Tema 1. Organizaciones
Introducción
Actualmente, el rol de los recursos humanos se ha vuelto relevante en la organización, por lo tanto, una de las funciones que debe realizar es la de proponer un modelo de diseño organizacional alineado con la estrategia del negocio.
Lee la siguiente experiencia de vida relacionada con este tema:
Recuerdo cuando se realizó la venta de uno de los negocios donde colaboraba; me entró la ansiedad de saber qué pasaría con dicho negocio. Gracias a mi líder alcancé otra visión sobre su venta, pero sobre todo pude replantear el nuevo negocio. En ese momento fue cuando entendí por qué es importante que una persona de recursos humanos esté involucrada en todas las decisiones, proyectos y estrategias del negocio.
Maestra Elsa Jiménez
Para realizar el diseño de una organización es importante tener clara la misión, la visión, los resultados y los indicadores, así como el enfoque de la organización y la propuesta de valor para el cliente.
Asimismo, la persona de recursos humanos debe estar mano a mano con el líder del negocio, ya que es el indicado para explicar la visión del mismo.
Por otro lado, el personal de las organizaciones con frecuencia se enfrenta a desafíos específicos que están relacionados con la globalización, la conservación de altos estándares éticos, la responsabilidad social, la rápida respuesta antes los cambios en el entorno mundial, las necesidades de los clientes, la administración del ámbito digital y el respeto a la diversidad.
Por esta razón, las organizaciones deben aprender a cruzar las fronteras del tiempo, la cultura y la geografía con el fin de sobrevivir; necesitan ser flexibles y trabajar sobre un código de confianza.
Preguntas detonadoras o de reflexión:
Cuando escuchas la palabra organización, ¿en qué piensas?
Probablemente piensas en un organigrama como este, ¿qué nos dice la estructura? Es importante señalar que este diagrama solo muestra algunos puestos que existen en una empresa.
Explicación
¿Qué es una organización?
Hablar de organización es hablar de un todo de manera integral. Por lo tanto, el personal que colabora en recursos humanos no debe simplificar la estructura sin antes conocer a conciencia los siguientes puntos:
- ¿Cuál es la misión y visión de la empresa?
- ¿Cuál es la propuesta de valor que ofrece la empresa?
- ¿Cuáles son los indicadores de desempeño y de negocio?
- ¿Qué procesos o políticas existen para el cumplimiento de la estrategia?
- ¿Cómo contribuye la estructura actual a la misión y visión de la empresa?
- ¿Cuál es la misión y visión del área de recursos humanos?, ¿cómo influye en la estrategia de la empresa?
- Si hay incentivos por desempeño, ¿qué tanto están ligados a la misión y visión de la empresa?
Las organizaciones son entidades sociales dirigidas por metas. Asimismo, están diseñadas como sistemas de actividad deliberadamente coordinadas, estructuradas y vinculadas con el entorno.
Del mismo modo, las organizaciones están compuestas por personas, así como por sus relaciones interpersonales, por lo tanto, una organización existe cuando las personas interactúan entre sí para realizar funciones esenciales que les ayudan a lograr sus metas.
Estas son las dimensiones contextuales:
Asimismo, existen las dimensiones estructurales.
Cliente/Entorno
Primeramente, debes considerar quién es tu cliente principal, ya sean actuales o potenciales. Además, no olvides que si deseas permanecer en el mercado necesitas considerar el perfil del cliente.
Es importante conocer y entender las necesidades del cliente para diseñar la estructura, buscando generar un valor agregado para este. No debes olvidar que ahora el cliente cuenta con mayor acceso a la información, por lo tanto es más exigente.
Hablar del entorno significa conocer a la competencia; saber qué está haciendo respecto a los clientes. Debes recordar que el entorno cambia constantemente debido a la exigencia del cliente.
Carmen Santo comparte en su artículo ¿Cómo será la relación con el cliente en el futuro? su punto de vista sobre el tema. Para ver el artículo haz clic aquí.
Misión/Visión e indicadores de negocio
Conocer la misión y visión de la empresa te ayuda a saber a qué le estás apostando como negocio. También te permite entender los indicadores de negocio, los cuales deberán estar alineados a lograr la misión y visión de la empresa.
Tecnología
¿Cuáles son los medios con los que cuentas? Para que la empresa sea una estructura eficiente y capaz de lograr resultados es necesario tener sistemas de tecnología. No obstante, estos sistemas no servirán si no están diseñados para atender las necesidades de los clientes, tanto internos como externos. Los clientes internos son parte esencial de la cadena de valor de una organización.
Incentivos vs indicadores de negocio
Los incentivos deberán estar alineados con los indicadores de negocio. De la misma forma, en la organización deberán desarrollar indicadores de desempeño individual, los cuales estarán alineados con los indicadores de negocios enfocados a la misión y visión de la empresa.
Cultura/Valores
Es el patrón de comportamiento general, creencias compartidas y valores comunes de los miembros. La cultura se construye dentro de una organización basada en los valores declarados por la misma.
El diseño organizacional es una estrategia interna de negocio con la misma importancia que la estrategia de negocio. Por esta razón, una mala planeación en el diseño organizacional vuelve a una organización ineficiente para lograr resultados.
Por ende, es necesario crear una organización que pueda crecer, aprender y cambiar para anticiparse a las necesidades del entorno.
¿Centralización o descentralización?
A continuación, se describen las cuatro dimensiones estructurales que ayudarán a entender las particularidades internas de una organización:
Se refiere a la cantidad de documentación que incluyen procedimientos, descripciones de puesto, regulaciones y manual de políticas. Son documentos escritos que describen el comportamiento y las actividades.
