Las decisiones deben ser tomadas con un fin específico y teniendo un objetivo en mente, no es válido tomar una decisión simplemente por decidir y no se debe menospreciar la relevancia decidir el “no hacer nada”. Lo importante es tener bien definida y estructurada la manera en que ésta se implementará la decisión y con ello nos referimos a la planeación.

La planeación implica de acuerdo con Robbins, Decenzo y Coulter (2013), “definir los objetivos o las metas de la organización, establecer la estrategia general para lograr esas metas y jerarquizar los planes trazados para integrar y coordinar las actividades. Tiene que ver con los fines (qué se va a hacer), así como los medios (cómo hacerlo)”. Pero… ¿para qué necesitamos planear formalmente? La planeación es el punto de partida para el uso eficiente y efectivo de los recursos de la organización y también para ayudarnos a ver el punto al que nos dirigimos, ayudarnos con la administración del cambio, minimizar desperdicios y desarrollar estándares de medición.

Es importante que los administradores realicen todas estas actividades ya que son las bases que proporcionan dirección a los gerentes y empleados; reducen la incertidumbre y permiten que los gerentes visualicen a futuro y lo que desean realizar; minimizan el desperdicio y la redundancia tanto de recursos como de procesos e información, pero sobre todo establecen los objetivos o los estándares que se utilizarán para controlar y evaluar el desempeño de la empresa.

Aunque esto sea sólo un ejemplo, desde la perspectiva de una empresa, realizar una buena y correcta planeación favorecerá la obtención de buenos resultados financieros. En caso de que los resultados no sean favorecedores será necesario revisar la planeación para mejorarla.

De manera básica, toda empresa comienza con dos elementos claves que son su visión y su misión.

La visión se puede entender como una afirmación clara que muestra hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir, considerando la evolución e impacto de nuevas tecnologías, necesidades y expectativas de los clientes, condiciones del mercado, etc.

Por otro lado, la misión es el motivo o razón de existir de una empresa, lo que pretende hacer y para quién lo va a hacer; es estipulada a un menor plazo que la visión pero mayor que los objetivos de la empresa, por esto es altamente influenciada por diversos factores internos u externos.

Toda organización requiere definir sus objetivos (metas) específicos y generales que son entendidos como los resultados que la empresa espera obtener como un todo (objetivos generales) y en áreas o departamentos particulares (objetivos específicos). Es importante recalcar que todos estos objetivos deberán ser realistas, alcanzables y atados a un marco de tiempo. No puedes definir un plan de acción sin saber hacia dónde te diriges, así como no puedes comenzar a viajar sin saber a dónde quieres llegar.

Existen diversos tipos de planes: a corto o largo plazo, concretos o direccionales, de uso único o permanente, o bien planes estratégicos, éstos se aplican a toda la organización y de manera general le indican el rumbo a seguir. Por otro lado, si se trata solamente de un plan en un área operativa específica, entonces considera que se trata de un plan operacional.

En pocas palabras, de acuerdo con el nivel de la organización será el tipo de planeación que se requerirá, como se observa en la siguiente figura.

Como puedes observar, es responsabilidad de los niveles superiores dirigir el curso de la empresa. De esta manera los planes estratégicos se comparten hacia abajo a los mandos medios que actúan como catalizadores para apoyar en la planeación operacional que dará pie al logro de objetivos. Entonces, la planeación estratégica es una pieza fundamental para la guía de toda la empresa y la base de los objetivos de todas las áreas que la conforman.

Ahora que has diferenciado la importancia de la planeación estratégica y operacional, es necesario llevar esto un paso más adelante considerando la administración estratégica que se refiere a las actividades que los gerentes realizan para poder desarrollar todas las estrategias de la organización; involucra todas las funciones básicas de la administración (planeación, organización, dirección y control) considerando el modelo de negocio de la empresa para poder obtener un producto que sea a la medida y adecuado para cada empresa; dicho en palabras de  Robbins, et al. (2013): “Es lo que los gerentes hacen para desarrollar las estrategias de una organización, tales como cómo competirá con éxito y cómo atraerá y satisfará a sus clientes con el fin de lograr sus metas”.

En el siguiente esquema puedes ver el proceso de la administración estratégica:

Los tipos de estrategia

La estrategia corporativa según Robbins, et al. (2013), es aquella que “especifica en qué tipo de negocio está una empresa o en cuál desea estar y qué desea hacer en ese negocio”. Por ejemplo, el Grupo Bimbo comparte su estrategia corporativa en su página web:

Información obtenida de grupo Bimbo. Solo para fines académicos.
Recuperada de: http://www.mzweb.com.br/grupobimbo/web/conteudo_es.asp?idioma=0&tipo=30064&conta=47

La estrategia corporativa puede ser de tres formas: para crecer, estabilizarse o renovarse, a continuación se explican.

