Introducción
TEMA 7.
Recursos tecnológicos para la administración de proyectos
Como apoyo al administrador de proyectos y al equipo de trabajo, existen herramientas computacionales para realizar los procesos de una manera rápida y que les permita registrar proceso administrativo como:
- La definición de los requerimientos del proyecto.
- La descomposición del proyecto en paquetes de trabajo.
- La representación gráfica de las tareas del proyecto.
- La integración de las precedencias del proyecto mediante gráficas de Gantt, ruta crítica y Pert, entre otras.
- La duración de las actividades.
- Las gráficas de avance de las actividades.
- La representación del avance del proyecto.
- El control de cambios.
Entre otras muchas capacidades que en algunos paquetes computacionales se integran en una sola solución.
En este tema se analizarán varios ejemplos de aplicaciones integradas y un ejemplo para utilizar el Project Libre.
Explicación
El software para la administración de proyectos
El software para la administración de proyectos –Project Management Information System- incluye diversas herramientas para documentar y facilitar la realización de los procesos de la administración de proyectos, tales como:
- La estimación de costos.
- La programación.
- La asignación de recursos.
- La colaboración y la comunicación entre los involucrados.
- El manejo de costos y presupuestos.
- El seguimiento del avance del proyecto.
- La administración del riesgo.
El software puede obtenerse de manera independiente o utilizar aplicaciones que reúnan varias características y funciones en un solo producto.
Es importante aclarar que el uso de estas aplicaciones requiere del conocimiento de la disciplina de la administración de proyectos, para de esta forma planear y controlar un proyecto que cumpla con los requerimientos y las condiciones del cliente.
Herramientas líderes en el mercado de administración de proyectos
El software para la administración de proyectos puede ejecutarse desde diferentes fuentes, por ejemplo:
- Aplicaciones de escritorio que pueden realizarse de manera independiente de cada usuario. Los datos se almacenan en archivos que pueden utilizarse para la colaboración con otros usuarios.
- Aplicaciones basadas en Web a las que se accede mediante un browser. Estas aplicaciones tienen como ventaja que la aplicación no tiene que estar instalada en las computadoras de quienes lo acceden, aunque su capacidad gráfica normalmente es más limitada.
Entre las herramientas comerciales que pueden utilizarse para administrar un proyecto se encuentran las siguientes:
Microsoft Office Project
Esta aplicación de la familia de Microsoft Office ofrece herramientas para administrar los proyectos con mayor eficiencia y eficacia.
Permite administrar la información y controlar el trabajo, el programa, los costos y los recursos para mejorar la productividad mediante opciones para elaborar informes, realizar el plan con asistencia y herramientas flexibles.
Ofrece una guía de proyectos que es un asistente interactivo que ayuda a planear los proyectos, administrar las áreas y los recursos, dar seguimiento al avance y comunicar la información resultante.
Primavera P6 Professional Project Management
Este software, el cual sirve para la programación y control de los proyectos, se basa en un acceso poderoso a Web para todos los usuarios y proyectos de una manera simultánea.
Su funcionalidad es fácil de desplegar e incluye herramientas que muestran los estimados de tiempo para las diferentes tareas o actividades en un periodo de tiempo.
Para el control del proyecto se utilizan paneles de control para la toma de decisiones avanzada.
El software está diseñado para administrar proyectos de múltiples facetas, de alto desempeño y sofisticación para organizar hasta 100,000 actividades y con recursos ilimitados.
Project Libre
Project Libre es una alternativa de programa informático open source, es decir, de código abierto, para facilitar la administración de proyectos, una herramienta similar a Microsoft Project.
Entre las características que posee este programa informático se encuentran las siguientes:
- Compatibilidad con Microsoft Project.
- Te permite generar diagramas de Gantt.
- Generación de gráficos PERT.
- Diagramas de red.
- Diagramas de estructura de descomposición del trabajo (WBS).
- Diagrama de estructura analítica de recursos (RBS).
- Gestión del valor ganado.
- Histograma de recursos
Ejemplos del uso de un software de administración de proyectos
A continuación, se mostrarán las principales funciones del Project Libre para crear un plan del proyecto:
Inicio del proyecto:
Esta pantalla se obtuvo directamente del software que se está explicando en la computadora, para fines educativos.
Inicio de la aplicación:
- Al iniciar la aplicación aparece la página principal del Project Libre.
- Aparece también una sugerencia para mejorar el uso del proyecto.
- Al avanzar, aparece la ventana para abrir un proyecto previamente creado o un proyecto nuevo.
