Imagen 1. Ejemplo de grupo de rangos. Adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En realidad, las fórmulas y las funciones sirven para lo mismo, es decir, para realizar cálculos con los datos contenidos en las celdas, la diferencia es que una fórmula realiza cálculos con operadores aritméticos de suma, resta, multiplicación y división.

Puedes combinar fórmulas y funciones en una sola operación.

Tipos de funciones y aplicación

Existen muchos tipos de funciones para realizar diversos tipos de cálculos. Es posible que algunos cálculos puedan ser escritos de forma más simple si se utiliza una función en vez de los operadores aritméticos de suma, resta, multiplicación o división (+ - * /). Sin embargo, otros cálculos definitivamente no se pueden realizar sin usar funciones.

Excel cuenta con un cuadro de diálogo que sirve para insertar funciones, tiene la ventaja de evitar que tengas que memorizar el nombre y argumentos de cada función, ya que despliega las funciones disponibles por categorías como funciones de texto, financieras, matemáticas o estadísticas, entre otras.

Puedes acceder a este cuadro de diálogo desde el grupo Biblioteca de funciones de la Ficha Fórmulas, este grupo cuenta con una gran variedad de botones con menús colgantes para insertar funciones a la hoja de cálculo, en la siguiente imagen se muestran:

Imagen 2. Biblioteca de funciones. Adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Otras formas de tener acceso al cuadro Insertar función son las siguientes:

A continuación se muestra el cuadro de diálogo Insertar función:

Imagen 3. Cuadro de diálogo Insertar función. Adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

A continuación se muestran algunas funciones básicas y sus aplicaciones:

Funciones básicas y sus aplicaciones

Excel es una de las herramientas más poderosas para trabajar con información y cálculos financieros. Ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para llevar tus finanzas desde casa. En el siguiente subtema conocerás el proceso para aplicar una fórmula.

Como regla, deberás comenzar las fórmulas con el signo de igual =, después del signo igual a, deberás escribir las referencias de las celdas involucradas y los operadores aritméticos y/o funciones necesarios, ya que puedes combinar fórmulas y funciones en una sola operación. Observa un ejemplo de una fórmula simple con operadores aritméticos:

Para calcular el promedio de estas mismas tres celdas podrías teclear =(A7+A8+A9)/3.

Recuerda que al escribir fórmulas, es importante que no utilices los valores numéricos contenidos en las celdas, sino siempre las referencias de las celdas que los contienen.

Imagen 4. Ejemplo de una fórmula básica. Adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Si decides cambiar los valores de las celdas B3, C3 o D3, el resultado de la fórmula seguirá siendo correcto, debido a que Excel identifica de manera automática el cambio de contenido numérico de la referencia.

Es importante que identifiques que cuando introduces una fórmula en una celda, la hoja de cálculo muestra solamente el resultado, aun y cuando el contenido real de la celda no es un dato sino una fórmula. Para estar seguro puedes verificar siempre la fórmula en la barra de fórmulas.

Imagen 5. Ubicación de la barra de fórmulas. Adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Si deseas mostrar u ocultar la barra de fórmulas hazlo mediante el comando Ficha Vista/Mostrar/Barra de fórmulas.

Si lo que quieres es ver todas las fórmulas directamente en la hoja de cálculo, en lugar de ver sólo los resultados, puedes mostrar las fórmulas en la hoja usando el botón que se encuentra en Ficha Fórmulas/Auditoría de fórmulas/Mostrar fórmulas.

Imagen 6. Botón Mostrar fórmulas. Adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Observa un ejemplo de cómo se puede utilizar una fórmula o una función:

1. Si quieres obtener la suma de las celdas A7, A8 y A9 se puede escribir la fórmula =A7+A8+A9, pero también se puede utilizar la función SUMA quedando = SUMA (A7, A8, A9) o como rango = SUMA (A7: A9) ya que las celdas A7, A8 y A9 son consecutivas.

El argumento se debe escribir entre paréntesis después del nombre de la función. En casi todas las funciones hay que especificar un argumento. Hay funciones que necesitan dos, tres o más argumentos.

2. Para calcular el promedio de las celdas A5, B5 y C5 puedes utilizar la función PROMEDIO, así:= PROMEDIO (A5: C5)

Como puedes notar, no es necesario dividir entre 3, porque la función PROMEDIO calcula todo lo necesario, esta función necesita solamente un argumento que son el rango de celdas a promediar.

