Tema 2. Gestión de agendas de reunión

¿Te ha tocado invertir mucho tiempo en juntas? ¿Consideras que pasas más tiempo en las reuniones que haciendo las actividades que generan valor en la empresa? ¿Has estado en reuniones que terminan y te hacen pensar que no debiste haber asistido? ¿Las reuniones no respetan el tiempo asignado?

Las respuestas a estas preguntas podrían variar de persona a persona, pero es algo que sí ocurre muy seguido cuando se trabaja en equipo, por lo que es importante cuidar el tiempo que se dedica a las reuniones, de tal forma que se debe justificar el tiempo invertido en las juntas de equipo.

Por ende, es importante mantener una agenda que ayude a los asistentes a prepararse para la reunión, así como determinar el nivel de influencia para cumplir con las actividades o resolver los problemas que se presentan. A través de esta experiencia aprenderás técnicas para gestionar de manera adecuada la agenda de una reunión, lo cual ayudará a tu organización a lograr reuniones efectivas.

Retos en la facilitación de reuniones

Estos son algunos de los retos a los que normalmente se enfrentan los asistentes a reuniones:

• Uso ineficiente del tiempo en las reuniones; las lecturas previas no son distribuidas a tiempo.
• Las acciones pendientes no se asignan de forma explícita ni se les da un seguimiento; las decisiones no son comunicadas a todos los niveles.
• Existe poca priorización de los elementos de la agenda.
• La calidad del contenido es variable, ya que muchas veces son presentaciones muy largas, poco ejecutivas y claras, por lo que no siempre permiten el debate o discusión de los elementos.
• La calidad del debate en las reuniones es variable, ya que muchas veces se vacila en retar constructivamente a otros o existe mucha tendencia a diferir con los ejecutivos.
• Las decisiones no siempre son adheridas o tomadas en cuenta.
• Existe una falta de delegación y empoderamiento de los miembros del equipo.

Errores de las reuniones

Dentro de la organización se pueden tener agendadas algunas reuniones o un exceso de las mismas, lo cual puede ser estresante, ya que en muchas de estas se pierde el tiempo y no se alcanzan los objetivos esperados, por lo que ocurren errores como los siguientes:

• Muchas reuniones: en ocasiones el calendario está repleto de reuniones, las cuales no permiten alcanzar las metas de trabajo diarias, lo cual causa estrés, ya que muchas de ellas son improductivas. Por ello, hay que revisar el calendario e identificar las juntas poco relevantes para determinar horarios en los que existe una disponibilidad real.
• Reunión sin agenda: si la reunión no cuenta con una agenda o no es clara, se tendrá como resultado un desperdicio de tiempo, puesto que no se saben los temas que se cubrirán, causando que los participantes no estén preparados.
• No existen reglas: en cada reunión se deben mencionar las reglas al inicio para asegurar la atención de la audiencia, así como la forma en la cual podrán participar o intervenir durante la misma. Se debe definir claramente el tiempo de inicio y de fin, y si está permitido el uso de dispositivos móviles, con el fin de evitar distractores.

• Llegada tarde y término tarde: en ocasiones muchos de los participantes llegan tarde a las reuniones, lo cual puede ser común cuando no se establecen reglas o políticas de horario de llegada o inicio, por lo que se debe tener en consideración el tiempo de las personas y llegar a la hora indicada. Asimismo, independientemente de los elementos pendientes, hay que terminarla a tiempo y medir bien los tiempos para que se toquen solo los temas relevantes.
• Uso de dispositivos móviles: durante las reuniones las personas tienden a utilizar los dispositivos móviles, independientemente del locutor, restándole importancia a la misma y haciendo que esta no sea efectiva. Por tanto, se recomienda mantener los dispositivos guardados por respeto a quien está hablando.
• Falta de participación: cuando la reunión no tiene una estructura adecuada o no se compromete a los participantes, la gran mayoría no participará en los procesos de toma de decisiones, por lo que desde el inicio se debe buscar la atención de los asistentes y establecer alguna actividad que los haga comprometerse.
• Temas fuera de agenda: cuando no se tiene una agenda clara (o aun con una agenda clara) se comienzan a desviar hacia temas que no tienen relación con la reunión. Por consiguiente, es importante que el moderador o responsable de la reunión pueda apoyar para que la reunión no se salga de contexto o se toquen temas que no se agendaron.
• Seguimiento a acciones: muchas de las reuniones terminan y todos los participantes acuden a sus lugares de trabajo, sin embargo, si quedó alguna acción pendiente, no la tomaron en cuenta o no la escucharon porque estaban distraídos.

