El rol del director del portafolio

El director del portafolio es el rol dentro de la organización que tiene la responsabilidad de establecer e implementar la gestión del portafolio, con un enfoque primario de “hacer el trabajo correcto” a través del gobierno del portafolio (Washington, 2021), el cual debe ser ejecutado en el momento correcto y con la asignación adecuada de recursos, así como de asegurar la comunicación y coordinación adecuada entre los componentes del portafolio (portafolios subsidiarios, programas, proyectos y operaciones).

Como parte de su función, el director del portafolio juega un determinado número de roles importantes, tales como (PMI, 2017; Project Manager, 2023):

• Arquitecto: trabajando con sus contrapartes organizacionales para evaluar los planes de gestión del portafolio, evaluar y definir las habilidades requeridas, diseñar los procesos adecuados, y ajustar los procesos con base en los requerimientos.
• Habilitador: buscan formas de mejorar continuamente los procesos aplicados de gestión del portafolio y ajustar los componentes del portafolio hacia una mejor alineación con los cambios en la estrategia para asegurar relevancia continua en la organización.
• Facilitador: en la forma de ejecución, pueden gestionar las operaciones del día a día de los procesos de gestión del portafolio, los principios del portafolio, procesos y prácticas.
• Analista del portafolio: revisando el portafolio en conjunto con los interesados estratégicos relevantes para balancearlo y volver a priorizarlo con base en las necesidades estratégicas.

Funciones clave del director del portafolio

Como parte de su rol del día a día, el director del portafolio facilita (James, 2022; Projektron, 2022; Wrike, 2023):

• La comunicación entre los directores de los componentes del portafolio y los interesados del portafolio.
• La transmisión al cuerpo de gobierno del portafolio, la alineación y realineación de los componentes del portafolio con las metas estratégicas.
• La captura del impacto del portafolio y la creación de valor a las directivas estratégicas.
• La revisión del balance del portafolio con los interesados estratégicos relevantes.
• La provisión de recomendaciones o planes de acción adecuados.
• La secuenciación de los componentes del portafolio, tomando en cuenta las dependencias y sus efectos, recursos restringidos y otras consideraciones organizacionales.
• La influencia y gestión del proceso de asignación de recursos.
• El aseguramiento de que los procesos de gestión del portafolio son mantenidos y seguidos.
• El aseguramiento de que los directores de los componentes del portafolio reciben y proporcionan la información requerida bajo los procesos de gestión del portafolio.
• La visualización o coordinación con los directores de los componentes del portafolio sobre la implementación.
• La recepción de información sobre el desempeño y progreso de los componentes del portafolio.
• El reporteo del progreso del portafolio a la alta dirección.
• La comunicación de la información y recomendaciones de criterios para acciones de gobierno y decisiones relacionadas con los proyectos o programas que deben ejecutarse, cambiarse para adaptarse a los cambios estratégicos, terminarse o suspenderse.
• Las recomendaciones adecuadas para los cuerpos de gobierno relacionadas con directivas para los componentes y la mejora de las prácticas del portafolio para asegurar que el valor intencionado es entregado a la organización.
• La identificación, evaluación y medición del valor del negocio que el portafolio está agregando a los objetivos organizacionales.
• La gestión de riesgos, el monitoreo y priorización de los componentes.
• La resolución de problemáticas que requieren la atención a nivel senior, desarrollar y mejorar procesos, y aplicar conocimiento y habilidades de gestión.
• La gestión efectiva de los recursos organizacionales y provisión en tiempo de información para los requerimientos de comunicación de los interesados.

Áreas técnicas del director del portafolio

Un director del portafolio debe ser experto en diferentes áreas para poder ejecutar adecuadamente las funciones de su rol (figura 1), adhiriéndose a las competencias relacionadas con habilidades técnicas de gestión de proyectos, capacidades de liderazgo y gestión de negocios y estrategia.

Figura 1. Áreas técnicas del director del portafolio (Chugh, 2022; PMI, 2023).

Las áreas técnicas de desarrollo del director del portafolio le ayudarán a tener éxito en su rol, a través de (Chugh, 2022; PMI, 2021; PMI, 2023; Schweser, 2020):

