Observa la siguiente imagen:

Imagen 1. Ejemplo de un comentario en una celda, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Con los botones de comando del grupo de comentarios, puedes modificar, mostrar, ocultar o eliminar cualquier comentario que hayas insertado; a continuación se muestran en la siguiente imagen:

Imagen 2. Botones de comando del grupo de Comentarios, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

También es posible utilizar las opciones del menú contextual de la celda, este menú aparece al hacer, sobre la celda que contiene el comentario, un clic con el botón derecho del ratón, como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 3. Opciones del comando Comentarios del menú contextual de la celda, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Revisando la ortografía

Desde el botón Ficha Revisar/Revisión/Ortografía o con la tecla F7, aparecerá un cuadro de diálogo que permite revisar y corregir palabras que Excel no reconoce como parte del diccionario que tiene activo. Para estar seguro que se realizarán las correcciones adecuadas deberás revisar que el idioma del diccionario con el que estás trabajando coincida con el que se usa en la hoja que se va a revisar.

Revisa la siguiente imagen con el cuadro de diálogo Ortografía, observa que el diccionario que se utiliza en este caso es el de español (México):

Imagen 4. Cuadro de diálogo Ortografía: Español (México), adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Sinónimos

En Excel es posible buscar sinónimos en algunos de los diccionarios que se instalan con Microsoft Office. Accede al panel de Referencia desde el botón Ficha Revisar/Revisión/Sinónimos.

Imagen 5. Panel de Referencia, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Configurar Página

Si deseas definir la configuración de página puedes activar el cuadro de diálogo Configurar Página, utilizando el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de la Ficha Diseño de página/Configurar página.

Este cuadro de diálogo contiene cuatro fichas con opciones para ajustar la hoja de cálculo como la necesites. También puedes modificar propiedades de la página, márgenes y definir encabezados y pies de páginas.

a) Modificar propiedades de página

Modificar propiedades de referencia del cuadro de diálogo Configurar página

Video 1. Modificar propiedades de referencia del cuadro de diálogo Configurar página, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Analiza cada una de las descripciones siguientes:

Imagen 6. Modificar propiedades de referencia del cuadro de diálogo Configurar página, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Ajusta la hoja de cálculo al porcentaje indicado, desde un 10% hasta un 400%. Es posible también ajustar la hoja de cálculo a un número determinado de páginas cuando se imprime.
2. Detalla la orientación de la página impresa, que puede ser horizontal o vertical.
3. Detalla la resolución que se desea imprimir. Una resolución mayor proporciona una impresión de mejor calidad.
4. Elige aquí el tamaño de papel que usarás para imprimir.

b) Definir márgenes

Con la ficha Márgenes es posible establecer manualmente las dimensiones de cada uno de los márgenes, es decir, el superior, inferior, izquierdo, derecho y margen para el encabezado o pie de página. Esta ficha también cuenta con dos casillas que permiten centrar el área de impresión en la página impresa, tanto horizontal como verticalmente.

Imagen 7. Pestaña Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Una manera simple de agregar un encabezado o un pie de página, es ejecutando la Vista Diseño de página con la Ficha Vista/Vistas del Libro/Diseño de Página. En esta vista puedes dar un clic directamente sobre alguna de las áreas disponibles para encabezados o pies de página ya sea a la izquierda, central o a la derecha. Entonces aparecerá la siguiente ficha de herramientas contextuales:

Imagen 8. Vista diseño de página, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Estas opciones las puedes encontrar también en el cuadro Configurar página, dentro de la ficha Encabezados y pies de página, solo es cuestión de que te familiarices con él, sin embargo, es más sencillo trabajar en la Vista Diseño de página.

Imagen 9. Cuadro de diálogo Configurar página, pestaña Encabezado y pie de página, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Observa en el video a detalle las opciones de esta ficha:

Elementos de pestaña Hoja del cuadro de diálogo Configurar página

Video 2. Elementos de pestaña Hoja del cuadro de diálogo Configurar página, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Los elementos de esta pestaña Hoja son:

Imagen 10. Elementos de pestaña Hoja del cuadro de diálogo Configurar página, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Se indica el rango de celdas a imprimir.
2. Se activan las opciones para que, en cada página que se imprima, aparezca como título de columnas, aquella fila que le indiques en ese recuadro, o  para que, en cada página que se imprima, aparezca como título de la fila aquella columna que le indiques en el recuadro.
3. Se activan las opciones para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja para no gastar las tintas de colores y para realizar una impresión rápida pero Excel no imprime líneas de división, ni la mayoría de los gráficos. Para imprimir los encabezados de filas, es decir, los números de filas de la izquierda y columnas, o sea las letras de los nombres de las columnas superiores de la hoja, puedes imprimir los comentarios que hayas incluido y elegir si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja y podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores.
4. Con esta opción puedes elegir el orden y/o numeración que seguirán las páginas para su impresión.

Proceso de impresión

Desde la Vista Backstage, en la Ficha Archivo/Imprimir, o con la combinación de teclas Ctrl+P, encontrarás todas las opciones relacionadas con la impresión de una hoja de cálculo. Desde aquí se puede elegir la impresora que se va a utilizar, las páginas que vas imprimir, el tamaño y orientación del papel, los márgenes y la escala de impresión.  Asimismo, del lado derecho, aparece una miniatura, la cual es una vista preliminar de la impresión, desde aquí te aseguras que la hoja tiene la apariencia deseada antes de mandarla a imprimir.

Imagen 11. Elementos de la vista Imprimir del Backstage, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Definiendo un área de impresión

Lo puedes hacer directamente en la hoja de cálculo, simplemente selecciona las celdas que se deseas imprimir y selecciona el botón Ficha Diseño de página/Configurar página/ Área de impresión/Establecer área de impresión.

Observa un ejemplo en la siguiente imagen:

Imagen 12. Comando Establecer área de impresión, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para desactivar un área de impresión activa, basta con dar clic en el botón Ficha Diseño de página/Configurar página/ Área de impresión/Borrar área de impresión. Observa la imagen:

Imagen 12. Comando Borrar área de impresión, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Como te pudiste dar cuenta, en comparación con las versiones anteriores, Excel 2013 cuenta con una vista preliminar más limitada, ya que sirve únicamente para dar un último vistazo al aspecto general antes de enviar a imprimir, esto no quiere decir que la nueva versión no cuente con herramientas para visualizar la hoja antes de imprimirla, al contrario, esta versión te proporciona diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, el diseño y la configuración de las páginas para asegurar que tus trabajos se muestren personalizados tal y como quieres que sean presentados.