Tema 10. Modelos de diseño organizacional
Introducción
Enseguida te comparto una experiencia de vida:
Cuando participé en el diseño de la estructura del negocio en Oxxo, se definió que en cada uno de los módulos estaría un operador que prepararía los alimentos al cliente. Por cada cierto número de módulos habría un supervisor y un operador como banca; ellos podrían cubrir las contingencias que se pudieran presentar en los módulos. Conforme fue creciendo el negocio y las actividades administrativas y de supervisión aumentaron, el supervisor de una plaza optó por hacer equipos de trabajo con sus operadores de modulo; hizo un nombramiento fuera del diseño organizacional inicial del negocio que, de acuerdo a su experiencia, sería útil para cumplir con las funciones de su puesto y para el desarrollo del operador.
El nombramiento consistió en definir a un operador de módulo responsable de un grupo de módulos. Este "líder de operador de módulos" no se encontraba dentro de la estructura oficial, pero ayudaba al supervisor a comunicar a los operadores de módulos avisos o temas generales que se debían atender.
Maestra Elsa Jiménez
Observa enseguida la estructura de un diseño estructura inicial:
En este diseño de estructura propuesta el operador 1 y 6 están asignados con un rol adicional a todos los demás operadores.
Esta práctica se realiza para revisarla con el líder del negocio y considerarla en el rediseño de la operación del mismo; aunque a simple vista se puede ver una mejora evidente, al no ser oficial esta estructura las responsabilidades y relaciones de estos puestos pueden generar problemas en la operación del negocio.
Preguntas detonadoras o de reflexión:
Contesta las siguientes preguntas antes de iniciar con la explicación
- ¿Qué tipo de organización será la óptima para este negocio?
- ¿Qué problemáticas se puedan generar en la operación al no tener definido el negocio?
Explicación
Modelos de diseño organizacional
Un diseño organizacional no es una ciencia exacta; el éxito que tenga radica en que sea lo más lógico y objetivo posible. A través de los años se han diseñado varios modelos para entender los elementos que integran el diseño organizacional. A continuación verás algunos de ellos con la finalidad de contar con un abanico de posibilidades al momento de realizarlo.
El diseño organizacional no es exclusivo de las grandes corporaciones, también se puede aplicar en pequeñas o medianas empresas, lo importante es evaluar e implementar la mejor opción para el cumplimiento de la meta de la organización.
Sin embargo, hay ciertos patrones identificables en los comportamientos de acuerdo a las diferentes situaciones que se presentan en la organización y teniéndolas presente puede ser más fácil abordarlas y moldear los comportamientos hacia un objetivo.
En los ejemplos de la basura ¿qué crees que influyó para que la acción haya sido diferente?
Puedes ver cómo el comportamiento es una reacción a la percepción de la realidad que se está viviendo. Esta se ve influenciada por las experiencias pasadas, el ser que eres (tus valores, creencias, temperamento, estilo de liderazgo) y el medio ambiente en el cual te encuentras. De esta manera se manifiesta el comportamiento. Como los seres humanos son diferentes unos de otros, dentro de una organización se puede encontrar un abanico de estilos diferentes de comportamiento.
Estructura organizacional
La estructura organizacional es la carta de presentación de la empresa, pues si la ves en un primer acercamiento tendrás una idea del tamaño, enfoque y operación de la misma.
Kreitner y Kinicki (2002) definen a la organización como un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas. Los autores mencionan cuatro características comunes en la estructura organizacional:
¿Por qué crees que la estructura organizacional considere estas cuatro características para su definición?
Para responder esta pregunta observa los siguientes componentes clave para la definición de estructura que menciona Datf (2006):
Diseña relaciones formales
- Niveles jerárquicos
- Tramos de control
Agrupamiento de individuos
- De los individuos en los departamentos
- Departamentos en la organización
Diseño de sistemas
- La organización es un sistema social y lo más valioso son los empleados.
- Depende del liderazgo en lugar del poder y del dinero; a través del liderazgo la dirección ofrece a los empleados un ambiente que les ayuda a crecer y a brindar a la organización aquello de lo que son capaces.
- Busca cubrir necesidades de asociación y estima.
El organigrama es la representación visual de un conjunto completo de actividades y procesos subyacentes de una organización (Daft, 2009).
Mostrar la jerarquía de puestos en una organización gubernamental a través de un organigrama es un recurso utilizado desde hace muchos años, pero no fue sino hasta la Revolución Industrial cuando se comenzó a utilizar dentro de los negocios, ya que conforme iba creciendo el trabajo, también crecía la complejidad de la organización. Esto provocó la necesidad de desarrollar formas de administrar y controlar a las organizaciones.