Desde la ficha Inicio/Modificar podrás encontrar el botón Autosuma  que te servirá para obtener la sumatoria de un rango de celdas. Para sumar datos en una columna o una fila, basta con seleccionar una celda ubicada debajo de la columna de números o a la derecha de la fila de números y presionar el botón Autosuma, antes de dar Enter, revisa que la fórmula que aparecerá en la celda esté correcta.

Cuando utilizas el botón Autosuma, Excel automáticamente sugiere el rango de celdas que se van a sumar, estas aparecerán enmarcadas con una línea punteada animada. Siempre puedes arrastrar para seleccionar el rango correcto en caso de que el rango sugerido por Excel no sea el que deseas incluir en tu cálculo, después solo debes presionar la tecla Enter.

Imagen 7. Ejemplo de uso del botón Autosuma, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En la ficha de Inicio puedes encontrar algunos botones de fórmulas de acceso rápido como el botón Autosuma, sin embargo, es importante que siempre verifiques la Barra de Fórmulas para evitar errores en la sintaxis de la misma que es lo que se revisará en el siguiente subtema.

Prioridad de las operaciones

¿Recuerdas tus clases de matemáticas? Debes recordar que hay prioridades que deben seguirse al realizar operaciones aritméticas y al utilizar funciones.
Observa la siguiente fórmula: =A5 + A6*A7 .

¿Sabes qué operación se realiza primero?, la multiplicación por supuesto; ya que la multiplicación tiene prioridad sobre la suma. Es decir, se calcula la multiplicación de las celdas A6 * A7 y al resultado se le suma la celda A5. De manera automática la hoja de cálculo reconoce y respeta esta prioridad.

Sería muy distinto escribir la fórmula así: =(A5+ A6)*A7

Cuando se incluyen los paréntesis, se le da prioridad a la suma, ya que las operaciones entre paréntesis siempre tienen prioridad. Por lo tanto, para este caso, se suman las celdas A5 + A6 y el resultado se multiplica por A7.

Para que lo comprendas mejor, observa el ejercicio con números. Compara los resultados de estas dos operaciones:

1. = 5 + 4 * 3. Esto es igual a 5 + 12, que da 17.

Imagen 8. Ejemplo 1 de operación en Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. = (5 + 4) * 3. Esto es igual a 9 * 3, que da 27.

Imagen 9. Ejemplo 2 de operación en Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Observa otro ejemplo: = A5 + B5 * C5 + D5 .

Imagen 10. Ejemplo 3 de operación en Excel, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

¿Reconoces cuál es la prioridad de las operaciones? ¿Notas que no hay nada en paréntesis? Pues bien, entonces lo primero que se hace es multiplicar B5 por C5 y al resultado se le suma A5 + D5. Cuando te encuentras con paréntesis dentro de otros paréntesis, primero se calculan los paréntesis interiores, por ejemplo: = A5 * (C9- (B5*B6 + B4)) . En este caso, la primera operación que realizará Excel es la multiplicación B5 por B6 y al resultado se le suma B4, posteriormente a este resultado del paréntesis interior se resta de C9 y lo que nos dé se multiplica por A5. No olvides que se comienza de adentro hacia afuera.

A continuación, se muestra la tabla de prioridad de las operaciones que se utiliza en matemáticas y en todas las hojas de cálculo.

Prioridad de las operaciones

Tabla 2. Prioridad de las operaciones, (2015). Elaboración propia

Errores en fórmulas

Errores de lógica

La hoja de cálculo no sabrá si cometes un error lógico. Por ejemplo, si te equivocas en la prioridad de las operaciones obtendrás un resultado, pero ese resultado será erróneo. Imagina que vas a calcular el promedio de las celdas A3, B3 y C3 con una fórmula. La fórmula correcta se escribe: =(A3+B3+C3)/3.

Pero si en vez de ello escribes =A3+B3+C3/3, la hoja de cálculo te dará un resultado, que, a pesar de ser correcto matemáticamente (según la operación que escribiste), no es el promedio de las tres celdas.

Errores de sintaxis y cálculos erróneos

Los errores de sintaxis y de cálculos erróneos sí son detectados por la hoja de cálculo. Cuando cometes un error de sintaxis o intentas realizar un cálculo erróneo, aparece en la celda un código de error en vez del resultado. Si conoces los códigos de error sabrás cómo corregir la fórmula.

Errores de sintaxis y de cálculos erróneos

Tabla 3. Errores de sintaxis y de cálculos erróneos. Basado en Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En la siguiente parte abordarás el tema de funciones y cálculos complejos, donde trabajarás con funciones definidas, funciones estadísticas básicas y con fórmulas que utilizan funciones y operadores.