Imagen 1. Acceso a la vista Backstage desde la pestaña archivo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Imagen 2. Opción Abrir desde la ficha Archivo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para iniciar un nuevo libro en cualquier momento puedes utilizar el comando: ficha Archivo/Nuevo/Crear o de manera más rápida utiliza la combinación de teclas Ctrl+U.

Realiza los siguientes pasos para crear un nuevo libro de trabajo:

Pasos para crear un nuevo libro

Video 1. Pasos para crear un nuevo libro, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Selecciona la ficha Archivo.

Imagen 3. Ficha Archivo para abrir un nuevo libro, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Elige la opción Nuevo.

Imagen 4. Comando Nuevo en la ficha de Archivo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Haz un clic en la opción Libro en blanco. Recuerda que también puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl+U.

Imagen 5. Abrir un libro en blanco, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Plantillas

La opción más habitual es iniciar un Libro en blanco, pero también es posible crear un nuevo libro a partir de una plantilla.

Hay varios tipos de plantillas.

Imagen 6. Plantillas predeterminadas de Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Imagen 7. Plantillas predeterminadas de Excel 2, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Como se observa en las imágenes anteriores, hay plantillas para realizar informes de gastos, facturas, recibos, calendarios entre otras. Te invito a explorar esta opción desde la lista de plantillas de Office disponibles junto a la opción Libro en blanco o utilizar el cuadro de búsqueda para explorar platillas online, para esto deberás contar con una conexión a Internet.

Guardar y Guardar como

Como cualquier trabajo, documento o presentación, un libro se guarda en la computadora de manera temporal mientras trabajas con él, si deseas conservarlo es necesario guardarlo en un archivo, a continuación aprenderás cómo hacerlo.

¿Por qué necesito guardar mi libro? Es necesario guardar tu libro en un archivo para posteriormente poder recuperarlo ya sea para editarlo, imprimirlo o simplemente consultarlo, por lo tanto para realizar cualquier acción posterior sobre éste, tendremos que  almacenarlo o guardarlo en alguna unidad de disco, a esta acción se le denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo y esto dependerá si es la primera vez que lo guardas o cuando guardas las modificaciones hechas sobre aquél, observa la siguiente imagen donde se muestra la diferencia:

Gráfico 1. Opciones de guardado de archivos, (2015). Elaboración propia.

Los pasos a seguir para Guardar como se describen a continuación:

Comando Guardar como

Vídeo 2. Opción Guardar como, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Selecciona la ficha Archivo y elige la opción Guardar como. 

Imagen 8.  Opción Guardar como desde la ficha Archivo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Selecciona Equipo para que el archivo se almacene en la memoria de nuestro equipo.

Imagen 9. Ícono de guardado en equipo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Presiona el botón Examinar.

Imagen 10. Botón de Examinar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

4. Presiona el botón Examinar,  inmediatamente te aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

Imagen 11. Cuadro de diálogo Guardar como, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

5. En este cuadro de diálogo escribe el nombre que le asignarás a tu libro en el recuadro Nombre de archivo, en el panel izquierdo de este cuadro de diálogo puedes cambiar la ubicación donde quieres que se almacene tu archivo.
6. Finalmente, haz clic en el botón Guardar.

Para guardar los cambios realizados sobre un archivo basta con:

1. Seleccionar Guardar de la ficha Archivo.
2. Hacer clic sobre el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o recurrir a la combinación de teclas Ctrl+G.

Imagen 12. Botón Guardar de la Barra de herramientas adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Guardar con contraseña y sólo lectura

En la Vista Backstage se tiene la opción de proteger un libro para que sólo pueda abrirse o modificarse si se cuenta o se conoce una contraseña.

Gráfico 2. Tipos de contraseñas, (2015). Elaboración propia.

Existen dos maneras de guardar un archivo con una contraseña de apertura:

La primera es desde la Vista Backstage selecciona Ficha Archivo/Información/Proteger libro/Cifrar con contraseña.

Imagen 13. Cuadro de diálogo cifrar documento, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

La segunda, desde el cuadro de diálogo Guardar como.

1. Presiona el botón Herramientas, del menú que te aparece selecciona Opciones generales. Se mostrará su cuadro de diálogo donde podrás introducir la contraseña para abrir tu archivo.

En este paso asegúrate de que introduces la contraseña en el apartado correcto, ya que como puedes notar en el cuadro de diálogo Opciones generales, aparecen dos apartados para introducir tu contraseña, uno es de contraseña de apertura y el segundo es de escritura.

Imagen 14. Opciones generales del comando Guardar como, (2015). Elaboración propia.

