Gráfico 1. Características de una Macro, (2015). Elaboración propia.

Existen diferentes formas de grabar una macro:

La primera es seleccionando desde el submenú la opción ficha Vista/Macros/Macros/Grabar macro...

Imagen 1. Botón Vista/Macros/Macros/Grabar macro, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

La segunda es accediendo mediante el botón ubicado en la parte inferior izquierda de la barra de estado.

Imagen 2. Botón Grabación de macros, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Si no se muestra este botón en la barra de estado, es necesario que lo actives de la siguiente manera:

Pasos para activar el botón Grabación de macros

Video 1. Pasos para activar el botón Grabación de macros, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Haz clic en el ratón con el botón derecho en la barra de estado.

Imagen 3. Barra de estado, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Aparecerá un menú emergente con las opciones activas y ocultas de la barra de estado, a continuación se muestra:

Imagen 4. Menú emergente del botón derecho sobre barra de estado, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Las opciones que aparecen con marca de verificación se encuentran visibles en la barra de estado.

3. Selecciona la opción Grabación de Macros.

Imagen 5. Activando Grabación de macros en barra de estado, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Observa en la siguiente imagen que ya aparece el botón Grabación de macros en la barra de estado:

Imagen 6. Botón Grabación de macros, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Al presionar el botón ficha Vista/Macros/Macros/Grabar macro... o el botón Grabación de macros desde la barra de estado, aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro:

Opciones del cuadro de diálogo Grabar macro

Video 2. Opciones del cuadro de diálogo Grabar macro, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Las opciones que aparecen son:

1. Nombre de la macro. Se debe asignar un nombre a la macro, no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro.
2. Tecla de método abreviado. Se puede asignar un método abreviado mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado" debes tomar en cuenta que debes elegir una combinación que no utilice ya Excel.
3. Grabar macro en. Se puedes elegir guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
4. Descripción. En este espacio puedes describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que te diga algo de la acción que realizará.
5. Aceptar o Cancelar. Al hacer clic en el botón Aceptar automáticamente comenzará la grabación de la macro.
   
   Observa el siguiente ejemplo:

Imagen 7. Ejemplo para las opciones del cuadro de diálogo Grabar macro, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Al presionar el botón Aceptar, la grabación de la macro comenzará y para comprobarlo puedes verificar en la barra de estado donde encontrarás el botón Grabación de macros grabado teniendo la opción de detener la grabación.

Imagen 8. Grabación de macro en curso, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

A partir de este momento, debes comenzar a realizar las acciones que quieras grabar. Toma en cuenta que no debes seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionas alguna y está no está dentro del grupo de celdas que quieras editar o dar formato puede ocasionarte problemas de celdas fuera de rango al ejecutar la macro.

Al concluir las acciones que quieres grabar, es necesario hacer un clic en el botón Detener de la barra de estado, o seleccionar el botón ficha Vista/Macros/Macros/Detener grabación.

Imagen 9. Botón ficha Vista/Macros/Macros/Detener grabación, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En el menú desplegable del botón ficha Vista/Macros/Macros también encontrarás las siguientes dos opciones:

Ejecutando una macro

Es hora de ejecutar una macro, una vez creada una macro, ya está disponible para ejecutarla cuantas veces desees.

Los pasos para ejecutar una macro son los siguientes:

1. Selecciona la opción Ficha Vista/Macros/Macros/Ver macros.

Imagen 10. Opción Ficha Vista/Macros/Macros/Ver macros, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Macro desde el cuál debes seleccionar de la lista de macros creadas la que quieras producir haciendo clic en el botón Ejecutar.

Imagen 11. Cuadro de diálogo Macro, opción Ver macros, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

A continuación se cerrará el cuadro de diálogo y se ejecutará la macro y con esto el ejemplo la macro queda así:

Imagen 12. Ejecución de macro Cotizador, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Ahora se describe a detalle el cuadro de diálogo Macro:

Imagen 13. Opciones del cuadro de diálogo Macro, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Debes tomar en cuenta que, si ejecutas una macro, no es posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común (barra de herramientas de acceso rápido), por lo que es importante tener cuidado al momento de ejecutar macros que vayan a realizar cambios significativos al libro.

La programación en VBA puede ser algo compleja para la mayoría de los usuarios de Excel, pero una vez que se comprenden los principios básicos de programación en VBA se obtendrán resultados efectivos.

Pasos para crear una macro de forma manual

Video 3. Pasos para crear una Macro de forma manual, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Los pasos son:

1. Abre el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt+F11.

Imagen 14. Editor Visual Basic, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Inserta un módulo de trabajo, en este se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros, para insertar un módulo ve al menú Insertar y selecciona la opción Módulo.

