Excel 2013 de Microsoft

Subtema 1. ¿Cómo distinguir los diferentes tipos de fórmulas con funciones definidas?

Existen una infinidad de funciones, dependiendo del tipo de cálculo, que realizan. Están las funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario), que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

A continuación, se muestra la sintaxis que utiliza cualquier función:

Imagen 1. Reglas de uso de funciones y argumentos. Elaboración propia, 2015.

Por ejemplo, la función SUMA necesita un argumento, este es el conjunto de celdas que se deben sumar. Recuerda que el argumento se escribe entre paréntesis después del nombre de la función. Cabe mencionar que hay funciones que necesitan dos, tres o más argumentos.

Observa un ejemplo: Para calcular el promedio de las celdas A4, B4 y C4 puedes utilizar la función PROMEDIO, así, =PROMEDIO(A4:C4)

Como puedes observar, no es necesario dividir entre 3, porque la función PROMEDIO calcula todo lo necesario. Esta función necesita solamente un argumento: el rango de celdas a promediar.

Existen muchos tipos de funciones para realizar muchos tipos de cálculos. Algunos cálculos pueden ser escritos de forma más simple si se utiliza una función en vez de los operadores aritméticos + - * /, sin embargo, hay otros cálculos que simplemente no se pueden realizar sin usar funciones.

Ahora te toca a ti, piensa en tres casos en los que puedas utilizar la función SUMA, ahora piensa en un caso en el que sea más sencillo usar la función PROMEDIO que calcularlo sin esta función.

Subtema 2. Aplicando funciones estadísticas básicas

Si ya conocías la función PROMEDIO de Excel, te habrás dado cuenta que esta facilita el trabajo en los cálculos, si no, a continuación verás una breve explicación de lo que es posible hacer con esta función.

Cuando calculas el promedio de esta forma le da el mismo peso a cada uno de los datos. Es decir, el promedio de dos calificaciones sería = (calificación X + calificación Y)/2 y tendrás que la calificación X tiene un peso del 50% y la calificación Y tiene un peso del 50%. Si se promediaran 4 calificaciones, cada una tendría un peso del 25% y si se promedian 10 calificaciones cada una tendría un peso del 10%.

A continuación se muestra algunas funciones estadísticas básicas:

Imagen 2. Funciones estadísticas que se utilizan en Excel. Elaboración propia, 2015.

Copiar fórmulas

¿Sabías que cuando introduces una fórmula en una celda, es posible copiarla para realizar el mismo tipo de cálculo en otra ubicación?

Para realizar esta acción utiliza solamente el botón Copiar del grupo Portapapeles o la combinación de teclas Ctrl+C para copiar la fórmula y pégala en su nueva ubicación con el botón Pegar o la combinación de teclas Ctrl+V.

Otra opción es utilizar los procedimientos de Autorelleno, pero esta opción se utiliza solamente para copiar la formula a las celdas contiguas.

Te preguntarás: ¿cómo puedo aplicar esas funciones? Imagina que el departamento de admisiones de una universidad ha terminado de calificar 200 exámenes de admisión de sus posibles alumnos, reflexiona acerca del por qué le interesaría a este departamento obtener cada uno de estos datos estadísticos: PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, MODA Y MEDIANA.

Subtema 3. ¿Cuáles son las fórmulas que utilizan funciones y operadores?

La ventaja de las hojas de cálculo de Excel es que puedes combinar en una sola fórmula todos los operadores y las funciones que desees. Solamente es necesario que cuides el orden en que quieras que se ejecuten las operaciones, ya que, sobre todo en fórmulas largas, es muy fácil cometer errores y por consecuencia no obtener el resultado correcto.

Analiza el siguiente ejemplo: Imagina que estás realizando un promedio de lo que gastas mensualmente durante seis meses, pero tuviste un gasto extra de $3000 ya que te inscribiste a un curso de fotografía, debes sumar estos $3000 al promedio semestral de tus gastos. Si tus gastos mensuales se encuentran en las celdas B3, C3, D3, E3, F3, y en el G3, el promedio se calcula de la siguiente manera:=PROMEDIO(B3:G3)

Imagen 3. Ejemplo de uso de la función PROMEDIO, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

La fórmula para sumar los $3000 a tu promedio de gastos semestrales sería:= PROMEDIO(B3:G3)+3000

Imagen 4. Ejemplo de uso de la función PROMEDIO y una cantidad adicional, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Otra posibilidad es combinar dos o más funciones. Imagina que necesitas sumar dos promedios, puedes utilizar una fórmula como la siguiente:

=SUMA(PROMEDIO(B2:B9),PROMEDIO(E2:E9))

Imagen 5. Ejemplo de combinación de funciones SUMA y PROMEDIO, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Esta fórmula suma los promedios de los rangos B2:B9 y E2:E9. También es posible calcular el promedio de dos promedios como se muestra a continuación:

=PROMEDIO(PROMEDIO(B2:B9),PROMEDIO(E2:E9))

Imagen 6. Ejemplo calcular el promedio de dos promedios, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Trabajando con promedio ponderado

¿Alguna vez trabajaste con promedio ponderado? Un ejemplo común es la manera en que se calcula la calificación de tus materias, imagina que tu materia de Matemáticas se evalúa de la siguiente manera:

Actividades	40%
Exámenes semanales	35%
Examen final	25%
Total	100%

Cuando se habla de un promedio ponderado quiere decir que no todos los valores que se promedian tienen el mismo peso.

Si quieres calcular el promedio ponderado del ejemplo anterior no puedes utilizar la función PROMEDIO debido a que no todos los elementos tienen el mismo peso, este se debe calcular así:

= Actividades * 40% + Exámenes semanales * 35% + Examen final * 25%

Imagen 7. Ejemplo de cálculo de PROMEDIO PONDERADO con porcentajes, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Otra forma sería:

= Actividades * 0.40 + Exámenes semanales * 0.35 + Examen final * 0.25

Imagen 8. Ejemplo de cálculo de PROMEDIO PONDERADO con decimales, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Recuerda que en la fórmula que incluyas en lugar de incluir las palabras Actividades, Exámenes semanales y Examen final, debes utilizar las referencias de las celdas donde se encuentren estas calificaciones.

Es común que las tiendas de servicios ofrezcan descuentos expresados en porcentaje. Imagina que una mesa de hockey cuesta $260 dólares y tiene un descuento del 25%. ¿Cuánto tendría que pagar por la mesa de hockey?

Para obtener el resultado debes multiplicar la cantidad por el valor porcentual, para nuestro ejemplo, el 25% de $260 se obtiene con la fórmula: = 260 * 25%. Lo que nos dé como resultado sería el descuento que hay que restar al precio original.

Aunque las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, también debes tomar en cuenta las referencias de celda y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos.

En este tema aprendiste que es posible combinar dentro de las fórmulas funciones con cálculos predeterminados, lo importante es definir correctamente el orden en que se realizan las operaciones para obtener un resultado correcto.

Para el siguiente tema distinguirás el uso de las referencias relativas, absolutas y mixtas para cálculos complejos.

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Mi Reflexión

Evidencia

Evidencia 1

Cuando termines la actividad de aprendizaje (también llamada Evidencia) colócala en la siguiente ruta:

Botón superior con el nombre del curso.
Botón con el nombre de Entrega de tareas.
Evidencia 1: Manejo de datos, fórmulas y funciones.