En este ejemplo se abrirá un proyecto nuevo -New Project- y solicitará los datos de inicio:
- Nombre del administrador -Manager-
- Fecha de inicio -Start Date-
- Notas -Notes-
- Forma de programación -Forward Schedule-
Datos críticos del proyecto:
En el menú Archivo (file), en los botones de Proyecto (project), se selecciona Información (information), y aquí podrá proporcionarse la fecha de inicio del proyecto.
El resto de los datos se irán creando durante la administración del proyecto y se analizarán en los temas posteriores.
Vistas del proyecto:
Una vista es un formato para analizar la información del proyecto o para introducir datos. Existen tres tipos de formatos:
- Hojas.
- Gráficas y diagramas.
- Formularios.
Las vistas pueden mostrarse a través de las opciones del menú Tarea (Task), en el área de Vistas (Views).
- Gantt: Vista de las tareas en barras con duración, precedencias y asignaciones de recursos.
- Red –Network: Muestra las actividades en secuencia de acuerdo a sus precedencias.
- WBS –Work Breakdown Structure:Presenta los paquetes de trabajo del proyecto representados en una descomposición gráfica.
- Uso de las tareas –Task Usage:Muestra las tareas con el esfuerzo requerido para hacerlas.
En un formato de captura para registrar esfuerzos y hacer asignaciones de recursos.
Gráfica de Gantt en la lista de actividades para hacer una fiesta de graduación:
Sus características son:
- Muestra el avance del proyecto.
- Permite evaluar el estado individual de cada tarea.
- Las barras representan tareas en una escala de tiempo.
- Las flechas representan dependencias o secuencia entre las actividades.
- Cuando hay asignaciones, en cada barra se muestra el recurso asignado.
Gráfica de red del proyecto:
Sus características son:
- Es un diagrama de red.
- Enfoca la atención en las relaciones entre tareas.
- Cada rectángulo es un nodo que representa una tarea.
Se utiliza para:
- Crear y afinar el calendario del proyecto.
- Definir las ligas que hacen la secuencia de las tareas.
- Mostrar el avance de las tareas o las no iniciadas y terminadas.
- Asignar personas, materiales y equipo.
- Estructura de descomposición del trabajo (EDT)- Work Breakdown Structure (WBS)
Sus características son:
- Muestra los paquetes de trabajo del proyecto que se convertirán en tareas.
- Permite analizar si todo el trabajo ha sido considerado y realizar negociaciones.
- Facilita la estimación de tiempo de las tareas.
- Permite hacer estimados de costo.
- Sirve de base en la comunicación del proyecto.
Ajuste de la escala de tiempo:
La escala de tiempo representa los días, semanas o meses –entre otros- en los que será desarrollado el proyecto. Puede desglosarse o compactarse de acuerdo a las necesidades de visualización:
Para modificarla, se utilizan los botones Acercar (Zoom Out) o Alejar (Zoom In) de las opciones de la Vista (Views) de la pestaña Tareas (Task).
Impresión de reportes:
En Project Libre pueden hacerse diferentes tipos de reportes mediante la opción Report (Report), del área de Otras Vistas (Other Views), de la pestaña Ver (View):
Al seleccionar la opción, aparece un reporte sobre las fechas, duración y trabajo del proyecto.
Otros tipos de reporte que pueden obtenerse son:
Información de las tareas –Task information-
Para los recursos, existen dos tipos de reportes:
- Información de los recursos (Resource Information) y Quién hace qué (Who does what). ¿Cómo se crea el plan del proyecto?
- La introducción de las tareas se hace directamente en la tabla por omisión –Default- que aparece con la gráfica de Gantt. Al introducir el nombre, automáticamente se asigna una duración de 1 periodo.
La duración puede introducirse en este momento o cuando se tenga la lista más avanzada.
Es conveniente que, para mejor control, se agrupen las tareas en una actividad resumen, tal como se indica a continuación:
Para indicar que una tarea es parte de un grupo, se utiliza el botón de Indentación a la derecha (Indent), del área Tarea (Task). Para indicar que una tarea no forma parte de un grupo, se utiliza el botón de Indentación a la izquierda (Indent), del área Tarea (Task). Vista y edición de las tareas:
- Para ver las tareas de un grupo: se hace clic en el signo (+) del grupo. Si se quiere cerrar el grupo se hace clic en el signo (-)
Se puede insertar una nueva tarea de la siguiente manera:
- Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se insertará la nueva.
- Se selecciona el botón Insertar (Insert).
Para eliminar una tarea:
- Se coloca el cursor en el nombre de la tarea que será eliminada.
- Se selecciona el botón del área Tarea de la pestaña Tarea (Task).
