de los productos…
  • Establecer negociaciones con los diferentes proveedores para obtener mejores precios…

Parte 2.

Indicaciones:

  1. Elige uno de los objetivos laborales del ejercicio anterior.
  2. Desarrolla la lista de actividades que se derivan de dicho objetivo.

Objetivo:

Actividades (lista las actividades en los renglones siguientes)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8

9.

10

11

12.

13.

14.

15.

  1. Prioriza usando la Matriz de gestión de tiempo de Covey
  2. Prioriza las actividades usando A, B, C
  3. Usa Pareto para identificar el 20 % que te permitirá conseguir el 80% de tus resultados.

Priorizar con Matriz de gestión de tiempo Covey

  1. Categorizar las actividades que se derivaron del objetivo en la matriz de acuerdo con su urgencia e importancia:

 

Urgente

No urgente

Importante

Cuadrante I                       
Tareas

 

 

 

¡Hazlo ya!

Cuadrante II                           
Tareas

 

 

 

Planifícalo

No importante

Cuadrante III                   
Tareas:

 

 

 

Comparte la responsabilidad con otros, si puedes

Cuadrante IV                    
Tareas:

 

 

 

No es relevante, no lo hagas o posponlo

Priorizar con A, B, C

  1. Ordenamos las tareas generadas del objetivo (paso 2 de las indicaciones) en grupos de prioridades:
    • “A”: más importantes, deben atenderse de inmediato, el no hacerlo conlleva consecuencias            
      graves.
    • “B”: menos importantes, deberían atenderse, aunque no sean tan urgentes como las “A”, pero pueden llegar a serlo si se les ignora.
    • “C”: menos importantes aún, si no se atienden, no producen consecuencias.
    • “D”: son las que no necesitan ser atendidas.
Prioridad
(A,B,C,D)

Actividad

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Aplicar el principio de Pareto
    1. Indagar y analizar cuál es el 20 por ciento de las tareas y actividades que conducen al 80 por ciento de los resultados que se deseen obtener.
    2. Una vez identificadas las tareas clave, de manera automática visualizaremos una lista de las tareas secundarias que corresponden a las tareas descartadas como claves.
    3. Realizar una priorización más específica de las actividades con la información obtenida, asignando más recursos y tiempo a las actividades clave.

Actividad

Responsable

Fecha inicio

Fecha fin

Material requerido

Presupuesto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Este ejercicio se puede llevar a un programa de gestión de proyectos o un Gantt en Excel.
  • Ten definidas las tareas o situaciones que son importantes y que no deberían aplazarse.
  • Ten muy claros los roles de cada uno de los integrantes. De este modo, las tareas que van surgiendo estarán bien distribuidas dentro del equipo y se puede establecer cuáles son las más importantes para un actor que para otro.
  • Planificar en tu agenda considerando que las emergencias existen, reservando un espacio adecuado para que las tareas y situaciones importantes se realicen efectivamente.

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Actividad 3

Autocontrol y gestión del tiempo

Parte 1

(Nota: si te es posible valida con un compañero o jefe los tiempos)

  1. Tareas reales (TR): Lo que haces en tu jornada de trabajo. Listar las tareas sin detalle
  2. Tareas ideales (TI): Lo que crees que deberías hacer en tu jornada de trabajo.
  3. Porcentaje de tiempo dedicado a cada una de las tareas escritas en las columnas TR y TI

 

TAREAS REALES

TIEMPO INVERTIDO

TAREAS IDEALES

TIEMPO REQUERIDO

1

 

 

 

 

2

 

 

 

 

3

 

 

 

 

4

 

 

 

 

5

 

 

 

 

6

 

 

 

 

7

 

 

 

 

8

 

 

 

 

9

 

 

 

 

10

 

 

 

 

11

 

 

 

 

12

 

 

 

 

13

 

 

 

 

14

 

 

 

 

15

 

 

 

 

Reflexiona:

  1. ¿Existen diferencias entre lo que haces y deberías hacer? ¿Por qué lo crees?
    ___________________________________________________________

  2. ¿Hay sorpresas en el tiempo dedicado a ciertas actividades? ¿Por qué?
    ___________________________________________________________

  3. ¿Excede tu jornada real de la ideal? ¿A qué crees que se deba?
    ___________________________________________________________

  4. ¿Qué actividades o malos hábitos son los que crees que interfieren con el cumplimiento de la lista?

