La auditoría de proceso VDA 6.3 es una norma de la familia de las VDA 6, las cuales se enfocan en la evaluación y auditorías de proceso dentro de un sistema de gestión de calidad (SGC). A continuación, conocerás el objetivo de cada evaluación de proceso presente en el cuestionario, así como los beneficios que aporta a la organización.
Primeramente, debes conocer los elementos que se abordan en la norma VDA 6.3, los cuales se detallan a continuación (VDA, 2016):
Es importante recalcar que, cuando se habla de la aplicación del cuestionario, se está haciendo referencia a los elementos del P2 al P7. Por su parte, los elementos del P2 al P4 se centran en la fase inicial del proceso de desarrollo del producto y se utilizan para la identificación temprana del grado de madurez y los riesgos del proceso desde la etapa de contratación hasta la producción en serie. Por último, los elementos de proceso del P5 al P7 son aplicables en la etapa de inicio de la producción para el monitoreo continuo del proceso en serie, o bien, para respaldar un análisis de proceso reactivo que se base en eventos.
En este tema conocerás de manera general los elementos que se cubren en cada uno de estos puntos del proceso para la certificación en VDA 6.3, así como una muestra del cuestionario utilizado durante la evaluación.
11.1 Elementos del proceso P2, P3 y P4
El SGC asegura la capacidad de un proveedor para producir un nivel definido de calidad del producto. Por consiguiente, los procesos de una organización son la base principal para garantizar el desempeño de una organización y asegurar el cumplimiento de las características y requerimientos descritos en los diseños de los productos. Por tanto, para auditar los procesos se utiliza el cuestionario descrito en la norma VDA 6.3 (Marmolejo, s.f.).
Los beneficios de aplicar el cuestionario de la norma VDA 6.3 en una organización son los siguientes (Marmolejo s.f.):
De acuerdo con la VDA 6.3, el cuestionario es la principal herramienta para el auditor quien, dependiendo de la fase del ciclo de vida del producto, selecciona los elementos de proceso relevantes para la auditoría. Adicionalmente, se pueden agregar requerimientos específicos a estas preguntas según los riesgos del producto o procesos identificados. Asimismo, las preguntas descritas en el cuestionario se pueden utilizar para procesos de todo tipo de producto o servicio en la industria automotriz (VDA, 2016).
El cuestionario se estructura de preguntas, así como de requisitos mínimos relevantes para la evaluación y posibles ejemplos de implementación. Los ejemplos relevantes deben ser identificados y seleccionados basados en un producto o proceso específico, profundizando en ello cuando sea necesario, por lo que de igual forma debe analizarse y evaluarse. La evaluación se realiza basada en las preguntas de la lista de requisitos mínimos y relevantes para la evaluación.
Para el auditor de procesos VDA 6.3, la auditoría consta de dos actividades independientes entre sí:
El uso de los elementos de proceso del P2 al P4 se centran en la fase inicial del proceso de desarrollo del producto, mientras que los elementos de proceso del P2 y P3 se utilizan idealmente para analizar las actividades de planificación después de la contratación. Por su parte, el elemento de proceso P4 se puede programar en un momento posterior para analizar y evaluar la implementación de las actividades de planificación de acuerdo con el elemento de proceso P3.
Entonces, el desarrollo de los elementos del proceso ofrece la posibilidad de evaluar las actividades de planificación, así como la implementación/realización. Según la norma VDA 6.3, los elementos de proceso P3 y P4 se pueden auditar juntos o por separado al evaluar la planificación o implementación del producto, y la planificación o implementación del proceso, pero esto dependerá de la organización auditada (VDA, 2016).
