Introducción


TEMA 12.


Control del portafolio de proyectos

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De forma constante, para asegurar que se están alcanzando los objetivos estratégicos, las organizaciones deben mantener una revisión de sus operaciones, la cual llevan a cabo a través de los diferentes indicadores de desempeño que han implementado considerando dicha estrategia. Con el portafolio de proyectos sucede lo mismo, el director del portafolio debe actualizar constantemente los indicadores que se seleccionaron para poder monitorear y controlar el portafolio, lo cual es esencial para asegurar que se está alcanzando el valor que fue comprometido y que existe alineación con los cambios estratégicos que van sucediendo conforme se va ejecutando el portafolio, lo cual se revisará en la siguiente experiencia de aprendizaje.

Explicación


Grupo de procesos de seguimiento y control

Grupo de procesos enfocados en la medición del desempeño de los componentes del portafolio, reporteo y revisión de hallazgos, tomando como base el cambio estratégico, para asegurar la efectividad de los elementos en el contexto de los beneficios establecidos (Zurawiecki, 2022), a través de procesos de seguimiento y control (figura 1).


Figura 1. Procesos de seguimiento y control (Guerrieri, 2020).

El monitoreo y control es una de las actividades críticas de soporte para el monitoreo del desempeño y recomendación de cambios para la mezcla de componentes del portafolio y para cada uno de los componentes, alineado con los estándares organizacionales. El propósito del monitoreo y control es comprender en qué momento los cambios requieren ser hechos al portafolio o a los procesos de gestión del portafolio, incluyendo la ejecución, documentación, y comunicación de las decisiones y el resultado de las acciones tomadas (PMI, 2017; PMI, 2023).

Como parte de los procesos de monitoreo y control, se mide y monitorea el progreso para identificar las varianzas de la línea base documentada, los riesgos, problemas potenciales e incidencias, identificando e implementando acciones correctivas para alcanzar los objetivos estratégicos.

Como parte de las decisiones clave de este proceso se encuentran (PMI, 2021):

  • Retrasar, cancelar o reprogramar los componentes.
  • Redesplegar los recursos.
  • Cancelar contratos.
  • Revisar presupuestos y cronogramas del presupuesto.
  • Iniciar nuevos componentes.
  • Lanzamiento de procesos de cambio del portafolio.

Gestión

La gestión del portafolio tiene como objetivo asegurar el alcance de los objetivos estratégicos, colaborando con los directores de proyectos para poder identificar las incidencias, trabajar en la repriorización de componentes, categorizaciones, presupuestos, hitos que deben mantenerse o eliminarse, así como la asignación de recursos escasos, identificando los componentes siguientes que deben ejecutarse o retrasarse, adaptando las decisiones con los cambios en la estrategia organizacional.

Durante este proceso se busca controlar los componentes del portafolio, implementando medidas de mitigación de riesgos, evaluando el portafolio y el desempeño de este y sus componentes, gestionando y actualizando su estatus de forma regular, de tal forma que se tenga una actualización consistente que es comunicada a los interesados para la toma de decisiones (Remes, 2022).

La forma de gestionar el portafolio puede ser de tres tipos (Monday Team, 2023):

  • Activa: mantener el monitoreo constante del portafolio y actuar antes de que se materialicen los riesgos, implementando estrategias de tratamiento de forma proactiva, así como también gestionando las incidencias, identificando límites de capacidad y estableciendo medidas antes de agotarlas.
  • Pasiva: mantener un monitoreo periódico del portafolio, implementando acciones correctivas una vez que se identifican incidencias, esperando a que las acciones de mejora surtan efecto y se corrija el problema con los cambios establecidos.
  • Discreta: decidir en qué componentes conviene actuar de forma activa o pasiva, dependiendo de la situación, el valor y el riesgo que pudiera materializarse.

El objetivo principal del proceso de gestión es tomar las decisiones e implementar las acciones que ayuden al logro de los objetivos del portafolio y sus componentes, activando continuamente los procesos de gestión de cambios para asegurar la alineación estratégica, respuestas adecuadas y la generación de valor.


Revisión

El proceso general de monitoreo puede ejecutarse siguiendo el ciclo de mejora continua (figura 2), en el cual interactúa con el proceso de gestión al implementarse los cambios.


Figura 2. Revisión del portafolio de proyectos (Info-Tech, 2023).

En este proceso se deben monitorear constantemente (Rich, 2023; Vineyard, 2022):

  • Indicadores clave de desempeño.
  • Impacto de las métricas.
  • Tasas de respuesta.
  • Recursos asignados a los componentes.
  • Capacidad de la organización.

Ajuste del portafolio de proyectos

Como parte de la mejora continua, el portafolio de proyectos debe ajustarse con base en los resultados de las ejecuciones pasadas, tomando como base tanto los resultados individuales de los componentes como el resultado global del portafolio, de tal forma que se pueda ajustar de forma adecuada y, a través de un proceso de mejora continua, se logre mejorar la productividad de los recursos y el logro de los objetivos estratégicos (Toton, 2022).

