Tema 16
La importancia del tiempo y cómo administrarlo

El Palacio de Hierro, una empresa líder en tiendas departamentales, se enfrentaba a un desafío monumental: maximizar la eficiencia operativa sin comprometer la calidad ni la experiencia del cliente.

Por esta razón, el equipo directivo de Palacio de Hierro decidió enfocarse en la administración del tiempo como parte integral de su estrategia de mejora continua. Implementaron programas de capacitación para sus empleados, enseñándoles técnicas efectivas para priorizar tareas, establecer plazos realistas y manejar interrupciones de manera eficiente. Además, se introdujeron herramientas de gestión del tiempo, como calendarios compartidos y software de seguimiento de proyectos para optimizar la planificación y coordinación de actividades en todas las áreas de la empresa.

Con la implementación de estas iniciativas, centradas en la administración del tiempo, Palacio de Hierro experimentó un cambio notable en su cultura organizacional y su rendimiento empresarial. Los empleados se volvieron más conscientes de la importancia de utilizar su tiempo de manera efectiva. Todo lo que implementaron se vio reflejado en una mayor productividad y una reducción significativa de los tiempos muertos.

¿Cuál es la relación entre la eficiencia en la administración del tiempo y el logro de metas personales y profesionales? ¿Cómo las competencias como la organización, la planificación y la delegación de tareas pueden influir en la eficacia de la administración del tiempo?

Conceptos importantes sobre el tiempo y su administración

El concepto del “tiempo” ha sido objeto de discusión desde tiempos antiguos y ha sido abordado desde diversas perspectivas, como la filosofía, la literatura y la física, con el fin de comprender aspectos como su duración, medición, entre otros. De acuerdo con la Real Academia Española (s.f.-b), el tiempo es la “magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y cuya unidad en el sistema internacional es el segundo”.

La administración del tiempo es la serie de mecanismos con los que cuenta una organización a la hora de delimitar, de manera eficiente, sus procesos. Para ello, tiene en cuenta la duración óptima de las tareas a desarrollar (Sánchez, 2021).

Dentro de la definición de la administración del tiempo, es importante tener en claro dos componentes: eficiencia y eficacia. Tomando en cuenta los conceptos anteriores, de acuerdo con Rizo (2019), se dan las siguientes definiciones:

Figura 1. Componentes de la administración del tiempo.

La persona que aplica bien el tiempo es capaz de equilibrar eficiencia y eficacia, es decir, es efectivo.

El objetivo de administrar el tiempo no es solo hacer más en menos tiempo, sino, además, alcanzar una mejor calidad de vida.

En tu vida desempeñas varios roles que hay que mantener equilibrados. En el plano laboral, se hace más evidente el aprovechamiento de este recurso y se denomina: productividad. Las personas productivas de acuerdo con la Real Academia Española (s.f.-a), es “la relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etcétera”. Es decir, eres productivo cuando haces uso eficiente de los recursos para obtener un resultado.

Este proceso, está respaldado desde la conciencia al determinar qué es lo importante y prioritario para cumplir con tus objetivos y descartando lo que desvía u obstaculiza tu camino para llegar a ellos.

Competencias necesarias para la aplicación de herramientas de administración del tiempo

De acuerdo con Dierdorff (2020), antes de usar las herramientas para administrar el tiempo, se necesita contar con las siguientes competencias:

Figura 2. Competencias de la administración del cambio.

Por otro lado, algunos cambios en el entorno te exigen flexibilidad para ajustar tus objetivos y los proyectos que realizas a las prioridades que fijas para tu vida. Esta habilidad es conocida como adaptación y está relacionada con ser flexible. manteniendo el foco.

La gestión del tiempo, focalizada al trabajo, debería ser practicada por cualquier persona en la empresa, sin importar el puesto o nivel jerárquico en el que se desarrolle. Sin embargo, es esencial que sea una práctica común por aquellos que tienen personas a su cargo dentro de una organización. Estas personas también deben tomar en cuenta las creencias, costumbres y cultura personal, aspectos que pueden favorecer o limitar la administración del tiempo. De ahí que, las personas que tengan puestos de liderazgo deberán tener una buena administración, liderar y motivar para que el o los objetivos en común se cumplan.

Antes de iniciar con el proceso de administración de tiempo, es importante señalar los diferentes métodos y herramientas que se pueden utilizar. Según Villoldo (2023), se han identificado cuatro etapas que funcionan como guía en el aprendizaje de habilidades para mejorar nuestra organización:

• Listar: el primer paso para una buena gestión del tiempo es crear listas que contengan todas las tareas pendientes.
• Agenda: la siguiente etapa es decidir cuándo vas a realizar esas tareas. Tal vez puedas hacerlas todas hoy, o tal vez sea necesario reprogramar algunas para otro día o incluso para el mes siguiente.
• Priorizar: en la tercera generación de la gestión del tiempo, debes tomar decisiones conscientes sobre qué tareas llevar a cabo primero, cuáles puedes postergar y cuáles puedes eliminar.
• Gestionar: esta etapa de gestión completa brinda la posibilidad de tomar el control de tu vida y enfocarte en lo que realmente importa.

