Grupo de procesos de seguimiento y control

Grupo de procesos enfocados en la medición del desempeño de los componentes del portafolio, reporteo y revisión de hallazgos, tomando como base el cambio estratégico, para asegurar la efectividad de los elementos en el contexto de los beneficios establecidos (Zurawiecki, 2022), a través de procesos de seguimiento y control (figura 1).

Figura 1. Procesos de seguimiento y control (Guerrieri, 2020).

El monitoreo y control es una de las actividades críticas de soporte para el monitoreo del desempeño y recomendación de cambios para la mezcla de componentes del portafolio y para cada uno de los componentes, alineado con los estándares organizacionales. El propósito del monitoreo y control es comprender en qué momento los cambios requieren ser hechos al portafolio o a los procesos de gestión del portafolio, incluyendo la ejecución, documentación, y comunicación de las decisiones y el resultado de las acciones tomadas (PMI, 2017; PMI, 2023).

Como parte de los procesos de monitoreo y control, se mide y monitorea el progreso para identificar las varianzas de la línea base documentada, los riesgos, problemas potenciales e incidencias, identificando e implementando acciones correctivas para alcanzar los objetivos estratégicos.

Como parte de las decisiones clave de este proceso se encuentran (PMI, 2021):

• Retrasar, cancelar o reprogramar los componentes.
• Redesplegar los recursos.
• Cancelar contratos.
• Revisar presupuestos y cronogramas del presupuesto.
• Iniciar nuevos componentes.
• Lanzamiento de procesos de cambio del portafolio.

Gestión

La gestión del portafolio tiene como objetivo asegurar el alcance de los objetivos estratégicos, colaborando con los directores de proyectos para poder identificar las incidencias, trabajar en la repriorización de componentes, categorizaciones, presupuestos, hitos que deben mantenerse o eliminarse, así como la asignación de recursos escasos, identificando los componentes siguientes que deben ejecutarse o retrasarse, adaptando las decisiones con los cambios en la estrategia organizacional.

Durante este proceso se busca controlar los componentes del portafolio, implementando medidas de mitigación de riesgos, evaluando el portafolio y el desempeño de este y sus componentes, gestionando y actualizando su estatus de forma regular, de tal forma que se tenga una actualización consistente que es comunicada a los interesados para la toma de decisiones (Remes, 2022).

La forma de gestionar el portafolio puede ser de tres tipos (Monday Team, 2023):

• Activa: mantener el monitoreo constante del portafolio y actuar antes de que se materialicen los riesgos, implementando estrategias de tratamiento de forma proactiva, así como también gestionando las incidencias, identificando límites de capacidad y estableciendo medidas antes de agotarlas.
• Pasiva: mantener un monitoreo periódico del portafolio, implementando acciones correctivas una vez que se identifican incidencias, esperando a que las acciones de mejora surtan efecto y se corrija el problema con los cambios establecidos.
• Discreta: decidir en qué componentes conviene actuar de forma activa o pasiva, dependiendo de la situación, el valor y el riesgo que pudiera materializarse.

El objetivo principal del proceso de gestión es tomar las decisiones e implementar las acciones que ayuden al logro de los objetivos del portafolio y sus componentes, activando continuamente los procesos de gestión de cambios para asegurar la alineación estratégica, respuestas adecuadas y la generación de valor.

Revisión

El proceso general de monitoreo puede ejecutarse siguiendo el ciclo de mejora continua (figura 2), en el cual interactúa con el proceso de gestión al implementarse los cambios.

Figura 2. Revisión del portafolio de proyectos (Info-Tech, 2023).

En este proceso se deben monitorear constantemente (Rich, 2023; Vineyard, 2022):

• Indicadores clave de desempeño.
• Impacto de las métricas.
• Tasas de respuesta.
• Recursos asignados a los componentes.
• Capacidad de la organización.

Ajuste del portafolio de proyectos

Como parte de la mejora continua, el portafolio de proyectos debe ajustarse con base en los resultados de las ejecuciones pasadas, tomando como base tanto los resultados individuales de los componentes como el resultado global del portafolio, de tal forma que se pueda ajustar de forma adecuada y, a través de un proceso de mejora continua, se logre mejorar la productividad de los recursos y el logro de los objetivos estratégicos (Toton, 2022).

La importancia de este proceso radica en mantener el compromiso de los interesados del portafolio, así como el soporte de estos en el portafolio, generando constantemente valor para el negocio.

Buenas prácticas de monitoreo y control del portafolio de proyectos

Como parte de las buenas prácticas para poder mantener una adecuada gestión del portafolio a través del monitoreo y control, se recomienda (PMMAJIK, 2023; Simplilearn, 2022):

• Ejecutar los procesos diseñados para el monitoreo de los componentes en ejecución, verificando el éxito de los indicadores.
• Monitorear los componentes en ejecución, el estatus y el gobierno para mantener actualizados a los interesados.
• Obtener entendimiento accionable del negocio para mantener la alineación estratégica.
• Establecer patrones de trazabilidad relacionados con asignaciones, tiempo y acciones.
• Documentar las lecciones aprendidas.
• Mantener acciones planeadas, más que reactivas.
• Mantener actualizado el estatus de ejecución para identificar proactivamente incidencias, riesgos o problemáticas latentes.
• Mantener la visibilidad y control de las solicitudes de cambio.
• Implementar métricas alineadas con los objetivos estratégicos.
• Priorizar los riesgos y acciones.
• Utilizar herramientas de software adecuadas para simplificar los procesos y mantener los componentes encauzados.
• Priorizar la captura de datos precisos para facilitar la toma de decisiones y cumplimiento con requerimientos regulatorios y de la empresa.