Tema 17
Planificación, organización y control

El Palacio de Hierro se destaca por su elegancia, calidad y por su eficiencia operativa. Sin embargo, para mantener su posición en un mercado en constante cambio, la empresa sabía que debía mejorar aún más su productividad. Por esta razón, decidieron implementar la metodología SMART en sus agendas.

La primera fase del proyecto consistió en definir objetivos específicos y alcanzables para cada departamento y equipo. Con los objetivos en mente, El Palacio de Hierro procedió a medir y evaluar constantemente el progreso hacia estas metas. Se implementaron sistemas de seguimiento y análisis de datos para monitorear el rendimiento de cada equipo y departamento.

La clave del éxito fue la dedicación y compromiso del equipo de El Palacio de Hierro, ya que cada miembro se esforzaba por cumplir con los objetivos establecidos

Con la implementación de una agenda efectiva de trabajo bajo la metodología SMART, El Palacio de Hierro logró mejorar significativamente su eficiencia operativa y su rendimiento empresarial.

¿Cómo la planificación y organización de actividades contribuyen al logro de los objetivos establecidos en una empresa o proyecto? ¿Cómo puedes establecer objetivos claros y priorizar tus tareas de manera efectiva utilizando el cuadrante de Eisenhower y el método SMART? ¿Por qué es importante identificar prioridades y tener metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido?

La planificación y organización de actividades

En este tema aprenderás sobre el proceso administrativo y sobre cómo construir una agenda de actividades que lleve a una buena administración.

Se tomará como base la agenda clásica por ser el método más conocido para la administración del tiempo. Además, la agenda puede contar con espacios para ingresar las actividades, tareas, fechas y otros elementos para visualizar los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Por esta razón, será muy útil en el seguimiento de la metodología para gestionar el tiempo.

¿Cómo aprovechar al máximo las horas del día manteniendo el foco y sin desviarse? De acuerdo con Certus (2021), para contestar esta pregunta se puede recurrir al proceso administrativo que se compone por las siguientes fases:

Figura 1. Etapas del proceso administrativo.

Al seguir estas etapas, es posible construir una agenda o plan de trabajo bajo una metodología de aplicación eficiente.

Conocer los hábitos personales en la planificación y organización del tiempo

Antes de entrar al proceso de administración del tiempo, conviene identificar aquellas actividades que por costumbre o desconocimiento obstaculizan el desarrollo de la gestión de este.

Según Indeed (2023), estas son algunas acciones o actitudes que afectan una buena administración del tiempo:

Figura 2. Obstáculos en la administración del tiempo.

Conocer estos malos hábitos y/o identificar otros, te ayuda a reconocer cuáles identificas en el plano personal. De esta forma, podrás tomar acción para dejar ese hábito o tomar acciones preventivas para eliminar el obstáculo de tu camino hacia la eficacia.

Establecer objetivos e identificar prioridades

Los objetivos ayudan a dar dirección y trazar un plan para conseguir lo que se quiere lograr no solo a nivel personal sino también en equipo. De ahí que, los objetivos pueden ser definidos a corto, mediano o largo plazo. El común denominador de los métodos para definir objetivos es que se deben poder medir, estar apegados a la realidad y ser precisos.

De acuerdo con Martins (2024), para establecer objetivos efectivos se recomienda el uso de objetivos SMART, un acrónimo en inglés que significa “inteligente” y que se traduce de la siguiente forma:

Figura 3. Metodología SMART.

Otro método muy popular y eficiente es la herramienta Eisenhower, también conocida como Matriz de administración del tiempo, enfocada en apoyar a priorizar y organizar actividades.

La matriz de Eisenhower es una forma de organizar las tareas, según su urgencia e importancia, para que puedas priorizar de manera efectiva el trabajo más importante (Asana, 2024).

Los ejes que definen una actividad dentro de la matriz son la urgencia y la importancia. La importancia proviene de la persona, representando al sistema de valores basado en principios. Esta importancia se manifiesta en la misión y en la estrategia central para alcanzar la meta, así como los planes y objetivos prioritarios para implementar la estrategia. Por otro lado, lo urgente surge de forma externa, aproximándose y ejerciendo presión y es común que se presente.

Es necesario distinguir entre las urgencias inevitables y las urgencias que se pueden evitar. Por ejemplo, entre las inevitables están los accidentes, problemas de salud y situaciones derivadas de la inseguridad, como los asaltos. Mientras que las urgencias que se pueden evitar son aquellas que se pueden prever en una planificación, organización y sistematización de los procesos, por ejemplo, el horario de entrevistas o la gestión de los reemplazos.

A partir de esta información, se definen cuatro formas de ocupar el tiempo personal:

Figura 4. Matriz de administración del tiempo.

La persona efectiva evita las actividades del Cuadrante III, enfocando su energía en reducir las cosas urgentes e importantes (Cuadrante I) para enfocarse en las actividades importantes, pero no urgentes (Cuadrante II). Esto le permite tener una visión integral de las cosas, mantener el equilibrio, la disciplina y el control, por lo que solo de forma ocasional enfrenta alguna crisis. Esto implica decir “no”, que seas asertivo con base en tus prioridades y que tengas el valor de negarte cuando la situación lo amerite. El cuadrante IV es pérdida de tiempo, por lo tanto, hay que evitar caer en este.

Mayormente las personas pasan su tiempo en los cuadrantes I y III, donde lo urgente predomina sobre lo importante, esto se debe a las constantes solicitudes por parte de los jefes o porque se tiene una gran carga de cosas operativas. Trabajar en estos cuadrantes provoca saturación de actividades y, por lo tanto, estrés, lo que provoca desmotivación e improductividad.

