El número máximo de hojas de trabajo que se pueden agregar a un libro depende de la capacidad del disco y la memoria disponible del equipo. Al abrir un nuevo libro en Excel 2013, de forma predeterminada aparecerá una hoja en la parte inferior izquierda de la pantalla y al lado de esta se encuentra el símbolo de más (+) desde donde puedes agregar más hojas de acuerdo a tus necesidades.

Observa la siguiente imagen con una hoja de Excel:

Imagen 1. Pantalla principal de Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Los libros de Excel 2013 tienen la extensión .xlsx. Pero, ¿qué es extensión? Piensa en esto como si el nombre que le das a un archivo de Excel es tu primer nombre y la extensión es tu apellido, esto sirve para identificar a que utilería corresponde cada archivo.

Observa un ejemplo en la siguiente pantalla:

Imagen 2. Ejemplo de extensión de un libro de Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

El nombre de este archivo es “Libro1” y su extensión es “xlsx” ya que es un archivo de Excel.

El poder de una hoja de cálculo está en su capacidad para realizar cálculos con la información contenida en la hoja. La utilidad que tienen las hojas de cálculo es  que si alguno de los datos contenidos en sus celdas cambia, no es necesario repetir los cálculos, ya que los resultados se actualizan de forma automática.

Hasta este momento ya conoces algunos conceptos básicos de la hoja de cálculo, libros, hojas y celdas, en estas últimas nos enfocaremos a continuación.

Una hoja de cálculo se conforma de celdas, creadas por la intersección de una columna (vertical) y una fila (horizontal); es importante destacar que las columnas se reconocen con letras (A, B, C…) y las filas con números (1, 2, 3…). Cuando es necesario referirse a una celda, se utiliza la letra de la columna y el número de la fila que la forman y no al revés.

Tabla 1. Referencia de una celda, (2015). Elaboración propia.

Celda activa

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo, constantemente hay una celda resaltada o seleccionada, a esta celda se le denomina celda activa. Si introduces información ya sea texto, números o le aplicas algún formato, los cambios tendrán efecto sobre la celda activa, es decir, solamente sobre la celda seleccionada.

Si deseas cambiar la celda activa lo puedes usar el ratón o moverte por la hoja de cálculo usando las flechas de desplazamiento del teclado, hacia arriba, abajo, izquierda o derecha.
Todas las celdas tienen una dirección o referencia, la referencia de celda activa aparece en el cuadro de nombres, a continuación se muestra un ejemplo:

Imagen 3. Referencia de una celda activa, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En la imagen anterior observa que la referencia de la celda activa (la resaltada) es A1 columna “A” fila “1”.

Hasta el momento ya se definieron algunos conceptos clave relacionados con las hojas de cálculo, a continuación se enlistan:

Cuadro 1. Conceptos relacionados con las hojas de cálculo, (2015). Elaboración propia.

Pantalla principal Interface de MS Excel 2013

Cuando se inicia o abre MS Excel 2013 se crea un nuevo libro en blanco. La interfaz de la versión 2013 facilita al usuario a encontrar los comandos o botones que necesita. Los comandos o botones del programa se encuentran organizados en las diferentes pestañas o fichas que contiene la cinta de opciones.

Video 1. Cinta de opciones, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

A continuación se describen los elementos de la cinta de opciones:

La Cinta de opciones está diseñada para ayudarte a encontrar fácilmente los comandos necesarios para realizar tu trabajo. Los comandos se encuentran organizados en grupos lógicos, que a su vez se agrupan en fichas, las cuales están relacionadas con un tipo de acción como utilizar vistas del trabajo, trabajar con fórmulas o insertar cualquier tipo de objeto, gráfica, imagen, etc.

Video 2. Elementos de la Cinta de opciones, basado de Ms Excel, (2013). Solo para fines educativos.

A continuación se describen cada uno de ellos:

Desde el ícono de las opciones desplegables podrás cambiar la presentación de tu interfaz, ya que lograrás mostrar la cinta de opciones completa o solo sus fichas, también puedes quitar por completo la cinta de opciones para obtener más espacio de trabajo y tener una mejor vista de lo que realizas en tu hoja de cálculo. Se encuentra ubicado en la esquina superior derecha del libro.

