Para profundizar en el tema consulta en la Guía del PMBOK® (2017) los siguientes apartados:

321, Grafico 9-6 Estimar los recursos de las actividades: Diagrama de flujo de datos

De acuerdo con la Guía del PMBOK® (2017), capítulo 9 (p. 307), “incluye los procesos para identificar adquirir y gestionar los recursos necesarios para la conclusión exitosa del proyecto”. Estos procesos ayudan a garantizar que los recursos adecuados estarán disponibles para el director del proyecto y el equipo del proyecto en el momento y lugar adecuado.

Un director de proyectos debe identificar claramente esos roles y responsabilidades de la gerencia, de los miembros del equipo y de otros interesados en el proyecto utilizando diversas herramientas, tales como una matriz de asignación de responsabilidades para hacerlo.

Los procesos que son parte de la gestión de los recursos son:

1. Planificar la gestión de recursos

El inciso 9.1 (p. 312) de la Guía del PMBOK® (2017) señala que este proceso tiene como principal objetivo “planificar la gestión de los recursos es el proceso de definir cómo estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y del equipo. El beneficio clave de este proceso es que establece el enfoque y nivel de trabajo de gestión necesarios para gestionar los recursos del proyecto en base al tipo y complejidad del proyecto.” Durante este proceso, el director de proyectos se enfoca en:

• Determinar los recursos humanos y físicos (materiales, equipos, instalaciones, etc.) que se necesitarán.
• Negociar con los gerentes (dueños de los recursos) la obtención de recursos humanos óptimos disponibles.
• Crear un directorio del equipo de proyecto.
• Crear descripciones del trabajo del proyecto para los miembros del equipo y otros interesados.
• Asegurarse que todos los roles y responsabilidades del proyecto hayan sido claramente asignados.
• Entender las necesidades de los miembros del equipo en cuanto a capacitación.
• Crear sistemas de reconocimiento y recompensa.
• Crear un plan de asignación de personal:
  • Plan de adquisición de personal (de dónde vendrán).
  • Calendarios de recursos (cuándo están o estarán disponibles las personas).
  • Plan de liberación de personal (cuándo los recursos serán liberados y ya no estarán vinculados al proyecto).
  • Necesidad de capacitación del personal (qué capacitación necesitan los recursos).
  • Reconocimiento y recompensas (criterios de uso).
  • Cumplimiento de reglas (cómo el proyecto cumplirá con cualquier regla relacionada con los recursos humanos).
  • Seguridad (políticas que protegen a los recursos).

2. Estimar los recursos de las actividades

Se trata de determinar el tipo y la cantidad de recursos tanto físicos como humanos, que se utilizarán en cada actividad, incluyendo:

• Materiales
• Equipos
• Instalaciones
• Personas
• Suministros

3. Adquirir recursos

Adquirir recursos significa, de acuerdo con el inciso 9.3 (p.328) de la Guía del PMBOK® (2017), “Obtener miembros del equipo, instalaciones, equipamiento, materiales, suministros y otros recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto”.

Se requiere llevar a cabo lo siguiente:

• Adquirir los físicos necesarios para la ejecución de las actividades del proyecto
• Determinar qué recursos humanos están ya preasignados al proyecto y confirmar su disponibilidad y responsabilidad.
• Negociar con la organización la obtención de los mejores recursos humanos disponibles.
• Contratar nuevos empleados cuando así se requiera.
• Contratar los recursos humanos externos a la organización ejecutante a través del proceso de contratación.
• Entender las posibilidades y los problemas que presenta el uso de equipos virtuales.
• Gestionar el riesgo de que los recursos humanos no estén disponibles cuando se les necesita.

4. Desarrollar el equipo

La Guía del PMBOK® (2017), inciso 9.4 (p. 336), define este proceso como “mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto”.

Este proceso se opera durante la ejecución del proyecto, y como resultado se obtiene una menor rotación de personal, mejoras en los conocimientos y en las habilidades del individuo y mejor trabajo en equipo.

Este proceso se centra en tres objetivos centrales:

Desarrollo del equipo de trabajo.

• Enfoque del desarrollo de las capacidades y de las habilidades de los individuos.
• Esto construye una buena base para la cohesión del equipo.

Actividades de formación de equipo.

• Enfoque en lograr un equipo más unido.
• Se busca ejecutar actividades de team building (formación de equipo).

Evaluación del desempeño del equipo.

• Enfoque en cómo se está desempeñando el equipo como un todo.

5. Dirigir al equipo

La Guía del PMBOK® (2017), inciso 9.5 (p. 345), establece que este proceso “consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto”.

