La administración y su importancia

Imagina que estás en una organización donde cada individuo/área busca satisfacer sus propios intereses bajo objetivos completamente diferentes, ¿cuál sería el resultado final? Definitivamente ninguno, ya que la falta de integración y colaboración no permitiría que se lograsen los objetivos de la empresa (haciéndola poco eficaz) y la utilización de recursos no sería la más óptima (haciéndola poco eficiente).

En el siguiente gráfico se representa la relación ideal de estos factores:

A manera de ejemplo simplificado piensa en la empresa Apple que se dedica a la venta de tecnología; para poder ser exitosa todas sus áreas deben seguir el mismo objetivo: vender de manera accesible productos de alta calidad que el cliente pueda considerar como sus productos favoritos. De esta manera bajo un presupuesto (departamento de finanzas) se puede diseñar un producto (departamento de diseño) que será lo que el cliente quiere o necesita (departamentos de productos), con materiales de la calidad necesaria (departamento de materiales) y que serán vendidos en lugares accesibles al cliente (departamento de ventas) para satisfacer la demanda que se genere (departamento de producción) a causa de la promoción que reciba (departamento de marketing). Si alguno de los departamentos no cumple con su parte, el objetivo común no se logra.

¿Qué es lo que hacen los gerentes de cualquier tipo de organización?
Piensa en todas las actividades que tienes que desarrollar en tu trabajo y reflexiona a partir de estas preguntas: ¿planeas para determinar los objetivos que te llevarán a lograr tus metas?, ¿en qué nivel de la organización te encuentras?, ¿eres un gerente o eres personal no gerencial?, ¿tienes claras tus tareas y a quién le reportas tus resultados?, ¿tienes subordinados? si es así, ¿cómo los reclutaste y cómo los motivas?, ¿tienes estándares de desempeño?

Vuelve a preguntarte: ¿qué hacen los gerentes de cualquier tipo de organización? Te darás cuenta que es sumamente amplia la respuesta ya que los gerentes tienen a su cargo recursos tangibles, intangibles y humanos, lo que hace que su trabajo sea complejo. Debido a esto trataremos este tema a través de tres enfoques; revisaremos las funciones que llevan a cabo los gerentes, los niveles gerenciales, los roles que juegan y finalmente las habilidades o competencias con que deben de contar para asegurar el logro de los objetivos organizacionales.

Para el logro de los objetivos organizacionales es necesario considerar siempre las funciones principales que revisarás a lo largo del curso detallando para tu comprensión el rol que juegan en las empresas:

En la figura se presentan las funciones clave de la administración y reflejan la importancia de su integración en la organización. Esta integración conlleva la coordinación de diversas áreas y procesos claves, para que la empresa cumpla los fines para los que fue creada.

Además, es indispensable contar con la correcta guía de los gerentes, que son aquellas personas que dirigen y supervisan las actividades de otras personas en la propia organización (Robbins, et al., 2013), a través de: toma de decisiones, obtención y análisis de información y roles interpersonales de acuerdo con el nivel gerencial que ocupen. En consideración a esto, los gerentes pueden tener distintos títulos o niveles gerenciales, tal como se presentan a continuación:

Roles y habilidades de los gerentes

Por otro lado, existe otra clasificación de lo que hacen los gerentes, de acuerdo con los roles que juegan en el trabajo. Según Mintzberg (adaptado de Robbins, S., Decenzo, D. y Coulter, M., 2013) las funciones gerenciales son las siguientes:

Finalmente tenemos las habilidades gerenciales que son las competencias que los gerentes necesitan para llevar a cabo su tarea de una forma productiva y para obtener el éxito en la organización. Las habilidades gerenciales más decisivas son las siguientes:

Las escuelas

Para comprender la importancia de la administración será necesario entender la manera en que ha evolucionado a lo largo de la historia. Analizar cada una de las escuelas de administración que han existido a lo largo del tiempo son temas que posiblemente has revisado en algún momento. En la siguiente figura se presentan las principales escuelas:

Los enfoques

A partir de la revolución industrial y la aparición de maquinarias, la necesidad de mano de obra disminuyó pero siguió siendo indispensable contar con  alguien que guiara las actividades en la organización.

Todas estas teorías tienen un enfoque diferente sobre el mismo concepto de administración, que ha ido evolucionando para adaptarse al contexto histórico social que se vive y al ambiente de las empresas.

A través del esquema pudiste observar los inicios de la administración e identificar que, en las primeras actividades, la necesidad fue dividir el trabajo para que cada trabajador realizara funciones específicas. A partir de la revolución industrial y la aparición de maquinarias, la necesidad de mano de obra disminuyó pero siguió siendo indispensable contar con  alguien que guiara las actividades en la organización.

“En la sede corporativa de Best Buy más de 60% de los empleados son evaluados solo con base en tareas o resultados. Los trabajadores asalariados dedican tanto tiempo como sea necesario a realizar su trabajo. Esos empleados reportan mejores relaciones con su familia y amigos, más lealtad a la empresa, más enfoque y energía. La productividad ha aumentado 35%. Los empleados dicen que no saben si trabajan menos horas (han dejado de contar) pero quizá lo más importante es que están encontrando formas de aumentar su eficiencia”.

Por otro lado el fomento a la innovación es vital para la supervivencia de las organizaciones, es a través de la  innovación que se rompen paradigmas y se logran metas insospechadas. La innovación se debe ejercer en todos los niveles de la organización.

• Administración: Constituye el proceso de conseguir que las cosas se hagan de manera eficiente y eficaz, con y a través de las personas e involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros.