Introducción
TEMA 14.
Aplicación de las herramientas
Para una adecuada gestión, el administrador debe tener un conjunto de habilidades que le ayuden a la planeación, toma de decisiones, resolución de problemas, el manejo de la gente, entre otras, al igual que el manejo adecuado de las herramientas que tiene a su alcance para poder ejecutar la planeación, liderazgo, comunicación y la gestión en general. Para ello, es necesario conocer las herramientas, sus características básicas y la forma en la que se desarrollan para poder generar el valor esperado a través del portafolio, por ello, en la siguiente experiencia de aprendizaje se explicará la forma de desarrollar algunas de las herramientas básicas y más utilizadas como parte de la gestión del portafolio y las consideraciones importantes para la generación del valor.
Explicación
Marco de referencia del portafolio
El marco de referencia del portafolio contiene un conjunto de métodos y técnicas que ayudarán al proceso de identificación, selección y priorización del portafolio (PMI, 2017), de tal forma que, de manera estandarizada, se tenga siempre un proceso uniforme para poder seleccionar aquellos componentes que generen mayor valor al negocio. Dentro de las capacidades básicas generales que se debe mantener como parte de la gestión del portafolio (Makar, 2023; PM Solutions, 2023) se consideran los servicios que se ofrecerá al negocio, los procesos que se implementarán durante la ejecución de componentes, y las competencias que ayudarán a desarrollar a la gente (figura 1).
Figura 1. Capacidades del portafolio (PMI, 2017; PMI, 2023).
Las capacidades del portafolio se traducen en funciones de la gestión del portafolio, siendo estas últimas esenciales para poder generar el valor esperado para el negocio, por lo que, el mantener identificadas dichas funciones de forma estandarizada y formalizada es un elemento importante que debe conocer el director del portafolio, para lo cual se han identificado en la figura 2 un conjunto de funciones básicas a través de las cuales se puede tener una gestión apropiada y que tradicionalmente se manejan de acuerdo con los procesos que se deben ejecutar para una adecuada gestión.
Figura 2. Funciones de la gestión del portafolio (PMI, 2017; PMI, 2021; PMI, 2023).
Para poder ejecutar la gestión adecuada del portafolio e iniciar con las funciones, es necesario iniciar con un proceso, el cual ayude a la identificación, priorización y selección, cuyos componentes principales se muestran en la figura 3.
Figura 3. Proceso general de gestión del portafolio (PMI, 2017; PMI, 2021; PMI, 2023).
De forma general, los pasos para la adecuada gestión pueden llevarse de la siguiente manera:
- Entender las solicitudes: antes de autorizar ideas o proyectos, se debe tener una idea clara de las necesidades que se buscan obtener a través de estos.
- Categorizar los proyectos: se deben categorizar cada uno de los proyectos identificados para poder determinar su prioridad, pudiendo ser clasificados como cambios obligatorios, cambios estratégicos, cambios de optimización y cambios mayores.
- Priorizar las solicitudes: todas las ideas o proyectos candidatos del portafolio deben ser priorizados con base en un modelo de evaluación.
- Balancear el portafolio: las iniciativas priorizadas se analizan con base en las limitaciones organizacionales para obtener el portafolio óptimo dentro del perfil organizacional y de las consideraciones prácticas operativas.
- Planear el portafolio: completar las decisiones de ejecución, las decisiones que se quedan en lista de espera, y definir la línea base de la hoja de ruta del cambio.
- Entrega: definir el ciclo de entrega y definir el plan de entrega, permitiendo realizar ajustes basados en el desempeño de los proyectos, cambios en las condiciones en el mercado, entre otros, manteniendo un monitoreo y control de los proyectos de forma continua y con base en los estándares considerados como base de la implementación.
Como parte de los estándares es importante el uso de una metodología única de entrega de programas y proyectos con las herramientas y plantillas consistentes, para permitir la vinculación de los enfoques y la alineación a artefactos de referencia adecuados para cada etapa o fase de la metodología, todo alineado al tipo de proyecto y sus características.
Matriz de priorización
La matriz de priorización es la herramienta que permitirá determinar el orden en el cual se deberán ejecutar los componentes del portafolio, tomando en cuenta determinados criterios estratégicos considerados para la generación de valor por parte de la organización, de tal forma que pueda tener un monitoreo y control alineado a los objetivos estratégicos. Para poder priorizar los proyectos, es importante desarrollar una matriz de evaluación basada en el valor de la entrega y el riesgo asociado al proyecto, o aquellos impulsores que la organización considere de valor para el logro de la estrategia. Para poder llevarla a cabo se recomienda (Coules, Dietz, y Stanley, 2023; Hennesy, 2022; Rivera, 2022):
- Mantener un registro centralizado de ideas.
- Identificar las ideas elegibles para implementación.
- Categorizar las ideas de proyectos.
- Definir los criterios relevantes (por ejemplo: alineación estratégica, medidas financieras, riesgo de negocio, disponibilidad de recursos, etc.) para la evaluación de acuerdo con el propósito de la organización (esto se hace en conjunto con el comité ejecutivo).
- Evaluar las ideas en una escala de 1 a 10 (o la escala seleccionada por la organización) para determinar la priorización de las ideas.
- Generar la matriz de priorización de proyectos con una gráfica de dispersión, graficando en el eje X el nivel de riesgo y en el eje Y el valor para el negocio (figura 4).