A continuación, se presenta la descripción general del cuestionario relacionado con los elementos P2, P3 y P4:
P2 | Gestión de proyectos | Análisis potencial** | Transporte/Manipulación de piezas |
2.1 | ¿Se ha establecido una gestión de proyectos con una organización de proyectos? | X | |
2.2 | ¿Están todos los recursos necesarios para la implementación del proyecto planificados y disponibles, y se informan los cambios? | X | |
2.3 | ¿Existe un plan de proyecto y se ha acordado con el cliente? | X | |
2.4 | ¿Se implementa la planificación avanzada de la calidad del producto dentro del proyecto y se supervisa su cumplimiento? | X | |
2.5* | ¿Se implementan y supervisan las actividades de adquisición del proyecto para verificar su cumplimiento? | X | |
2.6* | ¿La gestión del cambio dentro del proyecto está garantizada por la organización del proyecto? | X | |
2.7 | ¿Existe un proceso de escalamiento establecido y se implementa efectivamente? | X | |
P3 | Planificación del desarrollo de productos y procesos | Análisis potencial** | Transporte/Manipulación de piezas |
3.1 | ¿Están disponibles los requisitos específicos del producto y del proceso? | X | |
3.2* | ¿Se evalúa exhaustivamente la viabilidad de acuerdo con los requisitos del producto y del proceso? | X | |
3.3 | ¿Están planificadas a detalle las actividades para el desarrollo de productos y procesos? | ||
3.4 | ¿Están planificadas las actividades de atención al cliente, satisfacción del cliente, servicio al cliente y análisis de fallas de campo? | ||
3.5 | ¿Se han tomado en cuenta los recursos necesarios para el desarrollo de productos y procesos? | ||
P4 | Implementación del desarrollo de productos y procesos | Análisis potencial** | Transporte/Manipulación de piezas |
4.1* | ¿Se implementan las acciones de los planes de desarrollo de productos y procesos? | X | |
4.2 | ¿Hay recursos de personal disponibles y calificados para asegurar el inicio de la producción en serie? | ||
4.3 | ¿Los recursos materiales están disponibles y son adecuados para asegurar el inicio de la producción en serie? | X | |
4.4* | ¿Están disponibles las aprobaciones y las liberaciones requeridas para el desarrollo de productos y procesos? | X | |
4.5 | ¿Las especificaciones de fabricación e inspección se derivan del desarrollo de productos y procesos? ¿Se implementan? | ||
4.6 | ¿Se lleva a cabo una prueba de rendimiento en condiciones de serie para el lanzamiento de la serie? | ||
4.7 | ¿Están establecidos los procesos para garantizar la atención al cliente, satisfacción del cliente, servicio al cliente y análisis de fallas de campo? | ||
4.8* | ¿Existe un método controlado para el traspaso del producto desde el desarrollo hasta la producción en serie? | ||
11.2 Elementos del proceso P5, P6 y P7
Los elementos de proceso P5 a P7 se aplican idealmente en proyectos o productos que han iniciado producción. Por tanto, como parte del proceso de producción en serie, se evaluarán los elementos P5 a P7, los cuales se presentan a continuación:
Cada organización tiene derecho a adaptar el uso de los elementos del proceso para satisfacer sus necesidades durante el desarrollo y la producción del producto. Por tanto, si la producción en serie del elemento de proceso P6 requiere un desglose en pasos de proceso, cada paso debe especificarse y evaluarse por separado. A continuación, se presenta la descripción general del cuestionario relacionado con los elementos P5, P6 y P7:
P5 | Administración de suministros | Análisis potencial** | Transporte/Manipulación de piezas |
5.1 | ¿Solo se utilizan proveedores aprobados y con capacidad de calidad? | X | |
5.2 | ¿Se toman en cuenta los requisitos del cliente en la cadena de suministro? | X | |
5.3 | ¿Se han acordado e implementado acuerdos de metas para el desempeño de los proveedores? | ||
5.4* | ¿Están disponibles las versiones necesarias para los productos y servicios comprados? | X | |
5.5* | ¿Se garantiza la calidad acordada de los productos y servicios adquiridos? | X | |
5.6 | ¿Se entregan y almacenan adecuadamente las mercancías entrantes? | X | |
5.7 | ¿El personal está calificado para sus respectivas tareas? ¿Las responsabilidades están definidas? |
P6 | Producción de análisis de procesos | Análisis potencial** | Transporte/Manipulación de piezas |
6.1 | ¿Qué entra en el proceso? (Entrada de proceso). | ||
6.1.1 | ¿Se ha transferido el proyecto de desarrollo a la producción en serie, garantizado un comienzo fiable? | X | |
6.1.2 | ¿Están disponibles las cantidades/tamaños de lote de producción necesarios de los materiales entrantes en el momento acordado y en el lugar de almacenamiento/estación de trabajo correcto? | X | |
6.1.3 | ¿Se almacenan adecuadamente los materiales entrantes y los medios de transporte/embalaje son adecuados para las características especiales de los materiales entrantes? | X | |
6.1.4 | ¿Están disponibles las identificaciones, registros o liberaciones necesarias y se asignan adecuadamente a los materiales entrantes? | X | |
6.1.5* | ¿Se rastrean y documentan los cambios en el producto o proceso realizados durante la producción en serie? | ||
6.2 | ¿Todos los procesos de producción están controlados? (Gestión de proceso) | ||
