¿Consideras que un gerente de cuenta corporativa tiene las mismas funciones y habilidades que puede tener un supervisor de planta?, ¿conoces los niveles jerárquicos que existen en tu lugar de trabajo? En ocasiones te has preguntado: ¿cuál es el rol que debe desempeñar un ejecutivo de la mesa directiva? En este apartado descubrirás la forma como las grandes empresas jerarquizan los diferentes puestos. Conocerás las habilidades y roles de un administrador (ya sea que esté en el puesto de director, gerente o supervisor) sin importar su nivel jerárquico. Entenderás el porqué es importante definir los roles y habilidades que debe poseer una persona sin importar su nivel jerárquico para así puedas desarrollarlas o las identifiques en tu empresa. 

Para describir los roles administrativos en los diferentes niveles jerárquicos, se ejemplificará el papel del administrador financiero de una empresa. Toma en cuenta que todas las áreas o departamentos de una empresa involucran números, presupuestos y costos, es por ello que se debe de fomentar una cultura financiera para tener la posibilidad de administrar los recursos con los que cuenta cada departamento. A continuación, se enlistan una serie de roles que son necesarios en el proceso administrativo a cualquier nivel jerárquico.

De acuerdo con Garrison, R., (2007) un administrador no solo debe enfocarse en el aspecto económico y financiero, también debe de ser un agente de cambio en las organizaciones, debe promover el cambio de mentalidad, cultura, procesos, actividades, productos, servicios y lo que esté por venir preverlo.  El administrador vuelve las empresas más eficaces y competitivas y las orienta hacia el éxito, recordemos que siempre existirá la competencia y los cambios por lo cual el administrador requiere desarrollar características personales que lo conviertan en líder que sea: combatiente, firme, convicción, cero conformismos y alta dosis de espíritu emprendedor. A continuación, se describe una lista de características con las que debe contar un administrador líder:

El liderazgo es una habilidad básica que se debe ejercer al estar en cualquier nivel directivo, ejecutivo y operativo de una organización. En ocasiones,  al darse el cambio de estilo de liderazgo en una organización, genera un crecimiento exponencial en la empresa de acuerdo a lo que comenta Garrison, R. (2007). En la siguiente tabla se muestran dos ejemplos de cómo funcionan estos cambios de liderazgo:

Como se mencionó en la introducción y basándonos en Garrison, R., (2007) el proceso administrativo es una forma de definir a la administración: planeación, organización, dirección, integración y control, pero hablar de la aplicación funcional, se refiere a llevarlo a todas las áreas en la empresa y entonces surge el cuestionamiento de la persona de operaciones, de recursos humanos, de compras, de legal y cualquier otro departamento involucrado sobre el ¿por qué tienen que administrar si existe un departamento como tal?  Entonces al hablar de cada departamento se tiene que aclarar lo que se pretende con este concepto por ejemplo:

Administración de la producción

Recapitulando a lo mencionado por Garrison, R. (2007), en este proceso administrativo se elaboran bienes y servicios, además es una de las áreas más críticas en cualquier empresa, ya que para una empresa productora representa la elaboración de sus productos. Toma en cuenta que los elementos del producto son materias primas, mano de obra y los gastos indirectos de fabricación. En cada uno de ellos es posible incrementar el costo y eso ocasiona que no se sea competitivo, efecto contrario si se logra un adecuado manejo (administración de los recursos) en los elementos del producto y se contribuye directamente a bajar el costo haciéndose más competitivo.

Ahora analiza algunos ejemplos como la localización de la planta, aplica costos de inversión y de operación, lo que lleva a un análisis de situación geográfica, medios y transporte, costo de la mano de obra, condiciones del clima, medios de comunicación, servicios públicos, servicios a la comunidad como escuelas, bancos, hospitales, seguridad.

1. Ingeniería del producto y del proceso

Otra área importante dentro de producción es la ingeniería del producto y del proceso, esto te lleva a planear las características de los productos y los procedimientos que se seguirán, desarrollar diseños, características, especificaciones, datos, indicadores de las normas industriales, secuencia de operaciones, tipos de máquinas y equipos a utilizar. Esta área te obliga a que el producto fabricado se ajuste a las características y especificaciones previamente establecidas como, por ejemplo: composición, volumen, forma, limpieza, peso, entre otras características más. Además, aplica en cualquier parte del proceso: materias primas, productos en proceso y productos terminados.

Este departamento coordina las inspecciones mínimas en cuanto a frecuencias y unidades a revisar, detecta anomalías, causas y establece las medidas necesarias para reducir las mermas y desperdicios y cero defectos. 

2. Mantenimiento

El mantenimiento va íntimamente relacionado con conservar en buen estado el funcionamiento de las máquinas, equipo, instalaciones y evitar cualquier tipo de falla que repercuta en los niveles establecidos en producción, ya que si no se cumplen ocasiona tiempo improductivo de las máquinas, mano de obra ociosa, retaso en abastecimiento, aumento de desperdicios, reparaciones, por eso existen mantenimientos preventivos y correctivos.

