¿Te ha tocado invertir mucho tiempo en juntas? ¿Consideras que pasas más tiempo en las reuniones que haciendo las actividades que generan valor en la empresa? ¿Has estado en reuniones que terminan y te hacen pensar que no
debiste haber asistido? ¿Las reuniones no respetan el tiempo asignado?
Las respuestas a estas preguntas podrían variar de persona a persona, pero es algo que sí ocurre muy seguido cuando se trabaja en equipo, por lo que es importante cuidar el tiempo que se dedica a las reuniones, de tal forma que se debe justificar el tiempo invertido en las juntas de equipo.
Por ende, es importante mantener una agenda que ayude a los asistentes a prepararse para la reunión, así como determinar el nivel de influencia para cumplir con las actividades o resolver los problemas que se presentan. A través de esta experiencia aprenderás técnicas para gestionar de manera adecuada la agenda de una reunión, lo cual ayudará a tu organización a lograr reuniones efectivas.
Retos en la facilitación de reuniones
Estos son algunos de los retos a los que normalmente se enfrentan los asistentes a reuniones:
Errores de las reuniones
Dentro de la organización se pueden tener agendadas algunas reuniones o un exceso de las mismas, lo cual puede ser estresante, ya que en muchas de estas se pierde el tiempo y no se alcanzan los objetivos esperados, por lo que ocurren errores como los siguientes:
Principios clave de una reunión
Como parte de los principios guía para lograr una adecuada gestión de agenda, se recomienda lo siguiente:
Creando una agenda efectiva
Una agenda debe contener al menos los siguientes elementos (los cuales son enunciativos más no exhaustivos):
Alinear la agenda al objetivo de la reunión
La agenda de una reunión es un elemento clave para el éxito de la misma, ya que les ayuda a prepararse y a guiarlos sobre los puntos que se necesitan discutir (Bryant, s.f.). Sin embargo, preparar una agenda no es trivial, puesto que se deben considerar los siguientes elementos:
Razón de ser de la reunión: ¿Por qué se debe hacer la reunión? ¿Quiénes deben participar? ¿Qué puntos deben discutirse? ¿Cómo posibilitar la conversación? Esto ayudará a eliminar reuniones redundantes, así como a priorizar a los participantes y la reunión a través de flexibilidad.
Invitados: solo deben invitar a las personas que deban estar en la reunión y eliminar los que no son requeridos.
Formas de colaboración: promover formas alternativas de colaborar, de tal forma que la reunión sea más fluida.
Reuniones recurrentes: mantenerlas calendarizadas con el contenido (agenda), objetivos y participantes.
Primeros cinco minutos (saludo): hacer la junta diferente en cada ocasión para convertirla en una nueva vivencia. Iniciar la reunión con un saludo personalizado, poner algo de música o preparar una actividad que permita la interacción entre la gente.
Crear un propósito de vida: cambiar el tono aburrido o desconectado de la reunión o activar a los participantes, ya sea a través de una pregunta que esté relacionada con el propósito global de la reunión o algún tema de discusión relacionado.
Objetivo de la reunión: toda reunión debe tener un propósito, el cual debe darse a conocer cuando inicie, de tal forma que los participantes sepan cuál es el punto de enfoque.
Programa de la reunión: una vez proporcionado el objetivo se debe mencionar también la agenda de la reunión para que todos sepan los temas a tratar, el responsable de dicho tema, así como la duración de cada uno de ellos. Hay que recordar que, en las reuniones, más de una persona puede ser el expositor, por lo que se debe tener dicha claridad antes de la misma (Schwarz, 2015).
Durante la reunión: los participantes deben responsabilizarse de monitorear el tiempo y la discusión, de tal forma que no se extiendan más allá del tiempo establecido.
Acciones pendientes: al iniciar la reunión se debe mencionar el estatus de los pendientes de las reuniones pasadas, así como el momento (durante la reunión) en el cual serán tratados dichos puntos para dar visibilidad a los asistentes de que ha habido un seguimiento.
Cierre de la agenda: en este punto se debe tener claro qué es lo que se busca que los participantes mantengan en mente, por ejemplo, alguna decisión que deba ser hecha. Se deben mencionar los próximos pasos y, de ser posible, las juntas de seguimiento.
Reglas de compromiso para los facilitadores y participantes de reuniones
Después de haber revisado el tema sobre la gestión de la agenda de reuniones, es importante recordar y tomar en cuenta que, para lograr la mejora continua y la efectividad de la misma, se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
Asegúrate de:
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