Se le llama dinámica porque te permite ir adquiriendo diferentes totales como: ir filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, logrando visualizar o no los datos origen, entre otras cosas.

Si alguna vez has trabajado con Acces (programa computacional), te darás cuenta que es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con mayor interactividad.
A continuación verás cómo es posible crear una tabla dinámica a partir de algunos datos establecidos. Para crear una tabla dinámica, Excel ofrece las tablas y gráficos dinámicos.

Observa la siguiente lista de datos de material de un almacén, se tiene el número de parte, el mes de compra, la cantidad comprada de cada número de parte y el importe del mismo:

Imagen 1. Lista de datos del ejemplo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para realizar un mejor análisis de las ventas de cada artículo en cada mes, es conveniente crear una tabla dinámica a partir de los datos anteriores.

Pasos para crear una tabla dinámica

Video 1. Pasos para crear una tabla dinámica, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Para crear una tabla dinámica realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic en el botón ficha Insertar/Tablas/Tabla dinámica.

Imagen 2. Botón Tabla dinámica, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, desde el cual se puede señalar el lugar donde se encuentran los datos que deseas analizar y el lugar donde quieres ubicar la tabla dinámica:

Imagen 3. Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Para el ejemplo, se activará la primera opción Seleccione una tabla o rango para seleccionar los datos de un rango de celdas y se seleccionará la opción Nueva hoja de cálculo para ubicar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva.

Imagen 4. Personalizando la tabla dinámica, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

4. Presiona el botón Aceptar y, a continuación, se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla.

Imagen 5. Panel lateral de la Tabla dinámica, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Desde este panel, es posible personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

5. Diseña la tabla, desde el panel Campos de tabla dinámica, con la siguiente estructura:
   1. Agrega filas para cada uno de los Números de parte de la tabla.
   2. Una columna para cada uno de los Meses de la tabla
   3. En el resto de la tabla, incluye el total del Importe para cada número de parte en cada Mes.
   4. Arrastra los elementos que están enlistados a su lugar correspondiente al pie del panel, es decir
   5. Arrastra el campo Número de parte a Rótulos de fila, el campo MES a Rótulos de columna y, finalmente, el campo IMPORTE a la sección Valores.

Queda de la siguiente manera:

Imagen 6. Personalizar tabla dinámica, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

6. Cierra el panel Campos de tabla dinámica para visualizar la tabla completa y obtendrás la siguiente información:

Imagen 7. Creación de tabla dinámica, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Como puedes observar, se obtiene la estructura que se ha definido previamente, es decir, en los rótulos de fila se tienen los números de parte, en los rótulos de columnas se tienen los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Te habrás dado cuenta que con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Cuando se ha creado la tabla dinámica, automáticamente aparecerá en la cinta de opciones la ficha Analizar de la siguiente manera:

Imagen 8. Ficha Analizar, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En esta ficha encontrarás más herramientas para manipular tu tabla dinámica.

Es importante destacar que podrás seguir utilizando el panel lateral en cualquier momento, de esta manera puedes quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.

Con estas opciones, en un segundo, puedes variar la estructura de tu tabla y obtener otros resultados ahorrando tiempo y esfuerzo.

Eliminar una tabla dinámica

Para eliminar una tabla dinámica realiza los siguientes 2 pasos:

1. Selecciona la tabla en su totalidad.

Imagen 9. Selección total de tabla, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Presiona la tecla Supr.

Imagen 10. Selección total de tabla eliminándola presionando Supr, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Otra de las ventajas de utilizar tablas dinámicas es que permiten filtrar los resultados de éstas y así visualizar únicamente los que te interesa en cualquier momento. Es recomendable utilizar esta herramienta, sobre todo, cuando el volumen de datos es grande.

Los campos principales en el panel y los rótulos o encabezados en la tabla cuentan con un menú desplegable, este se muestra al hacer clic en el triángulo o flecha que aparece en la parte derecha de los mismos.

Al presionar la flecha de la etiqueta Etiquetas de columna,  aparecerá una lista como la que se observa en la siguiente imagen:

Imagen 11. Menú desplegable de Etiquetas de columna, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En el menú desplegable aparecen opciones como los distintos meses disponibles en la tabla, selecciona la casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los quieres ver o no, además existe también una opción para marcar todas las opciones; en este caso para mostrar todos los meses.

Es importante que reconozcas que si, por ejemplo, solo activas las casillas de los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, sin embargo estos no se pierden; ya que en cualquier momento puedes visualizarlos volviendo a desplegar el menú y activando la casilla Seleccionar todo.