Imagen 15. Editor Visual Basic Menú Insertar/Módulo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En seguida, debes determinar si lo que vas a crear es una función en el caso que se muestre algún valor, o si, por el contrario, es un procedimiento.

3. Una vez decidido que es lo que vas a crear, dirígete al menú Insertar/Procedimiento...

Imagen 16. Menú Insertar/Procedimiento..., adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

4. Se abrirá el cuadro de diálogo Procedimiento…, aquí deberás incluir el Nombre del procedimiento o función, sin insertar espacios en él, además debes seleccionar el Tipo, es decir, si es un Procedimiento, Función o Propiedad, también puedes personalizar el Ámbito de ejecución, si lo activas como Público podrás utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo; si lo activas como Privado, sólo podrás utilizarlo dentro de ese mismo módulo.

Imagen 17. Cuadro de diálogo Agregar procedimiento..., adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

5. Después de haber seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito, presiona el botón Aceptar para que aparezca el editor de Visual Basic donde escribirás las instrucciones para detallar la macro.

Imagen 18. Editor Visual Basic para escribir las instrucciones, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Vamos a practicar

A continuación se describe un ejemplo de cómo crear una macro manualmente, si gustas abre un libro nuevo de Excel y realiza los siguientes pasos:

1. Abre un nuevo libro de Excel y captura los siguientes datos respetando el lugar donde se encuentran cada uno y sus características.

Imagen 19. Creación de tabla, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Guarda el archivo con el nombre Libro_Macros en tu carpeta de trabajo.
   
3. Presiona la combinación de teclas ALT+F11, para iniciar Microsoft Visual Basic para aplicaciones.
   
4. Dirígete al menú Insertar y selecciona Módulo para insertar un nuevo módulo.
   
5. Dirígete nuevamente al menú Insertar y selecciona la opción Procedimiento... para abrir el cuadro de diálogo Agregar Procedimiento.
   
6. Escribe Limpiar en el apartado Nombre de este cuadro de diálogo.
   
7. Activa la casilla Procedimiento en el apartado Tipo y en el apartado Ámbito  activa la casilla Público.
   
8. Haz clic en el botón Aceptar.
   
9. Escribe el código del procedimiento tal y como se muestra a continuación en el cuadro que te aparecerá, no es necesario que escribas la primera y la última línea ya que estas aparecen por default.

Imagen 20. Instrucciones en Editor Visual Basic Módulo 1, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

10. Cierra la ventana del Editor de Visual Basic, vamos a comprobar que la macro funciona correctamente.
    
11. Haz clic en el botón Ficha Vista/Macros/Macros/Ver macros.
    
12. Se abrirá el cuadro de diálogo Macro, desde aquí selecciona la macro creada Limpiar y haz clic en el botón Ejecutar.
    
13. Observa cómo las celdas del rango D10:F10 han cambiado su valor a cero y las del rango D11:F11 quedaron vacías, no cierres el libro. Si realizas el ejercicio debe quedar similar a la siguiente imagen:

Imagen 21. Ejecutando macro Limpiar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Continuando con el ejercicio vas a definir una macro para sumar tres celdas y dejar el resultado en otra.

14. Presiona la combinación de teclas ALT+F11 nuevamente y automáticamente te aparecerá el módulo con el procedimiento limpiar, si no te aparece, búscalo en el panel de lado izquierdo de la pantalla, en el explorador de proyectos y en la carpeta Módulos haciendo doble clic en el Módulo1.
    
15. Dirígete al menú Insertar y selecciona módulo para insertar un nuevo módulo.
    
16. Dirígete nuevamente al menú Insertar y selecciona la opción Procedimiento...para abrir el cuadro de diálogo Agregar Procedimiento.
    
17. Escribe Sumar en el apartado Nombre de este cuadro de diálogo.
    
18. Activa la casilla Procedimiento en el apartado Tipo y en el apartado Ámbito activa la casilla Público.
    
19. Haz clic en el botón Aceptar.
    
20. Escribe el código del procedimiento tal y como se muestra a continuación en el cuadro que te aparecerá, se agregará a continuación del anterior. No es necesario que escribas la primera y la última línea ya que estas aparecen por default.

