2.2 Tipos de PMO

Existen tres tipos de PMO, los cuales varían en función del grado de control e influencia sobre los proyectos, siendo estos (PMBOK Guide, 2023):

• De apoyo: posee un grado de control reducido, dando soporte para la implementación de mejores prácticas, capacitación, información y lecciones aprendidas, pero sin ser restrictiva en el uso y aplicación de estas.
• De control: proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios, ejerciendo un grado de control moderado, vigilando el cumplimiento de las mejores prácticas.
• Directiva: ejercen el control de los proyectos asumiendo la dirección de estos. Asignan a los directores de proyecto quienes rinden cuentas a esta, ejerciendo un grado de control elevado y vigilancia de la implementación correcta de las mejores prácticas.

2.3 Incremento de realización de beneficios a través de la PMO

Actualmente, en el mundo de los negocios existe una mayor incertidumbre, un mayor y acelerado cambio, así como un incremento en la competencia; además, los clientes han adquirido más poder, lo que implica que las organizaciones deben generar valor en un ambiente altamente complejo, para lo cual requieren de iniciativas estratégicas y cambios rápidos que les permitan obtener una ventaja competitiva. Para lograrlo, además de la gestión del portafolio, se requiere que la PMO demuestre las contribuciones al logro de la realización de beneficios y creación de valor, lo cual es logrado a través de (PMI, 2023):

• Enfoque en iniciativas críticas: aun cuando todos los proyectos son importantes, las iniciativas estratégicas pueden impactar de forma significativa el desarrollo y crecimiento organizacional, la relación con los interesados y sus capacidades. Por ello, el enfoque de una PMO es el de orquestar las conversaciones entre los líderes, los representantes de las unidades de negocio, los product owners (PO) y los equipos del proyecto, promoviendo claridad e implementación de estrategias de mitigación de riesgos.
• Institución de procesos más simples e inteligentes: mantener un tamaño adecuado de capacidades con procesos y disciplina práctica suficiente para habilitar la comunicación efectiva, colaboración y mejora continua.
• Mejorar el talento y capacidades: jugando un rol más proactivo al reclutar y retener a los miembros más talentosos, desarrollando y promoviendo habilidades técnicas, estratégicas, de gestión y liderazgo dentro de los equipos de proyecto y a lo largo de la organización.
• Motivar y habilitar una cultura de cambio: construyendo un soporte organizacional amplio para el compromiso con los resultados y desempeño enfocado en beneficios y gestión del cambio organizacional.

2.4 Responsabilidades en una PMO

Dentro de las responsabilidades que se tienen como parte de una PMO se encuentran las siguientes (PMI, 2023):

• Guía de dirección de proyectos que da soporte consistente sobre la entrega de los proyectos.
• Proveen guías, plantillas y ejemplos de buenas prácticas junto con capacitación y coaching.
• Enfoques estandarizados y herramientas para promover prácticas comunes a lo largo de los proyectos en el negocio y facilitar las decisiones del proyecto.
• Soportes de servicios para planear, gestionar, monitorear el desempeño del proyecto y actividades similares.
• Solicitar un caso de negocios para iniciar un proyecto para asignar recursos financieros y otros recursos para lograr la entrega del proyecto; aprobar solicitudes de cambio de alcance del proyecto, actividades o funciones similares.
• Vincular la implementación de la estrategia organizacional con las inversiones a nivel portafolio en programas y proyectos, los cuales entregan resultados, cambios o productos específicos.

2.5 Nivel de madurez de una PMO

Para medir el nivel de madurez de una PMO puede utilizarse el modelo general de madurez de procesos basado en el CMMI y el índice de madurez del PMI-PwC (PMI, 2021), considerando los cinco niveles generales (MI-GSO, 2020):

• Nivel 1 (Inicial/Ad hoc): no hay un modelo de PO efectivo debido a fallas en el pasado con una PMO.
• Nivel 2 (Planeado/Repetible): enfocado principalmente en proyectos estratégicos y/o mejores prácticas de gestión de proyectos.
• Nivel 3 (Definido/Organizado): provee mentorías efectivas, capacitación y monitoreo de equipos y directores de proyectos.
• Nivel 4 (Integrado/Gestionado): provee soporte proactivo de programas y proyectos relacionados.
• Nivel 5 (Optimizado/Sostenido): oficina de soporte a las decisiones para ejecutivos.

Para medir los diferentes niveles de madurez se consideran como buenas prácticas, bajo el modelo del PMI-PwC (PMI, 2021), las dimensiones de la Tabla

Tabla 1. Dimensiones para medir la madurez de una PMO

Fuente:
MI-GSO. (2020). PMO Maturity Model: Is Your PMO Ready for What’s Next? Recuperado de https://www.migso-pcubed.com/blog/pmo/pmo-maturity-model/
PMI. (2021). PMO Maturity. Recuperado de https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pmo-maturity

2.6 Hoja de ruta para implementar una PMO

Para implementar una PMO, es importante contar con un enfoque adecuado, para el cual se propone la hoja de ruta en la que, a través de nueve meses, puede lograrse la transferencia del conocimiento para su operación.

Figura 1. Hoja de ruta para implementar la PMO

Fuente: PwC. (2023). PMO Managed Services.
Recuperado de https://www.pwc.com/us/en/services/consulting/managed-services/project-management-office-pmo.html