Estas acciones se pueden realizar también con las opciones del botón derecho del mouse. Cabe aclarar que las tareas no pueden moverse de lugar en esta versión del software. Para hacerlo se tendrá que insertar la tarea en su nueva posición y eliminar la tarea de su posición anterior.
Una tarea puede contener notas sobre información relacionada con la planeación. Para introducir una nota se coloca el cursor en la tarea haciendo doble clic. En la ventana que aparece, se selecciona la etiqueta Notas (Notes) para introducir el comentario deseado:
Colocación de metas intermedias – Milestones:
Un hito (Milestone) es una tarea que no tiene duración porque representa un logro en el Proyecto e identifica eventos importantes, por ejemplo, la terminación de un entregable.
Para colocar un milestone se ingresa una tarea con duración cero, cuidando que la redacción implique un logro y no una actividad, por ejemplo: “Salón pagado” y no “Pagar salón” que sería una tarea.
Ejemplo de un plan de proyecto con la definición de las tareas:
Calendario y jornadas de trabajo:
Para asignar recursos y representarlos en el plan del Proyecto, es necesario indicar el calendario que será usado mediante el botón Opciones (Options), de la ventana Calendario (Calendar) en el área Proyecto (Project) de la pestaña Archivo (File).
En esta ventana se definen las horas por día, las horas por semana y los días por mes que se utilizarán de base para la calendarización.
En la misma ventana, se definen las características del calendario estándar, es decir, el que será utilizado por todos los recursos (personas, materiales y equipo) del proyecto:
Aquí se definen los horarios para los días hábiles, se marcan los días festivos y se colocan características que hacen que el calendario sea más realista.
¿Cómo se introduce la duración de las tareas?
La duración de las tareas se introduce de la siguiente manera:
En la columna Duración (Duration) correspondiente a la tabla de la gráfica de Gantt.
Seleccionando con doble clic la tarea y utilizando los espacios de la pestaña General:
En el espacio para la duración se introduce en horas, días, semanas o meses, tratando que haya uniformidad en el tipo de periodo seleccionado.
Asignación de dependencias
Por omisión, la dependencia entre dos tareas es de fin a inicio.
Para definir una dependencia:
Se seleccionan las tareas que dependerán entre sí.
Se oprime el botón Vincular (Link) que se encuentra en la pestaña Tarea (Task) en el apartado Task.
Otra opción es describir la dependencia en la ventana Información de la tarea (Task Information) en la pestaña Predecesores (Predecessors).
También pueden introducirse las dependencias en la columna Predecesores (Predecessors) de la tabla por omisión de la gráfica de Gantt.
Para eliminar una dependencia:
Se seleccionan las tareas que dependerán entre sí.
Se oprime el botón UnLink que se encuentra en la pestaña Task en el apartado Task.
Si las tareas no están contiguas, se selecciona la primera tarea y oprimiendo la tecla Ctrl se selecciona la segunda.
Pueden seleccionarse varias tareas a la vez.
Asignación de recursos
Las características de la hoja de recursos son las siguientes:
Para asignar un recurso a una tarea se tienen varias opciones:
Puede hacerse doble clic en la tarea para visualizar su información y colocar la asignación en la pestaña Recursos (Resources):
Otra opción es en la columna Nombre del recurso (Resource Names) de la tabla Default de manera directa, considerando que si se utiliza esta opción el porcentaje de participación es de 100 %.
También puede utilizarse la ventana de asignación de recursos, para agregar el porcentaje de participación que se abre cuando se selecciona la opción Asignar recursos (Assign Resources) del área Tarea (Task), de la pestaña Tarea (Task):
La asignación puede apreciarse en la gráfica de Gantt:
Cuando se hace la asignación de los recursos, es necesario revisar que las personas no excedan su carga de trabajo. Esto se realiza por diferentes opciones:
La vista Hoja de recursos (Resource Sheet), de la pestaña Recursos (Resources), permite analizar la sobrecarga de trabajo de un recurso para tomar decisiones sobre la asignación:
Se puede utilizar la gráfica de recursos (Resource Graph) para apreciar el porcentaje de uso de recursos. Esta vista divide la pantalla y se accede mediante el botón Histograma del menú superior de la izquierda:
Esta opción divide la pantalla en dos áreas y muestra la asignación de los recursos cuando se coloca el cursor sobre la actividad en conflicto:
En la imagen puede observarse que el recurso está excedido en su carga de trabajo. Para volver a la vista completa, se selecciona nuevamente el botón del histograma.
Las sobreasignaciones se eliminan si se distribuye la carga de trabajo entre ellas, es decir, si las actividades serán realizadas por los recursos en forma paralela.
