10.1 Principios de la gestión del portafolio

Dado que la Gestión del Portafolio (PPM) centraliza uno o más portafolios para lograr los objetivos estratégicos y balancea el conflicto de la demanda entre los componentes (proyectos o programas) de los diferentes portafolios, asigna recursos basados en las prioridades y capacidad organizacional, e integra los principios de gestión para entregar valor al negocio, deben considerarse los siguientes principios fundamentales para la adecuada gestión (PMI, 2017; PMI, 2023):

• Excelencia en la ejecución estratégica.
• Transparencia, responsabilidad, toma de decisiones, sustentabilidad y justicia.
• Balance del valor del portafolio.
• Alineación estratégica de las inversiones.
• Patrocinio y compromiso de los interesados clave y la alta dirección.
• Liderazgo para la optimización del uso de recursos.
• Cultura de cambio y riesgo.
• Navegación en la complejidad.

Los principios proporcionarán una guía para la adecuada conceptualización, establecimiento, implementación y gestión del portafolio.

10.2 Visión de la gestión del portafolio

La visión de la gestión del portafolio proveerá un modelo de entrega para el cambio estratégico, habilitado por cuatro actividades clave, creando conocimiento, impulsando la eficiencia, manteniendo la alineación y proporcionando control, dichos elementos proporcionan (BPM Vision, 2023; Lyn, 2023):

• Conocimiento/entendimiento (insight): reporteo calibrado que permite un progreso efectivo para monitorear las iniciativas de cambio estratégico con comunicación personalizada a los interesados clave. Esto se habilita a través de gobierno y toma de decisiones, así como para interesados comprometidos.
• Control: gestión de programas y portafolios maduros, entregando una implementación controlada en los tiempos establecidos. A través de riesgo y oportunidades gestionadas, financiamiento inteligente, planeación de la entrega habilitada, gestión activa de la calidad, control de cambios activo y proveedores integrados.
• Eficiencia: entrega optimizada que identifica y elimina el traslape o duplicación y explota las sinergias, conduciendo a eficiencias y ahorros. A través de equipos de alto desempeño, así como un ciclo de vida de aprendizaje y aseguramiento embebido.
• Alineación: conecta la ejecución con la dirección estratégica, conduciendo a prioridades de inversión alineadas. Alineación estratégica con un claro alcance y enfoque en la gestión de beneficios.

La gestión del portafolio da a las organizaciones y diferentes interesados la habilidad de ver el todo de forma unificada, considerando los diferentes roles para informar los riesgos proporcionando:

• Ejecutivo: conocimiento sobre a qué directores de proyectos contactar.
• Directores de proyectos: acceso fácil a los miembros del equipo.
• Miembros del equipo: comunicación mejorada con liderazgo y otros compañeros de equipo.
• Interesados (stakeholders): retroalimentación confiable y consistente.

A través de la comunicación y elementos de la visión, la gestión del portafolio ayuda a dar soporte a los fundamentos de gestión de proyectos, evitando desastres al identificar, seleccionar e implementar los proyectos adecuados, permitiendo crear programas de implementación flexibles, listando a los miembros del equipo de proyecto que están disponibles, así como asignar el valor monetario de los proyectos, y a mantener su alineación estratégica a través de un monitoreo y control continuo que permita la generación del valor esperado, comparando el progreso contra las metas operativas para tener una adecuada conexión entre la estrategia y la ejecución del negocio.

10.3 Dominios de la gestión del portafolio

De acuerdo con el PMI (2023), la adecuada gestión del portafolio de proyectos se divide en cinco dominios (figura 1), los cuales permiten identificar los proyectos, alinearlos a la estrategia del negocio, priorizarlos, seleccionarlos, ejecutarlos y adaptarlos con base en los cambios de la estrategia organizacional, de tal manera que, a través de un proceso de mejora continua, se obtenga el valor requerido.

Figura 1. Dominios de gestión del portafolio de proyectos (Eby, 2022; PMI, 2017; PMI, 2023; Zurawiecki, 2022).