Imagen 12. Menú desplegable de Etiquetas de columna seleccionando solo dos meses, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Si deseas guardar los cambios, solo presiona el botón Aceptar.

Imagen 13. Menú desplegable de Etiquetas de columna guardando modificaciones meses Enero y Febrero, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Si no deseas guardar estos cambios, solo haz clic en el botón Cancelar.

Los filtros es una herramienta muy poderosa a la hora de aplicarlos en varios campos, ya que permite formar condiciones de filtrado más complejas y exactas, por ejemplo, se puede filtrar para ver los artículos con número de parte 5367 de Abril.

Imagen 14. Filtrando por número de parte 5367, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Imagen 15. Filtrando por mes Abril, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Imagen 16. Resultado del filtro número de parte y mes, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Promedios en una tabla dinámica

Cuando se crea una tabla dinámica, automáticamente Excel genera totales utilizando sumatorias. Sin embargo puede interesarte modificar esas fórmulas por otras, como por ejemplo, obtener: el máximo MAX o el mínimo MIN, el promedio PROMEDIO, entre otros.

Para realizar estos cambios, primero debes situarte en cualquier celda de la zona que quieres modificar y hacer clic con el botón derecho del ratón.

Imagen 17. Seleccionando celda K13 para modificar la fórmula, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Imagen 18. Clic con el botón derecho del mouse sobre la celda K13, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Como puedes notar, aparece un menú emergente con diferentes opciones, desde este debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor, aparecerá un cuadro de diálogo como el de la siguiente imagen:

Imagen 19. Cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Desde este cuadro de diálogo, puedes elegir cómo quieres hacer el resumen: mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

Este cuadro de diálogo también se puede abrir con el botón ficha Analizar/Campo activo/Configuración de campo.

Imagen 20. Cuadro de diálogo Configuración de campo de valor desde la ficha Analizar/Campo activo/Configuración de campo, adaptado de Ms Excel, (2013).
Elaboración propia.

Para continuar con el ejemplo, se selecciona la opción PROMEDIO y después presiona el botón Aceptar desde el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor para obtener el resumen con base en esta operación, se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 21. Promedio del importe Total general, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Pasos para crear una gráfica a partir de una tabla dinámica

Video 2. Pasos para crear una gráfica a partir de una tabla dinámica, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Haz clic en el botón ficha Analizar/Herramientas/Gráfico dinámico:

Imagen 22. Botón ficha Analizar/Herramientas/Gráfico dinámico, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo Insertar gráfico, desde el cuál se muestra una lista de diseños y formatos predefinidos, aquí podrás elegir el diseño y formato de acuerdo a la información que quieras mostrar:

Imagen 23. Cuadro de diálogo Insertar Gráfico, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Escoge el tipo de diseño y formato que más te convenga.

Imagen 24. Eligiendo diseño de grafico Columna apilada, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Haz clic en el botón Aceptar y tu gráfico estará creado, tal y como aparece en la siguiente imagen:

Imagen 25. Gráfico Columna apilada, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

En la Cinta de opciones, aparecerán las diferentes herramientas disponibles para manipular el gráfico, aparecen las fichas contextuales Diseño y Formato. Con los comandos disponibles en estas fichas puedes modificar el gráfico con el fin de presentar los datos de la forma que desees.

Observa la siguiente ficha Diseño:

Imagen 26. Cinta de opciones, ficha contextual Diseño, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Elementos de la Ficha contextual Diseño

Video 3. Elementos de la Ficha contextual Diseño, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Imagen 27.  Ficha contextual Diseño, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. En el botón Seleccionar datos se define qué datos se quieren que aparezcan en el gráfico, el botón Cambiar entre filas y columnas muestra series de datos por filas o por columnas.
2. En estos comandos de Diseños de gráfico podrás agregar o modificar la presentación de los elementos del gráfico, también puedes escoger un Diseño rápido, incluyendo aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el gráfico, entre otras.
3. Este grupo de comando, Estilos de gráfico, te proporciona estilos rápidos a tu grafico incluyendo distintas presentaciones que cambiarán su apariencia, mediante la variación tanto de los colores como del estilo de algunos de los elementos del gráfico, de acuerdo al tipo de gráfico que hayas seleccionado (líneas, barras, columnas, circular, etc.).
4. Cambia el tipo de gráfico o lo guarda como plantilla.

En la ficha Formato encontrarás herramientas para aplicar formato de manera rápida a tu gráfico con las que podrás agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos especiales, manipular objetos dentro del gráfico y especificar tamaños y posiciones.

