El éxito en el cumplimiento de objetivos de una empresa radica en qué tan bien las personas dentro de esta se alinean a sus objetivos y se organizan para lograr las metas individuales y colectivas. La agenda de trabajo de cada persona dentro de la organización contribuye a que esta logre sus objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Tomar conciencia de esto, ubica sobre la importancia de llevar una agenda efectiva como elemento básico de organización.
En este tema, se revisará el cómo crear una agenda de trabajo que enfoque hacia la productividad y el cumplimiento de objetivos, para ello, se utilizarán algunas de las técnicas que se presentaron en el tema anterior, en este caso aplicadas a través del proceso administrativo pasando por sus fases de planeación, organización y control.
En este tema se llevará a cabo el proceso administrativo definido en el tema anterior para explicar cómo se puede llegar a construir una agenda de actividades que lleve a la administración eficaz.
Se tomará como base el ejemplo de la Agenda clásica por ser el método más conocido y usado por directivos y personas en general para la administración del tiempo (incluido en el tema 1). La agenda puede contar además con espacios para ingresar las actividades, tareas, fechas, entre otros para visualizar los objetivos a corto, mediano y largo plazo, por lo que será muy útil en el seguimiento de la metodología en cualquier momento que se decida iniciar con la gestión del tiempo.
¿Cómo aprovechar al máximo las horas del día manteniendo el foco y sin desviarse? Para contestar esta pregunta se recurrirá al proceso administrativo.
El primer paso del proceso administrativo se refiere a la planeación, que, de acuerdo con Robbins, S. & Coulter (2018), implica la definición de objetivos, el establecimiento de estrategias para lograr dichos objetivos, así como desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tanto con los fines (qué) como con los medios (cómo) (p.9).”
El segundo paso es la organización, definida por Robbins, S, & Coulter (2018), como la “función administrativa que involucra acordar y estructurar el trabajo para cumplir los objetivos de la organización (p.9).”
Y por último el control, definido por Robbins, S, & Coulter (2018) como la “función administrativa que implica dar seguimiento, comparar y corregir el rendimiento laboral (p.9).”
Se concreta lo anterior en los pasos que se describen a continuación para construir la Agenda:
1. – Conocer los hábitos personales en la planificación y organización del tiempo.
Antes de entrar al proceso de administración del tiempo, conviene identificar aquellas actividades que por costumbre o desconocimiento obstaculizan el desarrollo de la gestión del tiempo. De acuerdo con una publicación de CEREM (2017), existen determinadas acciones que entorpecen la habilidad de gestionar el tiempo, por ejemplo:
Directamente relacionados con lo anterior, CEREM (2017) también menciona sobre otros factores que van en contra de la productividad personal y por tanto es importante identificarlos para controlarlos. Estos son los llamados “ladrones de tiempo”:
Conocer estos malos hábitos y/o identificar algún otro, así como los “ladrones de tiempo” ayuda a reconocer cuáles son los que se observan en el plano personal, para con ello, tomar acción en la desinstalación del hábito y/o en realizar acciones preventivas para quitar dicho obstáculo del camino de la eficacia. En el tema de “Autocontrol”, estaremos proporcionando algunas técnicas para el proceso desinstalación y creación de hábitos.
2.− Establecer objetivos e identificar prioridades.
Los objetivos ayudan a dar dirección y trazar un plan para conseguir lo que se quiere lograr no solo a nivel personal sino en equipo también, por lo que pueden ser definidos a corto, mediano o largo plazo. El común denominador de los métodos para definir objetivos es que se deben poder medir, deben estar apegados a la realidad y ser precisos.