Principios clave de una reunión

Como parte de los principios guía para lograr una adecuada gestión de agenda, se recomienda lo siguiente:

• No reunir a las personas para solamente brindar información, sino para motivarlas al diálogo.
• No llevar a cabo las reuniones en las que los tomadores de decisiones no están presentes (y no hay algún participante delegado para tomarlas) o si no hay información suficiente para tomar decisiones.
• Utilizar las reuniones para compartir información de contenido complejo que requiere mayor explicación o sesiones de preguntas y respuestas para alcanzar el entendimiento y compromiso.
• Realizar reuniones para resolver problemas complejos, ya que una diversidad de perspectivas mejorará la solución.
• Determinar el propósito, los objetivos y los resultados.
• Identificar a cada participante y su contribución.
• La agenda debe ser detallada, es decir, con propósito, objetivos y resultados esperados.
• Iniciar con las acciones de seguimiento que quedaron pendientes en la última reunión.
• Facilitar la discusión durante la reunión.
• Resumir los resultados y las acciones de seguimiento.

Creando una agenda efectiva

Una agenda debe contener al menos los siguientes elementos (los cuales son enunciativos más no exhaustivos):

• Nombre de la reunión.
• Fecha y hora de inicio.
• Ubicación (en caso de ser vía remota especificar el hipervínculo y la clave de acceso).
• Lista de asistentes.
• Enlistar los temas, el facilitador y el tiempo que se destinará a cada uno.
• Dentro del contenido, asegurarse que solo se incluyan los temas a tratar.
• Crear un elemento de cierre.

Alinear la agenda al objetivo de la reunión

La agenda de una reunión es un elemento clave para el éxito de la misma, ya que les ayuda a prepararse y a guiarlos sobre los puntos que se necesitan discutir (Bryant, s.f.). Sin embargo, preparar una agenda no es trivial, puesto que se deben considerar los siguientes elementos:

Razón de ser de la reunión: ¿Por qué se debe hacer la reunión? ¿Quiénes deben participar? ¿Qué puntos deben discutirse? ¿Cómo posibilitar la conversación? Esto ayudará a eliminar reuniones redundantes, así como a priorizar a los participantes y la reunión a través de flexibilidad.
Invitados: solo deben invitar a las personas que deban estar en la reunión y eliminar los que no son requeridos.
Formas de colaboración: promover formas alternativas de colaborar, de tal forma que la reunión sea más fluida.
Reuniones recurrentes: mantenerlas calendarizadas con el contenido (agenda), objetivos y participantes.
Primeros cinco minutos (saludo): hacer la junta diferente en cada ocasión para convertirla en una nueva vivencia. Iniciar la reunión con un saludo personalizado, poner algo de música o preparar una actividad que permita la interacción entre la gente.
Crear un propósito de vida: cambiar el tono aburrido o desconectado de la reunión o activar a los participantes, ya sea a través de una pregunta que esté relacionada con el propósito global de la reunión o algún tema de discusión relacionado.
Objetivo de la reunión: toda reunión debe tener un propósito, el cual debe darse a conocer cuando inicie, de tal forma que los participantes sepan cuál es el punto de enfoque.
Programa de la reunión: una vez proporcionado el objetivo se debe mencionar también la agenda de la reunión para que todos sepan los temas a tratar, el responsable de dicho tema, así como la duración de cada uno de ellos. Hay que recordar que, en las reuniones, más de una persona puede ser el expositor, por lo que se debe tener dicha claridad antes de la misma (Schwarz, 2015).
Durante la reunión: los participantes deben responsabilizarse de monitorear el tiempo y la discusión, de tal forma que no se extiendan más allá del tiempo establecido.
Acciones pendientes: al iniciar la reunión se debe mencionar el estatus de los pendientes de las reuniones pasadas, así como el momento (durante la reunión) en el cual serán tratados dichos puntos para dar visibilidad a los asistentes de que ha habido un seguimiento.
Cierre de la agenda: en este punto se debe tener claro qué es lo que se busca que los participantes mantengan en mente, por ejemplo, alguna decisión que deba ser hecha. Se deben mencionar los próximos pasos y, de ser posible, las juntas de seguimiento.

Reglas de compromiso para los facilitadores y participantes de reuniones

Después de haber revisado el tema sobre la gestión de la agenda de reuniones, es importante recordar y tomar en cuenta que, para lograr la mejora continua y la efectividad de la misma, se pueden llevar a cabo las siguientes acciones: