Tema 12. Análisis y descripción de puestos
Introducción
Una cadena de microempresas "x" con giro de distribución de cosméticos tiene abiertas sus operaciones desde el 2012. En los últimos meses ha incrementado la rotación del personal hasta un 40%, situación que alarma al líder del negocio. La estructura de la empresa se conforma de la siguiente manera:
Hasta ahora no existe un departamento de Recursos Humanos en la microempresa. La atracción de talento, la selección y la contratación de empleados las ha realizado la asistente de gerencia; los salarios para cada uno de los puestos se han definido en función de la opinión del gerente general, y los jefes de las vacantes están capacitando al personal directamente con base en explicaciones informales. Incluso entre los empleados, en general, las actividades las han compartido por diversos temas.
Ningún puesto en la empresa tiene un documento donde se describan las funciones de lo que se debe hacer. El clima organizacional se ha venido afectando a través del tiempo y los conflictos más frecuentes entre los empleados se deben a la disyuntiva de quién es el responsable de realizar determinada actividad.
Preguntas detonadoras o de reflexión:
- ¿Cómo podría una organización funcionar armónicamente si los colaboradores desconocen su rol dentro la misma?
Explicación
Descripción de puesto
Antes de aterrizar el concepto de análisis de puesto, primero hay que conocer qué lleva a un departamento de Recursos Humanos a realizar dicha actividad. Las primeras cuestiones serían:
¿Qué es una descripción de puesto?
Es un documento que especifica las funciones que determinado puesto tiene que realizar como parte de su razón de ser dentro de la organización, sus obligaciones, sus responsabilidades y toma de decisiones. Este documento brinda al colaborador claridad en las actividades y funciones que tiene que realizar para cumplir con el objetivo del puesto, el cual debe estar alineado a la misión de departamento y éste a su vez al de la organización.
Imagina que eres de nuevo ingreso en "x" organización, ¿qué información te gustaría recibir por parte de tu jefe inmediato? Por lo regular cuando las personas ocupan un nuevo puesto o están por realizar actividades nuevas o diferentes, tienen muchas inquietudes acerca de lo próximo que estarán por realizar. Simultáneamente se cuestionan cosas que deben tener solución: ¿qué voy hacer en este puesto?, ¿cómo lo voy hacer?, ¿para qué lo voy hacer?, ¿cada cuando lo tengo que hacer?, ¿con que personas me voy a relacionar o dirigir?, etcétera.
¿Cuál es su utilidad?
Sirve para que los colaboradores sepan la razón de existir del puesto que ocupan, además de las contribuciones de las cuales es responsable y cómo éstas apoyan a la estrategia del negocio.
La descripción de esas actividades va más allá de un impacto individual, ¿qué repercusión puede tener una descripción de puesto fuera de su ocupante?, ¿qué perdería la organización si no existiera tal documentación?
¿Cuáles son los beneficios que trae consigo?
La descripción de puesto es el input que utilizan los diferentes subsistemas de recursos humanos para diseñar e implementar los elementos que dan vida a sus procesos. Por ejemplo, en el área de Reclutamiento y Selección, ¿qué haría un reclutador si desconoce las funciones que estaría realizando su candidato finalista?, ¿cómo vendería el puesto?, ¿cómo contrataría al personal idóneo (perfil adecuado) si no sabe los conocimientos, habilidades y competencias que están implicadas en la realización de determinadas actividades de ejecución, diseño, estrategia, entre otras?
En el área de Capacitación, ¿cuál sería la base para capacitar, entrenar o desarrollar?; en el área de Planeación, ¿cuál sería la base para la elaboración de la ruta de carrera?; en el área de Compensaciones, ¿cómo se hace una valuación de puesto y se define el sueldo a pagar si no están mapeadas las funciones que aporta a la organización?
La descripción de puesto ayuda a tener gente competente y equipos de primera, pero además alinea a los mandatos normados por ley, ya que el colaborador deberá realizar las funciones para las cuales fue contratado. El soporte que se tiene para corroborar que él está enterado de las actividades que va a realizar dentro de la organización es el formato de "descripción de puesto" con su firma y nombre a manera de conformidad.
Análisis y construcción de una descripción de puesto
Existen diferentes métodos para realizar un análisis de puestos de trabajo y en función a la naturaleza del puesto se deberá escoger el método idóneo para la obtención de información.
Los métodos utilizados para el análisis de un puesto son los siguientes:
Observación
Consiste en un estudio detenido, mediante la visualización de la ejecución del trabajo de algún ocupante del puesto. El objetivo es identificar lo que hace, cómo lo hace, con qué medios y con qué frecuencia. Este método es recomendable en los puestos donde las actividades realizadas son de ejecución manual.