Para establecer objetivos efectivos y obtener resultados, Erin Osterhaus, citado en Grensing, L. (2020); recomienda el uso de objetivos SMART, que es un acrónimo en inglés que significa “inteligente” y que se traduce en:
Ejemplo:
Suponer que se le ha pedido incrementar la capacidad de consultas en los consultorios médicos un 5 por ciento en la Zona Norte. La definición de un objetivo, considerando la metodología sería:
Incrementar las consultas en los consultorios médicos de la Zona Norte a través de consultas en línea (S) un 5 por ciento (M) para finales del mes de diciembre de 20XX (T). Suponiendo que en el semestre anterior se alcanzó un 3 por ciento de aumento debido a una campaña de promoción para hacer uso del servicio. (A) y de que tuvieron buenos comentarios del servicio (R)
En el tema de la priorización de actividades, utilizaremos la técnica de Pareto u 80-20 ya que resulta de gran utilidad que, de acuerdo con Gutiérrez (2013): Al aplicar este principio en la gestión de proyectos, sería decir que la mayoría de las personas tienden a invertir la mayor parte de su tiempo en actividades que no necesariamente producen los mayores resultados, beneficios o logros, en lugar de centrarse en las acciones que generan la mayor parte de resultados, beneficios o logros; es decir, una minoría de las causas provoca una mayoría de los efectos de acuerdo al principio de Pareto (80-20), por lo que aproximadamente el 80 por ciento de los resultados, beneficios o logros de una persona, proviene del 20 por ciento de su tiempo invertido en conseguirlos.
Pero ¿cómo se aplica la regla del 80-20 de Pareto?
3.− Organizar la planificación.
Un clásico en el tema de administración del tiempo aún vigente es Covey (2020), quien en el tercer hábito de su libro “7 hábitos de la gente altamente efectiva”: Primero lo primero, nos presenta la herramienta de Eisenhower sin embargo, él la popularizó y también es conocida como “Matriz de administración del tiempo”, misma que nos apoyará en la priorización y organización de actividades:
Los ejes que definen una actividad dentro de la matriz son la urgencia y la importancia. La importancia viene de adentro de la persona, representa al sistema de valores basado en principios, es la misión, la estrategia para central para alcanzar la meta y los planes y objetivos prioritarios para implementar la estrategia. Lo urgente llega de afuera, se aproxima, presiona y es muy común que se presente.
Se requiere distinguir entre las urgencias inevitables (por ejemplo, algunos accidentes, problemas de salud, situaciones derivadas de la inseguridad como asaltos, entre otros) y las urgencias que se pueden evitar y, por tanto, prever en una planificación, organización y sistematización de los procesos (por ejemplo, el horario de algunas entrevistas o la gestión de los reemplazos).
A partir de esto, existen cuatro formas de ocupar el tiempo personal:
|
Urgente |
No urgente |
Importante |
Cuadrante I NECESARIO |
Cuadrante II EFECTIVIDAD |
No importante |
Cuadrante III DISTRACCIÓN |
Cuadrante IV DESPERDICIO |
Matriz de administración del tiempo. Traducida de: FranklinCovey. (s/f). Habit 3: Put first things first ®. Recuperado el 1 de julio, 2021, de https://www.franklincovey.com/habit-3/
La persona efectiva evita las actividades del Cuadrante III, enfocando su energía a reducir las cosas urgentes e importantes (Cuadrante I) para enfocarse a las actividades importantes, pero no urgentes (Cuadrante II) el cual permite tener una visión integral de las cosas, mantener el equilibrio, la disciplina y el control, por lo que ocasionalmente enfrentan alguna crisis. Esto implica decir “NO”, que seas asertivo con base en tus prioridades y que tengas el valor de negarte cuando la situación lo amerite. El cuadrante IV es pérdida de tiempo, por lo tanto, hay que evitar caer en este.
Mayormente las personas pasan su tiempo en los cuadrantes I y III, donde lo urgente predomina sobre lo importante, esto se debe a las constantes solicitudes por parte de los jefes o porque tenemos saturación de cosas operativas. Trabajar en estos cuadrantes provoca saturación de actividades y por consiguiente, estrés, lo cual a su vez provoca desmotivación e improductividad.
