Administración del tiempo en mi propósito de vida

Subtema 1. Administración de agenda

Una agenda es una herramienta fundamental a la hora de administrar el tiempo, ya que ayuda a organizar y a priorizar las actividades que se realizarán en el día.

De acuerdo con tus gustos y preferencias puedes elegir organizar tu agenda: en papel, en la computadora o en otro dispositivo electrónico.

Es importante que la hagas parte de tu vida y tenerla siempre a la mano además que detalles las actividades a realizar, la hora en que la vas a realizar y el tiempo asignado a dicha tarea.

Subtema 2. Matriz de gestión de prioridades de Covey y Diagrama de Paretto Cuadrante de Covey

En los temas anteriores se hizo énfasis de las actividades urgentes e importantes, una manera de clasificarlas para poder organizar mejor tu tiempo y priorizar nuestras actividades es mediante el cuadrante de gestión de prioridades de Covey (2011).

La misma contiene dos áreas:

Importante-no importante (se relaciona o no con mis objetivos)
Urgente-no urgente (requiere o no atención inmediata)

Combinando estos aspectos obtenemos cuatro cuadrantes como se muestra a continuación:

Diagrama de Pareto

Otra herramienta para administrar el tiempo es el Diagrama de Pareto el cual es un sencillo y gráfico método de análisis que permite discriminar entre las causas más importantes de un problema y ayuda a tomar decisiones en función de prioridades.

Vilfredo Pareto, creador de dicho diagrama concluyó que el 80% de los problemas se pueden solucionar, si se eliminan el 20% de las causas que los originan (Delgado, 2008).
En otras palabras, un 20% de los errores vitales, causan el 80% de los problemas o lo que es lo mismo en el origen de un problema, siempre se encuentran un 20% de causas vitales y un 80% de triviales.

Concretamente este tipo de diagrama, es utilizado básicamente para:

Conocer cuál es el factor o factores más importantes en un problema.
Determinar las causas raíz del problema.
Decidir el objetivo de mejora y los elementos que se deben mejorar.
Conocer si ha conseguido el efecto deseado (por comparación con los Paretos iniciales).

Subtema 3. Herramientas tecnológicas

Hoy en día, hay una estrecha relación entre la tecnología y el manejo del tiempo. Se cuenta con el acceso al software de las computadoras, teléfonos inteligentes, en pocas palabras, hay más herramientas a tu disposición para administrar el tiempo, pero ¿estás realmente usándolos?

Muchas herramientas tecnológicas cuentan con aplicaciones que te ayudan a establecer y visualizar mejor tus actividades diarias, entre ellas:

Teléfonos inteligentes: Tiene la aplicación del calendario, un bloc de notas, un administrador de tareas y un periódico en algunos casos.
Agendas electrónicas: También existen aparatos electrónicos dedicados exclusivamente para la organización y planeación de actividades.
Computadora: Al igual que los teléfonos inteligentes también cuenta con funciones de calendario, bloc de notas.
Softwares computacionales: Existen softwares que si bien no se dedican a cumplir las funciones de “agenda” al 100%, tienen funciones que ayudan en gran medida.

Microsoft Excel: Se puede realizar una tabla introduciendo los días, horas y tareas a realizar.
Microsoft Outlook: Con este programa se puede enviar y recibir e-mails. También tiene la funcionalidad de calendario, listas de reunión o de distribución, crear un archivo de contactos que se pueden exportar al resto de la oficina o incluso su teléfono móvil si es compatible.

Pero además de conocer estas herramientas es importante que tomes en cuenta otros aspectos como: cuánto tiempo van a tomar las tareas, que distingas lo que vas a delegar. Además considera que si no tienes el conocimiento para manejar estas herramientas, puede tomarte tiempo en aprenderlas a usar, pero ahorrarás tiempo a largo plazo, ¿por qué no intentarlo hoy?

Por el simple hecho de comenzar a pensar en la forma en que usas el tiempo, notarás grandes beneficios en la manera en la que lo administras. Actuar sin hacer conciencia es la raíz de muchos fracasos y si no tomas el tiempo para hacer este análisis fracasarás en el intento de ser dueño de tu tiempo.

La administración del tiempo es la habilidad más importante que podrás aprender en toda tu vida. Saber usar el tiempo de manera efectiva es la raíz de todas las demás habilidades y el secreto para ser feliz, exitoso y productivo.

La administración personal de tu tiempo, permite priorizar la lista de pendientes y definir cuáles actividades no generan valor.

Aprender a cuidar el tiempo personal, permite organizar cada aspecto de nuestra vida para poder realizar esas actividades que lleven a la plenitud y a trascender.

"Un hombre que se atreve a desperdiciar tan solo una hora de su tiempo, aún no ha descubierto el valor de la vida"

Charles Darwin.

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