Tema 2. CHIP Agile

En la actualidad, el liderazgo se ha enfrentado a diversos retos para la dirección de equipos de trabajo y organizaciones.

Debido a los constantes cambios, las necesidades del mercado, los avances tecnológicos, los factores sociales y la manera de trabajar han provocado la evolución de los paradigmas tradicionales a modelos adaptativos e incrementales, es decir, trabajos de forma ágil.

En esta experiencia educativa aprenderás los elementos fundamentales de las metodologías y recomendaciones que te servirán para liderar los equipos hacia un cambio de mentalidad ágil.

Aprendizaje ágil

El aprendizaje de los individuos dentro de una organización pasa a través de actividades, como la formación, el aumento de habilidades, la experiencia laboral y la educación formal.

La visión actual de las organizaciones se basa en el aprendizaje adaptativo, al entorno que tratan de hacer frente. Pero para Rojas (2020), el aumento de la capacidad de adaptación es solo la primera etapa.

Las empresas “aprendientes” deben centrarse también en el aprendizaje generativo, el cual enfatiza en la experimentación continua y en la retroalimentación a través de una evaluación seguida en la marcha sobre la definición y en la resolución de los problemas empresariales (Argyris y Schon, citado en Villar y Araya, 2020).

Las organizaciones adaptativas se centran en mejoras incrementales, en esencia, no cuestionan las formas existentes de hacer el trabajo, sino de desarrollar el aprendizaje de transformar la forma de hacer el trabajo.

Figura 1. Organizaciones adaptativas y generativas.

Por otro lado, en las organizaciones, el aprendizaje generativo no se mide por lo que se sabe (que es el producto del aprendizaje), más bien por cómo se aprende (el proceso de aprendizaje). El aprendizaje generativo requiere nuevas formas de ver el mundo.

Para lograr que una organización aprendiente se enfoque en el pensamiento generativo, Rojas (2020), sugiere el uso de cinco elementos:

• Pensamiento sistémico
  Capacidad de ver el panorama general buscando comprender y evaluar el funcionamiento e interacción con el todo, para conseguir un mayor entendimiento de los sucesos y sus motivos.


• Dominio personal
  Implica ser más realistas, centrados en convertirnos en la mejor persona posible y luchar por un sentido de compromiso y entusiasmo.


• Modelos mentales
  Es hacer que las nuevas ideas poderosas y las prácticas organizativas se conviertan en realidad. El proceso comienza con la autorreflexión y desenterrar estructuras y creencias arraigadas para comprender cómo influyen en la forma en que operamos nuestras propias vidas.


• Visión compartida
  Las visiones no pueden dictarse, se comienza con las visiones de los colaboradores que pueden no estar de acuerdo con la visión del líder. Lo que se necesita es una visión genuina que provoque el compromiso en las buenas y en las malas. Para construir una visión compartida, es necesario promover un compromiso de largo plazo.


• Aprendizaje en equipo
  Las organizaciones modernas operan sobre la base del trabajo en equipo, significa que las organizaciones no pueden aprender si los miembros del equipo no se unen y aprenden. Es un proceso de desarrollo de la capacidad para crear los resultados deseados, tener un objetivo en mente y trabajar juntos para alcanzarlo.
  
  Lo primero que se necesita para crear una organización aprendiente es un liderazgo efectivo, que no se basa en una jerarquía tradicional, sino que es una mezcla de diferentes personas de todos los niveles del sistema, que conducen de diferentes maneras (Senge, 1990).
  
  En segundo lugar, debe haber una comprensión de que todos tenemos el poder inherente para encontrar soluciones a los problemas que enfrentamos; que podemos y vamos a imaginar un futuro, y seguir adelante para crearlo.

Para poder aprender permanentemente, es necesario manejar estrategias y herramientas para buscar y trabajar con información de diferentes tipos, es decir, adquirir conocimientos y saber qué hacer con ellos.

Salir de la zona de confort para identificar cuáles son las cosas conocidas que ya no están funcionando, poder probar cosas nuevas, proponer cambios, asumir riesgos, trabajar con los propios miedos y saber manejar constructivamente los errores son acciones que el aprender a crear puede llevar al ser humano a llegar al verdadero aprendizaje (Dabdoub, citado en Abarca, Herrera y Vargas, 2021).

(Dabdoub, citado en Gómez y Schier, 2018), propone que es necesario impulsar las siguientes actitudes para favorecer el pensamiento creativo en un proceso educativo:

• Apertura a la experiencia: resistirse a la tentación de imponer las ideas personales sobre aquello que observamos.