• Gestión y alineación estratégica del portafolio: comprensión y monitoreo de los cambios en la estrategia y objetivos organizacionales y ser consciente de cómo el portafolio les da soporte, considerando tanto los beneficios como los riesgos financieros y no financieros.
• Métodos y técnicas de gestión del portafolio: aplicación y análisis de los métodos y técnicas de gestión del portafolio, tanto cualitativas como cuantitativas o aquellas consideradas por el liderazgo organizacional, así como herramientas de alineación de los componentes del portafolio con los objetivos estratégicos a través de su organización, priorización y categorización.
• Compromiso de los interesados: trabajo con los interesados del portafolio para maximizar el desempeño organizacional y el del portafolio, comunicándose frecuentemente con los interesados a través de formas y técnicas adecuadas para el contexto, facilitando la comunicación entre los interesados para negociar acuerdos, resolver conflictos y tomar decisiones ágiles y en tiempo del portafolio.
• Habilidades de gestión y liderazgo: habilidades de liderazgo y gestión bien desarrolladas para interactuar con los ejecutivos senior, la administración y otros interesados, así como para gestionar gente a través de reclutamiento y retención, establecimiento de metas, evaluación del desempeño, reconocimiento y recompensa, planeación de sucesión, desarrollo de empleados, y tener habilidades de comunicación altamente desarrolladas.
• Gestión de riesgos: gestión de riesgos internos y externos a la organización, a través de la evaluación considerando beneficio-costo, restricciones fiscales, ventanas de oportunidad, restricciones de componentes del portafolio, condiciones cambiantes del portafolio.
• Gestión del cambio organizacional: gestión del impacto de los cambios en la organización, madurez a lo largo del portafolio, programas y proyectos, a través de diferentes métricas personalizadas.
• Pensamiento sistémico: entendimiento de cómo los diferentes componentes del portafolio se interrelacionan y son interdependientes unos con otros, condicionando la posibilidad de ver la contribución de un componente dado a la estrategia organizacional, mejorando la capacidad de visualizar la contribución/valor agregado por cada componente a los objetivos estratégicos del portafolio.

Otros roles en la gestión del portafolio

Adicional al director del portafolio, existen otros interesados que interactúan constantemente con este (figura 2), coordinándose y comunicándose constantemente para una adecuada toma de decisiones.

Aunque algunas organizaciones utilizan otros roles para la gestión del portafolio, tales como el analista del portafolio, los principales son los de la figura 2, existiendo también expertos técnicos (SMEs), analistas de negocios (BA), gerentes funcionales, que se hacen cargo de las operaciones, miembros del equipo de programas y de proyectos, coach, entre otros, haciendo más compleja la interacción y las comunicaciones y la gestión de los componentes, por lo que la implementación de un gobierno adecuado, políticas, procesos y procedimientos es necesaria, de tal manera que se tenga control sobre los procesos y la generación de valor para el negocio, así como el logro eficiente y efectivo de los objetivos estratégicos con un uso optimizado de los recursos de la organización.

Figura 2. Otros roles de la gestión del portafolio (PMI, 2023).

Los roles que interactúan con el director del portafolio son todos importantes, ya que ayudan a la toma de decisiones informada, siendo estos (Indeed Editorial Team, 2023; PMI, 2023):

• Patrocinador: provee los recursos y da soporte al portafolio, teniendo responsabilidades individuales claramente definidas. Este rol participa también en el cuerpo de gobierno del portafolio y es el que responde a la asignación de recursos para posibilitar el éxito, a través de la aprobación del portafolio y sus componentes, así como del éxito definitivo de este.
• Cuerpo de gobierno del portafolio: el gobierno del portafolio es el marco de referencia, funciones y procesos establecidos por el cuerpo de gobierno y establecido por la organización para guiar las actividades de gestión del portafolio y tomar las decisiones sobre las inversiones y prioridades para el portafolio, asegurando que los procesos de gestión son seguidos para sustentar la organización. El patrocinio y liderazgo del cuerpo de gobierno del portafolio es esencial para el director del portafolio, y está compuesto por uno o más individuos con autoridad, conocimiento y experiencia para asegurar la alineación del portafolio y sus componentes con la estrategia organizacional.
• PMO: puede ser referida como Oficina de Dirección de Portafolios (PMO), Oficina de Dirección de Programas (PMO) u Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) y da soporte al portafolio, programas o funciones de proyectos. A nivel portafolio, la PMO puede ser denominada Oficina de Dirección del Portafolio Empresarial (EPMO), o Centro de Excelencia, y corresponde a una entidad organizacional que proporciona un conjunto de capacidades y procesos para dar soporte a la gestión del portafolio.
• Director de programa: es el responsable de asegurar que la estructura global de programas y los procesos de gestión de programas estén alineados con el plan de gestión del portafolio, asegurando que se entreguen los beneficios intencionados a este nivel, con información detallada para tomar decisiones que guían el programa y proporcionan soporte administrativo para administrar cronogramas, presupuestos, riesgos y otras áreas requeridas para la gestión efectiva de programas.
• Director de proyecto: responsable de un inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre, efectivo de los proyectos asignados dentro del portafolio y de acuerdo con los objetivos y especificaciones correspondientes. Cumplen con roles específicos para lograr la ejecución exitosa de cada componente del portafolio, proporcionando indicadores de desempeño del proyecto, directa o indirectamente, al director del portafolio, PMO, o al cuerpo de gobierno.