El siguiente listado representa algunas herramientas o métodos para la administración del tiempo:

• Agenda clásica: es el método más conocido y usado por los directivos. Se realizan anotaciones de las tareas a realizar. Tiene apartados en la hoja diaria en los que se plantean los objetivos a corto plazo o medio plazo.

• El diagrama de Gantt: es una herramienta gráfica que puede usarse por sí sola o combinada con sistemas de gestión del tiempo y mejora de la productividad. Muestra el tiempo de dedicación para cada uno de los proyectos. Se pueden realizar diagramas con el uso de Excel, aunque hay otras herramientas (incluso online) más complejas. Con el diagrama se tiene control sobre:
• La planificación de las tareas.
• Previsión de los desvíos.
• Cálculo de los costes.

• Cuatro cuadrantes de Stephen Covey/Principio de Eisenhower: el principio de Eisenhower, también conocido como la matriz urgente versus importante. Se dice que fue utilizada por el ex presidente de los Estados Unidos Dwight Eisenhower, y fue popularizado por Stephen Covey. Al aplicarlo en la planificación diaria, se pueden identificar las tareas más importantes y priorizarlas sobre las nuevas solicitudes que surjan, en lugar de dejarse llevar por estas últimas.

• La técnica ALPEN: es muy efectiva en propósitos a corto plazo. Las siglas provienen de dar significado a cada una de las letras de la palabra en inglés ALPEN:



A: Activity (actividad).
L: Long (duración).
P: Priority (prioridad).
E: Extra time (tiempo extra).
N: Note (notas).

Esta técnica cuenta con cinco pasos :

A. Listar las tareas que se deben completar.
L. Definir el tiempo en el que se completará la tarea.
P. Evaluar la importancia (prioridad) de cada tarea.
E. Contemplar tiempo para lo inesperado y lo espontáneo (60 % planeado, 20 % inesperado y 20 % espontáneo).
N. Anotar todas las tareas en un cuaderno por prioridad y término de finalización.

• Getting Things Done (GTD): el creador de esta técnica es David Allen y consiste en  crear listas específicas de tareas y almacenarlas en compartimentos, como agendas, libretas o grabadoras, según su urgencia u otros factores. De esta forma, sabes que no dependerá de tu memoria y que todo queda guardado y listo para ser procesado en su momento.

Administrar el tiempo de una forma más eficiente, también te ayuda a:

Figura 3. Beneficios administración del tiempo.

La administración del tiempo es fundamental para optimizar la productividad y alcanzar metas en cualquier ámbito de la vida. Con la adecuada gestión del tiempo, se pueden maximizar las oportunidades y minimizar el estrés. Es una habilidad esencial que influye directamente en la eficacia personal y profesional.

Como ilustra el caso de Palacio de Hierro, la implementación de estrategias efectivas de administración del tiempo puede conducir a mejoras significativas en la eficiencia operativa, la calidad del servicio al cliente y la capacidad de resolver problemas de manera oportuna y efectiva. Además, la administración eficaz del tiempo no solo beneficia a la empresa y sus empleados, sino que también contribuye directamente a la satisfacción del cliente y al éxito continuo del negocio.

Asegúrate de:

• Comprender la importancia de la administración del tiempo en la vida cotidiana y en el logro de metas personales y profesionales.
• Identificar y priorizar actividades y tareas según su importancia y urgencia, en el logro de metas personales y profesionales.
• Identificar estrategias y técnicas eficaces para planificar, organizar y optimizar el uso del tiempo de manera efectiva y productiva.

• Dierdorff, E. (2020). Time management is about more than life hacks. Recuperado de https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks
• Real Academia Española. (s.f.-a). Productividad. Recuperado de https://dle.rae.es/productividad?m=form
• Real Academia Española. (s.f.-b). Tiempo. Recuperado de https://dle.rae.es/tiempo?m=form
• Rizo, M. (2019). Eficiencia, eficacia, efectividad: ¿son lo mismo? Recuperado de https://www.forbes.com.mx/eficiencia-eficacia-efectividad-son-lo-mismo/
• Sánchez, J. (2021). Administración del tiempo. Recuperado de https://economipedia.com/definiciones/administracion-del-tiempo.html
• Villoldo, B. (2023). Las 4 generaciones de la gestión del tiempo. Recuperado de https://www.linkedin.com/pulse/las-4-generaciones-de-la-gesti%C3%B3n-del-tiempo-brian-villoldo-yegros/?originalSubdomain=es