Para cerciorarse de que las actividades se están desarrollando de manera adecuada en la empresa es necesario que se cuente con un control que es “la función gerencial que implica monitorear actividades para garantizar que se estén realizando según lo planeado y corregir las desviaciones importantes” (Robbins, et al. (2013). Gracias a esta función es que las empresas pueden determinar si están cumpliendo con los parámetros deseados o si deberán de aplicar reacciones y mecanis,mos correctivos; en caso de que se estén logrando los objetivos planeados, igualmente ayudará a que se puedan entonces otorgar ciertas facultades de decisión a los empleados y además se tome en cuenta la protección del lugar del trabajo.
Antes de profundizar en el tema del control, es importante que revisemos la relación que existe entre el control y la planeación pues nos permitirá visualizar la importancia de que el ciclo se cierre para luego volver a empezar; en la siguiente figura puedes observar este vínculo:
Como puedes ver en la figura, el control es la única forma en la que el gerente se puede asegurar de que lo planeado se está llevando a cabo en tiempo y forma.
Para poder medir el desempeño que se está obteniendo se consideran los siguientes pasos:
Por ejemplo: una empresa como Wal-Mart que se dedica a la venta al menudeo, siguiendo el proceso previamente descrito, puede llevar un control sobre las ventas de determinados productos como los jugos de litro “Jumex”.
El primer paso será realizar la medición de ventas de jugo utilizando mecanismos como conteos personales en anaqueles y reportes de inventarios (normalmente electrónicos). Ya con la información actual de ventas se realiza entonces una comparación con el estándar, es decir objetivo de ventas.
Este objetivo debió haber sido propuesto y planeado con base en los reportes estadísticos de meses, temporadas y años pasados (según la información particular con la que se cuente del producto). Basado en esto, Wal-Mart puede proceder con la toma de acciones administrativas para poder corregir la variación en comparación con el estándar y si el objetivo de ventas aún no se cumple, entonces impulsarlo con la introducción de posibles promociones, ofertas especiales, etc., ahora que si el objetivo se ha superado entonces se debe asegurar que el abastecimiento del producto se tiene en cuenta para evitar el desabasto del mismo.
¿Cuándo debe aplicar el control? La respuesta está en los tipos de control que te presentamos a continuación:
Subtema 2. Control financiero
El control financiero mencionado en el subtema anterior es de vital importancia para las organizaciones, por ello profundizaremos un poco más en él pues si una empresa no es lucrativa o autosustentable (en el caso de las organizaciones no lucrativas) entonces pierde su capacidad de sobrevivir. Para lograr esta meta es necesario ejercer control financiero.
Las medidas financieras tradicionales se pueden observar en la siguiente tabla:
Objetivo
Razón
Cálculo
Significado
Liquidez:
miden la capacidad de la organización de cumplir con sus obligaciones de deuda actuales.
Razón circulante
Activos circulantes
Pasivos circulantes
Prueba la capacidad de la organización para cumplir con sus obligaciones de corto plazo.
Prueba la liquidez con mayor precisión cuando la rotación de los inventarios es muy lenta o son difíciles de vender.
Apalancamiento:
examinan el uso que la organización ha hecho de la deuda para financiar sus activos y su capacidad para pagar los intereses de la deuda.
Deuda a activos
Deuda total
Activos totales
Prueba que a mayor razón, más apalancada estará la organización.
Veces el interés ganado
Utilidades ante intereses e impuestos
Cargos por intereses totales
Mide cuántas veces podrá cubrir la organización sus gastos por intereses.
Actividad:
evalúan con cuánta eficiencia utiliza una empresa sus activos.
Rotación de inventario
Ventas
Inventario
Prueba que a mayor razón, con mayor eficiencia se estarán utilizando los activos del inventario.
Rotación total de activos
Ventas
Activos totales
Prueba que a menor cantidad de activos utilizados para lograr un nivel determinado de ventas, más eficiente será el uso de los activos totales de la organización por parte de la gerencia.
Rentabilidad:
miden con cuánta eficiencia y eficacia está usando la empresa sus activos para generar utilidades.
Margen de utilidades sobre ventas
Utilidad neta después de impuestos
Ventas totales
Identifica las utilidades que se están generando.
Rendimiento sobre la inversión
Utilidad neta después de impuestos
Activos totales
Mide la eficiencia de los activos para generar utilidades.
Razones financieras más populares. Adaptado de Robbins, et al. (2013).
Esta información se obtiene a partir de los Estados financieros de la organización: el balance general, el estado de resultados se pueden presentar en términos de porcentajes. Su aplicación requiere de un curso especial de contabilidad o finanzas.