Cerrar un libro

Existen varias formas de cerrar un libro, cuando hayas terminado de trabajar con un archivo y requieras salir de él o cerrarlo, en necesario que realices los siguientes pasos:

En cualquiera de las opciones, si Excel detecta que se le ha realizado una modificación no almacenada al archivo, automáticamente aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con tres opciones para escoger:

Imagen 15. Cuadro de diálogo de aviso de guardado al cerrar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

¿Cuántos libros nuevos puedes crear?, ahora aprenderás diferentes maneras de insertar datos y el uso de combinación de teclas para acceder a diferentes comandos o lugares dentro de la hoja de Excel.

Entrada de datos

Como se comentó en temas pasados, en cada una de las celdas de la hoja de Excel puedes introducir textos, números o fórmulas. Para todos los casos, los pasos son los siguientes:

Imagen 16. Ejemplo de entrada de datos en una celda, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Edición de datos

Para editar o modificar un dato debes hacer doble clic en la celda que lo contiene, o también puedes corregir la información directamente en la Barra de fórmulas.

Es común que cuando los datos no caben en una celda, es decir,  cuando se introducen  varias líneas dentro de una misma celda, la hoja de cálculo muestra el dato cortado si es texto. Observa la imagen con el ejemplo:

Imagen 17. Ejemplo de inserción de texto largo en una celda, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En el caso de ser números el texto que insertes se muestra una serie de signos de número o gato ##### dentro de la celda. Observa el ejemplo:

Esto no quiere decir que los datos que se introducen en la celda no se encuentren en ella, el dato está completo solo que el espacio para mostrarlo no sea suficiente y por eso se despliega de esta manera.

Por lo tanto, es posible que veas una cosa en la celda cuando el contenido es otro.

Deshacer y Rehacer

Cuando se trabaja en un libro, Excel constantemente está guardando una lista todos los cambios que se han realizado.

En caso de que lo desees, puedes deshacer la última acción que hayas realizado con tan sólo hacer clic en el botón Deshacer  situado en la Barra de herramientas de acceso rápido, o también, puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl+Z. Observa la imagen que ubica el botón mencionado:

Imagen 19.  Ubicación del botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En la siguiente imagen se observa el menú colgante del botón Deshacer  que aparecerá  al presionar al triángulo hacia abajo ubicado al lado del mismo. Ahí aparecen en orden las últimas acciones que se hayan realizado. Selecciona las que desees desbaratar.

Imagen 20. Ejemplo de la lista del menú colgante del botón Deshacer, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Por otro lado, si quieres repetir o reanudar una acción debes utilizar el botón Rehacer en la misma Barra de herramientas de acceso rápido o la combinación de teclas Ctrl+Y.

Imagen 21. Botón Rehacer de la Barra de herramientas de acceso rápido, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Este botón también tiene su menú colgante para reanudar múltiples acciones, observa su ejemplo en la siguiente imagen:

Imagen 22. Ejemplo de la lista del menú colgante del botón Rehacer, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Ir a

Hay varias maneras para ir directamente a cualquier celda en tu hoja de cálculo:

Observa un ejemplo del cuadro de diálogo Ir a:

Combinaciones de teclas

Cuando aprendes a utilizar algunas teclas o combinaciones de teclas ahorras tiempo al trabajar en una hoja de cálculo.

En las siguientes imágenes se muestran algunas de las combinaciones de teclas que puedes utilizar para moverte rápidamente en tu hoja de trabajo, incluso para seleccionar o para editar celdas o grupo de celdas.

Tabla 1. Combinación de letras para activar comandos en Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

¿Cuál es la referencia de la última celda de tu libro?

Puedes utilizar esta combinación de teclas:

Gráfico 4. Combinación de teclado para acceder a las celdas de libro de Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

La que se muestra en la siguiente imagen de ejemplo es: XFD1048576, la columna XFD y fila 1’048,576.

Imagen 24. Ubicación de la última celda de un libro, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Tabla 2. Conjunto de teclas para seleccionar bloque de datos o celdas en Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Cortar, copiar y pegar

Los comandos Copiar, Cortar, Pegar y Copiar formato se encuentran en grupo ficha Inicio/Portapapeles.

Copiar y cortar son acciones similares que se utilizan para pasar datos seleccionados a una memoria temporal llamada portapapeles.

El portapapeles de Excel 2013 puede almacenar 24 objetos o elementos. Para desplegarlo, utiliza el iniciador de cuadro de diálogo del Grupo Portapapeles.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

Imagen 25. Acceso al portapapeles, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Se despliega una barra lateral y se muestra similar a la imagen siguiente:

Imagen 26.  Ejemplo de despliegue de la barra de portapapeles, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para insertar la información guardada o copiada basta con hacer clic sobre lo que desees pegar de la barra lateral.

Para pegar todos los elementos a la vez, presiona el botón Pegar todo.

Imagen 27. Ubicación del botón Pegar todo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Si lo que necesitas es vaciar el portapapeles, basta con hacer clic sobre el botón Borrar todo.

