Las organizaciones se encuentran en movimiento constante; las podemos considerar como sistemas abiertos ya que su interacción continua con el medio ambiente, ya sea interno o externo, influye en la manera en que se estructuran. En la medida en que las organizaciones conozcan su ambiente y sean conscientes de sus fortalezas, debilidades, áreas de oportunidad y amenazas, podrán ir replanteándose, lo que les permitirá seguir vivas y participar en el mercado.

Las organizaciones son un sistema integral, un todo; es decir, no se encargan solamente de una parte de los procesos ni pueden percibirse como un ente aislado. Es imposible decir que una organización se encarga solamente de hacer un producto o brindar un servicio sin tomar en cuenta lo que está a su alrededor, por el contrario, hay muchos órganos que influyen y se encuentran interconectados para que el producto se pueda desarrollar de manera exitosa. 

Realizar un diseño organizacional tomando en cuenta estos puntos permitirá que la propuesta que se genere sea más completa y se realicen mejoras sobre lo ya definido, por el contrario, no tomar en cuenta a la organización como sistema completo acarrea consecuencias como un retraso en la producción o incluso el cierre de la empresa debido a la ineficiencia de la operación.

¿Qué te imaginas al hablar de diseño organizacional?

Posiblemente has visto alguna vez una estructura organizacional. Es común que al momento de hablar de diseño organizacional lo primero que se nos venga a la mente sea una estructura en la cual se ve reflejado cómo se encuentra organizada la empresa, sin embargo, lo que está detrás de esa estructura es el soporte y lo que le dará vida a la organización.

El diseño organizacional implica una reflexión profunda que parte de la visión del líder de la organización y es influenciada por las decisiones que se llevan a cabo. Así como se construye la vida mediante decisiones, el diseño organizacional es el resultado de un proceso de toma de decisiones que parte de la visión de la organización; e influyen en él factores ambientales, tecnológicos y estratégicos.

No caigas en el error de construir estructuras bonitas y huecas, en donde se muestre el organigrama muy presentable y elaborado, pero sin considerar cómo está el ambiente, qué tipos de relaciones se deben de tener, los sistemas de información y administración que existen, qué se busca conseguir, además de cuál es el estilo de liderazgo y cultura que se necesita.

El diseño responde a la frase "cómo quiero que se vea mi organización, para después llevarlo a la realidad". No es solamente "cómo acomodo las cajitas en el organigrama para que se vean bien". El diseño consiste en evaluar de qué manera impactan cada uno de esos movimientos de cajitas, es decir, qué efecto pueden generar en la organización dichos cambios. Esto será importante para definir los puestos, los perfiles, las competencias, el entrenamiento, sistemas, cultura, entre otros factores.

Las decisiones del diseño organizacional no solamente se ven en función de las relaciones estructurales, sino también se toman en cuenta temas políticos, de poder, cultura, sistemas de información, tecnología y administración.

El rol de director o equipo directivo es de suma importancia dentro del diseño organizacional, ya que como lo dice el nombramiento, él o ellos serán los responsables de ir dirigiendo y re-direccionando el rumbo de la organización, y esta guía será permeada a través de los líderes y mandos medios de la organización.

En el siguiente cuadro mostramos su función en la dirección, diseño y efectividad de la organización.

Enseguida te comparto una experiencia de vida:

Cuando participé en el diseño de la estructura del negocio en Oxxo, se definió en cada uno de los módulos que se colocaran en un operador que preparará los alimentos al cliente.

Recientemente me tocó vivir el cambio del equipo directivo de la empresa en la que trabajo. Este cambio no se dio en todo el equipo, pero sí en puestos como el director general, el gerente de recursos humanos y el gerente administrativo. Estos salieron de la organización y al resto del equipo se quedó dentro, pero en un puesto lateral. Aunque los cambios no fueron llevados a cabo el mismo día, pero sí el mismo año, por el tamaño de la organización y otros factores que mencionaré más adelante, tiempo después se vio reflejado un pequeño caos organizacional.

Una vez terminados los movimientos en todo el equipo, el nuevo director comenzó a proponer y empujar cambios organizacionales, esto sin tener un contexto integral de la estrategia y operación de los negocios y departamentos que los habilitaban. Estos cambios iban acompañados de una falta de claridad de visión de a dónde quería llevar a la organización, aunque varias personas del equipo intentaban persuadirlo, la señal mandada por él era ejecutar los cambios.

Por lo general siempre que llega un nuevo líder es natural que realice cambios, y esto la mayoría de las veces le hace bien a la organización, ya que refresca y mejora lo que ya se tenía planteado, sin embargo, siempre es bueno realizar previamente un diagnóstico organizacional antes de tomar decisiones, para que el cambio sea lo más coherente y funcional para la organización.

Otra de las situaciones que vivimos en ese momento de cambio fue la delegación de la visión y construcción del diseño organizacional; esto complicó y generó retrasos en la construcción y alineación de la organización.

En esta experiencia pude constatar la importancia de no delegar una responsabilidad tan grande como la visión de la organización; y que el principal promotor del diseño organizacional es y será siempre el director o equipo directivo, ya que el cambio se dará con mayor facilidad cuando éste viene apoyado desde la dirección.  Un cambio no se realiza porque el jefe o alguien más lo ordenara, sino porque en realidad se está convencido de qué se quiere ser. 

Maestra Elsa Jiménez

Puedes ver el diseño como un momento de reflexión e inspiración. De cierta forma es detenerte y observar qué es lo que está pasando en el mundo y a dónde quieres llegar.