Omar es uno de los ejecutivos de ventas que hasta antes de la pandemia había tenido mucha efectividad en las ventas, por lo que sus clientes reconocían el valor que les aportaba. Sin embargo, con la llegada del COVID se reestructuraron los equipos en la organización, por lo que tuvo que cambiar de equipo, resultándole complicado trabajar con el mismo. Por consiguiente, Omar se ha encontrado con los siguientes retos:
Lo anterior afectó drásticamente a Omar, ya que ahora no solo tiene que trabajar con un equipo nuevo y alinearlo, sino que, a lo largo de la organización, los equipos deben ajustarse entre sí para lograr una mayor eficiencia y efectividad del tiempo, por tanto, también deben considerar atender a los clientes externos. Con base en lo anterior, y relacionado a su enfoque de mejora continua, él comenzó a investigar lo que podría hacer para realizar reuniones efectivas sin que le afecten en su programa de actividades de visita a clientes, así como para seguir siendo productivo.
Omar no es el único que tiene estas complicaciones durante las juntas, ya que existen muchas sesiones durante el día (independientemente del área) en las que hay que cuestionarse si son efectivas o no. Para saber esto, basta con que te preguntes al final de esta: si no se hubiera tenido la reunión, ¿el resultado seguiría siendo el mismo?
Al igual que Omar, muchas veces se tienen que lidiar con reuniones poco efectivas, ya sea de forma presencial o virtual, por lo que, al igual que él, puedes aprender buenas prácticas para lograr que una reunión sea efectiva, aun sin ser la persona responsable de la junta o el moderador. Por ende, en la siguiente experiencia de aprendizaje aprenderás cómo lograr reuniones de mayor impacto para la organización.
Reuniones Efectivas
Las reuniones son esenciales en cualquier nivel de la compañía, ya que a través de estas se discuten las actividades relacionadas al objetivo de la organización. No obstante, se convierten en un problema cuando tienden a durar más allá de lo planeado, cuando no se logra el objetivo de reunión, o cuando no existe un compromiso por parte de los asistentes, ya sea para participar o para cumplir las metas. A saber, una reunión efectiva es aquella en donde se satisfacen los objetivos esperados dentro del tiempo asignado (Serrat, 2017).
Lograr una reunión efectiva no es tan sencillo como parece, ya que hay que dedicar tiempo y esfuerzo para lograr formas de colaboración en donde todos estén en sintonía, de tal forma que se logre contribuir activamente. Por tanto, es importante tener en mente ciertas características fundamentales para lograr la efectividad en las reuniones (Benedikt, 2020).
Antes de la reunión
Una reunión efectiva deberá cumplir con una planeación, por tanto, se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Durante la reunión
Una vez que llega el día de la junta, los participantes se deberán conectar o asistir físicamente a la reunión. Un buen indicador es contar con al menos el 80% y que lleguen en tiempo. Asimismo, podremos ver la efectividad de las confirmaciones y recordatorios enviados previamente. Por consiguiente, es importante estar preparado para cualquier situación, por ejemplo, la cancelación de un asistente importante en el último minuto (se deberá revisar la agenda y determinar si aun con la persona faltante debería llevarse a cabo la reunión). Una vez que la reunión haya iniciado, se podrá dar un tiempo de cinco minutos para esperar a los invitados o se puede comenzar revisando la agenda. Si los participantes clave ya se encuentran en la reunión, puedes seguir los siguientes pasos:
Después de la reunión
Después de haber revisado el tema es importante enfatizar los elementos que ayudarán a tener una reunión efectiva (aunque no necesariamente se deberán ejecutar al momento en que inicia la reunión, sino desde antes). A saber, toda reunión efectiva debe ser planeada, ya que de otra forma no puede alcanzarse el objetivo deseado.
Asimismo, es importante evaluar si las reuniones que actualmente atiendes son efectivas o no. Para conocer esto se puede partir de las siguientes preguntas: ¿El nombre de la reunión está identificado claramente y especifica de qué tratará? ¿La reunión tiene un propósito u objetivo claro? Si la reunión tarda más de cinco minutos, ¿se tiene una agenda de la reunión o debo pedirla? Si no hay una agenda u objetivo, ¿debo mantener esa reunión en el calendario o se puede mover? Si la reunión es con un cliente, ¿se tiene claro el alcance de la reunión? Con base en los objetivos y temas, ¿el tiempo de la reunión es adecuado?
Finalmente, independientemente del área en donde te encuentres, es importante tomar en cuenta a la audiencia, esto para determinar el lenguaje y el tipo de información de la reunión, de tal forma que sea de valor para todos los participantes. Por ende, se recomienda revisar el enfoque que abarca los tres momentos de la reunión: antes, durante, y después, ya que de esta forma se pueden gestionar adecuadamente los puntos pendientes que resultaron de las juntas.
Asegúrate de:
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