Los dominios y tareas del portafolio se enfocan en (Eby, 2022; PMI, 2017; PMI, 2023):

• Alineación estratégica:
• Evaluación estratégica: evaluar las metas estratégicas y objetivos organizacionales a través de las revisiones, entrevistas u otras técnicas de recolección de datos para comprender las prioridades.
• Impulsores de valor: identificar criterios de priorización (tales como indicadores clave, dependencias, expectativas de interesados) a través de información recolectada y análisis para crear una base para la priorización y selección de proyectos, trabajando las prioridades estratégicas con los diferentes interesados clave a través de técnicas cualitativas y cuantitativas para proveer un marco de referencia guía para operacionalizar los objetivos y metas estratégicas.
• Priorización: identificar los diferentes componentes potenciales del portafolio (proyectos) y crear diferentes escenarios con base en los criterios de priorización para evaluar y seleccionar las opciones viables, identificando el impacto de los cambios en las metas y objetivos estratégicos, seleccionando y recomendando los componentes adecuados para proveer un gobierno con conocimiento del negocio para dar soporte a la toma de decisiones.
• Roadmap: crear la hoja de ruta general del portafolio en conjunto con los interesados clave, a través de la priorización y análisis de interdependencia, así como de las restricciones organizacionales para confirmar y comunicar la secuencia de los componentes y su alineación estratégica.
• Gobierno:
• Modelo de gobierno: definir y establecer el modelo de gobierno que incluya la estructura (comités ejecutivos, consejos de gobierno, organigrama, etc.), políticas y roles y responsabilidades para la toma de decisiones, derechos y niveles de autoridad para dar soporte a la toma de decisiones efectiva y alcanzar las metas estratégicas.
• Estándares de gestión: determinar los estándares, protocolos, reglas y mejores prácticas de gestión del portafolio a través de los activos organizacionales (tecnologías de información, expertos, etc.) y estándares de la industria para establecer prácticas de gestión consistentes.
• Procesos y procedimientos: establecer y/o modificar procesos y procedimientos, incluyendo, pero no limitados a la planeación del logro de los beneficios, gestión de la información, desempeño, comunicación, gestión del riesgo, compromiso de los interesados, gestión de los recursos y gestión del cambio para gestionar el portafolio de forma eficiente y efectiva.
• Plan de gestión del portafolio: crear el plan de gestión del portafolio que contenga al menos los roles y responsabilidades, modelo de gobierno, procesos de escalamiento, tolerancia al riesgo y límites del gobierno, gestión y control de cambios, indicadores clave de desempeño, modelos de priorización, y procedimientos de comunicación a través de estándares, modelos y activos organizacionales para asegurar la gestión eficiente y efectiva del portafolio. Hacer recomendaciones y obtener la aprobación de las decisiones del portafolio a través de la comunicación con los tomadores de decisiones clave.
• Desempeño del portafolio:
• Gestión de la demanda: ejecutar el portafolio a través de la hoja de ruta (roadmap) y artefactos de soporte (tales como planes de implementación) para autorizar la estructura y activación de componentes. Balancear y priorizar los componentes del portafolio a través de métodos y criterios que optimicen la asignación de recursos y alcanzar los objetivos estratégicos del portafolio. Analizar y optimizar la asignación/reasignación de la capacidad (gente, herramientas, materiales, tecnología, instalaciones, financiera) usando análisis de escenarios y de gestión de la demanda para asegurar la eficiencia y efectividad del portafolio.
• Gestión del valor: recolectar y consolidar las métricas de los indicadores clave de acuerdo con el gobierno del portafolio y técnicas para medir la salud del portafolio, monitoreando el desempeño de manera continua, utilizando reportes, conversaciones, tableros y técnicas de auditoría para asegurar la efectividad y eficiencia del portafolio y mantener alineación estratégica, gestionando y escalando problemáticas al comunicar las acciones recomendadas a los tomadores de decisiones para su aprobación e implementación en tiempo. Medir el desempeño agregado de los resultados del portafolio contra las metas estratégicas o del negocio definidas y los objetivos para demostrar el progreso hacia el logro de las metas estratégicas o del negocio.
• Gestión de cambios: utilizar técnicas que ayuden a mejorar el desempeño del portafolio y mantener alineación estratégica. Actualizar y refinar las hojas de ruta y cronogramas del portafolio actual, usando análisis del cambio para facilitar la reasignación de recursos organizacionales al portafolio. Mantener actualizados los registros al capturar los artefactos del portafolio, tales como aprobaciones, priorizaciones y otras decisiones que permitan medir el cumplimiento contra las políticas organizacionales, requerimientos regulatorios y estándares de gestión.
• Gestión del riesgo del portafolio:
• Nivel de riesgo: determinar los niveles aceptables de riesgo para el portafolio, basado en tolerancias al riesgo e interesados, para proveer las entradas al gobierno.
• Plan de gestión de riesgos: desarrollar el plan de gestión de riesgo, utilizando guías para la gestión de riesgos, procesos y procedimientos y otros activos organizacionales para capitalizar las oportunidades y responder a los riesgos. Desarrollar el análisis de dependencias para identificar y monitorear riesgos relacionados a las interdependencias e intradependencias dentro y entre portafolios para soportar la toma de decisiones. Desarrollar, monitorear y mantener el registro de riesgos a nivel portafolio, incluyendo riesgos y metas estratégicas y objetivos, para el valor del negocio, y de manera escalada a los componentes del portafolio, utilizando procesos de gestión de riesgos para soportar la toma de decisiones. Facilitar la respuesta al riesgo por medio de la comunicación y promoción de un entendimiento común del apropiamiento del riesgo del portafolio por parte de los interesados.
• Reservas: proveer recomendación y obtener la aprobación de la gestión de las reservas del portafolio, basado en la exposición agregada al riesgo, para optimizar las metas y objetivos estratégicos del portafolio.
• Gestión de comunicaciones:
• Interesados: identificar a los interesados y sus expectativas, intereses e influencia para el éxito del portafolio – analizar a los interesados internos y externos, utilizando juntas, entrevistas, cuestionarios, encuestas, etc. Comprometer a los interesados a través de comunicación oral y escrita, para asegurar la conciencia, gestionar expectativas, soporte posterior y construir relaciones y colaboración para el éxito del roadmap del portafolio. Preparar y/o facilitar el entendimiento, por parte de los interesados, del portafolio y procesos de gestión relacionados, procedimientos y protocolos usando activos organizacionales para promover un entendimiento común y aplicación de proceso de gestión.
• Comunicación: crear una estrategia y plan agregado de comunicación a través de métodos, receptores, medios, líneas de tiempo, y frecuencia para habilitar la comunicación efectiva con los interesados. Mantener la estrategia y plan de comunicación evaluando las capacidades actuales de comunicación, identificando brechas y documentando planes de comunicación para satisfacer los requerimientos de los interesados. Verificar la precisión, consistencia y completitud de la comunicación del portafolio, utilizando guías de gobierno para mantener la credibilidad y satisfacción con los interesados.
• Escalamiento: establecer procesos, políticas, procedimientos y niveles de autoridad de escalamiento que permitan una toma de decisiones y comunicación efectiva con los tomadores de decisiones clave y autorizar la ejecución e implementación de cambios en el portafolio. Gestionar y escalar las problemáticas al comunicar las acciones recomendadas a los tomadores de decisiones para su aprobación e implementación en tiempo.