Se comentó que el Cuadrante II es el que nos lleva a la efectividad, es decir, al cumplimiento de metas. Trabajar en el Cuadrante II es alinearse con los principios, los pilares sobre los cuales sustentamos nuestra vida.
La alineación con los principios personales da la orientación, que Covey maneja como “la brújula que nos da el verdadero norte”. Es necesario estar en el Cuadrante I ya que es donde producimos, sin embargo, el Cuadrante II aplica la CALIDAD, es donde planificamos, prevenimos problemas, ampliamos nuestra mente y aprendemos cosas nuevas que nos apoyan nuestro desarrollo personal.
Planear ahorra tiempo en la ejecución y nos garantiza mejores resultados. Administrar inteligentemente implica evitar que las tareas se vuelvan urgentes para no desenfocarnos. Se puede minimizar el tiempo de algunas urgencias a través de la DELEGACIÓN cuando sea posible y mediante una organización y planificación de los espacios y tiempos que consideren dichas urgencias. Esto es la clave en la administración efectiva del tiempo.
Para hacer uso de la matriz Eisenhower o Administración del tiempo;
Existe una relación muy estrecha entre el Cuadrante II de Covey y el Getting Things Done (GTD) de David Allen. El Cuadrante II implica gestionar las tareas desde nuestros principios y el conocimiento de nuestra misión personal, en un marco que permita un equilibrio entre lo que hacemos y lo que somos capaces de hacer. Paralelamente, GTD pretende gestionar la atención a partir de nuestros valores y propósito de vida, en constante equilibrio con el control de nuestra actividad diaria.
A continuación, para dar un referente de los diferentes métodos, presentamos la relación que existe entre la Matriz de gestión de tiempo con el método Getting Things Done (GTD) de David Allen. Un organizador del cuadrante II y por tanto, enfocado en la efectividad, tendrá que satisfacer seis criterios importantes (Covey, 2020, p.98):
En cuanto al enfoque en las actividades del Cuadrante II:
La nueva generación de gente productiva se basa en principios y valores propios; define su día a día en función de objetivos a largo plazo, no de las urgencias que surgen; y busca mejoras en sus diferentes áreas de responsabilidad, no solo en su carrera profesional.
La organización de las actividades previa su priorización, ayudan a tomar acción de estas de acuerdo con la naturaleza de su función respecto al alcance de los objetivos.
Por último, para cerrar el proceso administrativo, se requiere del control. Esta etapa supone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás. Sin embargo, esto en la realidad no es posible puesto que la mayor parte del tiempo se lleva a cabo la interacción con otras personas a quienes no se puede controlar.
Es importante entonces, medir el rendimiento de trabajo en función de los objetivos alcanzados y no de la cantidad de tiempo en las que se han realizado.
La evaluación del rendimiento laboral ofrece una fuente imprescindible de información que permite medir el éxito de la organización de la empresa. Este rendimiento se puede medir de dos formas:
Las dos mediciones es lo que idealmente se necesita ya que así se logra visualizar de manera integral los resultados de la empresa, siendo resultados más completos y generando información más objetiva para el control de tiempo en la empresa.
En esta etapa, habrá que medir tus logros con base en los objetivos alcanzados.
Un minuto invertido en la planeación de las actividades, ahorra hasta diez en la ejecución de estas, es por ello que, el proceso administrativo en la gestión del tiempo nos da la guía para que cada actividad sea optimizada en nuestro espacio de agenda.
El uso de la Agenda es esencial para organizarse y cumplir las metas. Esta debe ser utilizada para identificar la planificación de las actividades ya priorizadas.
Seguir técnicas como la Ley de Parte para identificar actividades productivas, SMART para el establecimiento de objetivos y la matriz de la gestión del tiempo o de Eisenhower para la priorización de las actividades, son de gran acompañamiento para enfocarnos en lo que realmente importa y con ello conseguir las metas propuestas.
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