Eso significa que se opera en la ejecución y se enfoca en dirigir personas día a día, desafiando a los miembros del grupo para ser parte de un equipo de desempeño superior. Para lograr este objetivo de dirección es importante asegurar las siguientes acciones en el rol de director de proyecto:

• Promover comunicación.
• Negociar.
• Ser líder.
• Observar lo que sucede.
• Completar evaluaciones de desempeño del proyecto (la realiza el supervisor o jefe directo de los miembros).

Parte de las responsabilidades del director de proyecto es gestionar los conflictos dentro del proyecto.

A pesar de que a menudo se considera que el conflicto es malo, la verdad es que presenta oportunidades para mejorar.

¿Cuántas veces has borrado un correo de voz sin escuchar el mensaje hasta el final? ¿Tu buzón de entrada de correos está inundado de correos electrónicos? ¿Cuántas veces no has leído completamente un correo electrónico?

Este tipo de situaciones ocurren con bastante frecuencia en los proyectos e indican que es necesario planificar y gestionar mejor las comunicaciones.

La Guía del PMBOK® (2017), en su capítulo 10 (p. 359), define que esta gestión “Incluye los procesos necesarios para asegurar que las necesidades de información del proyecto y de sus interesados se satisfagan a través del desarrollo de objetos y de la implementación de actividades diseñadas para lograr un intercambio eficaz de información”.

A continuación, se describirá cada uno de los procesos que conforman la gestión de las comunicaciones del proyecto.

De acuerdo a la Guía del PMBOK® (2017), la gestión de las comunicaciones “es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos”.

Imagina todas las relaciones que hay dentro de tu proyecto, y piensa cómo las tienes que integrar para armar tu plan.

Planificar la gestión de las comunicaciones

Esto se relaciona con la sección sobre los interesados. Las necesidades de los interesados deben ser tomadas en cuenta. Durante el proyecto, hazte la pregunta sobre cuál interesado tiene qué información y en qué momento. Con esta información, puedes crear un plan de gestión de las comunicaciones.

Los beneficios que se obtienen con la planificación son:

• Disminuye conflictos.
• Disminuye problemas de comunicación.
• Define las responsabilidades de comunicación.

Gestionar las comunicaciones

Mientras se ejecuta el proyecto, muchos interesados necesitarán recibir información sobre él. El proceso de gestionar las comunicaciones incluye recopilar y brindar esta información y garantizar el flujo de información en ambos sentidos del proyecto según lo planeado. Este proceso consiste en implementar el plan de gestión de las comunicaciones: utilizar la tecnología, los modelos y los métodos establecidos en el plan para satisfacer las necesidades de comunicación para cada etapa del proyecto.

Se sugiere la implementación del modelo Matricial R.A.C.I., donde se pueden determinar los Responsables, Aprobadores, Consultores e Informados.

• Responsables:
• ¿Quién realizará la actividad?
• ¿Quién fue asignado para realizar la tarea?

• Aprobador:
• ¿Quién tiene autoridad sobre la toma de decisiones?
• Si algo sale mal, ¿quién es el responsable?

• Consultado
• Alguien que pueda decirme más sobre esta tarea.
• Stakeholder previamente identificados.

• Informado:
• Alguien cuyo trabajo depende de esta tarea.
• ¿Quién debe estar informado sobre el progreso de la tarea?

La Matriz RACI funciona cuando todas las tareas en ella representadas tienen un responsable y un aprobador.

Si existen demasiadas personas en el rol de consultor, deberá asegurar el flujo de comunicación efectivo entre ellos, considerando mover algunos al carácter de Informado para reducir ruido en la comunicación.

En este proceso no sólo envías información, sino también necesitas asegurarte de que las comunicaciones sean recibidas, efectivas, eficientes y entendibles. También debes brindar oportunidades para que los interesados soliciten más información y clarificación, según sea necesario.

Los distintos tipos de información que se pueden presentar son los siguientes:

• Informe de estado.
• Informe de avance.
• Informe de tendencias.
• Informe de proyección.
• Informe de variación.
• Informe de valor ganado.
• Documentación de lecciones aprendidas.

Controlar las comunicaciones

Mediante el monitoreo de las comunicaciones estás evaluando cómo se desarrollan las comunicaciones en tu proyecto, a fin de garantizar que la información fluya según lo planeado: de modo correcto, a las personas correctas y en el momento correcto.

Tu plan de gestión de las comunicaciones tendrá detalles sobre cómo medir la efectividad y eficiencia de todas las comunicaciones planeadas. Deberías sugerir a las personas del equipo que informen los problemas de comunicación o que identifiquen las formas en que las comunicaciones se pueden mejorar en el proyecto.