Evidencia:	Aplicar los principios de la hoja de cálculo a través del dominio de la interface y del trabajo en las hojas, utilizando formato para los datos, manipulando información, insertando fórmulas, funciones y cálculos complejos en el programa Microsoft Excel 2013
Criterios de evaluación:	Trabajo con libros y hojas. Crear y guardar con contraseña de apertura un nuevo libro. Agregar, copiar y editar hojas, formato a celdas y su a su contenido, ejecutar comandos copiar y pegar. Manipulado datos y aplicando fórmulas y funciones predefinidas.
Instrucciones:	Crear y guardar con contraseña de apertura un nuevo libro. Abre un libro de Ms Excel 2013. En el libro que acabas de abrir copia la siguiente tabla respetando los espacios destinados (celdas) para cada dato. Utiliza la Ficha Archivo/Guardar como… para guardar el archivo en tu equipo, con el nombre Nómina en el formato de Libro de Excel. Desde el botón Herramientas del mismo cuadro de diálogo Guardar como, selecciona Opciones generales para guardar tu libro con una contraseña de apertura, la cuál será: 123 Cierra tu libro y posteriormente ábrelo para confirmar que tu contraseña de apertura funciona correctamente. Agregar, copiar y editar hojas, borrar y agregar formato a celdas y a su contenido, ejecutar comandos copiar y pegar. En tu mismo archivo Nómina, debes aplicar el siguiente formato a los datos de tu tabla: tipo de fuente: Leelawadee, Tamaño de fuente: 11, el color de fuente de los encabezados debe ser Azul oscuro y el resto del texto debe ser Negro, Texto 1. Finalmente ajusta el alto de la fila 3 a 55.2 Con ayuda del ratón, las teclas de acceso rápido y el portapapeles, copia el valor de la celda E4 al rango de celdas E5:E27, de la celda L4 al rango de celdas L5:L27 y de la celda M4 al rango de celdas M5:M27 Cambia el nombre de tu Hoja 1 por Nómina 1 e inserta una hoja nueva, nómbrala Datos. Selecciona el rango de celdas A3:M27 y aplica la opción Todos los bordes desde el botón Ficha Inicio/Fuente/Borde. Desde el botón colgante del botón Inicio/Fuente/Color de relleno, aplica el color de relleno Blanco, Fondo 1, Oscuro 15% al rango de celdas A3:M3 Borra el formato del rango de celdas J3:J27, puedes utilizar el botón Ficha Inicio/Modificar/Borrar borra el formato. Aplica un formato de Moneda a los rangos E4:I27 y K4:M27 Manipulado datos y aplicando fórmulas y funciones predefinidas. Posiciónate en la celda B3 y ordena de menor a mayor (alfabéticamente) los empleados, puedes utilizar la opción Ordenar de menor a mayor A-Z desde Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y filtrar. En la celda F4 calcula el precio de horas extras mediante una fórmula, el precio de horas extras se obtiene multiplicando por 2 el salario por horas y el resultado de este se multiplica por las horas extras que haya trabajado el empleado, copia y pega la fórmula para el resto de las celdas (F5:F27). En la celda G4 calcula el salario bruto, este se obtiene sumando el producto de las horas trabajadas y salario por hora, al bono de asistencia y al precio de horas extras. Copia y pega tu fórmula a las celdas restantes (G5:G27). Calcula la columna Impuestos y deducciones en la celda H4, este se calcula sumando Total retenciones impuestos y Total deducciones normales, copia la formula a las celdas restantes (H5:H27). Obtén el Salario neto en la columna I4 mediante una fórmula que incluya la función SUMA, para obtener el resultado debes sumar Bono de asistencia, Precio de horas extras y Salario bruto, al resultado de esta suma debes restarle Impuestos y deducciones. Copia la fórmula a las celdas restantes (I5:I27). En la celda C29, mediante la función correspondiente obtén el promedio de Horas normales trabajadas. En la celda I29, mediante la función correspondiente obtén el valor máximo del Salario neto. Con la opción Mover o copiar... crea una copia de la hoja Nómina 1, nombra esta copia como Nómina 2 y aquí utiliza el botón que se encuentra dentro del menú de Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y Filtrar para filtrar la información de la tabla mostrando solamente las personas que trabajaron 42, 45 y 50 horas normales. En esta misma hoja Nómina 2, combina el rango de celdas D2:J2 mediante el botón Ficha Inicio/Alineación/Combinar y centrar, finalmente guarda los cambios efectuados en tu libro y ciérralo. Nota: recuerden que el reporte debe estar documentado y fundamentado. Realiza la entrega de tu evidencia con base en los criterios de evaluación que se muestran aquí.
Competencia a la que corresponde:	Aplicar los principios e interface de una hoja de cálculo mediante el manejo de archivo y hojas de trabajo dando formato a los datos, insertando fórmulas, funciones y complejos en el programa Microsoft Excel 2013.