• Tolerancia a la frustración y a la ambigüedad: saber que se requerirán varios intentos y probar diferentes caminos antes de llegar al resultado deseado.


• Actitud constructiva frente al error: si se ve al error como una amenaza, impide que se asuman riesgos, así que hay que hacer del error parte del crecimiento.


• Adecuado nivel de autoestima y confianza en uno mismo: tener buena autoestima permite que las personas resistan la presión que se ejercerá desde el exterior por tomar caminos diferentes.


• Inclinación a correr riesgos: estar cómodos con probar ideas nuevas que tal vez no funcionen; saber que se inicia con cierto grado de ansiedad por la incertidumbre de lo desconocido.


• Confianza en la intuición: generalmente solo confiamos en el pensamiento lógico, pero la creatividad es indispensable; confiar en este conocimiento interno permite conectar diferentes conocimientos y experiencias de forma nueva y útil.


• Motivación intrínseca: sentir el impulso de involucrarnos en actividades nuevas que brindan satisfacción por sí mismas y que nos llevan a experimentar y explorar caminos diferentes.

Te sugerimos revisar el siguiente video.

Metodologías ágiles

La forma de trabajar en la actualidad ha cambiado de una manera tradicional con el mandato de un jefe a estilos de trabajo autodirigidos con la guía de un líder, es decir, una forma de trabajo con enfoque ágil.

Delegar confianza a los equipos de trabajo y perseguir los objetivos como un todo, en lugar de individualmente, hace posible que haya un mejor clima organizacional.

Además, fomenta la organización, donde cada uno trabaja en lo que es mejor, logrando así los objetivos de negocio de una forma más efectiva e incrementando la probabilidad de éxito.

El término ágil se refiere al hecho de moverse, poder responder rápidamente y de forma sencilla; prácticamente se enfoca en ser rápido (SCRUMstudy, 2017).

En cualquier tipo de disciplina para la gestión de trabajo, la agilidad, desde el punto de vista de la calidad, es una buena alternativa que debería perseguirse. Es un enfoque ideal para los líderes organizacionales de la actualidad. El concepto involucra la búsqueda de ser adaptables durante la organización del trabajo organizacional.   

Con el paso del tiempo, las organizaciones han redefinido el concepto de ágil para visualizarlo de acuerdo con las necesidades y perspectivas de la empresa. Actualmente existen muchas propuestas de cómo se puede llevar a cabo el trabajo ágil desde diversos enfoques, no solamente dentro de su marco original, sino a través del complemento de otras metodologías y herramientas como Lean y Scrum.

De acuerdo con Scrum Alliance (2017), Scrum es un framework o marco de trabajo con el que las personas pueden resolver problemas complejos adaptativos y, a la vez, entregar de forma productiva y creativa productos con el mayor valor posible.

Tomando como base las aportaciones de Schwaber y Sutherland (2020), el Scrum moderno sigue un proceso empírico con base en lo siguiente:

• Inspección: los usuarios de Scrum deben revisar constantemente los elementos de trabajo y los avances, así como el progreso para saber si se acercan hacia el objetivo planeado, de manera que se identifiquen anomalías y se puedan arreglar para no afectar lo que se quiere alcanzar.


• Adaptación: si en el modelo existen anomalías o se identifica que el progreso no va de acuerdo con lo esperado, entonces se realizan los ajustes pertinentes. Scrum define eventos formales que ayudan al monitoreo del trabajo y a la adaptación del proceso.


• Transparencia: todo aspecto importante del proceso debe ser visible para los responsables del resultado. La transparencia se debe definir como un estándar común para impulsar la inspección. La inspección sin transparencia es engañosa y causa pérdidas de tiempo.

A continuación, se presenta el proceso de Scrum:

Figura 2. Proceso Scrum.

Para comprender cómo aplicar el proceso al entorno de trabajo, primero es necesario definir los roles:

• Scrum master: es el encargado de verificar que se implemente correctamente el proceso de Scrum y es el guía del equipo. Además, se encarga de remover impedimentos que puedan impactar las actividades del equipo y es el responsable de calendarizar todas las juntas.


• Product owner: es el responsable de transmitir al equipo la visión del producto que se desea llevar a cabo, y es quien aporta a la perspectiva del negocio. Es el principal responsable del éxito o fracaso del proyecto.


• Scrum team: el equipo de desarrollo encargado de la generación del producto.

Para liderar a tus equipos a través de Scrum, el proceso funciona de la siguiente forma:

1. Imagina que tienes un nuevo proyecto. Lo primero que se va a establecer es la visión del negocio o los objetivos a perseguir.