10.4 Gestión de proyectos del portafolio

Los proyectos pueden ejecutarse de diferentes maneras, es decir, ya sea de forma lineal (marcos de referencia tradicional) o a través de procesos empíricos que permitan la gestión de cambios (marcos de referencia ágiles), pero independientemente del marco, se deben establecer un conjunto de procesos que permitan su adecuada gestión, de acuerdo con el modelo de gobierno preferido (PMI, 2021). Así, tomando como base los principios y los dominios de gestión de proyectos, pueden mencionarse las áreas generales para poder gestionarlos de manera adecuada (figura 2), las cuales no son prescriptivas, sino que deben seleccionarse de acuerdo con las necesidades del proyecto, los principios que se quieran aplicar, así como los recursos disponibles para la organización, y deben tomarse como una recomendación más que como una forma de aplicarlos todos para poder obtener una gestión efectiva y eficiente del portafolio.

Figura 2. Áreas de Gestión de Proyectos del Portafolio (PMI, 2021).

Las áreas anteriores pueden ejecutarse de diferentes formas, a lo cual se denomina ciclo de vida del proyecto (metodología o enfoque), dependiendo del marco de referencia del que se trate, utilizando diferentes marcos de referencia (figura 3).

Es importante mencionar que los ciclos de vida no son excluyentes, es decir, el ágil incluye los incrementales e iterativos, así como también pueden ser combinados creando ciclos de vida híbridos, lo más importante de todo, para una adecuada gestión del portafolio, es seleccionar las áreas de conocimiento y el ciclo de vida que más se adapte a las necesidades organizacionales para el logro de los objetivos estratégicos y obtener así la satisfacción de los interesados, a través del uso optimizado de los recursos.

Figura 3. Ciclos de vida de ejecución de proyectos (LucidChart, 2023; Paula, 2023; PMI, 2021; Wrike, 2023).