La importancia de este proceso radica en mantener el compromiso de los interesados del portafolio, así como el soporte de estos en el portafolio, generando constantemente valor para el negocio.


Buenas prácticas de monitoreo y control del portafolio de proyectos

Como parte de las buenas prácticas para poder mantener una adecuada gestión del portafolio a través del monitoreo y control, se recomienda (PMMAJIK, 2023; Simplilearn, 2022):

  • Ejecutar los procesos diseñados para el monitoreo de los componentes en ejecución, verificando el éxito de los indicadores.
  • Monitorear los componentes en ejecución, el estatus y el gobierno para mantener actualizados a los interesados.
  • Obtener entendimiento accionable del negocio para mantener la alineación estratégica.
  • Establecer patrones de trazabilidad relacionados con asignaciones, tiempo y acciones.
  • Documentar las lecciones aprendidas.
  • Mantener acciones planeadas, más que reactivas.
  • Mantener actualizado el estatus de ejecución para identificar proactivamente incidencias, riesgos o problemáticas latentes.
  • Mantener la visibilidad y control de las solicitudes de cambio.
  • Implementar métricas alineadas con los objetivos estratégicos.
  • Priorizar los riesgos y acciones.
  • Utilizar herramientas de software adecuadas para simplificar los procesos y mantener los componentes encauzados.
  • Priorizar la captura de datos precisos para facilitar la toma de decisiones y cumplimiento con requerimientos regulatorios y de la empresa.

Recursos


Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.


Videos

Para conocer sobre el control del portafolio de proyectos revisa el siguiente video:
Lucho Arango. (2020, 1 de diciembre). Gestión de Portafolio de Proyectos (PPM), Qué es, Cómo Implementarlo y Qué tener en Cuenta [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=EsegJJuB8PQ

Lecturas

Para conocer más sobre el control del portafolio de proyectos, te recomendamos leer:
Aston, B. (2023). Guía de Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM). Recuperado de https://thedigitalprojectmanager.com/es/general/guia-de-gestion-de-cartera-de-proyectos/

Para conocer más sobre el control del portafolio de proyectos, te recomendamos leer:
Servicenow. (2023). ¿Qué es la Gestión de la Cartera de Proyectos (PPM)? Recuperado de https://www.servicenow.com/es/products/business-management/what-is-project-portfolio-management.html


Cierre


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El monitoreo y control del portafolio implica la implementación de buenas prácticas para poder revisar de forma continua el desempeño de los componentes que se encuentran en ejecución, así como el trabajo en equipo con los directores de programa y directores de proyectos para asegurar el valor para el negocio y el logro de los objetivos y metas estratégicas; por ello, el conocer los grupos de procesos que conforman el monitoreo y control del portafolio, ayudará a determinar cuáles son las actividades principales que hay que ejecutar para poder mantener alineados los proyectos a la estrategia de la organización, a quién se tiene que acudir para tomar decisiones y en qué momento se pueden tomar decisiones, de tal forma que se lleve a cabo un seguimiento integral.


Checkpoint


Asegúrate de:
  • Identificar los grupos de procesos de monitoreo y control del portafolio de proyectos.
  • Comprender en qué consisten los procesos de gestión, revisión y ajuste del portafolio de proyectos.
  • Comprender la relación y diferencias entre el monitoreo y control del portafolio y de los proyectos.
  • Comprender cuáles son las buenas prácticas para el monitoreo y control del portafolio.

Referencias



  • Guerrieri, M. (2020). Project Portfolio Management Part III: Monitoring and Evaluation. Recuperado de https://www.delcor.com/resources/blog/ppm-monitoring-evaluation
  • Info-Tech. (2023). Portfolio Monitoring Process Guide. Recuperado de https://www.infotech.com/research/portfolio-monitoring-process-guide
    Monday Team. (2023). The Complete Guide to Portfolio Management in 2023. Recuperado de https://monday.com/blog/project-management/portfolio-management/
  • PMI. (2017). The Standard for Portfolio Management – Fourth Edition. Recuperado de https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/standard-for-portfolio-management
  • PMI. (2021). Project Management Body of Knowledge (7a. ed.). Recuperado de https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/PMBOK
  • PMI. (2023). Portfolio Management Professional (PfMP). Recuperado de https://www.pmi.org/certifications/portfolio-management-pfmp
  • PMMAGIC. (2023). Enterprise Portfolio Management. Recuperado de https://www.pmmajik.com/enterprise-portfolio-management/
  • Remes, L. (2022). 3 Techniques for Monitoring and Controlling in Project Management. Recuperado de https://blog.bigtime.net/monitoring-and-controlling-a-project
  • Rich, S. (2023). Founder-Friendly Portfolio Monitoring and Management. Recuperado de https://visible.vc/monitor/
  • Simplilearn. (2022). Enterprise Project Portfolio Management: Advantages, Challenges, Process & Metrics. Recuperado de https://www.simplilearn.com/tutorials/project-management-tutorial/enterprise-project-portfolio-management
  • Toton, S. (2022). Building an Effective Enterprise Portfolio Management Process. Recuperado de https://planisware.com/resources/content-hub/building-effective-enterprise-portfolio-management-process