6.2.1 | ¿Están completos los requisitos del plan de control y se han implementado efectivamente? | X | |
6.2.2 | ¿Se produce una liberación repetida para el reinicio de la producción? | X | |
6.2.3* | ¿Se manejan características especiales en la producción? | X | |
6.2.4* | ¿Se gestionan las piezas no liberadas o defectuosas? | X | X |
6.2.5 | ¿Está asegurado el flujo de materiales y piezas contra mezclas o elementos incorrectos? | X | |
6.3 | ¿Qué funciones apoyan el proceso? (Recursos de personal). | ||
6.3.1* | ¿Los empleados son capaces de cumplir con las tareas asignadas? | X | |
6.3.2 | ¿Conocen los empleados sus responsabilidades y autoridad en el monitoreo de la calidad del producto y en la calidad del proceso? | ||
6.3.3 | ¿Están disponibles los recursos de personal necesarios? | X | |
6.4 | ¿Qué medios se utilizan para implementar el proceso? (Recursos materiales). | ||
6.4.1* | ¿Se pueden cumplir los requisitos específicos del producto del cliente con el equipo de fabricación? | X | |
6.4.2 | ¿Se controla el mantenimiento de los equipos, así como las herramientas de fabricación? | X | |
6.4.3* | ¿Se pueden monitorear de manera efectiva los requisitos de calidad con las instalaciones de medición y prueba en uso? | X | |
6.4.4 | ¿Los puestos de trabajo e inspección se adecuan a las necesidades? | X | |
6.4.5 | ¿Se almacenan correctamente las herramientas, los equipos y los equipos de prueba? | ||
6.5 | ¿Qué tan efectivo es el proceso que se está llevando a cabo? (Eficacia, eficiencia, evitación de residuos). | ||
6.5.1 | ¿Hay objetivos establecidos para el proceso de fabricación? | ||
6.5.2 | ¿Se recopilan los datos de calidad y de proceso de una manera que permita el análisis? | ||
6.5.3* | En caso de desviaciones de los requisitos del producto y del proceso, ¿se analizan las causas y se verifica la efectividad de las acciones correctivas? | X | |
6.5.4 | ¿Se auditan periódicamente los procesos y productos? | X | |
6.6 | ¿Qué debe producir el proceso? (Resultado del proceso; salida) | ||
6.6.1 | ¿Las cantidades/tamaños de los lotes de producción satisfacen las necesidades y se dirigen sistemáticamente al siguiente paso del proceso? | X | |
6.6.2 | ¿Los productos/componentes se almacenan de forma adecuada y las instalaciones de transporte/arreglos de embalaje son adecuados para las características especiales de los productos/componentes? | X | X |
6.6.3 | ¿Se conservan los registros/liberaciones necesarias? | X | |
X | |||
6.6.4* | ¿Se cumplen los requisitos del cliente en la entrega del producto final? |
P7 | Atención al cliente/satisfacción del cliente/servicio | Análisis potencial** | Transporte/Manipulación de piezas |
7.1 | ¿Se cumplen todos los requisitos relacionados con el sistema QM, el producto y el proceso? | X | |
7.2 | ¿Está garantizado el servicio al cliente? | X | |
7.3* | ¿Está garantizado el suministro de piezas? | X | |
7.4* | Si hay desviaciones de los requisitos de calidad o quejas, ¿se llevan a cabo los análisis de fallas y se implementan acciones correctivas de manera efectiva? | X | |
7.5 | ¿El personal está calificado para sus respectivas tareas y las responsabilidades están definidas? | ||
Nota: *Preguntas.
** Preguntas del cuestionario que deben ser auditadas como mínimo en el marco del análisis de potencial.
Además de las preguntas de VDA 6.3 enumeradas en la norma, se recomienda crear una base de datos de conocimiento para almacenar información sobre el riesgo asociado con los productos y procesos individuales. Del mismo modo, los aprendizajes y experiencias previas se pueden utilizar como un complemento a los requisitos enumerados para la evaluación.
Con base en el análisis de riesgo, los riesgos y su evidencia objetiva deben cotejarse con el cuestionario e integrarse en la pregunta aplicable. Pero si algún elemento no se puede asignar lógicamente a una pregunta existente, se pueden agregar más preguntas.
Sin embargo, esto significa que los resultados ya no serán necesariamente comparables, por lo que, en tales casos, será necesario adaptar la matriz de evaluación. También se debe hacer una nota en la portada del informe de auditoría señalando este hecho.
La implementación y el cumplimiento de la norma VDA 6.3 en las organizaciones tiene gran importancia y aportación en el sector automotriz como parte de la estrategia de calidad en la industria automotriz alemana.
A saber, la auditoría de proceso VDA 6.3 se divide en seis secciones (Mexico Industry, 2019):
Se puede concluir que la norma VDA 6.3 puede ser aplicable por cualquier organización, tanto para auditorías de procesos internos, así como para auditorías externas, con el fin de identificar y evaluar el desempeño de clientes potenciales o ya existentes. Aunque no es una norma para certificación, sí es utilizada para la evaluación y selección de proveedores como una herramienta ya validada para mejorar la calidad de las materias primas y servicios entregados, previendo errores, fallos y quejas, con el objetivo de construir una cultura de participación cliente-proveedor en los procesos de mejora continua (Marmolejo, s.f.).
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