Introducción
TEMA 9.
Mis requerimientos

A través de la planeación estratégica se van identificando los requerimientos generales que necesita la organización para ir alcanzando su misión y visión, y que deben estar alineados a los objetivos estratégicos, de tal forma que se pueda cumplir con el valor buscado por el negocio, acorde con el uso eficiente de recursos y mejora organizacional, ayudando así al enriquecimiento de las capacidades para poder generar valor y ventaja competitiva, a través de la gestión de riesgos, gestión financiera, gestión de la demanda, entre otras actividades.
Para lograr una adecuada gestión, los requerimientos deben alinearse a los objetivos de la estrategia, incluyendo, entre otros, elementos como personal, presupuesto, herramientas, así como recursos que ayudarán a que los proyectos puedan lograr su propósito, lo cual aprenderás en la siguiente experiencia de aprendizaje.
Explicación
9.1 Liderazgo
Gestionar el portafolio no solo requiere de herramientas, sino también saber qué es lo que se busca en la organización, hacia dónde va, pero, sobre todo, que exista alineación entre los diferentes interesados, tales como (Hentges, 2023):
- Equipo de liderazgo. Se debe tomar en cuenta el liderazgo dentro de la organización como parte de la identificación de requerimientos del portafolio, ya que ellos conocen y saben la dirección de la organización; sin embargo, en ocasiones no existe alineación con respecto a la visión que se tiene, por lo que se debe alinear a la dirección general (CEO) y a las diferentes direcciones (CFO, CIO, etc.).
El liderazgo es parte esencial de la identificación y gestión de requerimientos, ya que son ellos quienes llevan el rumbo de la organización y de quienes depende la liberación de los recursos, por lo que, el tener bien claro qué es lo que buscan y a través de qué, ayudará a tener una visión clara y amplia de un portafolio que cumpla con las expectativas del negocio y que esté alineado a la estrategia organizacional en el corto, mediano y largo plazo.
9.2 Personas
La gestión del portafolio requiere de ciertas habilidades, no solo para gestionarlo, sino también para que se puedan ejecutar adecuadamente las iniciativas, tarea que se debe realizar a nivel proyectos, para lo cual se requiere de un buen equipo con las competencias alineadas a lo que se busca desarrollar, dentro de las cuales pueden distinguirse roles como (Hentget, 2023; Totah, 2020):
- Líderes del negocio: los líderes del negocio son parte importante de la gestión del portafolio, ya que son quienes buscan el valor a través de los proyectos, por lo cual se deben analizar con ellos las metas estratégicas del negocio y los hitos para el logro de los objetivos.
- Líder de la Oficina de Proyectos (PMO): el responsable de la PMO debe centralizar las buenas prácticas y asegurarse que son transmitidas adecuadamente a los directores de proyectos, y adoptadas para la generación de valor.
- Directores de proyecto: deben dar seguimiento cercano a la ejecución de proyectos, para asegurar que el valor se está generando a través de la ejecución de proyectos.
- Equipo: es una combinación de diferentes personas, las cuales se encargarán de ejecutar las actividades del día a día en el proyecto, requiriendo habilidades según el tipo de proyecto, asegurando que se tiene conocimiento del negocio.
De manera general, las habilidades que se esperan de la gente que forma parte del portafolio o de los proyectos son las que aparecen en la figura 1.
Figura 1. Habilidades para gestión de portafolios y proyectos (Wealthbrain, 2023; Wrike, (2023).
Aun cuando el equipo del proyecto no sea parte del liderazgo, es importante recalcar la importancia del liderazgo, lo cual les permitirá motivarse y motivar a los demás, para poder desarrollarse dentro de un equipo de alto desempeño.
Las habilidades de la figura 1 son parte de las bases requeridas para poder ejecutar el proceso de gestión de requerimientos, en el cual se recolecta, analiza, verifica y validan las necesidades y requerimientos necesarios para generar el valor al negocio, asegurando que se satisfagan las expectativas de los interesados alineados a la estrategia de la organización.
9.3 Clientes
Como parte de un proyecto se deben identificar a los interesados, dentro de los cuales se encuentran los clientes, que pueden ser internos (aquellos que forman parte de los departamentos de la organización) o externos (aquellos que compran los productos o servicios de la empresa, o que tienen alguna relación con la misma a través del consumo de reportes o información, pero que no forman parte de la estructura organizacional) y juegan un papel importante como parte de la gestión y los requerimientos.
Un requerimiento se define como requisitos, grupo de tareas o condiciones que deben ser completadas para terminar el proyecto de manera exitosa, pudiendo ser características de un producto, calidad, servicios o propósitos, con la finalidad de asegurar que los recursos y las metas a largo plazo están alineadas al final del proyecto (Scavetta, 2022).