    1. ___________________________________________________________
    2. ___________________________________________________________
    3. ___________________________________________________________

Parte 2.

Elige un hábito identificado del ejercicio anterior, realiza un plan de acción para modificarlo hasta llegar a un nuevo hábito que te permita llegar al cumplimiento del objetivo, de acuerdo con los pasos sugeridos por Duihgg, autor del “Poder de los hábitos”, citado en Jacobis (2017).

Pasos para instalar nuevos hábitos de acuerdo con Duihgg, citado en Jacobis (2017):

  1. Identificar el hábito y cuál es el origen y detonante del deseo de dicho hábito.
  2. Analizar los elementos restantes (acciones habituales y recompensa)
  3. Si identificamos exactamente la composición del hábito a modificar, ya que un hábito no se puede eliminar porque es parte de nuestro cerebro, sino que se modifica elemento por elemento hasta convertirse en otro completamente diferente.
  4. Para transformarlo se requiere atacar a los componentes, por ejemplo, removemos o el deseo o la recompensa, la detonante, etc. y lo sustituimos por lo que queremos lograr.
  5. Incluye el nombre de con quién compartirás sobre tu nuevo hábito, esto te obligará a incrementar tu disciplina y tu determinación.
  6. Visualiza. Hacerlo a diario y hacerlo como si ya se hubiera logrado la meta. Establece un horario en que lo llevarás a cabo.
  7. Perseverar. Llevarla a cabo hasta sentirse incómodo por no hacerla. Regularmente se instala en 21 días. Programa 21 días para llevarlo a cabo
  8. Reconocimiento. Reconocer y premiar el nuevo hábito para que el inconsciente asocie el premio con el nuevo comportamiento. Establece el premio que te darás al cumplirlo.

PLAN DE ACCIÓN PARA INSTALAR HÁBITOS

Identifica el hábito modificar (hábito que está impidiendo u obstaculizando el logro de los objetivos)

 

Identifica el hábito a instalar

 

 

Hábito:

 

Componentes

Deseo

Detonante

Secuencia de acciones

Recompensa

Describe

 

 

 

 

Selecciona en el cuadro correspondiente el componente a modificar

 

 

 

 

Describe nueva secuencia de acciones

 

 

 

 

Fecha para iniciar:
(recuerda que se necesitan 21 días)

 

 

 

 

Fecha diaria de ejercicio visualización del nuevo hábito

 

 

 

 

Se comunicará del nuevo hábito a:

 

 

 

Describe la recompensa que te darás al cumplir así como la fecha en que se planea cumplir.

 

 

 

Nombre y Firma de compromiso

 

 

 

Firma y fecha de cumplimiento
(Firmar cuando se haya cumplido el plazo)

 

 

 

Parte 3.

Indicaciones

De la pregunta de reflexión de la “Parte 1: ¿Qué actividades o malos hábitos son los que crees que interfieren con el cumplimiento de la lista?”

Revisa con mayor profundidad el impacto de los ladrones del tiempo en tus actividades diarias. ¿cuáles se presentan con mayor frecuencia? ¿cuántos son de factores internos y cuáles externos?

Llena la siguiente tabla con tu reflexión, anotando los ladrones de tiempo que quieres eliminar. Si no está en la lista, puedes agregarlo, lo importante es que si has identificado que es recurrente e interfiere en tus resultados, hay que tomar acción para eliminarlo:

No.

Ladrón de tiempo

Propósito

Evidencia

Beneficio

Ej.

Whatsapp

Revisarlo a las 10, comida y 5

Dejarlo en vibrador en la bandeja de la entrada

Más concentración

1

 

 

 

 

2

 

 

 

 

3

 

 

 

 

4

 

 

 

 

5

 

 

 

 

**Lista de ladrones del tiempo

  • Acaparar el control total.
  • Ser multitask.
  • Falta de prioridades.
  • No saber decir “no”.
  • Ser perfeccionista.
  • La desconcentración.
  • Impuntualidad.
  • Visitas no programadas.
  • No tomar decisiones.
  • Reuniones.
  • Correo electrónico y llamadas.
  • Horarios irreales.
  • Entorno desorganizado.

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