Introducción
TEMA 1.
Introducción a la gestión de portafolios de proyectos
¿Cómo se puede alcanzar la estrategia con los recursos con los que cuenta la organización si se tienen muchos productos que pueden implementarse? Además, ¿cómo considerar también las regulaciones y políticas para lograr una coordinación adecuada? Preguntas que aparecen cuando las organizaciones ejecutan más de un proyecto, a lo largo de la organización, teniendo más de uno ejecutándose en paralelo, con los recursos limitados, sin la seguridad de qué tanto se está conectando la estrategia a ellos. Para lograrlo, se debe considerar un nivel más elevado de gestión, considerado como la gestión del portafolio, por ello, en la siguiente experiencia de aprendizaje te enfocarás en la diferencia entre la gestión de un portafolio y gestión de proyectos, así como la relación existente entre ellos y el ambiente organizacional en el cual se ejecutan para la generación de valor.
Explicación
Gestión del portafolio de proyectos
Un portafolio de proyectos es un conjunto de portafolios o programas, que no necesariamente se encuentran relacionados, pero que en conjunto proveen un uso óptimo de recursos organizacionales para el logro de las metas estratégicas mientras se minimiza el riesgo (Institute Project Management, 2022).
La gestión del portafolio de proyectos (Project Portfolio Management) es el puente o embudo que conecta la estrategia de la organización con la operación, haciéndola ejecutable a través de la alineación de proyectos, programas y operaciones con los objetivos estratégicos, invirtiendo en el trabajo correcto para la entrega del valor esperado (PMI, 2023a).
Objetivos de la gestión de portafolios de proyectos
Dentro de los objetivos de la gestión del portafolio de proyectos se encuentran (Institute Project Management, 2022; Project Manager, 2023):
- Organizar, priorizar y analizar el valor potencial de múltiples proyectos y programas en un portafolio para gestionarlos simultáneamente y optimizar la gestión de recursos.
- Alcanzar los objetivos estratégicos a través de la gestión centralizada de proyectos.
- Alinear los proyectos con la dirección de la organización a través del mejor uso de los recursos disponibles y construcción de sinergia entre proyectos.
- Asegurar los resultados del portafolio para dar soporte a las metas estratégicas y objetivos del negocio.
- Guiar a la organización hacia el logro de los objetivos estratégicos administrando y apalancando el ciclo de vida de inversiones, iniciativas, proyectos y programas.
Gestión de portafolios de proyectos y su diferencia con la gestión de proyectos
De acuerdo con el Project Management Institute (PMI, 2023b), la gestión de proyectos (PM) es la aplicación de experiencia, conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para satisfacer los requerimientos de un proyecto de forma eficiente y efectiva. La diferencia principal entre la PPM y PM radica en que el proyecto está enfocado en la entrega, mientras que el portafolio se enfoca en el logro de beneficios. Las principales diferencias con la gestión del proyecto son las que se resumen en la Tabla 1.
Tabla 1. PPM y PM
| Característica | Gestión de proyectos |
Gestión de portafolio de proyectos |
Proyectos |
Uno |
Múltiples |
Enfoque |
Entrega |
Despliegue |
Nivel de planeación |
Operativo |
Estratégico |
Fuente: (PMI, 2023a; PMI, 2023b).
Tipos de portafolio de proyectos
Existen tres tipos principales de portafolios de proyectos, los cuales son (Catley, 2021; PPM, 2022):
- Creación de valor: también llamados estratégicos, y se enfocan en proyectos de un nivel de escala organizacional, es decir, proyectos grandes y complejos a través de los cuales se busca la transformación organizacional, o al menos mantener su posición en el mercado como mínimo.
- Operativos: proyectos que satisfacen las necesidades funcionales de los departamentos, conduciendo a la mejora en la eficiencia organizacional, a través de acciones inmediatas de determinadas áreas de negocio.
- De cumplimiento: necesarios para mantener estándares internos y regulaciones, dando soporte para obtener eficiencias y ahorros desde el contexto del día a día del negocio, siendo de cierta forma operativa, pero que desde el punto de vista regulatorio ofrecen oportunidades estratégicas al evaluar el balance entre el costo máximo de entrega y el costo de oportunidad.
La relación entre la gestión de portafolios de proyectos y la gerencia de operaciones
La gestión de portafolios de proyectos se lleva a cabo a nivel estratégico, vinculándose con los procesos organizacionales a través de los proyectos, es decir, la vinculación entre la estrategia y operación, ya que como parte del gobierno, existen diferentes formas de ir alcanzando las metas estratégicas, entre las que se tienen la gerencia de operaciones (o actividades organizacionales del día a día) o por proyectos (esfuerzos temporales), los cuales son gestionados a través del portafolio de proyectos (Grist Project Management, 2023).
Responsabilidades del gerente de portafolios de proyectos
El portafolio puede ser gestionado a nivel organizacional o nivel funcional, pero a través de este se deben responder a tres preguntas (APM, 2019):
- ¿Estos proyectos y programas son necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos, sujeto a riesgo, recursos y asequibilidad?
- ¿La organización los ejecuta con eficiencia y efectividad?
- ¿Los beneficios potenciales completos desde el punto de vista de inversión organizacional son alcanzados?
Para lograr responder a dichas preguntas, el gerente del portafolio de proyectos tiene como responsabilidades (APM, 2019):
- Segmentar el portafolio en categorías y personalizar los criterios de inversión adecuadamente.