El mal diseño de una estructura organizacional, tomando en cuenta todo lo que conlleva, tiene un impacto directo en el resultado del producto o servicio, ya que en lugar de generar espacios o foros de coordinación y colaboración, puede poner barreras en dichas comunicaciones. El diseño de las organizaciones debe ofrecer un flujo de información tanto vertical como horizontal en la medida que sea necesario alcanzar las metas definidas por la organización.
Antes de conocer los diferentes tipos de organización, observa que los vínculos verticales están diseñados para el control, con un enfoque tradicional que busca la eficiencia y con una comunicación vertical; además están asociados con tareas especializadas, una jerarquía en la autoridad, reglas y regulaciones, sistemas de subordinación formales y una toma de decisiones centralizada (Daft, 2009) (figura 1). Por su parte los vínculos horizontales están diseñados para la coordinación, por lo que implica un control reducido. Están diseñados para el aprendizaje y enfatizan la comunicación horizontal y la coordinación. Se asocian con tareas compartidas, una jerarquía relajada, pocas reglas, comunicación frente a frente, muchos equipos y fuerzas de tarea y una toma de decisiones informal y descentralizada (Daft, 2009) (Figura 2).
Figura 1
Figura 2
Tipos de estructura
Ejemplo de la estructura funcional
Funcional:
Descripción
Concentra los puestos de acuerdo a la función que realizan dentro de la organización.
Fortalezas
- Permite economías de alcance dentro de los departamentos funcionales.
- Posibilita el conocimiento especializado y el desarrollo de habilidades.
- Permite a la organización lograr sus metas funcionales.
- Es más adecuada con un solo o algunos cuantos productos.
Debilidades
- Lenta respuesta ante los cambios del entorno.
- Puede provocar que las decisiones se acumulen en los altos niveles y que estos se sobrecarguen.
- Redunda en una coordinación horizontal deficiente entre los departamentos.
- Genera menos innovaciones.
- Implica una visión restringida de las metas organizacionales.
Ejemplo de estructura divisional
Divisional:
Descripción
Concentra a los puestos de acuerdo a su producto, proyectos, programas o servicio.
Fortalezas
- Adecuada para cambiar rápido en un entorno inestable.
- Redunda en la satisfacción del cliente debido a que la responsabilidad del producto y los puntos de contacto están bien definidos.
- Implica un grado alto de coordinación entre las funciones.
- Permite que las unidades se adapten a diferencias de los productos, las regiones, los clientes.
- Es mejor en organizaciones grandes con varios productos.
- Descentraliza la toma de decisiones.
Debilidades
- Elimina las economías de escala en los departamentos funcionales.
- Repercute en una coordinación deficiente entre las líneas de productos.
- Elimina la competencia especializada y la especialización técnica.
- Dificulta la integración y estandarización entre las líneas de productos.
Ejemplo de estructura matricial
Matricial:
Descripción
Se implementa la estructura divisional, funcional (vertical y horizontal).
Fortalezas
- Logra la coordinación necesaria para satisfacer las demandas duales de los clientes.
- Los recursos humanos se comparten de manera flexible entre los productos.
- Adecuada para decisiones complejas y cambios frecuentes en un ambiente inestable.
- Ofrece la oportunidad para el desarrollo de habilidades funcionales y de producto.
- Es más aplicable a organizaciones de tamaño medio con múltiples productos.
Debilidades
- Ocasiona que los participantes experimenten una autoridad dual, lo cual puede ser frustrante y confuso.
- Implica que los participantes necesiten buenas habilidades interpersonales y capacitación amplia.
- Consume tiempo; requiere juntas frecuentes y sesiones para la resolución de conflictos.
- No funciona a menos que los participantes entiendan y adopten relaciones colegiadas y no de tipo vertical.
- Requiere un gran esfuerzo para mantener el equilibrio del poder.
Horizontal:
Descripción
Organiza a los puestos alrededor de los procesos centrales.
Fortalezas
- Promueve la flexibilidad y la respuesta rápida ante los cambios en las necesidades del cliente.
- Dirige la atención de todos hacia la producción y entrega de valor al cliente.
- Cada empleado tiene una visión más amplia de las metas organizacionales.
- Promueve un enfoque de trabajo en equipo y colaboración.
- Mejora la calidad de vida de los empleados al ofrecerles la oportunidad de compartir la responsabilidad, tomar decisiones y ser responsables de los resultados.
Debilidades
- Determinar los procesos centrales es difícil y consume tiempo.
- Requiere cambios en la cultura, diseño de puestos, filosofía de administración, sistemas de recompensas e información.
- Los directivos tradicionales pueden poner obstáculos para que los empleados trabajen de manera efectiva en un entorno horizontal de equipo.
- Puede limitar el desarrollo de las habilidades especializadas.
