Tema 8. Diseño organizacional


Introducción

Enseguida te comparto una experiencia de vida

Recuerdo una ocasión en la que participé en el diseño organizacional de un nuevo negocio, el cual iba a nacer dentro de una empresa. Me encontraba trabajando en el departamento de recursos humanos en el área de organización, sin embargo, hasta ese momento no había participado en un diseño organizacional desde cero. Mis intervenciones habían sido en negocios ya definidos y en procesos como descripciones de puesto, definición de perfiles o actualizaciones de estructura.

Hasta ese momento conocía la teoría del diseño organizacional, pero no había vivido aún la experiencia.

El negocio comenzó a operar sin tener bien definido su diseño organizacional, apoyándose en los otros negocios ya existentes y de las áreas de soporte y de servicio, como recursos humanos, administración y procesos. Sin embargo, al ver el potencial de negocio, la organización solicitó definir su estructura organizacional para que pudiera no solamente operar en Monterrey, sino también llevar este concepto de negocio a otros estados.

El momento de la definición del negocio fue necesario contar con la presencia del gerente nacional de la empresa, además de los gerentes de recursos humanos, planeación y proyectos, administración, procesos y los puestos que hasta ese momento habían participado en la operación del negocio. En una sesión con todos los involucrados, se comenzó a dialogar sobre hasta dónde queríamos llegar con este nuevo negocio, tomando en cuenta lo que sucedía en el mercado y el input de la dirección de la organización.

De pronto, se puso en blanco y negro la visión y fue ese el momento clave en donde se planteó que dicho negocio en algún momento debería de operar de manera independiente a los demás, a partir de esta declaración, se comenzó con la tarea de definir el diseño organizacional.

Lo que resultó de esa sesión fue más allá de una estructura organizacional en donde se podía ver quién le reporta a quién, sino que se plasmó una oportunidad de negocio y de trabajo para mucha gente. En esta etapa tuve la necesidad de establecer y vivir rituales de comunicación, coordinación y colaboración; además de  definir políticas, reglamentos, sistemas, procedimientos administrativos, de operación y de recursos humanos y una cultura que permitiera llevar a cabo con éxito ese negocio.

Maestra Elsa Jiménez

 

Para llevar a cabo el diseño organizacional es necesario tener clara cuál es la visión de la organización: sin visión no hay diseño. El diseño organizacional va más allá de cubrir solamente la necesidad que se tiene actualmente en la organización.

Lo que se planteó en esa visión y diseño organizacional se ha ido construyendo y mejorando conforme se han incorporado las personas a los puestos diseñados; después de cuatro años se comunicó que se hizo realidad lo que se planteó en aquella sesión: que este negocio operaría de manera independiente a los negocios y organización en la cual había nacido.

La participación en este proceso me ayudó a aplicar el conocimiento que tenía de diseño organizacional.


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La idea que muchas organizaciones pueden tener en algún momento es que el diseño organizacional es sólo dibujar un organigrama en donde se muestran las dependencias de unos y otros. Esto puede limitar el éxito de las organizaciones.

Hay muchas entradas que el ambiente externo e interno nos dan para realizar el diseño de una organización que posteriormente veremos como un buen diseño organizacional y nos ayudará a desarrollar de una mejor manera nuestra organización.

Preguntas detonadoras o de reflexión:

  • ¿Qué habría ocurrido si el negocio que se empezaba a desarrollar hubiera crecido sin haber hecho el diseño organizacional?

Explicación

¿Qué es el diseño organizacional?


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Las organizaciones se encuentran en movimiento constante; las podemos considerar como sistemas abiertos ya que su interacción continua con el medio ambiente, ya sea interno o externo, influye en la manera en que se estructuran. En la medida en que las organizaciones conozcan su ambiente y sean conscientes de sus fortalezas, debilidades, áreas de oportunidad y amenazas, podrán ir replanteándose, lo que les permitirá seguir vivas y participar en el mercado.

Las organizaciones son un sistema integral, un todo; es decir, no se encargan solamente de una parte de los procesos ni pueden percibirse como un ente aislado. Es imposible decir que una organización se encarga solamente de hacer un producto o brindar un servicio sin tomar en cuenta lo que está a su alrededor, por el contrario, hay muchos órganos que influyen y se encuentran interconectados para que el producto se pueda desarrollar de manera exitosa. 

Realizar un diseño organizacional tomando en cuenta estos puntos permitirá que la propuesta que se genere sea más completa y se realicen mejoras sobre lo ya definido, por el contrario, no tomar en cuenta a la organización como sistema completo acarrea consecuencias como un retraso en la producción o incluso el cierre de la empresa debido a la ineficiencia de la operación.

¿Qué te imaginas al hablar de diseño organizacional?


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Posiblemente has visto alguna vez una estructura organizacional. Es común que al momento de hablar de diseño organizacional lo primero que se nos venga a la mente sea una estructura en la cual se ve reflejado cómo se encuentra organizada la empresa, sin embargo, lo que está detrás de esa estructura es el soporte y lo que le dará vida a la organización.

El diseño organizacional implica una reflexión profunda que parte de la visión del líder de la organización y es influenciada por las decisiones que se llevan a cabo. Así como se construye la vida mediante decisiones, el diseño organizacional es el resultado de un proceso de toma de decisiones que parte de la visión de la organización; e influyen en él factores ambientales, tecnológicos y estratégicos.

Es importante considerar que al realizar un diseño organizacional se debe tomar en cuenta que:

Facilite el flujo de información y de toma de decisiones para satisfacer las demandas de los clientes, proveedores y dependencias reguladoras.

Definir con claridad la autoridad y responsabilidad de trabajos, equipos, departamentos y divisiones.

Crear los niveles de integración (coordinación) deseados entre trabajos, equipos, departamentos y divisiones, construyendo procedimientos para una rápida respuesta a cambios en el ambiente.

Estos tres elementos deben de permitir establecer objetivos y metas.

No caigas en el error de construir estructuras bonitas y huecas, en donde se muestre el organigrama muy presentable y elaborado, pero sin considerar cómo está el ambiente, qué tipos de relaciones se deben de tener, los sistemas de información y administración que existen, qué se busca conseguir, además de cuál es el estilo de liderazgo y cultura que se necesita.

El diseño responde a la frase "cómo quiero que se vea mi organización, para después llevarlo a la realidad". No es solamente "cómo acomodo las cajitas en el organigrama para que se vean bien". El diseño consiste en evaluar de qué manera impactan cada uno de esos movimientos de cajitas, es decir, qué efecto pueden generar en la organización dichos cambios. Esto será importante para definir los puestos, los perfiles, las competencias, el entrenamiento, sistemas, cultura, entre otros factores.

Las decisiones del diseño organizacional no solamente se ven en función de las relaciones estructurales, sino también se toman en cuenta temas políticos, de poder, cultura, sistemas de información, tecnología y administración.



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Importancia de la dirección en el diseño organizacional

El rol de director o equipo directivo es de suma importancia dentro del diseño organizacional, ya que como lo dice el nombramiento, él o ellos serán los responsables de ir dirigiendo y re-direccionando el rumbo de la organización, y esta guía será permeada a través de los líderes y mandos medios de la organización.

En el siguiente cuadro mostramos su función en la dirección, diseño y efectividad de la organización.



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Enseguida te comparto una experiencia de vida:

Cuando participé en el diseño de la estructura del negocio en Oxxo, se definió en cada uno de los módulos que se colocaran en un operador que preparará los alimentos al cliente.

Recientemente me tocó vivir el cambio del equipo directivo de la empresa en la que trabajo. Este cambio no se dio en todo el equipo, pero sí en puestos como el director general, el gerente de recursos humanos y el gerente administrativo. Estos salieron de la organización y al resto del equipo se quedó dentro, pero en un puesto lateral. Aunque los cambios no fueron llevados a cabo el mismo día, pero sí el mismo año, por el tamaño de la organización y otros factores que mencionaré más adelante, tiempo después se vio reflejado un pequeño caos organizacional.

Una vez terminados los movimientos en todo el equipo, el nuevo director comenzó a proponer y empujar cambios organizacionales, esto sin tener un contexto integral de la estrategia y operación de los negocios y departamentos que los habilitaban. Estos cambios iban acompañados de una falta de claridad de visión de a dónde quería llevar a la organización, aunque varias personas del equipo intentaban persuadirlo, la señal mandada por él era ejecutar los cambios.

Por lo general siempre que llega un nuevo líder es natural que realice cambios, y esto la mayoría de las veces le hace bien a la organización, ya que refresca y mejora lo que ya se tenía planteado, sin embargo, siempre es bueno realizar previamente un diagnóstico organizacional antes de tomar decisiones, para que el cambio sea lo más coherente y funcional para la organización.

Otra de las situaciones que vivimos en ese momento de cambio fue la delegación de la visión y construcción del diseño organizacional; esto complicó y generó retrasos en la construcción y alineación de la organización.

En esta experiencia pude constatar la importancia de no delegar una responsabilidad tan grande como la visión de la organización; y que el principal promotor del diseño organizacional es y será siempre el director o equipo directivo, ya que el cambio se dará con mayor facilidad cuando éste viene apoyado desde la dirección.  Un cambio no se realiza porque el jefe o alguien más lo ordenara, sino porque en realidad se está convencido de qué se quiere ser. 


Maestra Elsa Jiménez



Puedes ver el diseño como un momento de reflexión e inspiración. De cierta forma es detenerte y observar qué es lo que está pasando en el mundo y a dónde quieres llegar.

El diseño organizacional es cómo deseo que funcione mi organización, lo cual sirve como guía para el posterior desarrollo organizacional.

 


Cierre


Realizar un diseño organizacional soportado en una visión estratégica y clara contribuirá a que los que participan y ejecutan el diseño puedan llevarlo a la realidad y entregar el servicio o producto que se ofrece.

Observa el siguiente esquema:

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¿Qué es lo que te dice el esquema planteado?

¿Por qué crees que el diseño organizacional se muestra en el centro del esquema?

En este esquema puedes ver al diseño organizacional justo en el centro, observa desde dónde viene y hasta dónde llega. 

Es necesario contar con una visión de negocio, misión, metas y objetivos estratégicos que, como lo muestra el esquema, reciben inputs internos y del entorno. Una vez teniendo el diseño claro se puede llevar a cabo el desarrollo de la organización que se ve reflejado en los resultados y estos a su vez en el input para la definición de la visión organizacional.


Checkpoint


Para reflexionar sobre el tema contesten lo siguiente:

¿Qué es el diseño organizacional?
¿Cuáles son los factores que impactan en el diseño organizacional?


Referencias


  • Daft, R. (2009). Teoría y Diseño Organizacional. Queretaro: CENGAGE Laerning.
  • Chiavenato, I. (2007). Administración de Recursos Humanos. México: Mc Graw Hill.
  • Alles, M. (2012). Comportamiento Organizacional. Buenos Aires: Granica.