Imagen 1. Opciones específicas de pegado, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Con las opciones del Pegado Especial, es posible elegir una forma específica de pegado, en el caso de que no desees pegar la información tal y como se copió.

Pudiera ser que, por ejemplo, después de haber copiado ciertas celdas no necesites pegar la información completa, sino solamente los valores que contienen las celdas o sólo los comentarios, el ancho de las columnas o incluso el formato.

Imagen 2. Cuadro de diálogo del comando Pegado especial, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Pegando vínculos

Supón que tienes dos libros y necesitas copiar datos de un libro en el otro, si usas los comandos de Copiar y Pegar podrás pasar la información que quieras del archivo origen al archivo destino, pero, ¿qué pasaría si después cambian los datos en el archivo origen? Estos cambios no se verán reflejados en el archivo destino.

Para utilizar este comando realiza los siguientes pasos:

Video 1. Crear un vínculo con el comando Pegado especial, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

1. Cortar o copiar los datos del archivo origen.

Imagen 3. Copiar los datos del archivo origen, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Abrir el archivo destino.

Imagen 4. Abriendo archivo destino, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Insertar la información con el botón Pegar utilizando la opción Ficha Inicio/ Portapapeles/Pegar/Pegar Vínculo.

Imagen 5. Pegando la información con el botón Pegar utilizando la opción Ficha Inicio/ Portapapeles/Pegar/Pegar Vínculo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Con estos pasos crearás en el archivo destino una liga con la información del archivo origen. De esta forma, si cambia la información del archivo origen, automáticamente cambiará en el archivo destino.

Las referencias 3D

Cuando trabajas con una referencia 3D se proporciona información de un libro, una hoja y una celda o rango. Estas referencias son utilizadas para referirnos a una celda que está en un libro diferente al que se esté utilizando. Se les llaman así porque se identifican con tres dimensiones que hacen referencia a una celda origen, estas son: el libro, la hoja y la celda.

Gráfico 1. Referencias 3D, (2013). Elaboración propia.

Realiza los siguientes pasos para crear la referencia 3D:

Para dar nombre a una celda o a un rango seleccionado, deberás utilizar el botón Ficha Fórmulas/Nombres definidos/Asignar nombre y se abrirá el cuadro de diálogo de la siguiente imagen:

Imagen 7. Cuadro de diálogo Nombre nuevo, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Es posible utilizar el nombre de una celda o rango de celdas en cualquier fórmula en lugar de utilizar la dirección o direcciones, observa el siguiente ejemplo donde puedes utilizar fórmulas con nombres en lugar de direcciones:

Uso del nombre de una celda o rango de celdas dentro de una fórmula

Tabla 1. Uso del nombre de una celda o rango de celdas dentro de una fórmula, (2013). Elaboración propia.

Si quieres revisar los nombres habilitados en una hoja de cálculo, debes dirigirte a la barra de fórmulas, ahí haz clic en el pequeño triángulo del cuadro Nombre para mostrar la lista de nombres asignados, observa la siguiente imagen:

Imagen 8. Lista desplegada del cuadro nombre, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Es importante que recuerdes que, al dar un nombre a un rango de celdas o a una celda, debes seguir algunas reglas básicas, a continuación se enlistan:

Ahora ya sabes asignar nombres a una celda o a un rango de celdas, en el siguiente subtema conocerás el proceso para nombrar rangos.

Aunque ya revisaste una manera de asignar nombres a las celdas, existe otra forma de hacerlo y es mucho más sencilla, a continuación se describe:

Proceso para asignar nombres a celdas

Video 2. Proceso para asignar nombres a celdas 2, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

El proceso para asignar nombres a celdas es el siguiente:

1. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre.

Imagen 9. Selección de celdas para asignar nombre, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

2. Haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en la parte inferior izquierda de la cinta de opciones.

Imagen 10. Cuadro de nombre desde la cinta de opciones, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

3. Escribe el nombre que deseas y presiona Enter.

Imagen 11. Asignando nombre a celdas, adaptado de Ms Excel, (2013). Elaboración propia.

Desde el botón de Administrador de nombres puedes crear, eliminar o redefinir nombres, dirígete a la Ficha Fórmulas/Nombres definidos/Administrador de nombres, al hacer clic en este botón se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde encontrarás todas las opciones antes mencionadas.

Imagen 12. Cuadro de diálogo Administrador de nombres, adaptado de Ms Excel, (2103). Elaboración propia.

La importancia de dar nombre a un rango es que nos facilita el trabajo a la hora de manejar información de alto volumen.

Cuando una hoja es muy grande, es más conveniente hacer referencia a un nombre de un rango que a las referencias de las celdas, observa el siguiente ejemplo:

Julio + Agosto que B4:B12 + C4:C12

Imagen 13. Haciendo referencia a nombres en lugar de a celdas, adaptado de Ms Excel, (2103). Elaboración propia.