- Priorizar el portafolio basándose en evaluaciones de riesgo y retorno.
- Evaluar el progreso a través de las puertas de decisión (Stage Gates/Gates Review).
- Revisar periódicamente el portafolio y reportarlo regularmente.
- Utilizar enfoques consistentes para la gestión de beneficios.
- Mantener un portafolio balanceado y alineado estratégicamente en el contexto de condiciones de cambio.
- Mantener visibilidad del riesgo, dependencias y programación para reflejar la capacidad de las diferentes partes de la organización para absorber el cambio.
- Remover proyectos y programas traslapados, con pobre desempeño y no alineados estratégicamente.
- Alinear la demanda y el suministro, y la asignación optimizada de recursos.
- Incrementar el alcance de beneficios pronosticados e identificar y alcanzar beneficios no planeados para crear valor adicional.
Métricas y reportes comunes en la gestión de portafolios de proyectos
Para informar el estatus del contenido del portafolio y la medición del cumplimiento del mismo se realiza un reporte con el fin de corroborar si se están cumpliendo con los objetivos planteados en la organización. Dicho reporte lleva métricas que se miden con información cuantitativa y cualitativa. Algunos ejemplos son los siguientes:
En el reporte se debe entender rápidamente el estatus del presupuesto, los riesgos y los problemas presentados hasta el momento, así como entender si los portafolios están logrando las metas establecidas. Asimismo, debe especificar a las personas responsables de ejecutar las actividades del portafolio para tener una visión de los recursos y asegurar su optimización.
Un reporte de portafolio puede contener lo siguiente (Dharma Consulting, s.f.):
- Salud total del portafolio de la organización:
Informa el estado total del portafolio.
- Logro de las metas estratégicas de la organización:
Informa el grado en el cual los componentes contribuirán o han contribuido a las metas de la organización.
- Perfil de riesgos de la organización:
Informa el nivel de riesgo del portafolio y su impacto.
- Capacidad de recursos de la organización:
Informa el uso de recursos de la organización y de los componentes individuales en un portafolio.
- Información financiera de la organización:
Los informes de los datos financieros y el valor recibido.
En la siguiente imagen podemos apreciar un ejemplo de informe de portafolio de proyecto (Dharma Consulting, s.f.):
Fuente: Dharma Consulting. (s.f.). Curso Gestión de Portafolios. Recuperado de https://es.slideshare.net/Dharmacon/descripcin-general-y-organizacin-de-la-gestin-de-portafolios
Las métricas que incluye el reporte del portafolio deben ser entendibles y relevantes para los objetivos de la organización (la cantidad puede ser modificada en el transcurso del proyecto).
Recursos
Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.
Videos
Para conocer sobre gestión de portafolios revisa el siguiente video:
Liliana Butchtik, PMP, PMI-RMP. (2020, 6 de octubre). Gestión de Portafolios: Hacer los proyectos correctos correctamente y en el momento correcto [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=RxNxTgDOIqU
Para conocer sobre qué es un portafolio de proyectos revisa el siguiente video:
Project Solving Academy. (2023, 28 de agosto). ¿Qué es un Portafolio de Proyectos? [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=94MI-r_c9H4Lecturas
Para conocer más sobre qué es el Project Portfolio Management y cómo funciona, te recomendamos leer:
Martins, J. (2022). Qué es el Project Portfolio Management y cómo funciona. Recuperado de https://asana.com/es/resources/what-is-project-portfolio-management
Cierre
A lo largo de esta experiencia de aprendizaje se revisaron conceptos relacionados con el portafolio de proyectos, así como la forma a través de la cual se debe alinear para poder conectar la estrategia con la operación, de tal manera que se logren los beneficios esperados. Además, al igual que los proyectos, los portafolios requieren de constante revisión y análisis del riesgo, de tal forma que se minimicen las desviaciones negativas con respecto a lo planeado, logrando así generar valor para el negocio.
Checkpoint
Asegúrate de:
- Conocer en qué consiste la gestión de portafolios de proyectos.
- Comprender la diferencia entre gestión de portafolios de proyectos y gestión de proyectos.
- Comprender la relación existente entre la gestión de portafolios de proyectos y la gerencia de operaciones.
- Conocer las responsabilidades de un gerente de portafolios de proyectos.
Referencias
- APM. (2019). APM Body of Knowledge (7th ed.). Recuperado de https://www.apm.org.uk/resources/what-is-project-management/what-is-portfolio-management/
- Dharma Consulting. (s.f.). Curso Gestión de Portafolios. Recuperado de https://es.slideshare.net/Dharmacon/descripcin-general-y-organizacin-de-la-gestin-de-portafolios
- Grist Project Management. (2023). The Link Between Portfolio Management and Organizacional Governance. Recuperado de https://www.gristprojectmanagement.us/organizational-strategy/the-link-between-portfolio-management-and-organizational-governance.html
- Institute Project Management. (2022). Project Portfolio Management. Recuperado de https://www.projectmanagement.ie/blog/project-portfolio-management/
- PMI. (2023a). Portfolio Management Professional. Recuperado de https://www.pmi.org/certifications/portfolio-management-pfmp
- PMI. (2023b). PMBoK Guide (7th ed.). Recuperado de https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/PMBOK
- Project Manager. (2023). Project Portfolio Management. Recuperado de https://www.projectmanager.com/guides/project-portfolio-management
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