Los requerimientos de los interesados deben estar asegurados y balanceados para todos ellos, y pueden ser clientes, miembros del equipo, socios del negocio o líderes clave, por lo que al final, dado que el valor se le entregará a ellos, los interesados que recibirán dichos beneficios, incluyendo al patrocinador, se convierten en clientes del proyecto, por ello no se debe perder de vista qué necesitan, documentando y entendiendo dichos requerimientos, comunicándolos frecuentemente, monitoreándolos y gestionándolos, lo cual se hace a nivel proyecto pero impacta todo el portafolio completo.
En términos del portafolio, los clientes son los principales patrocinadores del proyecto, a quienes se les deberá comunicar constantemente el avance de los proyectos en términos de valor, dado que los requerimientos a este nivel son los diferentes proyectos que se van a ejecutar y que se alinean a las metas estratégicas (PMOs Corner, 2022).
Es importante diferenciar entre la gestión del proyecto y la gestión de requerimientos, ya que el primero consiste en el proceso de construir/desarrollar el producto y/o servicio dentro del presupuesto y tiempo estimado con los recursos disponibles, mientras que el segundo proceso está enfocado en asegurar que dichos productos/servicios son correctos y que se construyen/desarrollan de forma correcta.
Dentro de los requerimientos de los clientes existen muchos que no se ejecutarán, por lo que es recomendable priorizarlos, pudiendo ser (Hering, 2021; Product Plan, 2023):
- Críticos (must have): requerimientos que deben ser entregados de forma absoluta para que se pueda considerar un éxito el proyecto, no son negociables y son obligatorios.
- Opcional (should-have/nice-to-have): complementos de objetivos o requerimientos que son considerados deseados o de igual importancia que para el entregable global, pero que pueden ser considerados como opcionales dentro del proyecto global. Son esenciales para el producto, servicio, proyecto o liberación, pero no son vitales y, si no están, el producto sigue funcionando, pero podrían agregar valor significante.
- Posible (could-have): iniciativas que tendrán un pequeño impacto si se dejan, no son vitales para el producto o servicio ni esenciales, y normalmente son mayores, en alcance, de lo que se espera.
- No probable (will-not-have): proyectos o requerimientos del portafolio que no son prioridad, no son esenciales ni vitales, y podrían agregar requerimientos adicionales o proyectos al portafolio.
9.4 Herramientas
Como parte de las capacidades de cualquier organización, al tener que gestionar los proyectos de esa forma y alinearlo con el portafolio, las personas deben contar con herramientas que les ayude a poder lograr el valor esperado, así como también permitir gestionar todos los proyectos a través de una sola perspectiva, tales como (Project Manager, 2023; Singh, 2023):
- Priorización de proyectos: metodologías o software requerido para priorizar y canalizar los recursos a los proyectos, con base en los requerimientos de los clientes y alineación estratégica, basándose en factores cualitativos y cuantitativos.
- Hoja de ruta (roadmap): despliegue de los proyectos a nivel global, utilizando un gráfico de Gantt a alto nivel, donde cada proyecto se convierte en un hito, mostrando la duración general del mismo (en meses, bimestres, trimestres, cuatrimestres, etc.).
- Gestión de recursos: utilizada para monitorear el uso de recursos y planearlos para satisfacer las necesidades de los proyectos, pronosticando y adaptando el presupuesto, la gente, y recursos materiales.
- Gestión de riesgos: herramienta que ayuda a evaluar los diferentes escenarios para determinar el riesgo de los recursos, tareas y costos, de tal forma que pueda determinarse el riesgo con base en una probabilidad, impacto y ocurrencia del evento.
- Reportes: utilizados para mantener a los interesados (clientes) informados y satisfechos a nivel general proporcionando información de los indicadores clave de desempeño que ayudan a medir el logro de los objetivos a través de los proyectos.
- Tableros: permiten tener, de manera visual, el monitoreo de los proyectos, habitualmente se encuentran incluidos como parte de los reportes y, en otras, se desarrollan de forma particular en alguna herramienta de software que permite el monitoreo en tiempo real.
Adicionales a las anteriores, existen otras herramientas que ayudarán a monitorear o controlar el portafolio, así como incrementar la colaboración, reducir los sobregastos, mejorar la toma de decisiones, entre otras, las cuales contribuirán a mejorar el valor que se está integrando a la organización.
De forma general, la gestión del portafolio es una parte crítica de la planeación del negocio que ayuda a medir el beneficio potencial de los proyectos o requerimientos del negocio, alineados a la estrategia organizacional, para lo cual se requieren herramientas que ayuden a los equipos a ejecutar las tareas relacionadas con la optimización y monitoreo del mismo.
Recursos
Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.