2. Después, se establecerá el tiempo para lograr los objetivos (por ejemplo, seis meses). Es importante y necesario elegir de cuántas semanas serán los ciclos de trabajo (a estos ciclos se les llama sprints). Deben definirse en periodos de tiempo entre una y cuatro semanas; será el tiempo para que los miembros del equipo puedan trabajar y reportar sus avances.


3. Antes de comenzar, es importante hacer una reunión inicial con el equipo para identificar los requerimientos (actividades detalladas que van a hacer), es decir, lo que harán a lo largo del tiempo (número 1 del diagrama); esto se coloca en un tablero conocido como product backlog, a manera de post it.


4. Una vez establecido lo anterior, el equipo debe comenzar a trabajar en los periodos definidos. Al inicio de cada ciclo se debe hacer una junta de planeación (sprint planning; número 2 del diagrama), en donde se elegirán las actividades que consideran que podrán lograr en el periodo establecido (sprint). Esto se genera en un tablero más pequeño y exclusivo para el sprint actual, conocido como sprint backlog.


5. Conforme vaya pasando el tiempo, el equipo debe avanzar en las actividades seleccionadas y se deben reunir todos los días en una junta conocida como daily Scrum para comentar sus avances e identificar si requieren apoyo con alguna problemática.


6. Al finalizar, se lleva a cabo una reunión (sprint review), en donde se revisan los avances y las actividades que se realizaron. En caso de que alguna actividad no se haya concluido, se devuelve al product backlog.


7. Finalmente, se debe hacer una junta al final, conocida como sprint retrospective, en donde se identifica cómo se puede mejorar el proceso y se deciden las actividades que se hicieron bien y las que deben dejar de hacer.

Este proceso se trabaja continuamente hasta culminar el tiempo definido para lograr el objetivo de negocio, particular de la visión y se evalúa si se cumplió. Adicionalmente, existen muchas herramientas en línea para llevar el proceso, no necesariamente debe hacerse con tableros y post its físicos.

El principio de Lean tiene su origen en la manufactura esbelta (lean manufacturing), que es la metodología de producción que busca eliminar desperdicios, mejora la productividad de la organización, entrega con una mayor calidad y reduce los tiempos de los procesos implicados en producción.

Esta forma de pensar no solo se aplica en empresas de manufactura y de producción convencional, es una cultura que también puede aplicarse a la gestión de proyectos ágiles, pues sus principios aplicados a los proyectos otorgan diversos beneficios.

Figura 3. Beneficios de Lean.
Fuente: Rodriguez, J. (s.f.). MANUFACTURA ESBELTA “UNA FILOSOFÍA DE GESTIÓN EFICAZ”. Recuperado de https://spcgroup.com.mx/manufactura-esbelta-una-filosofia-de-gestion-eficaz/

A continuación, se presenta el proceso para implementar proyectos Lean en la organización:

Figura 4. Procesos para implementar proyectos Lean.

Para implementar Lean al trabajo en el día a día de la organización, es necesario identificar la problemática o área/proceso que se desea mejorar. Una vez que se identifica, ya se pueden establecer los objetivos e implementar Lean a través de los siguientes pasos:

1. Primero debes establecer el objetivo de negocio o metas a perseguir para realizar la mejora al proceso de la organización, esto se realiza a través de un acta constitutiva o project charter, en donde se establece el problema, las ideas para resolverlo y las metas cuantitativas.


2. Es fundamental que el proceso que se va a mejorar se analice a detalle, además de realizar un diagrama detallado, esto se hace creando un SIPOC, que es básicamente un diagrama de flujo de las tareas que se llevan a cabo en el proceso que se va a analizar; conocer quiénes proveen los elementos para el proceso, las entradas, actividades, salidas y quiénes reciben los resultados.


3. Después, se procede a mapear todas las actividades detalladas del proceso para identificar si generan o no valor. A través de un mapeo de flujo de valor (value stream mapping, VSM), se deben analizar cuáles de las actividades del proceso se pueden fusionar, eliminar, modificar o cambiar de orden. Además, se identifican los tiempos para cada una de las actividades del proceso.


4. Posteriormente, se identifican aquellas actividades donde se harán cambios, movimientos y fusiones para hacer un análisis de causa raíz (root cause analysis), el cual ayudará a encontrar las raíces de las problemáticas en el proceso.


5. Ahora se debe definir un plan de acción. Las acciones deberán enfocarse en remover las causas identificadas.


6. Finalmente, debe presentarse el nuevo proceso a todos los implicados (una vez cerradas las acciones) y monitorear que el proceso se mantenga con un plan de control.

