La Guía del PMBOK® (2017) establece que esta gestión “incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto”.

De manera resumida, la siguiente tabla indica las acciones clave y las salidas de cada uno de los procesos:

Algunas consideraciones de la gestión de adquisiciones son:

• Los contratos requieren formalidad.
• Todos los requisitos de los productos y de la administración de proyectos deben estar específicamente estipulados en el contrato.
• Si no está en el contrato, sólo se puede hacer a través de un cambio.
• Si está en el contrato, debe hacerse, o ambas partes deben firmar una orden de cambio.
• Los cambios deben estar por escrito.
• Un contrato es legalmente vinculante.
• Los contratos deberían ayudar a disminuir los riesgos del proyecto.
• La mayoría de los gobiernos respaldan todos los contratos proveyendo un marco legal para resolución de disputas.

1. Planificar las adquisiciones

“Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores”, como lo señala el PMBOK® (2017).

Se incluyen actividades tales como:

• Análisis de alternativas: ¿hacer o comprar?
• Plan de gestión de las adquisiciones.
• Descripción de las adquisiciones (SOW, Statement of Work).
• Tipos de contratos (seleccionar el mejor tipo).

Existen tres tipos de contratos que se deben analizar para recomendar el mejor para el tipo de proyecto:

Contrato de precio fijo

Contrato por tiempo y materiales

Contrato de costos reembolsables

2. Efectuar las adquisiciones

“Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato o acuerdo”. Así lo señala el PMBOK® (2017).

Esta etapa incluye:

• Promoción del proyecto.
• Lista de proveedores calificados.
• Conferencias de licitaciones.
• Revisión de propuestas.
• Sistema de ponderación.
• Comparación con estimados independientes.
• Sistemas de descarte.
• Historial de desempeño pasado.
• Presentaciones.
• Negociaciones.

Los objetivos de la negociación son:

• Obtener un precio justo y razonable.
• Obtener un acuerdo en el que todos ganan.
• Desarrollar una buena relación con el proveedor.

3. Controlar las adquisiciones

Como lo define el PMBOK® (2017), “es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones según sea necesario; y cerrar los contratos”.

Esta etapa incluye:

• Gestionar de manera diferente cada tipo de contrato.
• Revisar las facturas.
• Completar el control integrado de cambios.
• Gestionar el sistema de control de cambios al contrato.
• Documentar – registrar todo en el sistema de gestión de registros.
• Hacer y manejar los cambios.
• Autorizar los pagos.
• Interpretar lo que está y no está en el contrato.
• Interpretar lo que quiere decir el contrato.
• Resolver las disputas.
• Lidiar con los conflictos entre el gerente de adquisición y el director de proyectos.
• Realizar reuniones de revisión del rendimiento de las adquisiciones.
• Informar el desempeño en comparación con el contrato.
• Gestionar las reclamaciones.
• Gestionar las interfaces entre los diferentes proveedores en el proyecto.
• Realizar inspecciones y auditorías.
• Reestimar los riesgos, costos y cronograma.
• Rescindir el contrato antes de que se complete el contrato cuando el proveedor incumple el mismo.
• Validar el producto.
• Cierre financiero.
• Auditoría de las adquisiciones.
• Actualizaciones a los registros.
• Informe final del rendimiento del contrato.
• Lecciones aprendidas.
• Archivo de las adquisiciones.
• Aceptación formal.