Las tareas importantes pueden no requerir atención inmediata, pero te ayudan a lograr tus objetivos a largo plazo. El hecho de que estas tareas sean menos urgentes no significa que no importen. Por lo que deberás planificarlas cuidadosamente para que puedas usar tus recursos de manera eficiente (Asana, 2024).

Planear ahorra tiempo en la ejecución y te garantiza mejores resultados. Además, administrar el tiempo de forma inteligente implica evitar que las tareas se conviertan en urgentes y que no te desenfoquen. Se puede minimizar el tiempo de algunas urgencias a través de la delegación, cuando sea posible, y mediante una organización y planificación de los espacios y tiempos que consideren dichas urgencias. Esto es la clave en la administración efectiva del tiempo.

Para hacer uso de la matriz Eisenhower o administración del tiempo es importante que consideres lo siguiente:

• Toma en cuenta la lista de actividades priorizadas con la técnica 80/20.
• Asigna un lugar a cada actividad, según el criterio de cada cuadrante revisado.
• Toma acción.
• Prioriza las actividades que quedaron en el cuadrante I y II.
• Delega las actividades que pertenecen al cuadrante III.
• Mantén al mínimo o elimina las actividades del cuadrante IV.

Existe otra metodología muy popular llamada GettingThings Done. La metodología GTD o Getting Things Done es un marco de trabajo para organizar y realizar un seguimiento de las distintas tareas y proyectos. Se trata de un sistema de productividad y administración del tiempo que ayuda a completar tareas y gestionarlas. También permite cumplir compromisos de forma eficiente y sin estrés mediante un sistema integral de listas y calendarios (Bello, 2021).

Esta metodología está compuesta por cinco etapas:

Figura 5. Etapas de la metodología GTD.Figura 5. Etapas de la metodología GTD.

Además, la metodología GTD ofrece las siguientes ventajas:

• Menos estrés: cuando tienes un marco claro para organizar tus ideas, te sientes menos estresado.
• Más claridad: al escribir todas tus tareas e ideas y verlas estructuradas, será más fácil priorizar tus responsabilidades y comprender mejor qué debe hacerse y cuándo.
• Mayor poder cerebral: gracias a este método puedes desempeñar mejor tu trabajo. Te resultará más fácil concentrarte en las tareas y no tendrás preocupaciones ocultas, ya que dispondrás de un plan estipulado.
• Libertad de elección: te brinda mucha libertad y flexibilidad. Cada uno decide qué tareas son las importantes y cuáles no requieren tu atención.

Por último, es importante mencionar que la evaluación del rendimiento laboral ofrece una fuente imprescindible de información que permite medir el éxito de la organización de la empresa. Este rendimiento se puede medir de dos formas:

• Medir los resultados. Calcular todo lo que consigue o produce un trabajador con su labor. Es decir, en función de la cantidad de los objetivos.
• Medir el desempeño de los empleados. Este aspecto va en función de la personalidad del trabajador. Este debe analizarse sin perder la objetividad, tomando en cuenta la forma de actuar en el trabajo.

La implementación de ambas mediciones es ideal, ya que permite una visualización integral de los resultados de la empresa. Esto proporciona datos más completos y objetivos que facilitan el control del tiempo en la organización.

El éxito en el logro de los objetivos de una empresa depende de la alineación y organización eficaz de su personal para alcanzar las metas individuales y colectivas. La agenda de trabajo de cada miembro de la organización juega un papel crucial en el logro de los objetivos a corto, mediano y largo plazo de la empresa.

La implementación efectiva de herramientas y estrategias como las fases del proceso administrativo, el cuadrante de Eisenhower, la medición del tiempo de agenda y la metodología SMART puede tener un impacto significativo en la mejora de la gestión del tiempo y la productividad en un entorno comercial.

Como ilustra el caso de El Palacio de Hierro, la adopción de estas prácticas ha permitido optimizar la eficiencia operativa y la atención al cliente, al mismo tiempo que se logran metas específicas y medibles en plazos determinados. Al integrar estas herramientas dentro de las estrategias de gestión y liderazgo, las organizaciones pueden fortalecer su capacidad para mejorar la productividad y resolver problemas de manera eficaz, mientras desarrollan habilidades clave, como la atención al cliente y la resolución de problemas, impulsando así su éxito continuo en el mercado competitivo.

Asegúrate de:

• Comprender la importancia de la planificación y organización de actividades en la gestión eficiente del tiempo y recursos.
• Utilizar la metodología SMART para establecer objetivos claros, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos para lograr mayor control y seguimiento de las tareas.
• Comprender el método del cuadrante de Eisenhower para priorizar tareas según su urgencia e importancia en la gestión efectiva del tiempo.

• Asana. (2024). La matriz de Eisenhower: cómo priorizar tu lista de tareas pendientes. Recuperado de https://asana.com/es/resources/eisenhower-matrix
• Bello, E. (2021). Getting things done: La metodología de trabajo definitiva. Recuperado de https://www.iebschool.com/blog/que-es-el-gtd-agile-scrum/
• Certus. (2021). ¿Qué es el proceso administrativo y cuáles son sus fases? Recuperado de https://www.certus.edu.pe/blog/que-es-proceso-administrativo/
• Indeed. (2023). Administración del tiempo: ventajas y consejos prácticos. Recuperado de https://www.indeed.com/orientacion-profesional/desarrollo-profesional/administracion-tiempo-ventajas-consejos-practicos
• Martins, J. (2024). Qué son los objetivos SMART con ejemplos y plantilla. Recuperado de https://asana.com/es/resources/smart-goals