7.1 Procesos de administración del portafolio

El Project Management Institute define tres fases para el ciclo de vida del portafolio, que son planear, autorizar y monitorear y controlar, las cuales están clasificadas en dos grandes grupos (EcoSys, 2023):

• Procesos de alineación: grupo de procesos enfocado a la selección de los proyectos, su introducción y clasificación, incluyendo información actualizada de cómo los proyectos se alinean a las metas estratégicas y las reglas operativas, permitiendo que los proyectos se evalúen de forma individual mientras se administra el portafolio como un todo. Dentro de este grupo existen actualizaciones de las metas estratégicas, planes y presupuestos, lo cual se lleva a cabo de forma anual, trimestral, o con mayor frecuencia dependiendo de la organización.
• Procesos de monitoreo y control: revisión de los indicadores de desempeño y alineación con los objetivos estratégicos, asegurando que el portafolio se desempeñó con base en las metas predefinidas fijadas por la organización, dentro de las cuales se pueden incluir el ROI o el Valor Presente Neto.

Dentro de la alineación del portafolio y de los procesos de monitoreo y control se deberá tomar en cuenta que se ejecutarán revisiones periódicas, para determinar hasta qué punto se van cumpliendo los objetivos o si, con base en los nuevos presupuestos, planes o metas, sigue existiendo alineación o si deberán ajustarse los proyectos dentro del portafolio, de tal forma que se siga logrando el valor esperado. Los procesos generales de administración del portafolio son los que aparecen en la figura 1.

Figura 1. Procesos de administración del portafolio de proyectos (PMI, 2023).

Dentro de los procesos del portafolio se encuentra la priorización y elaboración de la hoja de ruta para poder determinar en qué secuencia se ejecutarán los proyectos, determinando así la duración de cada uno y el momento en el cual deberán implementarse.

7.2 Roadmap del portafolio

A diferencia de los proyectos, como parte del portafolio se desarrolla una hoja de ruta o roadmap, la cual es una forma flexible de visualizar todos los proyectos, la duración de cada uno y la duración global de todo el portafolio, mostrando todos los elementos que se ejecutarán para el logro de la estrategia, permitiendo a los ejecutivos, directores de proyectos y del portafolio, comunicar no solamente la evolución de los proyectos, sino el momento en el cual los recursos serán requeridos (Roadmunk, 2023).

El roadmap del portafolio es una forma de ver la estrategia en un cronograma o calendario general o a alto nivel para poder responder a preguntas como (Meisterplan, 2023):

• ¿Los proyectos actuales reflejan la estrategia?
• ¿Se está invirtiendo en los proyectos correctos?
• ¿Se puede entregar todo en tiempo?

En términos generales, el roadmap del portafolio es una representación gráfica del portafolio mostrada en una línea de tiempo, combinada con otros datos, ayudando a comunicar lo que se encuentra en el portafolio y el momento en el que se espera ser completado, indicando las fechas de inicio y fin de proyectos, de tal forma que se pueda entender el despliegue de los proyectos y se puedan monitorear contra las metas y objetivos organizacionales y ver de qué forma los proyectos activos dan soporte a la estrategia organizacional (Washington, 2019).

El roadmap del portafolio se recomienda en situaciones de nivel táctico o estratégico, tales como (Washington, 2019):

• Planeación anual (estratégico): durante las reuniones anuales se muestra una vista general del horizonte de tiempo de los proyectos, de tal forma que se visualice cuándo serán completados o cuándo se lanzarán productos al mercado y utilizar tal información para evaluar cuándo iniciar nuevos proyectos.
• Juntas de revisión de portafolio (estratégicas): juntas de revisión periódicas que le dan a los líderes la oportunidad de evaluar la vista a largo plazo del portafolio para dar soporte a las discusiones de planeación estratégicas, tomando decisiones como continuar o cancelar, o repriorizar proyectos del portafolio.
• Juntas de gobierno (estratégicas): son aquellas en las que se agrega increíble valor, ya que todos los proyectos deben tener su propio plan para comunicar el valor entregado y asegurar que el tiempo propuesto satisface las necesidades estratégicas y no entran en conflicto con otros proyectos, así como para determinar si un nuevo proyecto identificado y propuesto promueve el éxito estratégico o si se empalma con otro proyecto clave ya programado.
• Juntas de revisión de estatus (táctica): utilizadas para revisar el estatus en reuniones para poder visualizar en un horizonte de tiempo corto y revisar el estatus de los hitos de los proyectos.
• Juntas de directores de proyectos (tácticas): ayudan a tener discusiones en tiempo real sobre los hitos para asegurar que el desempeño de los elementos clave actuales no impactan o dependen de otros proyectos.

7.3 Características del roadmap

Un roadmap permite visualizar en una línea de tiempo las metas estratégicas, teniendo como características o componentes (Aha, 2023; Saleh, 2022):

• Objetivos o metas estratégicas.
• Asignación de recursos y presupuestos a alto nivel.
• Hitos importantes y fechas a alto nivel.
• Bloques de tareas para múltiples personas o equipos multifuncionales.
• Patrocinador, interesado, o responsabilidades multifuncionales.
• Provee una vista a alto nivel del proyecto.
• Enfoque en detalles a alto nivel.
• Muestra las dependencias entre proyectos.
• Las fechas de terminación son generales.
• Incluyen tareas clave y prioridades.
• Es corto, de máximo una hoja.
• No existen detalles de fechas.

7.4 Beneficios del roadmap

Dentro de los beneficios de utilizar los roadmap estratégicos se encuentran (Airfocus, 2023; Saleh, 2022):

• Proveen un mensaje claramente articulado de lo que se está ejecutando en la organización, cuándo se está ejecutando y cuáles son los siguientes pasos.
• Forman parte de un plan que está alineado con las metas a corto y largo plazo con soluciones específicas que satisfacen dichas metas.
• Ayudan a los tomadores de decisiones a alcanzar el consenso sobre un conjunto de necesidades y las soluciones requeridas para satisfacerlas.
• Dirigen la atención a los elementos más importantes y los más críticos.
• Proveen un mecanismo para ayudar a pronosticar nuevos proyectos de desarrollo.
• Proveen un marco de referencia para planear y coordinar el trabajo del proyecto a lo largo de los equipos y departamentos.
• Ayudan a gestionar las expectativas de lo que se hará y cuándo.
• Remarcan la entrega de valor del proyecto.
• Todo el equipo sigue un único plan, con entendimiento claro de fechas límite, alcance y metas.
• Los directores de proyecto pueden comunicar los planes a cualquiera que se relacione con el proyecto mientras gestiona las expectativas.
• Las tareas de priorización y toma de decisiones son más sencillas.