Herramienta

Descripción

Marco de referencia del portafolio

Modelo a través del cual se optimiza la selección y priorización de componentes del portafolio dentro del alcance identificado, para ayudar a la organización a alcanzar eficientemente la estrategia. Una forma de lograrlo es a través de un marco de 9 pasos: (1) Confirmar objetivos, (2) Confirmar inventario, (3) Definir categorías, (4) Definir criterios de priorización, (5) Categorizar y evaluar el gasto, (6) Priorizar, (7) Asignar gasto, (8) Análisis de brechas y (9) Hoja de ruta.

Solicitud de ideas

Matriz que permite obtener las ideas utilizadas para un componente que se ha identificado dentro de un proceso de negocios, considerando determinados atributos como nombre del componente (idea), descripción, objetivo estratégico, área de negocio, atributos de desempeño (operación, mantenibilidad, confiabilidad operacional, impacto ambiental), ventajas, desventajas, costo, tiempo, riesgo, entre otros.

Matriz de trazabilidad del valor

Matriz que sirve de bitácora de concentración de las diferentes ideas recopiladas y que ya fueron evaluadas, en la cual se resumen elementos como ID, área (función del negocio), objetivo estratégico, idea, estatus (aprobado, no aprobado, en proceso), costo, tiempo, comentarios, entre otros.

Matriz de priorización

Matriz que sirve para evaluar los componentes que se quieren implementar y establecer una prioridad para poder secuenciar las diferentes alternativas que se tienen y que impactan directamente a los objetivos estratégicos. Habitualmente se divide en dos grandes ejes: (1) Complejidad – en la cual se evalúan diferentes atributos como cantidad de recursos que se utilizarán, si se requiere una implementación que requerirá tiempos largos de implementación, si la cantidad de elementos que se deben considerar es elevada – y (2) Beneficios – utiliza atributos como cantidad de valor que recibirá el negocio si se implementa, en términos generales, qué tanto ayudará al negocio en términos de operabilidad, y algunos otros beneficios cualitativos a considerar. Esta matriz utiliza una escala de evaluación del 1 al 5 para cada componente, pero todo dependerá del negocio.

Caso de negocios

El business case o caso de negocios es una herramienta que sirve para evaluar la factibilidad económica y financiera de los componentes del portafolio, proporcionando elementos cualitativos y cuantitativos para determinar los beneficios esperados con base en los requerimientos y el cambio, utilizando habitualmente indicadores como el Valor Presente Neto (VPN), la Tasa Interna de Retorno (TIR), la Tasa de Rendimiento Mínima Aceptable (TREMA), el Retorno de la Inversión (ROI), y/o el Periodo de Recuperación Descontado (DPBP), entre otros.

Hoja de ruta

Se le llama también hoja de ruta o plan de acción y sirve como base para la construcción de un cronograma (gráfico de Gantt), en el cual se establecen los principales hitos a ejecutar para lograr hacer realidad una idea. Los tiempos que se especifican en este documento son generales, y pueden ser en términos de semanas, meses o años.

Tablero de control

Se le conoce también como Dashboard, cuadro de mando o tablero de indicadores y sirve para mostrar visualmente los Indicadores Clave de Desempeño (KPI) del portafolio y sus componentes, a través de diferentes tipos de datos en un solo lugar, de forma fácil de digerir a través de gráficos, figuras, semáforos, colores, entre otros.

Matriz RACI

Matriz que se utiliza para delimitar los diferentes roles y responsabilidades de los diferentes componentes del portafolio, se compone de dos dimensiones, describiendo en las filas las responsabilidades diferentes que hay del portafolio o componentes de este y en las columnas se coloca el rol que se hará cargo de dicho componente o los interesados del portafolio. En la intersección de los roles y responsabilidades se pueden incluir cuatro letras para indicar: R – Responsable del componente; A – Tomador de decisiones del componente; C – Consultado en caso de alguna duda y/o información específica requerida e – Informado, en caso de que exista alguien que solo requiera ser notificado con respecto al componente.