Ficha contextual Formato

Video 4. Ficha contextual Formato, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Imagen 28. Ficha contextual Formato, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Los comandos del grupo Estilos de forma te permiten aplicar un estilo genérico para todo el gráfico, al mismo tiempo puedes personalizar cada uno de los elementos del gráfico de manera individual, estos pueden ser el área de trazado, la leyenda, las líneas de división principales, entre otros.
2. Las opciones del grupo Estilos de WordArt, te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos tales como relleno, contorno y efectos al texto.
3. El grupo Tamaños especifica tamaños y posiciones de manera más exacta, sin embargo, también es posible modificar el tamaño de cada uno de los componentes del gráfico colocando el cursor sobre cualquier objeto seleccionado haciendo clic y arrastrarlo a la posición deseada.
4. El grupo Organizar manipula objetos dentro del gráfico, tales como texto, formas y líneas,  ya sea alineándolos o colocándolos delante o detrás de algún elemento del gráfico.

Posición de un gráfico

Con Excel es posible decidir la posición en la que deseas colocar tu gráfico en el libro. Para ello realiza lo siguiente:

1. Selecciona el gráfico y sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.

Imagen 29. Seleccionando gráfico ficha Diseño, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Haz clic en el botón Ubicación/Mover gráfico.

Imagen 30. Botón ficha Diseño/Ubicación/Mover gráfico, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Imagen 31. Cuadro de diálogo Mover gráfico, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Desde este cuadro de diálogo Mover gráfico tienes dos opciones para colocar tu gráfico, a continuación se describen:

1. Hoja nueva. Basta con escribir el nombre de la hoja en el apartado correspondiente y hacer clic en el botón Aceptar. Es conveniente establecer el gráfico en una hoja nueva, cuando no se desea que el gráfico ocupe espacio y estorbe dentro de la hoja donde tienes la tabla de los datos, la desventaja es que no podrás cotejar los datos numéricos con tu grafico directamente en la misma hoja.

Imagen 32. Cuadro de diálogo Mover gráfico opción Hoja nueva, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia

Observa cómo se genera una nueva hoja con el nombre proporcionado en el ejemplo “Total general”:

Imagen 33. Mover gráfico a una hoja nueva Total general, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Objeto en. Podrás mover el gráfico a una hoja ya existente. Al utilizar esta opción tienes la ventaja de que el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás ubicarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas. Ésta es la manera en la que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.

Imagen 34. Cuadro de diálogo Mover gráfico opción Hoja existente Hoja 2, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Observa que el gráfico se sitúa en la hoja 2:

Imagen 35. Mover gráfico a una hoja existente Hoja 2, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Mover el gráfico manualmente

Con Excel es posible mover el gráfico arrastrándolo con el ratón dentro de la misma hoja, pero también puedes moverlo a otra hoja manualmente con los siguientes pasos:

1. Selecciona el gráfico y ejecuta el botón ficha Inicio/Portapapeles/Copiar o Cortar o con la combinación de teclas Ctrl+C o Ctrl+X respectivamente.

Imagen 36. Mover gráfico manualmente una hoja existente Hoja 1 utilizando los comandos Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar o Cortar, adaptado de Ms Excel, (2013). 
Elaboración propia.

También existe otra opción que es:

1. Hacer clic derecho sobre el gráfico y seleccionar del menú emergente las opciones de Copiar o Cortar.

Imagen 37. Mover gráfico manualmente una hoja existente Hoja 1 utilizando los comandos copiar o cortar desde menú emergente, adaptado de Ms Excel, (2013). 
Elaboración propia.

2. Dirígete a la hoja deseada y selecciona el botón ficha Inicio/Portapapeles/Pegar o con la combinación de teclas Ctrl+V. En el ejemplo copiarás el gráfico a la Hoja 1:

Imagen 38. Mover gráfico manualmente una hoja existente Hoja 1 utilizando el comando Ficha Inicio/Portapapeles/Pegar, adaptado de Ms Excel, (2013). 
Elaboración propia.

La tercera forma es hacer clic derecho sobre el gráfico y seleccionar del menú emergente las opciones de Pegar.

Imagen 39. Mover gráfico manualmente una hoja existente Hoja 1 utilizando el comando Pegar desde menú emergente, adaptado de Ms Excel, (2013). 
Elaboración propia.

Recuerda que las tablas dinámicas te permiten analizar sólo una porción de tu lista de datos, es decir, de una lista con gran cantidad de campos o columnas, te ayudarán a visualizar únicamente la información relevante o necesaria, por lo que el análisis se volverá más sencillo.

Si te resulta complicado no te preocupes, poco a poco y con práctica irás descubriendo estos temas y lograrás sacar el máximo aprovechamiento de estos recursos que te ofrece Excel 2013.