Imagen 28.  Ubicación del botón Borrar todo del portapapeles, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para cerrar el portapapeles, solamente haz clic sobre su botón cerrar o vuelve a hacer clic sobre el iniciador de cuadro de dialogo, observa la siguiente imagen:

Imagen 29. Ubicación del botón cerrar del portapapeles, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Analiza las siguientes funciones:

En la siguiente imagen podrás observar las opciones que tiene la etiqueta inteligente de pegado:

Imagen 30. Opciones de la etiqueta inteligente de pegado, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

¿Sabías que es posible mover la información de una o más celdas seleccionadas con ayuda del ratón?

Esto lo puedes lograr arrastrando la selección de un borde mientras el apuntador del ratón cambia su forma a cuatro flechas:

Si mueves o copias sólo con el ratón, la información no se guardará en el portapapeles.

Borrar contenido y formato

Con la tecla Del o Supr en tu teclado es posible eliminar el contenido de las celdas seleccionadas, sin embargo, toma en cuenta que esta tecla no elimina el formato ni los comentarios que pudieran tener las celdas.

Cuando necesites borrar algo en especial, dirígete al comando de la ficha Inicio/Modificar/Borrar. Observa la siguiente figura donde encontrarás el comando Borrar:

Imagen 31. Comando borrar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Examina las opciones con las que cuenta el comando Borrar:

Imagen 32.  Opciones del comando borrar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Realiza los siguientes pasos para cambiar el alto de una fila:

Cuando requieres dimensiones específicas a tus filas realiza lo siguiente:

Pasos para hacer dimensiones específicas a las filas

Video 3. Pasos para hacer dimensiones específicas a las filas, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Selecciona la fila o filas a las que quieras modificar la altura. Si no seleccionas alguna fila, el cambio se realizará en la fila en la que te encuentres.
2. Selecciona el botón ficha Inicio/Celdas/Formato y elige la opción Alto de fila.

   

   Imagen 33. Opción Alto de fila del comando Formato a celda, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila desde donde modificarás el alto, no olvides utilizar comas para indicar decimales.

   

   Imagen 34. Cuadro de diálogo de la opción Alto de fila, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

4. Haz clic en el botón Aceptar.

Realiza los siguientes pasos para cambiar el ancho de una columna:

Pasos para cambiar el ancho de una columna

1. Coloca el puntero en el extremo derecho del encabezado de columna, hasta que tome la forma de dos flechas  .
2. Sin soltar el botón izquierdo del ratón arrastra hasta tener el ancho deseado.

Cuando requieres dimensiones específicas a tus columnas realiza lo siguiente:

Pasos para las dimensiones específicas en las columnas

Video 4. Pasos para las dimensiones específicas en las columnas, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Selecciona la columna o columnas a las que quieras modificar el ancho. Si no seleccionas alguna columna, el cambio se realizará en la columna en la que nos encontremos.
2. Selecciona el botón ficha Inicio/Celdas/Formato y elige la opción Ancho de columna.

Imagen 35. Opción de Ancho de columna del comando Formato a celda, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna desde donde modificarás el ancho, no olvides utilizar comas para indicar decimales.

Imagen 36. Cuadro de diálogo de la opción Ancho de columna, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

4. Haz clic en el botón Aceptar

Ajuste automático

Esta opción es mucho más rápida a la hora de ajustar filas o columnas, basta con posicionar el puntero del ratón sobre el borde de la fila o columna hasta que este tome la forma de flechas, haces doble clic y automáticamente se adapta a los contenidos de las celdas en una fila o columna.

Operaciones con filas y columnas

¿Sabes que es posible seleccionar una fila completa o toda una columna?

Es muy sencillo, basta con hacer un clic en el encabezado de la fila o de la columna, es decir, sobre el número de la fila o sobre la letra de la columna. Notarás que el puntero del ratón cambiará a la forma de una flecha gruesa horizontal para filas  o vertical para columnas  .

Si en este paso presionas el botón derecho del ratón, te aparecerá un menú contextual con opciones para insertar, eliminar, ocultar o mostrar filas o columna, observa la imagen:

Imagen 37. Menú contextual de Formato a celdas, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

La barra de herramientas es útil para aplicar formato al área seleccionada, además facilita todo el trabajo relacionado con fuentes tales como los estilos, el tamaño, la alineación, color de texto y el uso de decimales. Cabe mencionar que esta barra no es personalizable.

Para mostrar una fila o columna oculta, hay que hacer un clic con el botón izquierdo del ratón justo en la línea donde debería estar la fila o columna que se desea mostrar nuevamente, para estar seguro que posicionaste el puntero del mouse en el lugar correcto el puntero tomará la forma de doble línea con doble flecha. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo donde la columna oculta en la C:

Imagen 38. Ejemplo de columna oculta, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Ahora que conoces más acerca del manejo de archivos y trabajo con hojas de cálculo, en el siguiente tema conocerás conceptos y técnicas para aplicar formato y manipulación de datos.