Tipos de estrategias corporativas

La estrategia corporativa está en la punta de la pirámide; toda esta información deberá ser difundida hacia la base de la pirámide. A partir de esta idea puedes enfocarte a los otros dos tipos de estrategias encontrados dentro de las empresas que, como puedes ver en el siguiente diagrama, también dependen de la estructura de la organización como lo hacían los tipos de planeación:

Estos tres tipos de estrategias deben alinearse hacia las mismas metas. La estrategia corporativa determina qué es lo que llevará a cabo la organización. Una vez que es definida es necesario que se presenten las estrategias competitivas que permitan explotar de una forma adecuada las fortalezas y oportunidades que tiene la organización y minimizar las debilidades, así como lidiar con las amenazas.

A partir de este punto es necesario determinar la forma en que las áreas de la organización llevarán a cabo sus actividades, esto es a través de las estrategias funcionales que serán el motor que impulsará a la organización al logro de sus metas.

Administración de proyectos y  planeación de escenarios

Conforme las empresas van creciendo, cada vez se ven más y más involucradas en diversos proyectos por lo que es importante que desde un inicio se contemple  esta posibilidad y se defina la manera en que buscará ejecutar cada uno de ellos, pero visualizando cuidadosamente los posibles escenarios de éxito o fracaso que pudiesen surgir.

En ocasiones puedes ser el responsable de algún proyecto en la empresa y podrías pensar que tienes todas las posibles opciones consideradas y determinadas de manera específica para poder lograrlo de manera exitosa; pero es durante la ejecución que te toparás con obstáculos o algún elemento no planeado que altera la idea original del proyecto, y es nuestro deber el estar preparados para poder tomar las acciones necesarias y pertinentes.

“La administración de proyectos es la tarea de realizar las actividades de un proyecto en tiempo, con el presupuesto disponible y de acuerdo con las especificaciones” (Robbins y Coulter, 2009); para ello existe un proceso: 

Como ya has visto previamente, en todo proceso de planeación será clave definir el objetivo de lo que vas a realizar, analizar los recursos con los que cuenta la organización y determinar qué es lo que se va a ejecutar primero y por qué. Comprendiendo que muy probablemente son actividades donde dependen unas de otras, entonces es necesario delimitar aquellas que deban realizarse primero, el tiempo disponible para hacerlas y conocer perfectamente la fecha límite de entrega tanto de cada actividad como del proyecto general. Al finalizar, podrás compararlo con tu objetivo inicial y evaluar si lograste o no el resultado. En caso de ser necesario también puedes agregar, remover o detallar alguna otra actividad.

Por otro lado, en la planeación de escenarios deberás considerar que aunque el futuro no se puede predecir, como administrador lo deberás tomar en cuenta para estar preparado y hacer frente a cualquier cambio repentino que se deba hacer. Robbins y Coulter (2009) lo consideran como “planeación de contingencias, donde la tarea del administrador es reducir la incertidumbre por medio de simulaciones sobre posibles condiciones que se puedan generar en el ambiente; de esta manera en el momento en que se presenten sabrás cómo resolverlo”.

El ejemplo más claro es cuando las empresas se enfrentan a alguna catástrofe natural (terremoto, huracán, etc.) como pasó en Monterrey bajo el azote del huracán Alex en 2010; los planes de contingencia de las empresas e incluso del gobierno fueron puestos a pruebas para poder salir adelante no sólo en sus actividades sino también con sus empleados y clientes. Este tipo de eventos hizo evidente a las empresas que se encontraban bien preparadas como el caso de SIGMA Alimentos que comenzó un despliegue bien organizado de apoyo para sus empleados y sus familias procurándoles ayuda, agua, albergue, comunicación, etc.

Esto demuestra la gran importancia que tiene contar con este tipo de “Plan B” que aunque sin duda no asegura al 100% el futuro, al menos brindará una guía a seguir y a la vez deberá ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las eventualidades.

En las organizaciones todo pasa con demasiada prisa, el cambio, la rutina, las fechas límite, la competencia… todo se pone en contra para la planeación, nos dedicamos a “operar” y nos falta planear estratégicamente; sin embargo debemos considerar que si toda actividad humana requiere de una planeación que defina qué es lo que queremos lograr, cómo lo lograremos, con qué recursos, en un tiempo determinado, etc., con mayor razón deberíamos hacerlo en una organización que es un espacio que genera valor. 

En el último tema trataremos el concepto de control y cómo éste se relaciona directamente con la planeación, pero primero, revisaremos lo concerniente al diseño organizacional.

• Planeación: Definir los objetivos o las metas de la organización, establecer la estrategia general para lograr esas metas y jerarquizar los planes trazados para integrar y coordinar las actividades. Tiene que ver con los fines (qué se va a hacer), así como los medios (cómo hacerlo).
• Planes estratégicos: Planes aplicables a toda la organización y que abarcan sus metas generales.
• Planes tácticos: Especifican los detalles de cómo se lograrán las metas generales.