Algunas opciones son:
- Analizar las holguras para nivelar al recurso.
- Cambiar al recurso que tiene sobrecarga por otro con tiempo disponible.
- Asignar más recursos a una actividad para terminarla antes y liberar al recurso en conflicto.
- Dividir la actividad para hacer dos asignaciones.
- Colocar las tareas en forma secuencial, registrando que se trata de una dependencia por nivelación de recursos. En este caso de nivelación, el tiempo total del proyecto se incrementará.
Definición de la línea base del proyecto
La línea base contiene la programación del proyecto y la solución de los conflictos a nivel de recursos y tareas.
Sus características son:
- Consiste en una copia del plan, tomada en un momento del proyecto.
- Es un paso crítico para dar seguimiento y controlar el proyecto.
- Se utiliza para comparar el plan con las versiones posteriores de la programación.
Para guardar la línea base se selecciona Salvar Línea Base (Save Baseline), del área Tarea (Task), de la pestaña Tarea (Task).
Aparecerá una ventana para indicar si se desea guardar la línea base de todo el proyecto o de algunas tareas seleccionadas:
Después de la selección, podrá observarse que en la gráfica de Gantt aparece una línea gris debajo de cada actividad. Esta línea indica el tiempo y las fechas planeadas que podrán compararse posteriormente con los resultados reales.
Cuando se guarda la línea base, se pueden conocer las estadísticas del proyecto si se selecciona la opción Información (Information) del área Project y seleccionar Statistics:
Revisión del proyecto
¿Qué debe revisarse en el proyecto para tomar acciones?
En Project Libre pueden seleccionarse las tareas de interés para realizar un análisis, mediante la opción Filtros (Filters) de la pestaña Vista (View).
Los filtros que pueden aplicarse son:
- Tareas completas (Completed tasks).
- Tareas de costo excesivo (Cost Overbudget Tasks).
- Tareas críticas (Critical Tasks).
- Tareas en progreso (In progress tasks).
- Tareas incompletas (Incomplete tasks).
- Tareas atrasadas/sobrecosto (Late/overbudget tasks).
- Tareas normales (Normal Tasks).
Control del proyecto
El control del proyecto se realiza periódicamente para registrar los avances y requiere de la Fecha de actualización (Status date).
Cuando se ha recolectado la información del avance del proyecto, debe actualizarse de acuerdo a lo siguiente:
Actualizar la fecha en la que se está registrando el avance del proyecto (Status Date). Se accede la opción Información (Information) del área Proyectos (Project information), de la pestaña Archivo (File):
Actualización del avance
Para actualizar el avance de una tarea, se hace doble clic sobre la tarea y se especifica el porcentaje de avance en la ventana que aparece. El valor se ingresa en el espacio Porcentaje Completo (Percent Complete).
Por ejemplo, si se asigna un porcentaje del 50 % a la actividad:
Puede observarse que se marca el porcentaje de avance en la gráfica de seguimiento:
Para actualizar el avance del proyecto, conforme a lo planeado, se utiliza la opción Actualizar (Update) del área Proyecto (Project) de la pestaña Archivo (File):
- Coloque la fecha de actualización (Status date).
- Indique que todo se realizó conforme a lo planeado para el proyecto entero.
- Puede observarse que se marca el porcentaje de avance en la gráfica de seguimiento.
En ocasiones, el trabajo tiene que retrasarse algún tiempo, moviendo todas sus actividades desde unos días a semanas.
Para hacer esto, en la misma ventana se selecciona la opción: reprogramar el trabajo restante:
Con estas acciones se actualiza el avance del proyecto en periodos de tiempo, de tal manera que se puedan tomar acciones para lograr los objetivos y metas intermedias del proyecto.
Recursos
Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.
CytyIngenieria (2012, 22 de octubre). Primavera P6 (1/9): EPS y OBS [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=ntuTHe67xcY
Microsoft Help. (2013). Tareas básicas en Project 2013. Recuperado de http://office.microsoft.com/es-es/
Cierre
La administración de proyectos resulta ser de gran utilidad para las empresas, es por eso que éstas requieren de herramientas o recursos tecnológicos para facilitar la correcta y eficiente gestión de sus proyectos para el ahorro de tiempo y para contar con la información necesaria a tiempo para la toma de decisiones de la misma, lo cual conllevará al logro de sus objetivos.
Checkpoint
Asegúrate de:
- Conocer cómo se arma un plan de comunicaciones y un plan de interesados, y el valor de tenerlo desde la planificación.
- Conocer cuál es el proceso para la gestión de riesgos.
Referencias
- Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.