Introducción
TEMA 1.
Conceptos básicos
En los últimos años, las organizaciones han adoptado nuevas estructuras funcionales que les permitan alcanzar las metas y los objetivos establecidos en su planeación estratégica, de una manera más eficiente. Un ejemplo de ello es la administración de proyectos, que ofrece una integración más efectiva de recursos y actividades encaminadas al logro de un fin específico.
Para ello es indispensable que los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas estén incorporadas en el rol de los directores de proyectos. Esto incluye integrar tareas, recursos (humanos, financieros, materiales, etc.) y otros participantes en un tiempo específico, con el único objetivo de lograr el producto final que el negocio requiere.
La mayoría de los negocios globales competitivos, incluyendo firmas orientadas a productos y servicios, cuentan con una oficina de proyectos (también conocida como PMO – Project Management Office), la cual es responsable de administrar el portafolio de proyectos y asegurar el éxito que se ha comprometido.
El Project Management Institute (PMI) es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la administración de proyectos de todo el mundo. Desde principios de 2011 es la más grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por más de 480,000 miembros de aproximadamente 170 países. El PMI te certifica a través de un examen teórico/práctico como PMP (Project Management Professional), lo cual te identifica como parte de este grupo de profesionales. Poseer este certificado es altamente cotizado como parte de la experiencia en proyectos.
Asimismo, la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (denominada Guía del PMBOK®) (2017) es el documento del PMI, que establece “normas, métodos, procesos y prácticas establecidas” para la dirección de proyectos, las cuales, en conjunto, se les conoce como “buenas prácticas”.
Explicación
Proyecto: definición y estructura, y el rol de la administración de proyectos como herramienta para el éxito mediante el logro de objetivos
El verdadero entendimiento de qué es un proyecto te ayudará a comprender en qué consiste este, y cómo se aplican los procesos y las áreas de conocimiento de las mejores prácticas del PMI. Lee y analiza el significado que se presenta a continuación:
La naturaleza temporal de los proyectos implica que estos tienen un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
De la definición anterior es importante que distingas entre el concepto de proyecto y el de operación. Mientras que el proyecto es temporal y tiene un final, las operaciones son continuas y representan el bien o servicio que la organización produce.
Muchas personas piensan que la administración de proyectos se centra en la “administración de personas” o en la compra de alguna solución tecnológica para su implementación, pero no es así.
De acuerdo con Gido y Clement (2012) la “administración de proyectos es la planeación, organización, coordinación, dirección y control de los recursos para lograr el objetivo del proyecto”. Puede decirse que es una ciencia y un arte al mismo tiempo, pues utiliza procesos sistemáticos para su operación.
La Guía del PMBOK® (2017) desglosa la administración de proyectos en los siguientes conceptos generales
Grupos de procesos y el rol de las áreas de conocimiento
La práctica establece que, en cada grupo de procesos debes operar procesos, los cuales atienden a alguna área de conocimiento. No todas las áreas se gestionan en todos los grupos. En la siguiente tabla se ilustra este concepto para que lo observes y comprendas mejor:
Como puedes ver, la integración se gestiona durante todo el proyecto, ya que esta área de conocimiento tiene relación con el rol de integrador y de facilitador del director, quien debe estar presente durante toda la ejecución. Ahora bien, las áreas de alcance, cronograma, costo y riesgos se planean y luego se les da seguimiento–control durante todo el desarrollo del proyecto.
Es importante que entiendas este concepto a alto nivel, ya que constituye la base para la operación de los procesos.
Aspectos generales de la Oficina de Administración de Proyectos (PMO)
Usualmente, esta PMO desempeña tres roles centrales:
- De apoyo. Las PMOs de apoyo desempeñan un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Este tipo de PMO sirve como un repositorio de proyectos. Esta PMO ejerce un grado de control reducido.
- De control. Las PMOs de control proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios. Este cumplimiento puede implicar la adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos a través de plantillas, formularios y herramientas específicos, o conformidad en términos de gobierno. Esta PMO ejerce un grado de control moderado.