Figura 4. Matriz de priorización del portafolio.
Tablero de control
El tablero de control o dashboard es una herramienta que permitirá el reporteo continuo y una vista general del desempeño del portafolio y de sus componentes de manera gráfica. Se recomienda que el reporte de estatus se lleve a cabo de forma continua, y pueda contener (Sciforma, 2022; Traxidy, 2023):
- Estatus general del portafolio: con el número de proyectos, etapas, desempeño general, pudiendo incluir el desempeño del programa y proyectos, beneficios del portafolio, programas y proyectos, o valor entregado, porcentaje de programas y proyectos terminados en tiempo y en presupuesto, porcentaje de proyectos que siguen la metodología establecida, número de proyectos con un director de proyectos asignado, número de proyectos por director por año, entre otros.
- Estatus general de los programas y proyectos: hitos/alcance/recursos/riesgos.
- Progreso de los proyectos/programas: actividades completadas y siguientes.
- Puntos clave de discusión: mitigación de riesgos, toma de decisiones, en conjunto con la PMO y el equipo ejecutivo se decide qué proyectos requerirán un mapa de calor.
- Concentrar el conjunto de indicadores definidos para el reporteo del portafolio.
Figura 5. Tablero de control del portafolio.
Figura 6. Detalle del portafolio.
Recursos
Los siguientes recursos son materiales de apoyo adicionales al contenido del curso; al entrar a cada sitio deberás considerar los términos y condiciones que rigen al mismo.
Videos
Para conocer sobre herramientas digitales de portafolio de proyectos revisa el siguiente video:
Mec in Home SAC. (2021, 20 de noviembre). Todo lo que Necesitas para Armar tu #Portafolio de #Proyectos con las Mejores Herramientas Digitales [Archivo de video]. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v=j3X352Xcf3w&t=2s
Lecturas
Para conocer más sobre herramientas de gestión del portafolio, te recomendamos leer:
Aston, B. (2023). Guía de Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM). Recuperado de https://thedigitalprojectmanager.com/es/general/guia-de-gestion-de-cartera-de-proyectos/
Para conocer más sobre metodologías de gestión del portafolio, te recomendamos leer:
Cladea COIL. (2021). La Gestión de Portafolios Y la PMO… de la Teoría a la Efectividad. Recuperado de
https://cladea.org/wp-content/uploads/2021/12/CLADEA_2020_paper_232.pdf
Cierre
Conocer las herramientas y su estructura permitirá al director del portafolio poder utilizarlas para generar el valor; aun cuando la herramienta sea básica, se debe conocer bien cuál es el objetivo de esta y cómo puede ser utilizada para la gestión del portafolio, de lo contrario, aun cuando se tengan herramientas sofisticadas, no se podrán explotar para obtener el valor buscado para generar beneficios a favor del negocio. Además, adicional al conocimiento de las herramientas, se deben utilizar aquellas que estén alineadas a los estándares de la organización para que, de forma transparente y rápida, puedan ser adoptadas por el negocio y se apliquen tanto en la estrategia como en la operación, por lo que el establecimiento del marco de referencia del portafolio es esencial antes de arrancar con la gestión del mismo, de tal forma que se logre una alineación a lo largo de todo el proceso estratégico y pueda bajarse a la operación.
Checkpoint
- Identificar la importancia de establecer un marco de gestión del portafolio.
- Identificar las funciones del portafolio y su alineación con la estrategia.
- Comprender cada una de las capacidades del portafolio alineadas a la organización.
- Comprender el valor que cada herramienta va a generar para la gestión del portafolio.
- Comprender los criterios con los cuales la organización considera los componentes de su portafolio.
- Comprender de qué forma cada herramienta puede aportar valor al negocio.
Referencias
- Coules, B., Dietz, S., y Stanley, C. (2023). Portfolio Optimization. Recuperado de https://www.moodysanalytics.com/solutions-overview/portfolio-management/portfolio-optimization
- Henessy, M. (2022). Project Prioritization for PPM (Matrix Included). Recuperado de https://www.projectmanager.com/blog/project-prioritization-for-ppm
- Makar, A. (2023). IT Portfolio Management Framework. Recuperado de https://www.tacticalprojectmanagement.com/it-portfolio-management-framework/
- PMI. (2017). The Standard for Portfolio Management – Fourth Edition. Recuperado de https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/standard-for-portfolio-management
- PMI. (2021). Project Management Body of Knowledge (7a. ed.). Recuperado de https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/PMBOK
- PMI. (2023). Portfolio Management Professional (PfMP). Recuperado de https://www.pmi.org/certifications/portfolio-management-pfmp
- PM Solutions. (2023). Portfolio Management Frameworks. Recuperado de https://www.portfoliostep.com/PortfolioStepOverview.pdf
- Rivera, M. (2022). A SMALL Business Guide to the Prioritization Matrix. Recuperado de https://www.fool.com/the-ascent/small-business/project-management/articles/prioritization-matrix/
- Sciforma. (2022). What Should a Project Portfolio Dashboard Include? Recuperado de https://www.sciforma.com/blog/what-should-a-project-portfolio-dashboard-include/
- Traxidy. (2023). PMO Project Portfolio Dashboard. Recuperado de https://traxidy.com/features/pmo-project-portfolio-dashboard/
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