Ahora se presentan algunos ejemplos en tesorería, área cuya función es planear y controlar los flujos de entrada y salida de dinero, establece estrategias de óptima productividad en el manejo de los recursos financieros, donde su regla de oro es cobrar rápido, pagar tarde y el dinero sobrante se debe de invertir; para el faltante debes recurrir a las actividades de financiamiento y si no, a las de inversión.

1. Cuentas por cobrar  
   Hoy en día las empresas no venden si no aplican el crédito, la escases de dinero ha hecho que el crédito tome suma importancia en cualquier sector comercial, es un departamento que tomó importancia y es un arte el saber administrarlo, por lo cual hay que establecer límites de crédito, políticas y procedimientos, montos mínimos y máximos, periodos de días de cobro.

2. Contabilidad
   Es una técnica y se basa en normas y procedimientos establecidos por las Normas de Información Financiera, en la cual hay que registrar, clasificar, analizar y resumir todo tipo de información de la empresa efectuadas por sus operaciones diarias, estas operaciones aumentan o disminuyen el patrimonio. Otro punto importante es cumplir con las obligaciones fiscales que con lleva la razón social del negocio.

Administración de mercadotecnia

Ramírez, D., (2008) describe a este proceso como una serie de actividades destinadas a producir intercambios de bienes y servicios con el fin de obtener utilidades, se definen con las 4P's: precio, producto, plaza y promoción.

1. Mercado
   Lo constituyen los individuos y las organizaciones que son clientes actuales y potenciales de un producto o servicio.

2. Segmentación de mercado
   Es dividir en grupos significativos a los compradores actuales o potenciales, considerando varias características comunes, por ejemplo: sexo, edad, ingresos, educación, preferencias, por mencionar algunas, es un grupo de compradores que reúnen cualidades significativas desde el punto de vista dado.

Recursos humanos

Hellriegel Don, John W. Slocum, (1998) describen la función de este departamento como el proceso de integrar a la organización a personas cuyas características sean afines a los requerimientos de la misma, así como impulsar el desarrollo integral mediante el establecimiento de políticas y programas que contribuyan a su realización personal y guíen apropiadamente el esfuerzo humano para actuar eficientemente.

Algunas funciones son: reclutamiento, capacitación, análisis de puestos, valuación de puestos, inducción, nóminas y asistencia del personal, servicios y prestaciones, reconocimientos, establecer bonos y metas e indicadores.

En México, los daños que sufren los trabajadores se clasifican de acuerdo con la Nueva Ley Federal del Trabajo, que señala lo siguiente:

 De acuerdo a Hellriegel Don, John W. Slocum, (1998), el punto más importante que se debe tener en mente es que el bienestar y prosperidad de las empresas e instituciones, dependen de la cooperación y el trabajo en equipo que exista entre su personal; de ahí la importancia de desarrollar las competencias para integrar, dirigir y participar en equipos de alto rendimiento.

Un buen administrador desarrolla en el equipo la exigencia de vida tanto personal como profesional, integra y consolida al equipo, busca retos y situaciones especiales para llevar al equipo a otros niveles superiores.

Algunas dificultades en las reuniones de trabajo pueden ser: vacilaciones, participantes dominantes, reacios, decisiones apresuradas, aceptación de ideas erróneas, menosprecios y sorderas, desviaciones, rivalidad entre miembros.  Para todo lo anterior existe el consenso que es encontrar una propuesta lo suficientemente aceptable en la que todos los miembros del equipo la puedan apoyar y ningún miembro se oponga a ella.

Es importante que no se confunda lo que no es consenso: coincidencia, mayoría de votos, volado, me vale, como quieran, lo que opine el grupo, ya ni modo, está difícil, lo dejamos pendiente; por eso se requiere tiempo, participación activa de los involucrados, habilidades de comunicación (escuchar, presentar ideas, claridad, resolver conflictos), pensamiento creativo y apertura de mente.

Se logra el consenso cuando todos los miembros han sido escuchados, todos han sido francos y honestos, se han analizado los puntos de vista, se ha compartido la información, todos compran la decisión, todos pueden apoyar la decisión.

Los equipos altamente efectivos ayudan a que si el líder no se encuentra, todos reconocen al segundo al mando y si este se ausenta, sigue el tercero y así sucesivamente; esto debido a la forma de integración, conocimiento y ganas de lograr los objetivos en la organización.

Ahora ya conoces la importancia que tiene la administración en las empresas, cómo un buen líder puede causar diferencia y cómo un equipo efectivo logra mejores resultados. Por tanto ahora toca pasar al siguiente tema que trata de las finanzas aplicadas en la organización, que marcan diferencia en la toma de decisiones basadas en los números contables.