Las reuniones son parte esencial para el aseguramiento de las operaciones del negocio, siempre y cuando sean efectivas y se alcancen los objetivos de estas actividades de colaboración. Sin embargo, aún se pueden encontrar las siguientes situaciones:
En muchas reuniones se llegan a acuerdos y compromisos, pero entre una reunión y otra se van perdiendo, ya que no existe una forma de ir monitoreando el progreso de los temas que se van tratando. Entonces, conforme se van teniendo más y más reuniones, se va perdiendo el interés derivado de la falta del seguimiento de las acciones a realizar o de la asignación de un responsable y fecha límite para cerrar los acuerdos. Además, frecuentemente pareciera que la reunión pierde el enfoque, ya que se cambia la atención entre temas, inclusive aquellos que no están relacionados con el objetivo, o se termina sin claridad sobre lo que se acordó en reuniones pasadas.
Por consiguiente, en la siguiente experiencia de aprendizaje conocerás cómo lograr que las reuniones cumplan su propósito, mantengan la duración adecuada y se observe el valor que aportan al negocio.
Minutas de reuniones
Las minutas de reuniones son un registro de las decisiones tomadas, así como el proceso de toma de decisiones en las reuniones formales, las cuales son conducidas por una persona designada para llevar el registro. Este documento asegura que la productividad no disminuya entre las reuniones y posterior a las mismas, ya que incluyen los siguiente:
Pasos clave para gestionar minutas
Los pasos clave involucrados para registrar las minutas de una reunión son los siguientes (CFI, s.f.):
Contenido de las minutas
Una minuta no debe ser un documento extenso, ya que con una hoja o dos es suficiente. Del mismo modo, debe contener los siguientes elementos clave:
No. |
Tema |
Presentador |
|
|
|
Lista de puntos clave tratados en la reunión |
|
No. |
Decisión |
|
|
No. |
Fecha |
Acción |
Responsable |
Estatus |
Fecha compromiso |
|
|
|
|
|
|
No. |
Fecha |
Acción |
Responsable |
Estatus |
Fecha compromiso |
|
|
|
|
|
|
Para lograr la gestión efectiva de la minuta, se recomienda lo siguiente:
Reglas importantes para tomar minutas
Beneficios de las minutas
Para lograr una minuta efectiva, se deben tomar en cuenta los siguientes elementos:
Asegúrate de:
Los siguientes enlaces son externos a la Universidad Tecmilenio, al acceder a ellos considera que debes apegarte a sus términos y condiciones.
Videos
Lecturas
"Tecmilenio no guarda relación alguna con las marcas mencionadas como ejemplo. Las marcas son propiedad de sus titulares conforme a la legislación aplicable, estas se utilizan con fines académicos y didácticos, por lo que no exísten fines de lucro, relación publicitaria o de patrocinio".