Las tareas organizacionales están subdivididas en trabajos separados por especialización, a lo cual se le conoce como división laboral, por ejemplo, dentro del área de sistemas existen especializaciones en programación y soporte técnico.
Se refiere a quién reporta y está representada por las líneas verticales en el organigrama; es el tramo de control de cada gerente o directivo (número de empleados que reportan), es decir, si el tramo de control es amplio se puede ver quién es de mayor jerarquía.
Se refiere al nivel jerárquico que la autoridad tiene para tomar una decisión. Cuando la toma de decisión se mantiene en los niveles altos se dice que es una organización centralizada. En cambio, cuando las decisiones son en los niveles más bajos se dice que son descentralizadas.
Las decisiones organizacionales que pueden ser centralizadas o descentralizadas son las siguientes:
- Compras de equipo.
- Establecimiento de metas.
- La elección de proveedores.
- La fijación de precios.
- La contratación de empleados.
- La decisión de territorios para la comercialización.
Para saber si una organización es centralizada o descentralizada se tiene que observar cómo se gestionan estos puntos.
Organización centralizada
Es el grado en que la toma de decisiones se concentra principalmente en los altos niveles de una organización, por ejemplo:
Organización descentralizada
Es la división o transferencia de la autoridad sobre la toma de decisiones de niveles altos a niveles bajos dentro de una organización, por ejemplo:
Estructura centralizada
Estructura descentralizada
Otros elementos que puedes observar para saber si una organización es centralizada o descentralizada son los siguientes:
- Procesos
- Conducta
- Comunicación informal
- Toma de decisiones
Observa las características de cada clasificación de organización de acuerdo con a su grado de centralización.
Centralizada
- Se ejerce un fuerte control hacia abajo.
- Las órdenes se dan por el nivel de organización.
- Poca interacción en niveles inferiores.
- Los gerentes dirigen y los empleados obedecen.
- Existen varios niveles de jerarquía.
- La información es descendente y solo incluye lo que es necesario saber.
- Los trabajadores acuden con sus supervisores.
- La tecnología y las decisiones sobre la misma son controladas por el CEO.
- Los procesos de trabajo son rutinarios y estandarizados; los empleados deben apegarse a las políticas.
- Las decisiones deben escalarse y los conflictos deben resolverse jerárquicamente.
- Hay pocos líderes informales.
- Existe mucha comunicación informal.
- El estatus es muy importante y suele evidenciarse, por ejemplo, en la forma de vestir, en la oficina, etcétera.
Descentralizada
- Organizaciones extremadamente planas y centradas en procesos.
- Tienen distintos núcleos que se fusionan y se combinan.
- Los miembros de los grupos clave varían con el tiempo y la situación.
- Las personas tienen contacto directo con toda la organización; se discuten temas tácticos y estratégicos con los involucrados.
- Jerarquía mínima.
- La información sobre resultados o clientes está disponible para quien la solicite.
- La responsabilidad fluye vertical y horizontalmente (estructura matricial).
- Los empleados se concentran en el trabajo y tienen la libertad de hablar con quién sea necesario.
- Usuarios y especialistas trabajan juntos para obtener mejores resultados para desarrollar tácticas y estrategias.
- Los usuarios son alentados a experimentar con mejores equipos, metodologías o enfoques.
- Los empleados son receptivos para participar en actividades recreativas de su elección.
- Es rara la ocasión cuando una tarea se realiza dos veces de la misma forma.
- El estatus es minimizado por todos. Asimismo, se suelen castigar los intentos para diferenciarse de los demás con base en el rango o la especialidad.
Moderadamente centralizada/autónoma
- Cuentan con pocos ejecutivos clave, los cuales toman las decisiones estratégicas.
- La organización sugiere seguir reglas y procedimientos establecidos, utilizando el criterio personal.
- Pocos niveles jerárquicos y énfasis en la corporación interfuncional.
- Las gerencias funcionales enfatizan la satisfacción de los clientes internos.
- Se comparte información estratégica con los empleados.
- La tecnología de información se diseña para fortalecer la cooperación interfuncional.
- Generalmente un comité integrado por gerentes funcionales es quien decide la estrategia y la dirección.
- Los empleados atienden dos grupos: gerencia y clientes internos.
- Cuando los procesos de trabajo necesitan ser revisados, los empleados hacen sus recomendaciones y suelen ser quienes implementan los cambios.
- Los empleados hacen sugerencias de mejora, buscando la autorización gerencial y que sean ellos quienes la implementen.
- Los empleados discuten temas del trabajo con sus compañeros y buscan la forma de resolverlos.
- El estatus no es tan importante y se manifiesta de manera sutil.
- Los empleados socializan al romper barreras funcionales y jerárquicas.
A continuación, se presentan los principales modelos de diseño para la estructura organizacional:
Luego de realizar las lecturas correspondientes, analiza las ventajas de cada uno de los diseños y genera una propuesta de sistema de diseño organizacional.
Cierre
Es importante considerar estos cinco puntos claves para diseñar y alinear la organización con base en la estrategia de negocio:
Checkpoint
- ¿Qué diferencias encuentras entre una organización centralizada y una descentralizada?
- Con base en lo que revisaste, ¿qué sistema de organización tiene mayores ventajas para la estrategia de un negocio?, ¿por qué?
Referencias
- Daft, R. (2006). Teoría y diseño organizacional. Chile: Cengage learning