Al concluir el proyecto, el líder debe realizar nuevamente un mapeo de flujo de valor (VSM) del proceso nuevo. Se debe realizar una comparación del VSM actual y del anterior, de manera que se puedan identificar las diferencias en los tiempos y así cuantificar la mejora (por ejemplo, reducción en el proceso de 9 mil horas a 3 mil horas).

Adaptación continua

Hoy en día, no solo es importante rodearnos de personas que nos permitan crecer en libertad, sino de personas que nos impulsen al desarrollo y nos motiven a dar pasos seguros hacia el cambio.

Tal vez habrás interactuado con personas que frenan y obstaculizan el potencial de quienes les rodean, personas que presentan excusas en lugar de resultados, personas que prohíben o inhiben a otros por sus propios intereses, personas que se dan por vencidos antes de dar los primeros pasos o personas que adoptan el papel de “víctimas”, en lugar de responsabilizarse y afrontar los desafíos

Las tendencias del mercado son cambiantes, principalmente por los avances tecnológicos inherentes a la era de la transformación digital. Por esta razón, las exigencias del consumidor y su demanda son cada vez menos predecibles, siendo la causa de que tanto líderes empresariales como la forma de trabajo deben tener una adaptación continua para cubrir las expectativas cambiantes.

Las metodologías ágiles, como Scrum, Lean, Kanban y SAFe son elementos de gran apoyo que deben considerarse en las empresas de hoy. Por la naturaleza adaptativa, iterativa e incremental, los métodos ágiles facilitan la cobertura de las demandas cambiantes del mercado.

Estas metodologías se enfocan en mantener una relación íntima con los interesados y el consumidor. Mientras se desarrollan, es posible implementar cambios continuos que se puedan ver reflejados rápidamente en los productos y servicios. La clave es que la iniciativa siempre provenga del cuerpo de liderazgo.

Como líder, seguramente has tenido algunos éxitos, y para lograrlo tuviste que responsabilizarte de decisiones y acciones. Quizá te hayas deshecho de algunos prejuicios, o en algún momento te habrás cuestionado si puedes triunfar de otra forma o pensado en deshacerte de hábitos que limitan tu presente y tu futuro.

De acuerdo con López (2018), la adaptación al cambio es un indicador que apoya a los líderes y que es relevante para diversas áreas de la organización. Es una competencia que ayuda a la versatilidad de comportamiento y a la habilidad hacer cambios en la conducta para alcanzar los objetivos y solucionar problemas.

El proceso de adaptación al cambio nos permite afrontar nuevos desafíos, cambiar de planes y renovarnos. Esto se puede lograr a través de lo siguiente:

Figura 5. Proceso de adaptación al cambio.

• Aprender nuevas estrategias: se debe estar a la vanguardia en las metodologías y herramientas que surgen en el mercado, de manera que la adaptación sea constante. Dentro del trabajo ágil es posible identificar estrategias al enfrentarse a necesidades o problemas con algunos clientes e implementarlas en otros escenarios.


• Comprometerse con nuevos proyectos: construir una mentalidad creativa donde haya una apertura a nuevas oportunidades de negocio, a través de metodologías como el proceso de pensamiento de diseño (design thinking). Junto con otras metodologías ágiles, es posible desarrollar ideas innovadoras que fomenten el crecimiento de la organización.


• Mejora continua y desarrollo: con metodologías como Lean, la idea es que haya un enfoque en mejorar la forma de trabajar individual, grupal y, en general, de la organización. Esta metodología es ideal para la mejora continua.


• Capacidad de adaptación a cambios: el estilo de trabajo ágil es por naturaleza adaptativo, iterativo e incremental, por lo que lidiar con cambios es mucho más simple y se puede convertir en una ventaja organizacional (responder a ellos de manera efectiva).

Te sugerimos revisar el siguiente video:

Los cambios tecnológicos y la forma de hacer negocios han motivado a las compañías a tener una renovación constante en su manera de trabajar y, por ende, sus líderes deben responder a las nuevas tendencias en un proceso de adaptación y cambios continuos.

La manera de pensar de una organización y su cultura se ven influenciadas directamente por su cuerpo de liderazgo, por esta razón es conveniente que aproveches metodologías como Scrum y Lean, junto con otros enfoques ágiles para promover la adaptación continua en la organización.

Para concluir esta experiencia educativa, reflexiona en las siguientes preguntas:

• ¿En qué escenarios podrías usar Scrum o Lean?


• ¿Cuál es el impacto de la mentalidad de la adaptación continua en las empresas de hoy?