Videos
Para conocer sobre herramientas digitales del portafolio de proyectos revisa el siguiente video:
Mec in Home SAC. (2021, 20 de noviembre). Todo lo que Necesitas para Armar tu Portafolio de Proyectos con las Mejores Herramientas Digitales [Archivo de video]. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=j3X352Xcf3w
Para conocer sobre gestión de portafolios revisa el siguiente video:
PM Café by Jesus Rodriguez. (2021, 20 de diciembre). Episodio # 23 Gestión de Portafolio de Proyectos – Portfolio Management [Archivo de video]. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=iShG-Rzg_54
Lecturas
Para conocer sobre gestión de portafolios revisa el siguiente video:
PM Café by Jesus Rodriguez. (2021, 20 de diciembre). Episodio # 23 Gestión de Portafolio de Proyectos – Portfolio Management [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=iShG-Rzg_54
Cierre

El manejo de las expectativas del cliente es importante no solo a nivel proyecto, sino también a nivel portafolio, por lo que manejar sus requerimientos y que se encuentren alineados a la estrategia organizacional, así como también que exista un balance entre los mismos, es esencial para poder gestionar adecuadamente el portafolio, utilizando a las personas con las habilidades adecuadas, así como las herramientas que permitan lograr los objetivos que se proponen en cada uno de los proyectos, para lo cual se deben identificar y priorizar adecuadamente a los interesados, dentro de los cuales se encuentran los clientes, ya sean internos o externos.
Checkpoint
- Identificar quiénes son las personas que formarán parte directa de la gestión del portafolio.
- Conocer las habilidades básicas requeridas para gestionar el portafolio adecuadamente.
- Comprender el concepto de cliente y cuál es su relación con la organización y el portafolio.
- Comprender el concepto de requerimientos y su relación con el portafolio.
- Identificar las formas de clasificar a los requerimientos, dependiendo del impacto y valor para el negocio.
- Conocer las diferentes herramientas que ayudarán a gestionar adecuadamente el portafolio de proyectos.
Referencias
- Hentges, R. (2023). The PPM Evaluation Process: Quick PPM Requirements Checklist. Recuperado de https://www.keyedin.com/project-portfolio-management-software/mastering-project-portfolio-management/articles/quick-ppm-requirments-checklist
- Hering, B. (2021). Must-Have vs. Nice-to-Have: Understanding the MoSCoW Method of Optimization. Recuperado de https://www.businessmanagementdaily.com/20473/must-have-vs-nice-to-have/
PMOs Corner. (2022). What are the Criteria to Assess a Project Portfolio? Recuperado de https://www.sciforma.com/blog/what-are-the-criteria-to-assess-a-project-portfolio/
- ProductPlan. (2023). MoSCoW Prioritization. Recuperado de https://www.productplan.com/glossary/moscow-prioritization/
- ProjectManager. (2023). Project Portfolio Management Software. Recuperado de https://www.projectmanager.com/software/project-portfolio-management
- Scavetta, A. (2022). Project Requirements Management : A Quick Guide. Recuperado de https://www.projectmanager.com/blog/requirements-management
- Singh, P. (2023). Best Project Portfolio Management Tools. Recuperado de https://www.selecthub.com/project-management/ppm/10-popular-ppm-tools/
- Totah, Z. (2020). Ppm Requirements: What are the Top Features of Project Portfolio Management Software? Recuperado de https://www.selecthub.com/project-management/ppm/ppm-requirements/
- Wealthbrain. (2023). The Skills Necessary for a Portfolio Manager for the Success of a Management Sector. Recuperado de https://www.wealthbrain.com/the-skills-necessary-for-a-portfolio-manager-for-the-success-of-a-management-sector/
- Wrike. (2023). The Top 25 Skills You Need to Succeed as Project Manager. Recuperado de https://www.wealthbrain.com/the-skills-necessary-for-a-portfolio-manager-for-the-success-of-a-management-sector/
La obra presentada es propiedad de ENSEÑANZA E INVESTIGACIÓN SUPERIOR A.C. (UNIVERSIDAD TECMILENIO), protegida por la Ley Federal de Derecho de Autor; la alteración o deformación de una obra, así como su reproducción, exhibición o ejecución pública sin el consentimiento de su autor y titular de los derechos correspondientes es constitutivo de un delito tipificado en la Ley Federal de Derechos de Autor, así como en las Leyes Internacionales de Derecho de Autor.
El uso de imágenes, fragmentos de videos, fragmentos de eventos culturales, programas y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, es exclusivamente para fines educativos e informativos, y cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por UNIVERSIDAD TECMILENIO.
Queda prohibido copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir, o en cualquier modo explotar cualquier parte de esta obra sin la autorización previa por escrito de UNIVERSIDAD TECMILENIO. Sin embargo, usted podrá bajar material a su computadora personal para uso exclusivamente personal o educacional y no comercial limitado a una copia por página. No se podrá remover o alterar de la copia ninguna leyenda de Derechos de Autor o la que manifieste la autoría del material.