Imagen 4. Opciones desplegables, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para localizar algún comando o botón en la cinta de opciones, en este curso se utilizará la siguiente nomenclatura: Ficha/Grupo/Comando.

Por ejemplo, para referirse al botón Márgenes que se encuentra en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, simplemente se nombrará Ficha Diseño de página / Configurar página / Márgenes.

Cuadros de diálogo

Algunos grupos de comando contienen en la parte inferior derecha, una pequeña flecha diagonal. A esta flecha se le denomina Iniciador de cuadro de diálogo.

Al dar clic sobre el indicador, aparecerá una caja con más opciones relacionadas al grupo, a esta caja se le llama cuadro de diálogo; aquí puede aparecer también un panel con opciones definidas de alguna actividad. Por ejemplo, en Inicio/Alineación se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:

Imagen 5. Cuadro de diálogo Formato de celdas, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Desde este cuadro de diálogo se tienen opciones relacionadas al formato de las fuentes, que no aparecen directamente en el grupo como botones. Como son:

1. Acceso rápido con el teclado

En ocasiones es más cómodo y se trabaja más rápido utilizando únicamente el teclado y dejar el ratón sólo para algunas acciones menores. Para esto casi todas las aplicaciones cuentan con combinaciones de teclas que realizan las mismas funciones que algunos botones o comandos.

Video 3. Etiquetas de funciones disponibles como accesos rápidos, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para utilizar estos accesos rápidos sigue estos pasos:

1. Presiona y suelta la tecla Alt.

Aparecerán pequeñas etiquetas sobre cada función disponible en la ficha activa como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 6. Etiquetas de funciones disponibles como accesos rápidos, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Presiona la letra o secuencia que aparece sobre la función que desees utilizar.

De esta manera y de acuerdo a las teclas que presiones, podrán aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionando las letras hasta llegar al comando específico que necesites utilizar.

3. Para desaparecer las etiquetas sobre los botones, solo vuelve a presionar la tecla Alt.

Cabe mencionar que esto te permite acceder a las funciones principales de la interfaz con fichas sin usar el ratón, con práctica, puedes ahorrar tiempo haciendo buen uso de los consejos clave.

2. Barra de herramientas de acceso rápido

Esta barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel, es personalizable con comandos independientes a la cinta de opciones. Te da acceso rápido a los comandos que más utilices en un trabajo.

Esta barra de herramientas presenta tres comandos predeterminados:

• Guardar
• Deshacer
• Repetir/rehacer

Además te ayuda a organizar comandos que utilizas a diario para trabajar con tus archivos, la puedes personalizar agregando o quitando comandos.

Una novedad de la barra de herramientas de acceso rápido es el comando Modo Ratón/Toque, este comando permite adaptar la interfaz de Office 2013 para que puedas utilizar los dedos en lugar del mouse o viceversa.

Recuerda que tu pantalla debe tener característica multitoque para trabajar en este modo.

Imagen 7. Modo Ratón/Toque, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En el siguiente video se describe la forma de personalizar  la barra de herramientas de acceso rápido:

Video 4. Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido, basado de Ms Excel, (2013). Solo para fines educativos.

Para agregar o eliminar botones de comandos de la barra de herramientas de acceso rápido puedes realizar los siguientes pasos:

1. Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra en el extremo derecho de esta barra.
2. Agregar o eliminar los comandos que desees te aparezcan en el acceso rápido.

   Administración de la barra de herramientas de acceso rápido

Imagen 8. Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido, basado de Ms Excel, (2013). Solo para fines educativos.

Otra manera es:

3. Presionando sobre cualquier ícono de la Cinta de opciones con el botón secundario (derecho) del ratón y después selecciona la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Esto agrega el comando seleccionado de modo que sea de fácil acceso.

Ahora que eres capaz de diferenciar el concepto de libros y hojas y reconoces el uso de  la pantalla principal de Excel 2013, incluyendo la cinta de opciones, barra de herramientas de acceso rápido, cuadro de nombres, barra de fórmulas, celda activa y barra de título: ¿estás listo para trabajar con hojas de cálculo? Si respondiste que sí, estás listo para continuar el siguiente tema en el que conocerás en qué consiste el manejo de archivos y la entrada y edición de datos.