Ciclo de vida de proyectos

También llamado metodología o enfoque, y corresponde al conjunto de etapas a utilizar para el desarrollo del componente, se dividen de forma general en dos grandes grupos:

• Cascada: metodologías que se utilizan para ejecutar componentes cuyos requerimientos son claros, no poseen mucha incertidumbre, no cambian en el tiempo, y además es poca la cantidad de entregables o subcomponentes que poseen. Dentro de estas metodologías se pueden mencionar los ciclos DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar), DMADV (Definir, Medir, Analizar, Definir y Verificar), DSSS (Desarrollo de Software con Six Sigma), el ciclo tradicional Análisis-Diseño-Construcción-Pruebas-Implementación-Mantenimiento, o algún otro modelo personalizado.
• Ágiles: marcos de referencia empíricos que se utilizan para componentes con alta incertidumbre, en el que existen muchos cambios, que poseen varios entregables y/o subcomponentes, cuya complejidad es elevada, y pueden ser Scrum, Kanban, Lean, Scrumban, XP, Crystal, entre otros.

La definición de estándares que se utilizarán para la ejecución o desarrollo de los componentes es crítica, ya que con base en esta serán las herramientas que se utilicen de forma particular para la gestión y desarrollo del valor para el negocio.

Estándares y procesos

Como parte de una gestión adecuada, se deben establecer los estándares y procesos mínimos a ejecutar para lograr el valor esperado de cada uno de los componentes del portafolio, así como el aseguramiento de la alineación estratégica en todo momento y la reevaluación del portafolio en los momentos necesarios. Como parte de estos estándares se encuentran aquellos relacionados con el gobierno, la PMO, reporteo, riesgos, comunicaciones, los entregables, procesos de gestión de cambios, gestión de la demanda, medición del desempeño y planes de gestión de componentes.

Matriz de interesados

La matriz de interesados es una forma de clasificar a los interesados con base en la cantidad de poder que tienen como parte de la organización y el portafolio, y la cantidad de interés que tienen en cada componente. Dependiendo de dichos atributos pueden mapearse como Líderes o Champions (poseen alto poder y alto interés y hay que mantenerlos siempre comprometidos), Retadores (poseen alto poder y poco interés, por lo que solo hay que enfocarse en satisfacer sus necesidades), Soporte (tienen bajo poder y mucho interés, por lo que se les puede consultar para mantenerlos informados y comprometidos) y aquellos que no tienen poder ni interés (inconscientes, a los que solo hay que monitorear por si cambia la cantidad de poder o interés que tengan). Este mapeo es muy sensible y altamente confidencial, por lo que solo debe ser conocido por el director del portafolio y solo se usa para poder gestionar las expectativas.

Matriz de comunicaciones

Se utiliza para mantener informados a los interesados, dependiendo del nivel de compromiso e influencia que se tenga en el portafolio, esta matriz incluye datos como información a comunicar, componente relacionado, objetivo de la comunicación, tipo de comunicación, audiencia, frecuencia de la comunicación, medio de comunicación, responsable de envío, tipo de información a enviar, entre otros.

Matriz de riesgos

También llamada registro de riesgos, se utiliza para centralizar los resultados del proceso de análisis de riesgos (planeación, identificación, análisis, planeación de respuesta, y monitoreo y control), y contiene información de riesgos como ID (número de riesgo), categoría de riesgo, amenaza u oportunidad, nombre del evento, descripción del riesgo, componente, objeto del riesgo, disparador del riesgo, tipo de riesgo, probabilidad, impacto, severidad, estrategia de tratamiento, plan de acción, fecha de identificación, responsable, estatus, comentarios.

Lista de verificación

Sirve como herramienta de control de la documentación y/o elementos que deben entregar como evidencia los responsables de los componentes, de tal forma que se tenga un listado de documentos básicos que sirven de guía para mantener una documentación estándar de todo el portafolio, mantener lecciones aprendidas, los formatos que se utilizarán, o bien para identificar qué tipo de información debe incluirse en las entregas que hagan los responsables de los componentes cada determinado tiempo (como, por ejemplo, desempeño de costos, tiempo, avance, entre otros).