- Directiva. Las PMOs directivas ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de estos. Estas PMOs ejercen un grado de control elevado.
Otros conceptos importantes que también debes comprender son programa y portafolio.
Para entender los conceptos de dirección de portafolios, dirección de programas y dirección de proyectos es importante reconocer las similitudes y las diferencias que existen entre cada una de estas disciplinas.
También resulta útil comprender cómo se relacionan con la dirección organizacional de proyectos (OPM), que es un marco para la ejecución de estrategias a través de la dirección de proyectos, la dirección de programas y la dirección de portafolios, juntamente con una serie de prácticas organizativas, destinadas a generar
de manera consistente y predecible estrategias organizacionales capaces de producir un mejor desempeño, mejores resultados y una ventaja competitiva sostenible.
Análisis de estructuras organizacionales
Los proyectos no están inmersos en espacios vacíos, sino que interactúan (impactan y se ven impactados) con las normas culturales y políticas, así como con los procedimientos de la organización de la cual son parte. Los buenos directores de proyectos observan estas influencias y las gestionan para lograr los beneficios esperados del proyecto y de la organización.
Una de las muchas formas de influencia es la manera en que están organizadas las empresas, es decir, su estructura. Esta estructura organizacional determina a quién el director de proyectos solicitará los recursos, cómo se manejará la comunicación dentro del equipo, entre otros aspectos; sin embargo, el aspecto más crítico es el nivel de autoridad que tiene el director de proyecto dependiendo de la estructura organizacional.
Para entender un poco más el concepto de estructura, revisa brevemente los diversos tipos que existen hoy en día.
Dependiendo de qué estructura organizacional esté presente, la autoridad del director de proyectos cambia. Esto debes tenerlo claro para identificar qué acción tomar en determinadas situaciones; por ejemplo, en una organización funcional, el director de proyectos no tiene mucho poder, por lo que deberá negociar los recursos humanos con los jefes de las áreas respectivas; en caso de cualquier problema con el desempeño de ellos, tendrá que solicitar su apoyo para la resolución. Como te puedes dar cuenta, el rol deja de ser como “un líder” y se convierte en “un coordinador” y si bien logra tener cierto poder para la toma de decisiones (un poco de poder), este no es autónomo.
Recursos
Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.
Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications. Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
E-Gerence. (2011, 23 de junio).(Qué es un Proyecto) [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=X5mKgxL73nE
PMI Madrid Spain Chapter. (2014, 25 de abril). De la idea al proyecto. Cómo transformar ideas en proyectos de forma ágil. Por José Moro Melón [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=rJIdcfWhSz4
Gbegnedji, G. (s.F). 5.3. DEFINIR EL ALCANCE. Recuperado de https://www.gladysgbegnedji.com/definir-el-alcance/
Cortés, M. (2014). 9 secretos para el éxito de la administración de proyectos. CIO. Recuperado de http://cio.com.mx/9-secretos-para-el-exito-de-la-administracion-de-proyectos/
P2P Investigación e Innovación (2013, 22 de abril). Gestión de Proyectos con PMBOK [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=k8ZDoQGceNI
Cierre
La administración de proyectos resulta ser de gran utilidad para las empresas, debido a que designa recursos para cumplir un objetivo específico en un tiempo determinado, siempre alineado a los intereses de la empresa o compañía. El director de proyectos es la pieza clave para logar cumplir con los objetivos, por lo tanto, es importante realizar una selección minuciosa de la persona que cubrirá este rol para empatarla con el tipo de estructura organizacional con la que se cuenta.
Checkpoint
Asegúrate de:
- Comprender lo que es un proyecto, un programa y un portafolio.
- Conocer la operación y la responsabilidad de una oficina de proyectos dentro de una organización.
- Conocer el rol que el director de proyectos desempeña en las diferentes estructuras organizacionales.
Referencias
- Gido, J., y Clement, J. P. (2012). Administración exitosa de proyectos (5ª ed.). México: Cengage Learning.
- Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.