Imagen 22. Instrucciones en Editor Visual Basic Módulo 2, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

21. Cierra la ventana del Editor de Visual Basic, ahora comprueba que la macro funciona correctamente.
22. Haz clic en el botón Ficha Vista/Macros/Macros/Ver macros.
23. Se abrirá el cuadro de diálogo Macro, desde aquí selecciona la macro creada Sumar y haz clic en el botón Ejecutar.
24. Observa cómo la celda F10 contiene el resultado de la suma de las celdas B3, B4 y B5, no cierres el libro.

Imagen 23. Ejecutando macro Sumar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para finalizar el ejercicio trabajarás con el bucle For each... next, este es muy útil en este tipo de programación.

25. Presiona la combinación de teclas ALT+F11, automáticamente te aparecerá el módulo con el procedimiento limpiar, si no te aparece búscalo en el panel de lado izquierdo de la pantalla, en el explorador de proyectos y en la carpeta Módulos haz clic en el Módulo 2.
    
26. Dirígete al menú Insertar y selecciona Módulo para insertar un nuevo módulo.
    
27. Dirígete nuevamente al menú Insertar y selecciona la opción Procedimiento...para abrir el cuadro de diálogo Agregar Procedimiento.
    
28. Escribe Aumentar en el apartado Nombre de este cuadro de diálogo.
    
29. Activa la casilla Procedimiento en el apartado Tipo y en el apartado Ámbito activa la casilla Público.
    
30. Haz clic en el botón Aceptar.
    
31. Escribe el código del procedimiento tal y como se muestra a continuación en el cuadro que te aparecerá en la imagen para aumentar un 50% los valores contenidos en las celdas seleccionadas; no es necesario que escribas la primera y la última línea ya que estas aparecen por default.

Imagen 24. Instrucciones en Editor Visual Basic Módulo 3, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

32. Cierra la ventana del Editor de Visual Basic, vamos a comprobar que la macro funciona correctamente, para este caso, la macro funciona a partir de las celdas seleccionadas, por lo tanto debemos seleccionarlas antes de ejecutar la macro.
    
33. Selecciona un rango de celdas incluido en B3:B9, selecciona los precios de los artículos que van a variar, puedes incluso seleccionar celdas no contiguas dejando presionada la tecla CTRL y haciendo clic sobre cualquier celda del rango mencionado.
    
34. Haz clic en el botón Ficha Vista/Macros/Macros/Ver macros.
    
35. Selecciona la macro creada Aumentar cuando se abrirá el cuadro de diálogo Macro desde aquí y haz clic en el botón Ejecutar.
    
36. Observa cómo los valores de las celdas que seleccionaste se han aumentado un 50%. En este ejemplo seleccione las celdas B3, B6 y B9.

Imagen 25. Ejecutando macro Aumentar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

A continuación se muestra el procedimiento a seguir para guardar los archivos de Excel incluyendo las macros realizadas en el libro:

Pasos para guardar archivos de Excel con Macros

Video 4. Pasos para guardar archivos de Excel con Macros, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Los pasos son los siguientes:

1. Haz clic en el botón Ficha Archivo/Guardar como.

Imagen 26. Ficha Archivo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Selecciona la ubicación donde deseas guardar tu libro, puedes elegir la opción Explorar para seleccionar una ubicación en tu equipo.

Imagen 27. Opción Guardar como/Examinar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, desde este cuadro dirígete a la sección Tipo, desde donde se desplegará una lista de opciones de formato para guardar tu libro.

Imagen 27. Selección de formato desde la sección Tipo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

4. Selecciona la opción Libro de Excel habilitado para macros, recuerda que ahora la extensión de tu libro será con este formato es decir .xlsm.

Imagen 28. Selección de formato Libro de Excel habilitado para macros, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

5. Escribe el nombre que le asignarás al archivo en el apartado Nombre de archivo y haz clic en el botón Guardar para almacenar el archivo.

Imagen 29. Asignar nombre y almacenar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Toma en cuenta que cuando abres un archivo que tiene Macros almacenadas, este se abrirá mostrando la siguiente leyenda debajo de la cinta de opciones:

Imagen 30. Leyenda de advertencia de seguridad al abrir archivos con macros almacenadas, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Se muestra este mensaje porque Office no reconoce el origen de las Macros, ya que estas están compuestas por código, lo que representa una amenaza debido a que realizan acciones que pueden dañar nuestro equipo.

Imagen 31. Leyenda de advertencia de seguridad botones Habilitar contenido y Cerrar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Solo deberás hacer clic en el botón Habilitar contenido, si confías plenamente en la procedencia de las Macros que contiene el archivo o si las has creado tú.

Si no es este el caso, entonces cierra la advertencia de seguridad desde el botón Cerrar del extremo derecho de esta advertencia, de esta manera las macros estarán deshabilitadas.