Otra forma de control financiero es el que se lleva a cabo a través de los presupuestos y que son necesarios para la planeación y el control. Nos sirve para planear pues aterriza los proyectos a la realidad. A través del presupuesto se define “qué actividades son las más importantes, qué y cuántos recursos se deben asignar a esas actividades” (Robbins, et al., 2013). Otra utilidad de los presupuestos es el control ya que permiten a los gerentes darse cuenta del consumo adecuado y eficiente de los recursos con base en los estándares definidos en el presupuesto.
Por ejemplo, si un arquitecto hace un presupuesto para la construcción de un muro, definirá el tamaño del muro y a partir de ahí la cantidad de ladrillo, cemento, arena, estuco, pintura y horas de mano de obra requeridas. Si hay desviaciones y resulta que la pintura no alcanzó o que las horas de mano de obra no fueron suficientes, tendrá que valorar cómo se utilizaron los recursos o si él cometió un error en su presupuesto.
Subtema 3. Tendencias actuales del control
El control en las organizaciones va más allá de verificar que los planes se lleven a cabo tal como se diseñaron y aporten los resultados esperados. Actualmente hay otros temas muy importantes por verificar: control de la información virtual, robo por parte de los empleados y violencia en el lugar de trabajo.
Como puedes ver, el control es la pieza que cierra el ciclo administrativo y desemboca en la replaneación necesaria para poder ajustar y alinear los objetivos con los resultados que la empresa está obteniendo. No puede haber una administración efectiva sin control.
¡Quiero más!
Mi Reflexión
Glosario
Control: Función gerencial que implica monitorear las actividades para garantizar que se están realizando según lo planeado y corrigiendo las desviaciones importantes.
Control concurrente: Control que sucede mientras la actividad laboral está en curso.
Control prealimentación: Control que sucede antes de realizar la actividad.
Control de retroalimentación: Control que sucede después de haber realizado la actividad.
Cuadro de mando integral (balance scorecard): Herramienta de medición del desempeño desde algo más que sólo la perspectiva financiera.
Evidencia
Cuando termines la actividad de aprendizaje (también llamada Evidencia) colócala en la siguiente ruta:
Botón superior con el nombre del curso.
Botón con el nombre de Entrega de tareas.
Evidencia: La administración en una empresa.
Evidencia:
Reporte de análisis del proceso de administración en una empresa.
Criterios de evaluación:
Presentación de la empresa. Historia, giro, mayores logros.
Planeación. Visión, misión, metas más importantes.
Organización. Aplicación de los seis elementos clave del diseño organizacional. Estructura organizacional.
Administración de recursos humanos. Aplicación de su proceso de RH desde la planeación de RH hasta seguridad.
Liderazgo y dirección. Cómo se aplica el liderazgo (estilos preponderantes); motivación de los empleados y trabajo en equipo.
Control. Presentar cómo se aplican los pasos del proceso de control en alguna actividad de la empresa. Presentar una lista de los estándares que más utilizan.
Para cada uno de los pasos del proceso (a partir de la planeación), considerando lo aprendido en el curso, deberás evaluar si son las adecuadas, o en su caso, identificar áreas de oportunidad y proponer una mejora.
Nota: En el caso de la planeación estratégica sólo evaluarás hasta la definición de estrategias, ya que por cuestiones de tiempo no es posible que evalúes su implementación y control.
Instrucciones:
Elige una empresa que puede ser en la que trabajas o bien puedes investigar una a través de Internet o solicitar permiso en alguna para realizar entrevistas. La empresa que elijas debe ser real y tener por lo menos 20 empleados.
Elabora un reporte que contenga los resultados del análisis y evaluación que debe contener los siguientes aspectos:
Presentación de la empresa. Historia, giro, mayores logros.(Este punto no lo evaluarás, solo incluye una descripción de la información real).
Planeación. Visión, misión, metas más importantes.
Elige uno de los siguientes temas para que realices una propuesta de mejora de acuerdo a lo que has aprendido en el curso:
Organización. Aplicación de los seis elementos clave del diseño organizacional. Estructura organizacional.
Administraciónderecursoshumanos. Aplicación de su proceso de RH desde la planeación de RH hasta seguridad.
Liderazgo y dirección. ¿Cómo se aplica el liderazgo? (estilos preponderantes); motivación de los empleados y trabajo en equipo.
Control. Presentar cómo se aplican los pasos del proceso de control en alguna actividad de la empresa. Presentar una lista de los estándares que más utilizan.
Realiza la entrega de tu evidencia con base en los criterios de evaluación que se muestran aquí.
Competencia a la que corresponde:
También evaluará la forma en que una organización aplica el proceso administrativo.
La importancia de mi curso
¿Cuáles son los compromisos durante el curso?
Mi desempeño
¿Cómo voy aprender?
¿Qué aprenderé?
¿Cómo demuestro mis competencias?
Creación del curso