Ejemplo de estructura virtual
Virtual:
Descripción
Vista como un centro rodeado por una red externa de especialistas externos, extiende el concepto de coordinación y colaboración horizontal más allá de las fronteras.
Fortalezas
- Permite incluso a las pequeñas organizaciones obtener talentos y recursos de todo el mundo.
- Da a una compañía una escala y alcance inmediatos sin grandes inversiones en fábricas, equipos o instalaciones de distribución.
- Permite a la organización ser más flexible y sensible a las necesidades cambiantes.
- Reduce los costos generales de administración.
Debilidades
- Los directivos no tienen el control total sobre muchas actividades y empleados.
- Requiere una gran cantidad de tiempo para manejar las relaciones y conflictos potenciales con socios contratistas.
- Existe el riesgo de fracaso organizacional si un socio no cumple con las entregas o se sale del negocio.
- La lealtad del empleado y la cultura corporativa pueden ser débiles debido a que los trabajadores sienten que pueden ser remplazados mediante la subcontratación de sus servicios.
Enseguida te comparto una experiencia de vida
La empresa donde trabajo cuenta con varias unidades de negocio y un staff corporativo que concentra las áreas de recursos humanos, administración, procesos, planeación estratégica, proyectos y sistemas. El equipo se encarga de dar los lineamientos para cada una de las funciones, como alinear a los miembros de cada unidad de negocio y desarrollar nuevas estrategias.
Por otro lado, cada unidad de negocio cuenta con otro staff más pequeño con las áreas de recursos humanos, administrativo, procesos, planeación estratégica y proyectos, las cuales se encargan de alinear a las unidades de negocio y tropicalizar algunos temas de acuerdo a las necesidades de cada uno de ellos.
Sin embargo, las necesidades de sistemas en la unidad de negocio en la que me encuentro se empezaron a hacer más evidentes y se necesitaba contar con mayor flexibilidad y rapidez en los servicios que ofrece el área, pues se realizó un replanteamiento de los productos y servicios del negocio, y la mayoría de ellos ocupaba algún desarrollo de sistemas así como su respectivo análisis, diseño, seguimiento a la implementación y soporte.
Se realizó la solicitud y replanteamiento de la estructura buscando desarrollar un área de sistemas para la unidad de negocio, que en lugar de reportar al gerente de sistemas del staff corporativo le reportara al gerente nacional. De esta manera el nuevo departamento tendría la sensibilidad del negocio y gestionaría requerimientos específicos sin perder la relación o dependencia del gerente de sistemas del staff corporativo.
Maestra Elsa Jiménez
Los siguientes diagramas muestran la estructura de la organización antes y después de la solicitud del nuevo departamento de sistemas:
Estructura anterior
Cambios realizados en la estructura
Es común que la estructura organizacional se evalúe constantemente por la dirección o las gerencias de cada departamento para determinar si es apropiada o no, si responde a las necesidades de la organización y genera los resultados esperados.
Realizar este ejercicio es sano, ya que la estructura organizacional debe ir a la par o incluso un paso delante de los cambios y estar preparada para que facilite el cumplimiento de la visión. La magnitud que lleven los cambios organizacionales determinará el análisis o el impacto de los cambios que se realicen en el ambiente interno o externo.
Cuando la estructura organizacional ya no es funcional o no responde a las necesidades de la organización, se pueden ver alguno de los siguientes síntomas.
Cuando se diseña una estructura organizacional no es necesario que esté apegada a un solo tipo de estructura. Se pueden realizar estructuras híbridas o seleccionar varios tipos de organización; lo importante es conocer todo su contexto.
Ejercicio
Investiga un ejemplo de empresas que manejen los tipos de estructura que viste en el tema.
- Estructura funcional
- Estructura divisional
- Estructura matricial
- Estructura virtual
Cierre
Las estructuras organizacionales pueden tener modificaciones que son necesarias para reflejar las nuevas estrategias o responder a cambios como el entorno, la tecnología, el tamaño o la cultura.
Recuerda las características que integran una estructura organizacional.
Checkpoint
Una vez visto el tema reflexiona sobre las siguientes preguntas:
- ¿Qué es un organigrama?
- ¿Cuáles son los diferentes tipos de estructura organizacional?
- ¿Cuáles son las fortalezas y áreas de oportunidad de la estructura funcional?
- ¿Cuáles son las fortalezas y áreas de oportunidad de la estructura matricial?
- ¿Cuáles son las fortalezas y áreas de oportunidad de la estructura horizontal?
Referencias
- Daft, R. (2009). Teoría y Diseño Organizacional. México: CENGAGE Learning.
- Chiavenato, I. (2007). Administración de Recursos Humanos. México: Mc Graw Hill.