Introducción
TEMA 4.
Procesos de dirección de proyectos – Parte 2
Los grupos de procesos de ejecución y seguimiento y control presentan una condición especial: de acuerdo a la Guía del PMBOK® (2017), aun cuando se estudian por separado, en la vida real suceden y operan casi traslapadas. Un director de proyectos no se levanta un día pensando “hoy voy a ejecutar y mañana controlar”, más bien se asegura de ejecutar y controlar durante toda la operación del proyecto. No te preocupes si no entiendes estas diferencias a la primera, ya que es necesario estar ahí en la operación para lograr ver qué pasa de cada lado.
Finalmente, el grupo de procesos de cierre, en el cual se busca formalizar la finalización de las actividades del proyecto y confirmar que todos los clientes están satisfechos con el trabajo realizado.
Explicación
Grupo de procesos de ejecución
De acuerdo a lo especificado por la Guía del PMBOK® (2017), el propósito de los procesos que comprenden la ejecución del proyecto es “completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, a fin de cumplir con las especificaciones del mismo”. En otras palabras, el objetivo es alcanzar los entregables del proyecto dentro del presupuesto y del cronograma planificados, cumplir con cualquier otro objetivo establecido para el proyecto. Esto implica la coordinación de personas y recursos.
Durante la ejecución, el director de proyecto tiene un rol esencialmente proactivo y de guía; se remite constantemente al plan para la dirección del proyecto y a los documentos del proyecto.
- Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.
- Realizar el aseguramiento de calidad.
- Adquirir los recursos físicos (materiales, equipos, instalaciones de oficinas, etc.)
- Conformar el equipo de recursos humanos que llevará a cabo la ejecución del proyecto.
- Mejorar las competencias, las relaciones intragrupales y el ambiente general de los recursos humanos para un óptimo desempeño del proyecto.
- Dirigir el equipo de trabajo, asegurando el desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar los cambios necesarios, a fin de optimizar el desempeño del proyecto.
- Distribuir la información necesaria en el momento adecuado y a los interesados específicos.
- Comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus requerimientos.
- Usar, crear y compartir conocimiento explícito y tácito.
- Efectuar las compras a proveedores.
- Medir el rendimiento individual de los miembros del equipo.
- Gestionar el compromiso de los interesados.
Grupo de procesos de monitoreo y control
La Guía del PMBOK® (2017) lo define como “aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes”. Así, estas actividades se centrarán en el seguimiento a las actividades del proyecto y su comparación con el plan y las líneas base originales, así como en el control de cambios y las acciones preventivas para prever problemas.
Los procesos que se incluyen en este grupo son los siguientes:
- Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto por medio de la revisión, análisis y regulación del avance del proyecto definido en el plan original.
- Llevar a cabo el control integrado de cambios.
- Verificar y controlar el alcance.
- Controlar el cronograma.
- Controlar los costos.
- Realizar el control de calidad.
- Informar el desempeño.
- Dar seguimiento y control a los riesgos.
- Administrar las compras a proveedores.
- Monitorear la participación de los interesados.
- Cerrar las adquisiciones con los proveedores.
- Controlar los recursos físicos.
Un buen director de proyectos ocupa su tiempo y enfoca sus esfuerzos en controlar el alcance, cronograma, comunicaciones, riesgos, etc.; es decir, todas las áreas de conocimiento. Así es como se logra la integración de todos los componentes relevantes.
Grupo de procesos de cierre
Cuando se termina de completar el alcance del producto, ¿significa que el proyecto está terminado? No, aún hay trabajo por hacer. De acuerdo con la Guía del PMBOK® (2017), este grupo está formado “por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de proceso de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.
Este esfuerzo incluirá actividades administrativas como la recolección y finalización de la documentación necesaria para completar el trabajo, y requerirá de cierto trabajo técnico para confirmar que el producto final es aceptable. También incluirá toda clase de trabajos necesarios para transferir el proyecto completo a las personas que lo usarán, y para solicitar retroalimentación del cliente.
En muchas situaciones de la vida real los proyectos no parecen jamás finalizar oficialmente. A veces el director de proyecto simplemente pasa a hacer otros asuntos; a veces el trabajo cesa y a veces la prioridad del proyecto disminuye. No existen títulos oficiales para nombrar las maneras en que los proyectos pueden terminar; sin embargo, todos deberían completarse por medio de los procesos de cierre.
En todos los casos, ignorar el proceso de cierre es un gran error, pues el trabajo que debe realizarse durante esta etapa es extremadamente importante, tanto para la organización ejecutante como para el cliente.
Algunas acciones que incluye este grupo son:
- Confirmar que todos los requerimientos del proyecto se hayan cumplido.
- Obtener aprobación formal y aceptación final del producto por parte del cliente.
- Si el proyecto se canceló antes de completarlo, documentar las razones de ello y el estado.
- Recopilar las lecciones aprendidas.
- Analizar y documentar los éxitos y la efectividad del proyecto.
- Crear y distribuir el reporte final de rendimiento del proyecto.
- Evaluar la satisfacción del cliente respecto al proyecto y los entregables.
Una vez que las piezas administrativas del cierre del proyecto han sido completadas, y que se ha recibido aprobación formal que indica que el producto del proyecto es aceptable para el cliente, otros interesados o patrocinador, el proyecto se cierra. En este momento, el director de proyecto puede liberar cualquier tipo de recurso que haya sido útil para cerrar el proyecto o la fase.
Revisa el siguiente video:
Liderdeproyecto. (2014, 21 de julio). Los 5 grupos de procesos del PMBOK Guide [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=ji4wy7_pTXg
Recursos
Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.
Projectmanagervideos. (2013, 13 de abril). Project Management Planning & Execution. [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=kTHBMunWD8M
Cierre
Cuando se ejecuta un proyecto es importante considerar su ciclo de vida para saber en dónde se van a colocar los puntos de control, con los cuales se asegura que se mantengan las mejoras ya implementadas. Una vez concluido el proyecto es necesario establecer una fase de evaluación para determinar si se cumplió el objetivo o no, así como documentar todo lo realizado durante el proyecto.
Checkpoint
Asegúrate de:
- Comprender la diferencia entre los grupos de proceso de ejecución, seguimiento y control, y cierre.
- Conocer el objetivo central de cada uno de estos grupos de proceso dentro de la administración de proyectos, y el rol que desempeña el director de proyectos en cada uno de ellos.
Referencias
- Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.
- Liderdeproyecto. (2014, 21 de julio). Los 5 grupos de procesos del PMBOK Guide [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=ji4wy7_pTXg