Cuestionarios
El ocupante del puesto plasma en un formato las actividades que realiza y demás información solicitada. El jefe inmediato revisa y aprueba el documento; luego el analista de puestos se reúne con el ocupante de puesto o jefe inmediato para clarificar dudas en caso de haberlas.
Entrevista
El analista de puestos realiza una entrevista, indagando acerca de las actividades que el ocupante del puesto realiza, el tipo de decisiones que toma, las complejidades con las que se encuentra, las personas con las que se relaciona y el nivel de impacto que tienen sus funciones en la organización. En esta entrevista se toma en cuenta al ocupante del puesto o jefe de la vacante.
Hay elementos de suma importancia en la construcción de una descripción de puesto, tal como lo muestra el siguiente diagrama:
1. Información general del puesto
Datos que brindan información acerca del nombre del puesto, el área a la que pertenece, el nombre del puesto del jefe inmediato, entre otros.
2. Misión del puesto
Razón por la cual fue creado el puesto, lo cual se deriva de las funciones y resultados. Es decir, la función principal y resultado general que debe lograr el ocupante del puesto y por el cual podría ser medido en su desempeño.
Preguntas clave:
- ¿Cuál es la principal función que desempeña la persona en el puesto?
- ¿Por qué existe el puesto?
- ¿Qué lo hace único?
- ¿Qué se pierde si no existiera?
- ¿Quiénes son sus principales usuarios, beneficiarios o clientes?
- ¿Cuáles son los servicios o productos que les proporciona?
3. Contribuciones de puesto
Son los principales entregables que el puesto realiza para sus clientes internos y externos.
Su descripción es un proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo conforman y que lo hace distinto a los demás puestos de la organización.
Preguntas clave:
- ¿Qué hace?
- ¿Para qué lo hace?
4. Detalle de contribución
Conjunto de actividades y tareas realizadas por el ocupante del puesto para alcanzar los objetivos de la contribución.
Preguntas clave:
- ¿Qué hace?
- ¿Para qué lo hace?
5. Relaciones
Se refiere a las relaciones internas y externas a la organización que se deben crear, desarrollar y mantener para cumplir adecuadamente con los objetivos del puesto.
Preguntas clave:
- ¿Cuál es el objetivo de que exista la relación?
- ¿Cuál es la frecuencia de su relación?
6. Tramo de control
Puestos que le reportan directamente y su número de ocupantes.
7. Dimensión
Se identifican y relacionan las magnitudes de responsabilidad e influencia directa del puesto. Éstas pueden ser de varios tipos: regionalización, cobertura, total de personal sobre el que influye, volumen de ventas, costo de operación, total de proveedores, total de clientes, productos, oficinas de ventas, activos, entre otros.
Recuerda que lo que se describe en la descripción de puesto es al puesto y no a su ocupante.
Criterios para redactar una descripción de puesto
Toda competencia debe contener los siguientes indicadores:
Una vez teniendo claro qué actividades realiza el ocupante del puesto, se procede al análisis del mismo. El análisis de puestos es la revisión que se tiene que llevar a cabo respecto a las exigencias (requisitos) que esas tareas o responsabilidades le imponen. Es decir, cuáles son los requisitos intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para desempeñar exitosamente el puesto, cuáles son las responsabilidades que el puesto le impone y en qué condiciones debe ser desempeñado.
Por lo general, el análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel del puesto:
Una descripción de puesto y un análisis de puesto son dos conceptos que están interrelacionados, sin embargo, son dos aspectos distintos. A continuación se muestra la diferencia:
Descripción de puestos
Aspectos intrínsecos
Análisis de puestos
Aspectos extrínsecos
Para realizar un análisis de puesto se pueden seguir las siguientes etapas:
Ejercicio
Investiga en fuentes de información confiables algunos tipos de formatos de descripciones de puesto que son utilizados en las organizaciones para definir los roles que desempañará cada empleado.
Cierre
Haciendo referencia al caso del inicio del tema, imagina que estás por ingresar a la organización "x" con el nombramiento de gerente general. ¿Qué acciones tomarías para definir el rol de los puestos existentes en la organización?
Piensa en un plan acción donde expreses la estrategia que implementarías para la definición de roles.
Checkpoint
- ¿Qué es una descripción y un análisis de puesto?
- ¿Cómo se realiza una descripción y un análisis de puesto y cuáles son los métodos utilizados?
- ¿Cuál es la utilidad y el beneficio de tener una descripción y un análisis de puesto?
Referencias
- Barquero, A. (2005). Administración de Recursos Humanos. San José Costa Rica: Universidad a Distancia.
- Gan-Jume, F. (2012). Manual de instrumentos de gestión y desarrollo de las personas en las organizaciones. Madrid: Editorial Díaz de Santos.
- Zelaya, J. (2006). Clasificación de puestos. San José Costa Rica: Universidad a Distancia.